行政事务管理办法.docx

1、行政事务管理办法 行政事务管理办法（试行）第一章 总则第一条 根据党政机关厉行节约反对浪费条例等有关规定，结合（以下简称公司）实际，为加强公司行政事务管理，提高工作效率，保障各项工作顺畅开展，制定本办法。第二条 行政事务管理是公司后勤保障的重要组成部分，主要包括办公用品、礼品、印刷品、公务接待、外出参会、印章使用、档案管理、车辆、考勤，以及节约、禁烟、会议室、门禁卡、名片印制、办公电话、报刊订阅、邮寄工作和安全保卫等事项。第三条 综合管理部是行政事务归口管理部门，负责公司行政事务的组织管理和监督实施，各中心、部门应指定专人兼职行政事务联络员，以确保行政事务管理有效运转和规范运作。第二章 办公用

2、品管理第四条 办公用品主要包括纸质用品类、耗材及设备类、电脑周边类、维修及配件类、办公文具、电子产品类、文件存储类、桌面用品类等，应严格按标准配备。（见附件）第五条 办公用品实行集中管理，严格按照各中心、部门年度财务预算，由综合管理部负责统一采购后，统一分发到各中心、部门自行保管。第六条 办公用品管理实行购管分离，采购员根据预算及库存情况组织采购，库管员负责办公用品的入库、登记、造册、发放，确保做到账物一致。（见附件）第七条 办公用品原则上每季度采购一次，各中心、部门根据库存数量、实际用途提前做好计划安排。申购办公用品须由各中心、部门指定文管员（即部门行政人员）填制办公用品申购单，经中心领导批

3、准后提交综合管理部，申购时间为每季度10号之前。不常备的办公用品，需要时可有使用部门提出申请，经审批由综合管理部安排采购。第八条 各中心、部门按照年度预算的费用标准严格把好申购和领用关，确因工作需要超预算或超基本配置的，须经分管领导及综合管理部批准。第九条 办公用品应做公用，严禁私用或占为己有。各中心、部门应本着节约的原则，合理使用各类办公用品，减少一次性办公用品消耗，杜绝浪费。笔芯、胶水、计算器、鼠标、电话等办公用品重新领用时应以旧换新。对产生的非涉密废纸、废弃电器电子产品等废旧物品进行集中回收处理，促进循环利用；涉及国家秘密的，按照有关保密规定进行销毁。第一十条 凡调出和离职人员在办理离职

4、或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还，如有缺失，按折旧价赔偿。否则不予办理相关手续。第一十一条 办公用品实行季度统计年结算，综合管理部负责按季度通报使用情况。第一十二条 电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的维修费用，属中心内部公共区域的由综合管理部单独核算费用到各中心。第一十三条 单位价值5000元以上相关办公设备的申请、使用和报废，按照固定资产管理办法执行。电脑的管理按照电脑管理办法执行。第三章礼品管理第一十四条 礼品是公司在合作交流、对外宣传、业务开拓等活动中，用于融洽关系、展示形象、促进业务开展而赠予或接收的物品。第一十五条 综合管理部为公司礼品归口管理部门

5、，负责礼品的定制、采购、管理和发放等工作。第一十六条 礼品订购审批程序：综合管理部根据公司需要制定采购方案，报公司领导审批后执行。确因工作需要且库存礼品不能满足时，由使用部门提出申请并审批后，由综合管理部统一办理。由各中心自行采购的礼品，金额较大或批量采购礼品时，应由分管领导审核，报总经理审批同意后执行。第一十七条 礼品订购工作原则：根据年度预算，遵循经济实用、展示品牌形象、富有寓意的原则，在具体操作时应遵循“货比三家，质优价廉”的原则，以最大限度的提高资金的使用效率。第一十八条 礼品库存管理：专管员在入库前应按合同验货，认真检查质量并清点数量，同时填制礼品入库清单。做到每月对库存进行清点，每

