工程部文件资料管理制度1doc.docx

1、工程部文件资料管理制度1doc工程部文件资料管理制度1工程部文件资料管理制度一、目的为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，以利工程建设和竣工移交，特制定本资料管理制度。二、适用范围本管理制度适用于工程建设的全过程三、职责1.负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。2.负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施，以及相关文件的归档管理。3.负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况，以及竣工资料的收集、整理。4.管理好领用的工程

2、文件，回收、整理、移交文件。5.负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件，进行回复、收集、归档。6.负责本公司总工办、综合办、市场部等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。四、管理内容及要求1.文件资料的接收、分发1.1对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。1.2将整理完毕的图纸资料，经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录。2.标识、版本更新、设计变更2.1设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，以确认是否为有效版本。2.2名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件

3、某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。2.3对于发送至工程部的设计变更通知单，工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档，同时按照有关要求发放给有关单位，并做好收发记录。3.图纸资料的补遗和索赔3.1图纸资料如遇交付清单不符或短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知总工办，由总工办传真或函告制造厂方或设计方限期补齐和更换。3.2如图纸资料末按合同日期提供，工程部应及时上报公司相关部门，督促落实。4.图纸不符的处理4.1收到图纸资料，如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还总工办。4.2如

4、问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。5.对单位、分部（分项）工程的有关要求5.1工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程竣工验收、分部试运前应组编完毕，并作为竣工、试运必要条件，不符合要求者不予验收。5.2文件应齐全、规范、完整、符合要求，归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应使用黑墨水或蓝黑墨水书写。5.3在竣工后移交给有关单位和部门，有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格，档案管理人员逐项检查，全部合格后、接收资料，由工程部保

5、管，归档文件应为原件。6、施工、调试文件的审查。6.1当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时，应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章（签字）确定，资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核，确定，备案。7、工程文件资料的借阅、复印7.1工程文件资料需要借阅时，应由借阅人填写工程文件资料借阅申请单，经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，工程文件资料借阅“即借即还”不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。7.2工程文件资料原则上不允许复印，因工程需要必须复印时，由当事人填写工程文件资料复印申请单经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，方可复

6、印。复印件按照受控文件控制要求执行。8、工程技术资料的编制8.1工程技术资料主要划分为五类：工程质量保证资料工程分部分项（观感质量评定）评定资料工程技术资料施工管理资料竣工资料（竣工图）8.2工程技术资料的编制，应随施工进度反映工程质量，新工艺的实施，新结构的试验，地基检测，现场安全，文明施工，工程相关的照片，音像资料，能够反映工程的实施情况，资料应按有关规定装订，每册资料应有名称、目录、页码、说明，以便查找核实，凡引用复印资料必须有复印时间，日期，复印人签字，复印单位的公章，并注明原件存放的位置和索引。8.3工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。对于工程质量保证资料

7、、工程分部分项评定资料、工程技术资料，应先由施工单位按照相关规定编制、填写，然后报监理公司审核，监理公司根据现场实际情况，对相关资料进行复核、确认，再由监理公司向建设单位工程部申报，建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核，根据资料的类型交相关负责人，包括总工办（材料部、造价部）各专业工程师的核实、给予签认，并留档备查，同时复回监理公司，对建设单位不须确认的工程资料，工程部存档即可返回；对于施工管理资料，工程竣工资料，施工单位应向监理公司申报，经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位，建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。8.4工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整

8、编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换，工程资料应由专人负责。附图一：工程资料流程图附件二：工程部文件资料借阅记录附件三：工程部文件资料复印申请单-工程部200 5年8月11日工程部文员岗位职责（二）1、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象，发现情况及时向上级汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好；2、认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时检查火灾隐患；3、检查防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施是否落实，保证库存物资完好无损；4、负责学校物资的收、发、存工作，收货时，对进仓货物必须严格根据

9、已审批的请购单按质、按量验收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额打印入库单或直拔单，并在货物上标明进货日期。属不符合质量要求的，坚决退货，严格把好质量关；5、验收后的物资，必须按类别固定位置堆放，做到整齐、美观；6、食堂仓管员负责鲜活餐料验收监督，()严格把好质量、数量关，对不够斤两的物资一定不能验收，要起到监督作用；7、发货时，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名式样，对于手续欠妥者，一律拒发；8、物品出库或入仓要及时打印出库单或入库单，随时查核，做到入单及时，月结货物验收合格及时将单据交与供应商，做到当日单据当日清理；9、做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数报财务主管，做好各种单据报表的归档管理工作；10、严禁私自借用仓库物品，严禁向送货商购买物资。11、严格遵守学校各项规章制度，服从上级工作分工。工程部文员岗位职责（三）1、向部门经理负责，主持办公室全面工作，严格执行经理各项指令，有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。2、负责安排公司各类文稿的草拟，审核工作，有权检查、督促岗位责任制在操作层的执行情况，及时发现问题，提出整改意见，落实奖惩制度。