《档案标准》科技档案归档分类标准.docx

《档案标准》科技档案归档分类标准.docx

《《档案标准》科技档案归档分类标准.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《档案标准》科技档案归档分类标准.docx（239页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

《档案标准》科技档案归档分类标准

WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd

科技档案归档分类标准

编号：

KDKG/PK-101

版本：

A/0

2009年月日发布2009年月日试行

武汉凯迪控股投资有限公司发布

文件批准页

批准/日期：

审核/日期：

相关部门/日期：

部门负责人/日期：

文件编写/日期：

1.目的

为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。

2.范围

本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。

3.定义

3.1科技档案：

是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。

本标准涉及科技档案范围包括：

林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目（含投资和市场开发）、脱硫、除尘等环保工程项目。

生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。

4.职责

4.1信息中心档案管理部：

负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。

4.2控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。

5.程序

5.1科技档案类目设置

5.1.1公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：

0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。

科技档案一级类目包括：

6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；）

7技术研发项目

8建设项目

9设备

5.1.2结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：

实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。

5.1.3“6电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。

5.1.4“7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的文件资料制定的归档标准。

各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责，信息中心档案管理部组织档案验收并归档。

5.1.5“8建设项目”是对控股及各系列公司投资及市场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。

市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。

投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。

结合公司的业务范围现具体分为：

火电项目竣工资料分类标准（含投资及市场总承包项目）

风电项目竣工资料分类标准

环保项目竣工资料分类标准（市场项目，含脱硫、除尘等）

其它专业随业务的成熟程度，逐步补充完善。

5.1.6“8设备”是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。

5.2归档要求

5.2.1总要求

各业务部门/项目部指定专职或兼职人员负责过程档案资料的收集和整理，参照附表所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时完整。

5.2.2电厂生产运行

电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。

信息中心档案管理部负责制定归档标准，并组织抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。

“电厂生产运行归档标准”执行《生物质电厂档案管理办法》。

5.2.3技术研发项目

a.技术研发项目档案按项目组卷，卷内文件按重要程度和时间顺序排列。

b.技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目小组负责人对归档资料的完整性负责。

c.技术研发项目归档资料必须明确密级，并按本标准（附表）规定的时间归档。

跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。

5.2.4 公司投资建设项目

a.公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。

b.项目前期申报过程文件，由项目开发与建设管理部负责人对归档的及时性负责，开发经理对归档资料的完整性负责。

申报工作结束或项目终止后2周内归档，信息中心档案管理部负责验收、保管。

c.项目实施过程中产生的合同、招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），经办部门分别于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。

现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。

总经理工作部每月25日提交本月（上月25日至本月24日）“用印清单”至信息中心档案管理部，档案管理部负责跟踪合同归档进度。

合同文件同时归档正、副本各1套，并附“合同评审及审批表”。

d.外委设计项目，设计成品随竣工资料归档。

自主设计项目，设计成品出版时，应将底图、DWG文件、PDF文件（含签名）和蓝图各1份交档案室存档。

e.项目实施过程中产生的设计、施工、调试、监理相关文件资料，电厂/公司项目部除按规定向地方及行业主管部门归档外，必须同时向公司及电厂归档各1套，分别由电厂资料室、信息中心档案室各保管，以方便电厂运行、检修过程中信息查询、应用。

