陕西铁路工程职业专业技术学院档案归档范围保管期限及归档时间.docx

1、陕西铁路工程职业专业技术学院档案归档范围保管期限及归档时间陕西铁路工程职业技术学院档案归档范围、保管期限及归档时间第一部分 档案归档范围及保管期限一、党群类部门分类号序号 类 目 名 称保管期限党委办公室DQ11党务综合1上级党组织有关党的建设及党务工作综合性的文件材料（如文件正针对本院则永久保存）长期或短期2（1）党代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等永 久（2）党代会提案及办理情况；会议简报、会议情况反映、小组会议记录等 长 期（3）党代会服务机构

2、的工作计划、总结，工作人员名单；代表证、列席证及选票样式、会议讨论未通过的文件短 期3学院党委会、党委扩大会（含民主生活会）、书记校长碰头会、书记办公会、总支书记会记录、纪要、决议永 久4党委工作计划、报告、总结永 久5党委发布的决定、办法、指示、通报、批转、批复和重要通知永 久一般为长期6以党委名义召开的各类工作会议材料 永 久7党群系统的规章制度长 期8党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿永 久 9党委工作简报及党委大事记永 久 10陕铁院情长 期11党群系统启用印章的文件及废止使用的旧印实物永 久12党群系统综合统计材料永 久13党委有关保密、秘级工作材料长 期14重要

3、的群众来信来访及处理材料长 期15党委与有关单位联系、协商工作的文件材料 长 期16党委系统收发文登记簿永 久17各总支、支部报党委的工作计划、总结、报告请示及批复长 期18分党总支建党工作及有关材料长 期纪检室DQ12纪 检1上级纪委关于纪检工作的文件材料 长 期2纪检工作规章制度长 期3学院纪检工作计划、报告、总结、统计报表、批复永 久4学院纪委会议记录长 期5学院党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复长 期6群众来访及处理意见短 期部门分类号序号 类 目 名 称保管期限党委组织部DQ13 组 织1上级关于组织工作的文件材料（有关本院的可长期保存）长 期2学院组织工作计划、总结、重要

4、报告及上级批复永 久3学院党员、干部统计报表、党的组织机构设置、分布材料永 久4学院干部的工资、考核和职务任免的报告、批复、通知及其考察材料永 久5学院科级以上干部名册永 久6学院关于组织干部工作的规定、条例、制度长 期7学院有关落实政策、干部离休材料长 期8学院各总支、支部的建立、改选报告及审批材料长 期9党的组织发展工作计划、总结、报告及入党、转正、延期退党材料长 期10党员名册、各总支、支部委员名册永 久11党员组织关系介绍信存根、党费收支存根长 期12学院关于党的思想建设、作风建设、党校教育材料长 期13优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的决定、名单和先进事迹材料，党员处分材料长 期党

5、委宣传部DQ14 宣传1上级关于宣传教育工作、教职工思想政治工作的文件长 期2本院宣传教育、思想政治工作计划、总结、报告长 期3教职工政治理论学习的计划、总结长 期4反映本校重大活动的剪报及图表、照片永 久学工部DQ15学工部 1上级有关学生思想政治工作的文件资料长 期2学院学生思想政治计划、总结长 期3有关学生思想政治工作通知、决定、情况反映及调查材料长 期4各系部学生政治工作人员名单长 期5学生素质教育领导小组的成立及相关会议记录长 期6外界对学生的表扬感谢或反映的问题信长 期工会DQ16 工 会1上级有关工会工作的文件材料长 期2学院工会工作计划、总结、统计报表、机构设置永 久3学院工会

6、会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）永 久4学院工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、条例办法及有关材料永 久5工会奖惩有关的材料、名单长 期6学院工会委员会记录、纪要长 期7学院基层工会干部名册、会员名册长 期8教职工生活补助规定、办法、申请及批复长 期9教职工福利工作规定、办法及有关材料长 期10教职工文体生活计划、安排、总结短 期11（）学院教职工代表大会会议通知、日程；主席团、代表、列席代表名单；领导讲话、工作报告、记录、纪要、决议、总结；侯选人名单及情况介绍；选举办法、选举结果及上级批复 永 久（）大会发言、会议简报、提案及办

