陕西铁路工程职业专业技术学院档案归档范围保管期限及归档时间.docx

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陕西铁路工程职业专业技术学院档案归档范围保管期限及归档时间

陕西铁路工程职业技术学院

档案归档范围、保管期限及归档时间

第一部分档案归档范围及保管期限

一、党群类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

党委办公室

DQ11　党务

综合

1

上级党组织有关党的建设及党务工作综合性的文件材料

（如文件正针对本院则永久保存）

长期或短期

2

（1）党代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等

永久

（2）党代会提案及办理情况；会议简报、会议情况反映、小组会议记录等

长期

（3）党代会服务机构的工作计划、总结，工作人员名单；代表证、列席证及选票样式、会议讨论未通过的文件

短期

3

学院党委会、党委扩大会（含民主生活会）、书记校长碰头会、书记办公会、总支书记会记录、纪要、决议

永久

4

党委工作计划、报告、总结

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、通报、批转、批复和重要通知

永久一般为长期

6

以党委名义召开的各类工作会议材料

永久

7

党群系统的规章制度

长期

8

党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿

永久

9

党委工作简报及党委大事记

永久

10

陕铁院情

长期

11

党群系统启用印章的文件及废止使用的旧印实物

永久

12

党群系统综合统计材料

永久

13

党委有关保密、秘级工作材料

长期

14

重要的群众来信来访及处理材料

长期

15

党委与有关单位联系、协商工作的文件材料

长期

16

党委系统收发文登记簿

永久

17

各总支、支部报党委的工作计划、总结、报告请示及批复

长期

18

分党总支建党工作及有关材料

长期

纪检室

DQ12　纪检

1

上级纪委关于纪检工作的文件材料

长期

2

纪检工作规章制度

长期

3

学院纪检工作计划、报告、总结、统计报表、批复

永久

4

学院纪委会议记录

长期

5

学院党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复

长期

6

群众来访及处理意见

短期

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

党委组织部

DQ13组织

1

上级关于组织工作的文件材料（有关本院的可长期保存）

长期

2

学院组织工作计划、总结、重要报告及上级批复

永久

3

学院党员、干部统计报表、党的组织机构设置、分布材料

永久

4

学院干部的工资、考核和职务任免的报告、批复、通知及其考察材料

永久

5

学院科级以上干部名册

永久

6

学院关于组织干部工作的规定、条例、制度

长期

7

学院有关落实政策、干部离休材料

长期

8

学院各总支、支部的建立、改选报告及审批材料

长期

9

党的组织发展工作计划、总结、报告及入党、转正、延期退党材料

长期

10

党员名册、各总支、支部委员名册

永久

11

党员组织关系介绍信存根、党费收支存根

长期

12

学院关于党的思想建设、作风建设、党校教育材料

长期

13

优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的决定、名单和先进事迹材料，党员处分材料

长期

党委宣传部

DQ14宣传

1

上级关于宣传教育工作、教职工思想政治工作的文件

长期

2

本院宣传教育、思想政治工作计划、总结、报告

长期

3

教职工政治理论学习的计划、总结

长期

4

反映本校重大活动的剪报及图表、照片

永久

学工部

DQ15学工部　　

1

上级有关学生思想政治工作的文件资料

长期

2

学院学生思想政治计划、总结

长期

3

有关学生思想政治工作通知、决定、情况反映及调查材料

长期

4

各系部学生政治工作人员名单

长期

5

学生素质教育领导小组的成立及相关会议记录

长期

6

外界对学生的表扬感谢或反映的问题信

长期

工会

DQ16工会

1

上级有关工会工作的文件材料

长期

2

学院工会工作计划、总结、统计报表、机构设置

永久

3

学院工会会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）

永久

4

学院工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、条例办法及有关材料

永久

5

工会奖惩有关的材料、名单

长期

6

学院工会委员会记录、纪要

长期

7

学院基层工会干部名册、会员名册

长期

8

教职工生活补助规定、办法、申请及批复

长期

9

教职工福利工作规定、办法及有关材料

长期

10

教职工文体生活计划、安排、总结

短期

11

（１）学院教职工代表大会会议通知、日程；主席团、代表、列席代表名单；领导讲话、工作报告、记录、纪要、决议、总结；侯选人名单及情况介绍；选举办法、选举结果及上级批复

