企业归档文件整理规范.docx

1、企业归档文件整理规范企业归档文件整理规范1范围本标准规定了公司归档文件整理的原则、要求、内容、万话。 本标准适用于公司的归档文件整理工作。2主体总经理为档案管理的第一责任人。 行政管理部设档案管理工作岗位，统一管理公司档案。3归档文件整理归档文件整理悬指将归裆文件一件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。4整理原则4.1妇档文件整理应遵循档案分类方案，分门别类，有序整理。.4.2归档文件整理座便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.3归精文件整理应保证纸质文件和电子文件协调统一。5基本要求5.1组件5.1.1 件的构成a）归档文件以每份文件为一件:b）正文、附件为一件c）文

2、件正本与定稿为一件:d）转发文与被转发文为一件:e）原件与复制件为一件:f）正本与翻译本为一件:g）中文本与外文本为一件:h）地表、名册、图册等一册本为一件；i）简报、周报等材料一期为一件:j）会议纪要、会议记录一次会设为一件k来文与复文（请示与批复、报告与批示、涵与复函等独立成件；l）有文件处理单或发文稿纸的。文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。5.1.2件内文件排序a）正文在前。附件在后:b）正本在前，定稿在后；c）转发文在前。被转发文在后；d）原性在前。复制件在后；e）不同文字的文本，没文文本在前。少数民族文字文本在后；F）中文本在前。外文本在后；e）来文与复文作为一件事，复文在前，来

3、文在后；h）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；i）正本在前,发文稿纸和定稿在后。5.1.3归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。5.2分类5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类a）跨年度以文件签发日期为准；b）对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；c）跨年度形成的会议文件归入闭幕年；d）跨年度办理的文件归人办结年；e ）当形成年度无法考证时，年度为其归档年度,并在附注项加以说明。5.2.2按机构分类根据文件形成机构对归档文件进行分类，多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。5.2.

4、3按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.4不同年度、不同机构、不同保管期限的归档文件不能装人同一个档案盒。5.3排列5.3.1按时间、事由排列。5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。5.3.3会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。5.4编号5.4.1档号编制遵循唯一性、扩充性。5.4.2档号的结构为:全宗号-门类代码年度-形式代码-保管期限（Y、D30、D10） -机构代码-件号（O001）5.5编目5.5.1归档文件依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2归档文件逐件编目。来文与复文作为一件事，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设

5、置序号、档号、文号、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号:填写归档文件顺序号；b）档号:档号按照编号要求编制；c）文号:文件的发文字号。没有文号的，不用标识；d）题名:文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加括号；e）日期:文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909；f）密级:没有密集的，不用标识；g）页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页；h）备注:注释文件需说明的情况。5.5.3归档文件目录使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面。5.5.4归档文件目录除保存电子版本外

6、，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构。归档文件目录按每年区分保管期限装订成册。6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架6.1修整6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。6.1.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或一退变的，应予复制。6.1.3永久或保存30年的归档文件应按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。6.2装订6.2.1归档文件一般一件为单位装订。a）归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不

7、压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；b）装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的、应维持不变。6.2.2相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订、文件较厚的、使用“三孔一线”装订。6.3编页6.3.1 纸质归档文件一件为单位编制页码。6.3.2页码应逐页编制、分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白

8、位置；文件正反双面的应双面编页。6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。6.4装盒将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。6.4.1档案盒a）档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度可以根据需要为20 、30、40、5O等；b）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的减号，七件号填写在上格，止件号填写在下格；.6.4.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。a)盒内文件情况

9、说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章；c)整理日期:归档文件整理完成日期；d）检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章；的平科文部e）检查日期:归档文件检查完毕的日期。6.4.3排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与公司归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。7归档电子文件的整理要求7.1电子文件的归档7.1.1电子文件的归档范围按照分类方案范围确定。7.1.2归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。7.1.3电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。7.1.4加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件要与其

10、解密软件和说明文件一并归档。7.1.5文件形成部门要负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。7.2传统载体档案数字化7.2.1要根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。7.2.2纸质档案数字化和缩微胶片数字化要符合DAT31和DA43有关要求。7.2.3照片档案和声像档案数字化文件格式符合DAT32格式。7.2.4数字化生成的档案副本档号与原档案对应。7.3电子档案的保管7.3.1电子档案按照档案分类方案进行整理。7.3.2电子档案应存储到脱机载体上。7.3.3脱机存储电子档案的载体或装具上要贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体要设置成禁止写操作的状态。7.3.4超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案有关规定执行，对确认销毁的电子档案要有销毁文件目录存档。