7、理情况、会议记录长 期（）会议讨论未通过的文件、工作人员名单、选票式样、代表证短 期12家委会工作有关材料长 期部门分类号序号 类 目 名 称保管期限团委DQ17团委1上级关于共青团、学生会工作文件长 期2学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）永 久3学院共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置永 久4学院团委会议记录、纪要长 期5团员名册、团干名册永 久6团委有关青年入团、离团、退团材料及名单长 期7团委奖惩材料，名单长 期9学生会工作文件材料长 期10团委组织的团干训练、团课教育、理论学习、文体活动、知识竞赛等活动材料长 期11学生组织参

8、与的各种学会、社团文件材料长 期12学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料、图片长 期13社团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报长 期二、行政类 院长办公室XZ11行政综合1上级有关高校行政管理综合性文件（针对本院的永久）长 期2上级有关文秘、信访、信息、通讯等文件 长 期3学院发展规划、年度工作计划、总结永 久4学院大事记、历史沿革、概况介绍、校史、年鉴永 久5院务委员会的组成、分工等材料永 久6院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要 永 久7全院性教职工大会会议记录、纪要、长 期8领导讲话、发言稿 长 期9学院综合性统计报表永 久10学院及院属各单位启用新印章材料及

9、旧印实物永 久11学院综合性制度、规定、条例、办法、报告永 久12学院有关全院性工作调查、评估及经验总结材料永 久13重要的信访及其处理材料长 期14校务公开有关材料长 期15学院收发文登记簿永 久 16学院领导带班巡视制度有关材料长 期17校庆、校友工作材料 长 期18全院性非编制机构所形成的材料长 期19上级对我院的表彰及媒体反映报导的报纸、刊物、照片。永 久20介绍信存根短期监察审计室XZ13 监察、审计1上级有关监察、审计工作文件长 期2监察、审计工作计划、总结、调查报告长 期3监察、审计工作统计报表长 期4违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定长 期安全保卫处XZ14安全保卫1

10、上级有关公安保卫工作的文件长或短 期2安全保卫工作的规定、条例、办法长 期3安全保卫工作调查报告永 久4安全保卫工作计划、总结、统计报表永 久5师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复 长 期6学院要害部门的安全保卫、消防工作文件短 期部门分类号序号 类 目 名 称保管期限人事处XZ12人事1上级有关人事工作的文件长 期2人事工作计划、总结永 久3人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录永 久4教职工花名册永 久5各种人事、劳资统计报表永 久6学院组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、批复永 久7学院人事、劳资工作规定、条例、办法、统计报表等长 期8教职工队伍建设、师资培养的管理、计

11、划、规定、总结永 久9教职工进修、计划、安排长 期教职工队伍建设、培养的计划、规定、管理、总结10各级职称评定及资格评审方面的规定、条例、审批表、申报表等长 期11有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复永 久12有关教职工录用、聘任、转正、定级、考核方面的管理、规定、办法、申请表、审批表、批复、通知、名单、报表等长 期13有关教职工调动工作（调入、调出、内部调动）的规定、办法以及申请、报告、批复、商调函、调令等各方面材料长 期14教职工退职、退休的规定、条例、报告、批复及离退休职工管理材料长 期15有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料长 期16有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单长

12、 期17使用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工的规定、办法、名单、合同等长 期18教职工奖惩办法及材料、名单长 期20学院有关劳保、福利、探亲方面的规定、办法长 期21学院职称评审委员会工作材料长 期22教职工行政（包括校内）、工资关系转移证、介绍信存根长 期23教职工到职、起薪、离职、停薪通知单、存根长 期24学院分配来校的毕业生报到证、派遣证长 期后勤处XZ15 后勤1上级有关后勤工作文件长 期2学院后勤工作计划、总结、会议记录 长 期3学院关于后勤、伙食工作的规定、条例、办法长 期4学院关于固定资产管理、供应办法及财产清册、统计报表永 久5学院关于房屋、水电、暖气、天然气管理的规

13、定、条例、办法及收费标准长 期6后勤各种承包合同、协议、考核办法、批复永 久7学院医疗、保健、卫生、计划生育工作的计划、总结、规定、条例、公费医疗管理办法、领取独生子女证名册长 期8学院房改委员会名单，房屋管理、调配使用等规定、办法教职工住房分配条例、办法、名单、合同长 期9关于校园绿化、环境保护等工作的规划、计划、总结、管理办法短 期10防震、防汛、三废治理工作文件材料短 期11师生员工健康状况调查材料及统计表永 久部门分类号序号 类 目 名 称保管期限档案室、图书馆、信息中心XZ16档案、图书、信息1上级有关档案、图书、信息、网络工作的文件长 期2学院档案、图书、信息、网络工作规定、条例、