f.关于征、租地、规划许可等方面重要的政府批文于项目结束后，随竣工资料一并移交信息中心档案室归档保管。

5.2.5市场开发项目

a.市场开发获得的电厂总承包项目执行“火电项目竣工资料分类标准”，按总承包项目的合同范围删减归档类目，但相应的类目号不变。

项目经理对归档的及时性负责，各专业经理对归档资料的完整性负责。

合同、招标文件执行“本文件5.2.3C”条规定。

b.市场开发的脱硫、除尘等环保项目执行“环保项目竣工资料分类标准”，公司投资或承接的电厂总承包项目中的脱硫、除尘项目归档标准，执行“火电项目竣工资料分类标准”。

6.相关文件

6.1《档案管理程序》

6.2《科技档案管理规定》

7.记录

7.1林业生产及建设归档资料分类标准

7.2技术研发项目归档资料分类标准

7.3火电项目竣工资料分类标准

7.4风电项目竣工资料分类标准

7.5环保项目竣工资料分类标准

林业生产及建设归档资料分类标准

分类号

科目名称

卷内文件内容

归档份数

保管

期限

归档时间

归档部门/责任人

电子

正本

副本

图纸

重要

一般

6

林业生产

60

资源、林政管理

600

森林资源统计分析、资源调查报告

1

永久

次年3月末之前

业务部门负责人

601

林地林权管理

合作框架协议书、林地转让服务协议

林业用地转让合同（包括《转让地界址及位置图》、《转让地权属证明文件》、《交地确认表》、《村民集体决议》（在甲方为集体经济组织时）授权委托书

乡镇人民政府同意转让的证明文件

《现有林木处理协议》

林权证、林地林权争议

1

永久

取证后1周内

602

木材采运证

1

1

永久

603

木材经营证

1

永久

609

其它

1

永久

61

规划设计

610

基础调研资料、图表

1

1

永久

规划设计工作结束后1个月内

业务部门负责人

611

总体规划、专项规划

1

1

永久

612

项目建议书、可行性研究报告及批复

1

1

1

永久

613

种苗生产基地设计文件

1

1

1

永久

614

造林设计文件

1

1

1

永久

615

林地测绘、图集

1

永久

62

营林

620

种子

6200

原材料、物资管理

采购计划

1

短期

招投标文件、合同文件于工作结束后1周内归档；

其它次年3月末之前

业务部门负责人

招投标

1

短期

合同、协议

1

1

长期

原材料验收记录

1

短期

原材料保管发放记录

1

短期

6201

生产准备

产品调研报告

1

长期

生产规划、方案

1

长期

产品试制总结报告

1

长期

原材料规格、质量

1

长期

产品质量指标、标准

1

长期

产品分析、评定方法

1

长期

其它

1

长期

6202

定型生产

生产计划

短期

工艺卡片、工艺流程、产品配方

1

短期

操作规程

1

短期

产品质量分析

1

短期

产品报表

1

短期

生产事故分析

1

短期

技术革新材料

1

短期

装置、设备检修材料

1

短期

生产会议纪要

1

短期

6203

产品质量管理

质量检验、评定报告

1

长期

6209

其它

1

长期

短期

621

苗木

6210

原材料物资管理

同6200

6211

生产准备

同6201

1

6212

定型生产

同6202

1

6213

产品质量

同6203

1

6219

其它

1

622

造林

6220

原材料物资管理

同6200

1

同620

同620

6221

生产准备

同6201

1

6222

定型生产

同6202

1

6223

产品质量

同6203

1

6229

其它

1

623

抚育

6230

原材料物资管理

同6200

1

同620

同620

6231

生产准备

同6201

1

6232

定型生产

同6202

1

6233

产品质量

同6203

1

6239

其它

1

624

采伐运输

6240

合同、协议

1

1

短期

同620

同620

6241

相关过程文件记录

1

短期

6249

其它

1

短期

625

防护

6250

防火

1

短期

同620

同620

6251

防虫

1

短期

6259

其它

1

短期

7

科研工作

同科技档案归档分类标准

8

林业基本建设

80

综合

800

工程前期文件

8000

基础调研资料

投资开发前期调研报告

1

1

长期

前期工作结束后2周内

投资开发部、资产信息部负责人

8001

支持性文件及批复

1

永久

8002

专项报告

1

1

永久

8003

设计任务书、计划任务书及报批文件

1

1

永久

801

设计基础材料

8010

工程地质

1

1

永久

设计工作结束后1个月内

技术部门负责人

8011

水文地质

1

1

1

永久

8012

测绘

1

1

永久

8013

气象

1

1

永久

8014

地震

1

1

永久

8015

其他

1

1

802

设计文件

8020

总体设计

总体规划设计文件

1

2

1

永久

设计工作结束后1个月内

技术部门负责人

8021

初步设计

1

2

1

永久

8022

技术设计

1

2

1

永久

8023

施工图设计

1

2

1

长期

803

工程管理性文件

8030

征、租地文件

1

1

1

1

永久

8031

合同协议

1

1

1

永久

合同签订后2周内

经营计划部负责人

8032

招标、投标文件

招标申请、招标文件、补充修改及答疑（如造林标的测算表及总结报告、造林、苗圃议标报告）

1

1

长期

招投标工作结束后2周

招投标经理/采购经理

投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

1

1

永久

开标议程、开标大会签到表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、商务评审表、技术评审表、评标记录、评标报告