永久

（２）大会发言、会议简报、提案及办理情况、会议记录

长期

（３）会议讨论未通过的文件、工作人员名单、选票式样、代表证

短期

12

家委会工作有关材料

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

团委

DQ17

团委

1

上级关于共青团、学生会工作文件

长期

2

学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）

永久

3

学院共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置

永久

4

学院团委会议记录、纪要

长期

5

团员名册、团干名册

永久

6

团委有关青年入团、离团、退团材料及名单

长期

7

团委奖惩材料，名单

长期

9

学生会工作文件材料

长期

10

团委组织的团干训练、团课教育、理论学习、文体活动、知识竞赛等活动材料

长期

11

学生组织参与的各种学会、社团文件材料

长期

12

学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料、图片

长期

13

社团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报

长期

二、行政类

院长办公室

XZ11

行政

综合

1

上级有关高校行政管理综合性文件（针对本院的永久）

长期

2

上级有关文秘、信访、信息、通讯等文件

长期

3

学院发展规划、年度工作计划、总结

永久

4

学院大事记、历史沿革、概况介绍、校史、年鉴

永久

5

院务委员会的组成、分工等材料

永久

6

院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要

永久

7

全院性教职工大会会议记录、纪要、

长期

8

领导讲话、发言稿

长期

9

学院综合性统计报表

永久

10

学院及院属各单位启用新印章材料及旧印实物

永久

11

学院综合性制度、规定、条例、办法、报告

永久

12

学院有关全院性工作调查、评估及经验总结材料

永久

13

重要的信访及其处理材料

长期

14

校务公开有关材料

长期

15

学院收发文登记簿

永久

16

学院领导带班巡视制度有关材料

长期

17

校庆、校友工作材料

长期

18

全院性非编制机构所形成的材料

长期

19

上级对我院的表彰及媒体反映报导的报纸、刊物、照片。

永久

20

介绍信存根

短期

监察审计室

XZ13监察、审计

1

上级有关监察、审计工作文件

长期

2

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

3

监察、审计工作统计报表

长期

4

违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定

长期

安全保卫处

XZ14

安全

保卫

1

上级有关公安保卫工作的文件

长或短期

2

安全保卫工作的规定、条例、办法

长期

3

安全保卫工作调查报告

永久

4

安全保卫工作计划、总结、统计报表

永久

5

师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复

长期

6

学院要害部门的安全保卫、消防工作文件

短期

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

人事处

XZ12

人事

1

上级有关人事工作的文件

长期

2

人事工作计划、总结

永久

3

人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录

永久

4

教职工花名册

永久

5

各种人事、劳资统计报表

永久

6

学院组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、批复

永久

7

学院人事、劳资工作规定、条例、办法、统计报表等

长期

8

教职工队伍建设、师资培养的管理、计划、规定、、总结

永久

9

教职工进修、计划、安排

长期

教职工队伍建设、培养的计划、规定、管理、总结

10

各级职称评定及资格评审方面的规定、条例、审批表、申报表等

长期

11

有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复

永久

12

有关教职工录用、聘任、转正、定级、考核方面的管理、规定、办法、申请表、审批表、批复、通知、名单、报表等

长期

13

有关教职工调动工作（调入、调出、内部调动）的规定、办法以及申请、报告、批复、商调函、调令等各方面材料

长期

14

教职工退职、退休的规定、条例、报告、批复及离退休职工管理材料

长期

15

有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料

长期

16

有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单

长期

17

使用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工的规定、办法、名单、合同等

长期

18

教职工奖惩办法及材料、名单

长期

20

学院有关劳保、福利、探亲方面的规定、办法

长期

21

学院职称评审委员会工作材料

长期

22

教职工行政（包括校内）、工资关系转移证、介绍信存根

长期

23

教职工到职、起薪、离职、停薪通知单、存根

长期

24

学院分配来校的毕业生报到证、派遣证

长期

后勤处

XZ15后勤

1

上级有关后勤工作文件

长期

2

学院后勤工作计划、总结、会议记录

长期

3

学院关于后勤、伙食工作的规定、条例、办法

长期

4

学院关于固定资产管理、供应办法及财产清册、统计报表