14、办法长 期3学院档案、图书、信息工作计划、总结、会议记录长 期4学院图书馆概况、发展规划、藏品目录、经费决算、统计报表、大事记永 久5学院图书、资料订购、管理及过刊处理材料长 期6学院档案全宗介绍、统计报表、永 久7学院档案移交目录、销毁清册永 久学生处XZ17学生1上级有关学生工作的文件长 期2反映本校重大活动的剪报及图表、照片永 久3学院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）长 期4有关辅导员、班主任队伍的选拔、管理文件及名册永 久5学生工作会议记录、工作、计划、总结长 期6学生公寓管理的规定、条例、办法及表彰长 期7军训工作计划、总结及有关

15、资料长 期8毕业照永 久9奖学金、助学金、助学贷款、名册、卡片永 久10综合素质学期评定表长期三、教学类 部门分类号序号 类 目 名 称保管期限教务处、各系部、继续教育部、督导室JX11综合1上级下达的有关教学工作综合性文件材料长 期2学院教学工作规划、计划、制度、总结、会议记录及有关申报永 久3学院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记永 久4各专业培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法、报告及上级批复永 久5教学工作综合性的制度、计划、办法、条例永 久6教学工作通报长 期7学生运动会秩序册、开幕、闭幕词 成绩册及相关照片长 期8学生参加校外各类运动会及球类比赛的人员名单及成绩长 期9非

16、学历教育的培训班、进修班材料，职业技能鉴定及社会考试长 期10各系（部）教研室会议记录，工作计划总结及任免材料长 期11教学督导室有关文件及督导室成员长 期JX12学科与实验室建设1上级及学院有关学科、专业设置及实验室建设方面的材料长 期永久2学科、专业实验室论证、评估、申报、审批、检查材料永 久3学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报永 久4学科、专业、实验室建设统计报表永 久5有关实验室管理的规章制度及其它材料长 期招就处JX13招生工作1上级及外省有关招生工作的文件材料长 期 2招生工作计划、总结、规定、办法、请示报告及上级的批复长 期3招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材

17、料长 期4新生录取审批表（录取名册）永 久5委培、代培、自费生合同、协议长 期6招生宣传品、总结、录取通知书和入学通知书样品短 期部门分类号序号 类 目 名 称保管期限教务处JX14学籍管理1上级有关学籍管理方面的文件长 期2学籍管理制度、办法、规定、条例长 期3新生入学登记表永 久4在校学生名册永 久5学生学籍卡（登记簿）永 久6学生成绩总表永 久7学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学等报告、办法、规定及处理结果）长 期8学生奖惩材料及名单长 期教务处、各系部JX15 课堂教学与教学实践1各专业教学计划大纲永 久2各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历长 期

18、3各学科专业试题库、标准答案长 期4教师典型教案、重要备课记录长 期5教学实习、生产实习计划、总结、大纲、实习指导书、有代表性的实习报告短 期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短 期7教师工作量短 期教务处、高职研究与督导室JX16教学研究与教学质量评估1上级有关教学改革、教学研究、教学质量评估材料长 期2教学工作改革、研究材料长 期3教学质量评估、教育法研究材料长 期4教学观摩、教学经验交流材料长 期5教学检查、调查及教学质量评估材料长 期 6教学评优工作计划、总结、办法、表彰决定长 期7教学优秀奖申报、审批材料长 期招就处、教务处JX 17毕业生1上级有关毕业生分配、就业、毕业证管理

19、的文件材料长 期2毕业生工作计划、总结、规定、条例长 期3毕业生供需合同、协议长 期4毕业生分配方案、调配、派遣名单，结业证永 久5毕业生验印登记表及有关材料永 久6毕业证、派遣证存根长 期7毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长 期教务处、各系部JX18教材1上级关于教材工作的文件材料长 期2学院教材建设、编审等规划、计划、会议纪要长 期3各系、专业使用教材目录长 期4本院自编、主编教材、教学指导书、实习指导书、习题集长 期5其它有保存价值的自编教学参考资料短 期6本院教材工作评奖材料长 期四、科研类 部门分类号序号 类 目 名 称保管期限高教研究室KY111上级有关科技方面的文件长 期2科研行

