工程部文件资料管理制度1doc.docx

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工程部文件资料管理制度1doc

工程部文件资料管理制度1

工程部文件资料管理制度

一、目的

为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，以利工程建设和竣工移交，特制定本资料管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于工程建设的全过程

三、职责

1.负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。

2.负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初

审、督促实施，以及相关文件的归档管理。

3.负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌

握工程施工的情况，以及竣工资料的收集、整理。

4.管理好领用的工程文件，回收、整理、移交文件。

5.负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件，进行

回复、收集、归档。

6.负责本公司总工办、综合办、市场部等相关部门文件资料的收

集、传递、回复、归档。

四、管理内容及要求

1.文件资料的接收、分发

1.1对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门

的文件资料进行整理、分类、归档。

1.2将整理完毕的图纸资料，经有关主管领导批准后按规定的

份数分发至相关单位，并做好发放记录。

2.标识、版本更新、设计变更

2.1设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，

以确认是否为有效版本。

2.2名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸

袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。

2.3对于发送至工程部的设计变更通知单，工程部将对设计变更

通知单分类、编号、登记。

原件归档，同时按照有关要求发放给有关单位，并做好收发记录。

3.图纸资料的补遗和索赔

3.1图纸资料如遇交付清单不符或短缺，难以辩认等问题时，

工程部应立即通知总工办，由总工办传真或函告制造厂方或设计方限期补齐和更换。

3.2如图纸资料末按合同日期提供，工程部应及时上报公司相

关部门，督促落实。

4.图纸不符的处理

4.1收到图纸资料，如果认为该图纸资料与工程项目不符不能

执行应注明原因，及时将图纸资料送还总工办。

4.2如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。

工程部及时督促总

工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。

5.对单位、分部（分项）工程的有关要求

5.1工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并

在工程的施工组织过程中不断补充、完善。

单位分部（分项）工程竣工验收、分部试运前应组编完毕，并作为竣工、试运必要条件，不符合要求者不予验收。

5.2文件应齐全、规范、完整、符合要求，归档文件资料要字

迹清晰，图面整洁。

编制文件资料应使用黑墨水或蓝黑墨水书写。

5.3在竣工后移交给有关单位和部门，有关人员对竣工资料的

编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格，档案管理人员逐项检查，全部合格后、接收资料，由工程部保管，归档文件应为原件。

6、施工、调试文件的审查。

6.1当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及

工程合约等准备就绪时，应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章（签字）确定，资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核，确定，备案。

7、工程文件资料的借阅、复印

7.1工程文件资料需要借阅时，应由借阅人填写《工程文件资

料借阅申请单》，经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字

确认，工程文件资料借阅“即借即还”不得将文件资料带至

文件资料借阅指定区域之外。

7.2工程文件资料原则上不允许复印，因工程需要必须复印

时，由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所

属部门或单位负责人核准，签字确认，方可复印。

复印件按

照受控文件控制要求执行。

8、工程技术资料的编制

8.1工程技术资料主要划分为五类：

①工程质量保证资料

②工程分部分项（观感质量评定）评定资料

③工程技术资料

④施工管理资料

⑤竣工资料（竣工图）

8.2工程技术资料的编制，应随施工进度反映工程质量，新工

艺的实施，新结构的试验，地基检测，现场安全，文明施工，

工程相关的照片，音像资料，能够反映工程的实施情况，资料

应按有关规定装订，每册资料应有名称、目录、页码、说明，以便查找核实，凡引用复印资料必须有复印时间，日期，复印

人签字，复印单位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

8.3工程技术资料的编制流程：

工程技术资料应采用国家统一

的格式、表格。

对于工程质量保证资料、工程分部分项评定

资料、工程技术资料，应先由施工单位按照相关规定编制、

填写，然后报监理公司审核，监理公司根据现场实际情况，

对相关资料进行复核、确认，再由监理公司向建设单位工程

部申报，建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审

核，根据资料的类型交相关负责人，包括总工办（材料部、

造价部）各专业工程师的核实、给予签认，并留档备查，同

时复回监理公司，对建设单位不须确认的工程资料，工程部

存档即可返回；对于施工管理资料，工程竣工资料，施工单

位应向监理公司申报，经监理公司审查后会同监理公司的资

料统一上报建设单位，建设单位统一审查、归档、移交社会

档案管理中心。

8.4工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做

到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资

料，不得涂改、删除、更换，工程资料应由专人负责。

附图一：

工程资料流程图

附件二：

工程部文件资料借阅记录

附件三：

工程部文件资料复印申请单

-工程部

2005年8月11日

工程部文员岗位职责

（二）

1、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象，发现情况及时向上级汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好；

2、认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时检查火灾隐患；

3、检查防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施是否落实，保证库存物资完好无损；

4、负责学校物资的收、发、存工作，收货时，对进仓货物必须严格根据已审批的请购单按质、按量验收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额打印入库单或直拔单，并在货物上标明进货日期。

属不符合质量要求的，坚决退货，严格把好质量关；

5、验收后的物资，必须按类别固定位置堆放，做到整齐、美观；

6、食堂仓管员负责鲜活餐料验收监督，（）严格把好质量、数量关，对不够斤两的物资一定不能验收，要起到监督作用；

7、发货时，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名式样，对于手续欠妥者，一律拒发；

8、物品出库或入仓要及时打印出库单或入库单，随时查核，做到入单及时，月结货物验收合格及时将单据交与供应商，做到当日单据当日清理；

9、做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数报财务主管，做好各种单据报表的归档管理工作；

10、严禁私自借用仓库物品，严禁向送货商购买物资。

11、严格遵守学校各项规章制度，服从上级工作分工。

工程部文员岗位职责（三）

1、向部门经理负责，主持办公室全面工作，严格执行经理各项指令，有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。

2、负责安排公司各类文稿的草拟，审核工作，有权检查、督促岗位责任制在操作层的执行情况，及时发现问题，提出整改意见，落实奖惩制度。