6、个季度进行全面盘查。做好礼品出入库台账，出现备用不足的情况应及时向综合管理部负责人汇报，提出订制补充的需求。第一十九条 礼品的领用和发放：使用部门填制礼品领用单（见附件），经审批后由综合管理部发放。各中心领用公司统一采购礼品时，应经分管副总批准，由综合管理部负责人审核后发放。其中价值在1000元以上的礼品，应经综合管理部主管领导审批；公司副总以上领用礼品的，应经总经理审批。第二十条 礼品的使用要严格控制。使用中心、部门应在公司礼品范围内，按客户级别或活动规格合理确定礼品档次，根据实际需求领用礼品，如有剩余或因故未能送出的应及时退回，严禁私自占有。第四章 接待管理第二十一条 公务接待是指业务合作

7、、出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。第二十二条 综合管理部负责公司公务接待工作的组织、管理和协调；财务部负责对接待工作所发生费用进行审核。第二十三条 公务接待应当坚持有利公务、简化礼仪、严格标准、务实节俭、杜绝浪费的原则。 第二十四条 公务接待工作采取对口接待和对等接待的原则。公司领导参加的接待由综合管理部负责；其他接待活动按来访目的由相关中心、部门对口接待。第二十五条 各中心、部门对口的重要公务接待应向分管领导汇报，批准后按照规定执行。接待工作要严格按照核定的标准、审批的方案实施接待活动，不搞超标准接待。第二十六条 公务接待住宿管理：接待住宿优先选择定

8、点宾馆，原则上选择四星级（含）以下的宾馆。确因工作需要选择定点以外宾馆住宿的，须报公司领导批准。公务接待住宿标准按照公司财务规定执行；住宿用房原则上以标准间为主。第二十七条 公务接待用餐管理：接待用餐实行预算管理；用餐时应尽量选择定点饭馆，确因工作需要选择定点以外饭馆用餐的，须报公司领导批准。严格执行公司用餐标准，并严格控制陪同人数。不提供高档酒水，选用中低档（含中档）酒水，酒水费用不得超过用餐总体费用的三分之一。如有超出标准的费用均由接待中心、部门自行承担，公司不予报销。第五章 外出参会管理第二十八条 公司员工外出学习、培训、开会、参赛旨在吸收外地外单位的先进经验和做法，进一步在公司广泛推广

9、先进经验和做法，大力提高公司管理水平，加快公司业务开拓步伐。同时外出人员有义务维护公司整体形象，宣传公司理念，提升公司对外知名度。第二十九条 外出审枇程序：各种外出学习、开会、培训、参赛等形式的文件统一由综合管理部负责向总经理呈送，由总经理审批或批转。如系批转，请持分管领导的批示参会(或报销)。如果通知发给各中心（部）或本人，需由中心（部）负责人或本人逐级上报，否则不予审批。上述各种学习、开会、培训、参赛等行为都必须到主管部门和综合管理部记，填写外出会议/培训审批单（见附件），履行请假手续，安排好本人工作，同时做好返回汇报的安排。第三十条 汇报制度：外出学习、开会、培训、参赛的人员必须在返回公

10、司一周内向上级领导汇报，必要时写出书面汇报材料，组织相关人员学习。汇报人凭汇报材料请领导审批报销有关费用。不汇报或不传达会议精神的，公司一律不予报销任何费用。第三十一条 报销制度：外出学习、培训、开会等费用一般先由参加者垫付，必要时可向财务部借款，回来后报销。报销的范围是国家财政规定的项目：交通费、住宿费、会务费、资料费等。与国家规定不符的，一律不予报销。报销程序是：先由本人填写差旅报销单，并贴好有关票据，持汇报材料让分管领导签字，最后由总经理审批。具体报销要求参照差旅费管理规定执行。第三十二条 存档制度：外出学习、开会、培训、参赛人员携带回来的资料、材料、证书等必须一一到综合管理部登记存档。