永久

5

学院关于房屋、水电、暖气、天然气管理的规定、条例、办法及收费标准

长期

6

后勤各种承包合同、协议、考核办法、批复

永久

7

学院医疗、保健、卫生、计划生育工作的计划、总结、规定、条例、公费医疗管理办法、领取独生子女证名册

长期

8

学院房改委员会名单，房屋管理、调配使用等规定、办法教职工住房分配条例、办法、名单、合同

长期

9

关于校园绿化、环境保护等工作的规划、计划、总结、管理办法

短期

10

防震、防汛、三废治理工作文件材料

短期

11

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

档案室、图书馆、信息中心

XZ16

档案、图书、信息

1

上级有关档案、图书、信息、网络工作的文件

长期

2

学院档案、图书、信息、网络工作规定、条例、办法

长期

3

学院档案、图书、信息工作计划、总结、会议记录

长期

4

学院图书馆概况、发展规划、藏品目录、经费决算、统计报表、大事记

永久

5

学院图书、资料订购、管理及过刊处理材料

长期

6

学院档案全宗介绍、统计报表、

永久

7

学院档案移交目录、销毁清册

永久

学生处

XZ17

学生

1

上级有关学生工作的文件

长期

2

反映本校重大活动的剪报及图表、照片

永久

3

学院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

长期

4

有关辅导员、班主任队伍的选拔、管理文件及名册

永久

5

学生工作会议记录、工作、计划、总结

长期

6

学生公寓管理的规定、条例、办法及表彰

长期

7

军训工作计划、总结及有关资料

长期

8

毕业照

永久

9

奖学金、助学金、助学贷款、名册、卡片

永久

10

综合素质学期评定表

长期

三、教学类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

教务处、

各系部、

继续教育部、

督导室

JX11

综合

1

上级下达的有关教学工作综合性文件材料

长期

2

学院教学工作规划、计划、制度、总结、会议记录及有关申报

永久

3

学院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记

永久

4

各专业培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法、报告及上级批复

永久

5

教学工作综合性的制度、计划、办法、条例

永久

6

教学工作通报

长期

7

学生运动会秩序册、开幕、闭幕词成绩册及相关照片

长期

8

学生参加校外各类运动会及球类比赛的人员名单及成绩

长期

9

非学历教育的培训班、进修班材料，职业技能鉴定及社会考试

长期

10

各系（部）教研室会议记录，工作计划总结及任免材料

长期

11

教学督导室有关文件及督导室成员

长期

JX12　　　学科与实验室建设

1

上级及学院有关学科、专业设置及实验室建设方面的材料

长期永久

2

学科、专业实验室论证、评估、申报、审批、检查材料

永久

3

学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报

永久

4

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

5

有关实验室管理的规章制度及其它材料

长期

招

就

处

JX13　　　　招生

工作

1

上级及外省有关招生工作的文件材料

长期

2

招生工作计划、总结、规定、办法、请示报告及上级的批复

长期

3

招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料

长期

4

新生录取审批表（录取名册）

永久

5

委培、代培、自费生合同、协议

长期

6

招生宣传品、总结、录取通知书和入学通知书样品

短期

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

教务处

JX14　　　　学籍

管理

1

上级有关学籍管理方面的文件

长期

2

学籍管理制度、办法、规定、条例

长期

3

新生入学登记表

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍卡（登记簿）

永久

6

学生成绩总表

永久

7

学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学等报告、办法、规定及处理结果）

长期

8

学生奖惩材料及名单

长期

教务处、各系部

JX15课堂教学与教学实践

1

各专业教学计划大纲

永久

2

各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历

长期

3

各学科专业试题库、标准答案

长期

4

教师典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结、大纲、实习指导书、有代表性的实习报告　

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

7

教师工作量

短期

教务处、高职研究与督导室

JX16　　教学研究与教学质量评估

1

上级有关教学改革、教学研究、教学质量评估材料

长期

2

教学工作改革、研究材料

长期

3

教学质量评估、教育法研究材料

长期

4

教学观摩、教学经验交流材料　

长期

5

教学检查、调查及教学质量评估材料

长期

6

教学评优工作计划、总结、办法、表彰决定

长期

7

教学优秀奖申报、审批材料

长期

招就处、教务处

JX17

毕业生

1

上级有关毕业生分配、就业、毕业证管理的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、总结、规定、条例