1

长期

中标通知书

1

长期

8033

工程管理文件

1

短期

项目竣工后3个月内

项目经理

8034

专项申请批复文件

环保、劳动安全、消防、卫生、人防、规划等文件

1

永久

水、暖、电、煤气、通信等配套协议书

1

长期

原料、材料、燃料供应等来源协议文件

1

长期

8035

工程费用、物资管理

月度、季度、年度计划及执行、年度投资统计

1

长期

交付使用的固定资产、无形资产清册

1

长期

备品、备件、专用工具的交接清单

1

长期

进场物质批次汇总表

1

长期

主设备及主要辅助设备台账

1

长期

从设备开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺的统计

1

长期

8036

与林场、设计、施工、监理、质监等单位来往文件

含商检索赔、涉外文件（按单位分别组卷）

1

长期

8037

工程会议文件材料

工程协调会纪要、专题会议纪要

1

长期

8038

质量监督、工程监理

1

质量监督

1

长期

2

工程监理文件

监理规划

1

长期

监理实施细则

1

长期

监理月报

1

长期

监理会议纪要

1

长期

工程进度、质量、造价、安全等监理控制文件

1

长期

分包资质管理

1

长期

监理日志

1

长期

监理工作总结（专题总结、月度总结、工程竣工总结、质量评定意见报告等）。

1

长期

8039

工程统计报表

1

长期

804

林业生产、生活建设施工文件

8040

生产设施建筑工程

工程概况

1

永久

单位工程开工报告、竣工验收签证

1

1

长期

施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结

1

长期

技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要

1

长期

原材料、建筑材料试验报告，质量鉴定、复试报告等

1

长期

施工日记、大事记

1

长期

施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量复核记录；土、岩试验报告，基础处

1

长期

理，基础工程施工图、桩基工程记录，地基验槽记录

1

长期

隐蔽工程验收记录

1

长期

分项、分部、单位工程质量检查评定

1

长期

交工验收记录证明

1

长期

项目竣工后3个月

项目经理

各种联系单（设计修改通知单一览表、工程联系单一览表）

1

长期

缺陷及事故处理记录

8041

林业生产设备安装

工程概况

长期

项目竣工后3个月

项目经理

单位工程开工报告、单位工程竣工报告；安装项目划分表

1

1

长期

施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结

1

1

长期

技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要

1

1

长期

原材料、建筑材料试验报告，质量鉴定、复试报告等

1

1

长期

施工日记、工程大事记

1

1

长期

隐蔽工程检查验收记录

1

1

长期

分部、分项、分段、检验批工程质量检验评定

1

1

长期

施工技术记录和签证

1

1

长期

各类联系单（设计修改通知单填一览表；工程

1

长期

联系单填一览表）

1

长期

缺陷处理（重大质量事故及处理记录；设备缺陷记录和签证）

1

长期

8042

生活设施建设工程

1

长期

8049

其它辅助工程

1

长期

805

其他

1

长期

806

竣工文件

8060

竣工验收报告

1

永久

项目竣工后3个月

项目经理

8061

专项验收文件

环境保护、劳动卫生、消防、人防、规划、档案验收审批文件

1

永久

8062

竣工验收会议文件

1

长期

8063

竣工图

1

1

永久

8069

其他

1

永久

长期

9

设备

2

永久

长期

技术研发项目归档资料分类标准

分类号

科目名称

卷内文件内容

归档份数

保管期限

归档时间

归档部门/责任人

电子

正本

副本

图纸

重要

一般

7

综合

70

研究准备阶段

701

基础资料

调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献资料

1

永久

合同/协议即时归档，其它项目结题或终止1个月内

研发部门/项目负责人

702

立项资料

立项申请报告、科研基金费用报告

1

永久

703

合同、协议

研发任务书、科研合同、协议、重要来往文函

1

1

永久

704

计划

课题研究计划、计划调整、课题撤消文件

1

永久

705

方案

实验、试验方案、设计方案、调查考察方案

1

永久

71

研究试验阶段

711

研发计划书、研发/试验大纲

1

1

永久

项目结题或终止1个月内

研发部门/项目负责人

712

研发原始记录

研发、实验、试验、测试的重要原始记录及报告

1

1

永久

713

考察记录及报告

1

1

永久

714

计算软件及文件

1

1

永久

715

工艺文件、设计文件、理论分析文件

1

1

永久

716

小试、中试报告

1

1

永久

72

总结鉴定验收阶段

721

课题总结

阶段及最终完成总结

1

永久

项目结题或终止1个月内

研发部门/项目负责人

722

研究成果、论文、专著

1

永久

723

研发项目成果验收、鉴定、评审文件

1

永久

73

成果奖励及申报阶段

731

科技成果申报及奖励

科技成果申报表及附件

1

永久

申报工作结束后1周内

申报部门

查新文件

1

永久

科技成果奖励及审批文件

1

永久

获奖证书、专利文件

1

永久

74

推广应用阶段

741

技术推广资料

推广应用方案

1

永久

阶段工作结束后1周内

研发部门/项目负责人

技术转让合同、协议

1

1

永久

成果推广应用中形成的技术文件及工作总结

1

永久

用户反馈意见

1

永久

75

其它

751

标本、样品目录

1

永久

项目结题或终止1个月内

研发部门/项目负责人

752

声像、照片文件

1

永久

火电项目竣工资料分类标准

分类号

科目名称

卷内文件内容

归档份数

保管期限

归档时间

归档部门/责任人

电子

正本

副本

图纸

重要

一般

8

基本建设

80

综合

800

工程前期文件

信息中心档案室归档

8000

基础调研资料

投资环境调研信息、调研报告、立项报告

1

1

长期

前期工作结束后2周内

项目开发与建设部/开发经理

8001

支持性文件及批复

1

永久

8002

专项报告

水土保持报告书

1

1

永久

水资源论证报告书

1

1

永久

接入系统设计

1

1

永久

环境影响评价报告

1

1

永久

地质灾害危险评估报告

1

1

永久

可行性研究报告

1

1

永久

项目申请报告及核准文件

1

1

永久

8003

设计任务书、计划任务书及报批文件

1

1

永久

801

设计基础材料

电厂资料室、信息中心档案室各归档1套

8010

地质材料

1

2

永久

竣工后3个月内

技术部门/设计经理

8011

地形材料

1

2