企业归档文件整理规范.docx

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企业归档文件整理规范

企业归档文件整理规范

1范围

本标准规定了公司归档文件整理的原则、要求、内容、万话。

本标准适用于公司的归档文件整理工作。

2主体

总经理为档案管理的第一责任人。

行政管理部设档案管理工作岗位，统一管理公司档案。

3归档文件整理

归档文件整理悬指将归裆文件一件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。

4整理原则

4.1妇档文件整理应遵循档案分类方案，分门别类，有序整理。

.

4.2归档文件整理座便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.3归精文件整理应保证纸质文件和电子文件协调统一。

5基本要求

5.1组件

5.1.1件的构成

a）归档文件以每份文件为一件:

b）正文、附件为一件

c）文件正本与定稿为一件:

d）转发文与被转发文为一件:

e）原件与复制件为一件:

f）正本与翻译本为一件:

g）中文本与外文本为一件:

h）地表、名册、图册等一册《本》为一件；

i）简报、周报等材料一期为一件:

j）会议纪要、会议记录一次会设为一件》

k》来文与复文（请示与批复、报告与批示、涵与复函等〕独立成件；

l）有文件处理单或发文稿纸的。

文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2件内文件排序

a）正文在前。

附件在后:

b）正本在前，定稿在后；

c）转发文在前。

被转发文在后；

d）原性在前。

复制件在后；

e）不同文字的文本，没文文本在前。

少数民族文字文本在后；

F）中文本在前。

外文本在后；

e）来文与复文作为一件事，复文在前，来文在后；

h）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；i）正本在前,发文稿纸和定稿在后。

5.1.3归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

5.2分类

5.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类

a）跨年度以文件签发日期为准；

b）对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；

c）跨年度形成的会议文件归入闭幕年；

d）跨年度办理的文件归人办结年；

e）当形成年度无法考证时，年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

5.2.2按机构分类

根据文件形成机构对归档文件进行分类，多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

5.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.4不同年度、不同机构、不同保管期限的归档文件不能装人同一个档案盒。

5.3排列

5.3.1按时间、事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

5.3.3会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。

5.4编号

5.4.1档号编制遵循唯一性、扩充性。

5.4.2档号的结构为:

全宗号--门类代码·年度--形式代码--保管期限（Y、D30、D10））--机构代码--件号（O001……）

5.5编目

5.5.1归档文件依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2归档文件逐件编目。

来文与复文作为一件事，对复文的编目应体现来文内容。

归档文件目录设置序号、档号、文号、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号:

填写归档文件顺序号；

b）档号:

档号按照编号要求编制；

c）文号:

文件的发文字号。

没有文号的，不用标识；

d）题名:

文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加括号；

e）日期:

文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909；

f）密级:

没有密集的，不用标识；

g）页数:

每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页；

h）备注:

注释文件需说明的情况。

5.5.3归档文件目录使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4幅面。

5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应编制封面。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构。

归档文件目录按每年区分保管期限装订成册。

6纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

6.1修整

6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或一退变的，应予复制。

6.1.3永久或保存30年的归档文件应按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6.2装订

6.2.1归档文件一般一件为单位装订。

a）归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；

b）装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的、应维持不变。

6.2.2相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订、文件较厚的、使用“三孔一线”装订。

6.3编页

6.3.1纸质归档文件一件为单位编制页码。

6.3.2页码应逐页编制、分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置；文件正反双面的应双面编页。

6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。

6.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。

6.4.1档案盒

a）档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度可以根据需要为20、30、40、5O等；

b）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构等必备项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的减号，七件号填写在上格，止件号填写在下格；.

6.4.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

a）盒内文件情况说明:

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

b）整理人:

负责整理归档文件的人员签名或签章；

c）整理日期:

归档文件整理完成日期；

d）检查人:

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章；的平科文部

e）检查日期:

归档文件检查完毕的日期。

6.4.3排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与公司归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

7归档电子文件的整理要求

7.1电子文件的归档

7.1.1电子文件的归档范围按照分类方案范围确定。

7.1.2归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。

7.1.3电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。

7.1.4加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件要与其解密软件和说明文件一并归档。

7.1.5文件形成部门要负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

7.2传统载体档案数字化

7.2.1要根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。

7.2.2纸质档案数字化和缩微胶片数字化要符合DA\T31和DA\43有关要求。

7.2.3照片档案和声像档案数字化文件格式符合DA\T32格式。

7.2.4数字化生成的档案副本档号与原档案对应。

7.3电子档案的保管

7.3.1电子档案按照档案分类方案进行整理。

7.3.2电子档案应存储到脱机载体上。

7.3.3脱机存储电子档案的载体或装具上要贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体要设置成禁止写操作的状态。

7.3.4超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案有关规定执行，对确认销毁的电子档案要有销毁文件目录存档。