20、政、计划、成果、经费管理文件长 期3申报科研基金及有关的批复长 期4科研成果永 久5获奖成果永 久6学会、协会的纪要及有关文件长期五、基建类 部门分类号序号 类 目 名 称保管期限基建办JJ11 综 合1上级有关基建工作文件永 久2本院有关征用土地的请示、报告及上级批文、土地证、征地拆迁合同、补偿协议书永 久3本院有关基建工作规章、制度、条例、办法永 久4本院基建总体规划、校区平面图、坐标位置图永 久5本院有关地质勘探、地形测量材料长 期6本院水、暖、电、气管道分布图长 期7本院校园土地管理及临时建筑材料永 久8本院基建工作统计报表长 期9本院基建工作计划、总结长 期JJ12工程管理文件1工程

21、申请报告、上级批文永 久2规划定点平面图永 久3施工执照（新建建筑许可证）永 久4招标、投标、中标文件及承包合同、协议书、永 久5监理文件永 久6主要材料消耗、器材管理长 期7交付使用的固定资产清册 永 久8工程概况介绍长 期9产权证书永 久JJ13 工程技术文字材料1工程地质勘察报告书（包括工程地质图）永 久2.土建施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交流图纸会审纪要 长 期2施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长 期3原材料及构件出厂证明、质量鉴定长 期4建筑材料实验报告 长 期5设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批长 期6土建施工定位测量地质勘察

22、长 期7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 长 期8隐蔽工程验收记录长 期9工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 长 期10分项、分单位工程抽量检查、评定长 期11交工验收记录证明、工程签证单 长 期12竣工报告、竣工验收报告13装修长 期3.设备及管线安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长 期2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批3焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录、工程签证单长 期4隐蔽工程检查验收记录 长 期5强度、密闭性试验报告长 期6设备调试记录长 期7施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告长 期8系统调试、实

23、验记录长 期9管线清洗、通水、消毒记录长 期10管线标高位置、坡度测量记录长 期11中间交工验收记录证明、工程质量评定长 期12竣工报告、竣工验收报告长 期4.电气、仪表安装施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审长 期2设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长 期3调试、整定记录长 期4性能测试和校核长 期5施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长 期6操作、联动试验长 期7电气装置交接记录、工程签证单长 期8中间交工验收记录、工程质量评定长 期9竣工报告、竣工验收报告长 期5重大质量事故处理意见长 期JJ14竣工验收1施工总结长 期2竣工报告、竣工验收报告长 期

24、3竣工验收会议有关文件长 期4工程竣工验收证明永 久5工程质量评审材料永 久6工程竣工图纸永 久JJ15基建财务1财务计划、年度计划、器材管理短 期2工程概算、预算、决算，交付使用的固定资产，审计文件永 久JJ16 改建、扩建、加固、维修、辅助工程及设备1计划、报告及批复 永 久2预决算永 久3设计文件永 久4竣工图永 久六、仪器设备类 部门分类号序号 类 目 名 称保管期限资产科、实验室、后勤处SB11综 合1上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资方面的文件材料长 期2仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法长 期3设备工作计划、总结、统计报表长 期4仪器、设备购置计划、报告及经费

25、分配方案长 期5仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合性登记表、移交清册长 期SB12仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）长 期2上级或主管领导批复和准购批示长 期3定购合同、会谈纪要、记录、招标长 期4进口设备过程中有关商务文件长 期5开箱记录及装箱单长 期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长 期7验收报告及其它验收材料长 期8索赔来往函件及结果文件长 期9设备说明书及全套随机文件长 期10使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）长 期11重大事故的调查分析及处理材料长 期12技术改造、开发过程中形成的技术文件材料长 期七、出版类 部门分类号序号 类 目 名 称保管期限高教研究室CB11综合 1上级有关编辑出版工作文件材料长 期2本校编辑出版工作规定、办法长 期3本校关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同长 期永久4本校刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有稿酬、版税等材料）合同长 期5出版物封面设计、重要人物题词及手迹等 长期长 期6本校出版物获奖或受查处材料长 期7有参考价值的读者来信、重要评论长 期8本校有关广告业务经营方面材料长 期