长期

3

毕业生供需合同、协议

长期

4

毕业生分配方案、调配、派遣名单，结业证

永久

5

毕业生验印登记表及有关材料

永久

6

毕业证、派遣证存根

长期

7

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

教务处、各系部

JX18

教材

1

上级关于教材工作的文件材料

长期

2

学院教材建设、编审等规划、计划、会议纪要

长期

3

各系、专业使用教材目录

长期

4

本院自编、主编教材、教学指导书、实习指导书、习题集

长期

5

其它有保存价值的自编教学参考资料

短期

6

本院教材工作评奖材料

长期

四、科研类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

高教研究室

KY11

1

上级有关科技方面的文件

长期

2

科研行政、计划、成果、经费管理文件

长期

3

申报科研基金及有关的批复

长期

4

科研成果

永久

5

获奖成果

永久

6

学会、协会的纪要及有关文件

长期

五、基建类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

基建办

JJ11综合

1

上级有关基建工作文件

永久

2

本院有关征用土地的请示、报告及上级批文、土地证、征地拆迁合同、补偿协议书

永久

3

本院有关基建工作规章、制度、条例、办法

永久

4

本院基建总体规划、校区平面图、坐标位置图

永久

5

本院有关地质勘探、地形测量材料

长期

6

本院水、暖、电、气管道分布图

长期

7

本院校园土地管理及临时建筑材料

永久

8

本院基建工作统计报表

长期

9

本院基建工作计划、总结

长期

JJ12工程管理文件

1

工程申请报告、上级批文

永久

2

规划定点平面图

永久

3

施工执照（新建建筑许可证）

永久

4

招标、投标、中标文件及承包合同、协议书、

永久

5

监理文件

永久

6

主要材料消耗、器材管理

长期

7

交付使用的固定资产清册

永久

8

工程概况介绍

长期

9

产权证书

永久

JJ13工程技术文字材料

1

工程地质勘察报告书（包括工程地质图）

永久

2.土建施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交流图纸会审纪要

长期

[2]施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

[3]原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

[4]建筑材料实验报告

长期

[5]设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

长期

[6]土建施工定位测量地质勘察

长期

[7]土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

长期

[8]隐蔽工程验收记录

长期

[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

长期

[10]分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

[11]交工验收记录证明、工程签证单

长期

[12]竣工报告、竣工验收报告

[13]装修

长期

3.设备及管线安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

[3]焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录、工程签证单

长期

[4]隐蔽工程检查验收记录

长期

[5]强度、密闭性试验报告

长期

[6]设备调试记录

长期

[7]施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告

长期

[8]系统调试、实验记录

长期

[9]管线清洗、通水、消毒记录

长期

[10]管线标高位置、坡度测量记录

长期

[11]中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

[12]竣工报告、竣工验收报告

长期

4.电气、仪表安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审

长期

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

[3]调试、整定记录

长期

[4]性能测试和校核

长期

[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

[6]操作、联动试验

长期

[7]电气装置交接记录、工程签证单

长期

[8]中间交工验收记录、工程质量评定

长期

[9]竣工报告、竣工验收报告

长期

5

重大质量事故处理意见

长期

JJ14竣工验收

1

施工总结

长期

2

竣工报告、竣工验收报告

长期

3

竣工验收会议有关文件

长期

4

工程竣工验收证明

永久

5

工程质量评审材料

永久

6

工程竣工图纸

永久

JJ15基建财务

1

财务计划、年度计划、器材管理

短期

2

工程概算、预算、决算，交付使用的固定资产，审计文件

永久

JJ16改建、扩建、加固、维修、辅助工程及设备

1

计划、报告及批复

永久

2

预决算

永久

3

设计文件

永久

4

竣工图

永久

六、仪器设备类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

资产科、实验室、后勤处

SB11　综合

1

上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资

方面的文件材料

长期

2

仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法

长期

3

设备工作计划、总结、统计报表

长期

4

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

5

仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合性登记表、移交清册

长期

SB12　仪器

设备

项目

1

申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

3

定购合同、会谈纪要、记录、招标

长期

4

进口设备过程中有关商务文件

长期

5

开箱记录及装箱单

长期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

7

验收报告及其它验收材料

长期

8

索赔来往函件及结果文件

长期

9

设备说明书及全套随机文件

长期

10

使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）

长期

11

重大事故的调查分析及处理材料　

长期

12

技术改造、开发过程中形成的技术文件材料

长期

七、出版类

部门

分类号

序号

类目名称

保管期限

高教研究室

CB11　　综合

1

上级有关编辑出版工作文件材料

长期

2

本校编辑出版工作规定、办法

长期

3

本校关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同

长期永久

4

本校刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有稿酬、版税等材料）合同

长期

5

出版物封面设计、重要人物题词及手迹等长期

长期

6

本校出版物获奖或受查处材料

长期

7

有参考价值的读者来信、重要评论

长期

8

本校有关广告业务经营方面材料

长期