11、需要使用的，由本人向档案资料室借阅。不准将相关资料据为己有。第三十三条 本规定所适用的是省局、集团或政府部门的来文通知，还包括政府部门和省局、集团下辖的相关部门等，不包括与公司业务无关的邀请通知，不包括以公费旅游为目的各级各类活动通知等。第三十四条 本着节约的原则，各中心（部）要严格控制外出人员和次数，对于没有实际意义的会议、培训、学习、参赛等，公司一律不予批准。第六章印章管理第三十五条 公司印章是行使权利和承担责任的象征。应保证公司印章的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生。第三十六条 本规定所称印章包括公司行政公章、签证印章、合同专用章、财务专用章以及各中

12、心、部门需刻制的其他印章，也包括印章的电子图案。第三十七条 印章的刻制：公司印章的刻制均须填写印章新增及更换申请表，报公司总经理或分管副总批准，由公司综合管理部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。印章的形体和规格，按国家有关规定执行。第三十八条 印章的启用：新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。印章启用应报公司主要负责人批准，注明启用日期、发放单位和使用范围。第三十九条 印章的保管：公司各类印章必须有专人保管。公司行政公章、合同专用章由综合管理部负责保管。法定代表人印章和财务专用印章有财务部负责保管。签证印章等其他印章分别由各有关业务中心、部门负责保管。印章由负责保管的部门指定

13、专人专柜保管。各印章保管人员名单须报公司综合管理部备案。印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。第四十条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印章外借用印申请表，征得其部门主管同意，由借用人填写借据，经综合管理部批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。第四十一条 印章移交：印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

14、第四十二条 印章停用：有下列情况，相关印章须停用：1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送公司综合管理部办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。第四十三条 印章使用：使用范围如下：1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；3、凡属合同类的用合同专用章；4、凡属财务会计业务的用财务专用章。第四十四条 公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、填写印鉴使用签批单后方可用印。印章保管员应将印章使用申请表保存好，每年年底底交综合管理

15、部汇总存档。第四十五条 印章使用必须建立用章登记制度，填写公章使用申请表，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。第四十六条 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。严禁将公司印章图样扫描、保存、使用印章扫描电子文档。第四十七条 违纪处理：违反规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。第七章 档案管理第四十八条 公司

16、档案管理由综合管理部统一管理，相关部门配合做好档案管理，并指派专人负责。应确保原始资料及单据、表册齐全完整。第四十九条 由综合管理部归档的文件包括：公司各类资质、证书、规定、年度计划、经营方案、会议记录、决议、决定、通报、通知等文件；财务档案由财务部负责归档，员工档案由人力资源部归档，业务档案由各业务中心归档。第五十条 档案的借阅：总经理借阅档案，可直接提档；除总经理外，公司其他人员需要借阅档案时，必须经相关部门主管同意、并报总经理批准后，方可办理借阅手续。借阅档案必须做到爱护档案，保持档案原有整洁、整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借或丢失，如因工作需要摘录或复制的，需经综合管理部主

17、管同意批准；凡属于保密档案，必须经总经理批准同意后，方可摘录和复制。第五十一条 档案的销毁：任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，一律要经过总经理批准同意，并列出销毁清单，经手人签字后，方可销毁。第五十二条 如需对外发送公文或其他资料及表册的，必须经本部门负责人签字，方能打印和发送。第八章 车辆使用管理第五十三条 公司车辆按照车辆使用管理办法执行。第九章 考勤及假期管理第五十四条 公司考勤及假期按照考勤及假期管理规定执行。第十章 印刷品管理第五十五条 公司印刷品包括信纸、信封、便笺、单据、表单以及手提袋、宣传资料等各类印刷制品。第五十六条 综合管理部统一归口管理印

18、刷品，各中心、部门和个人不得私自以公司名义印制。第五十七条 公司各中心、部门需要印制印刷品，需填写印刷品印制申请单，同时提交相关材料，经部门负责人和综合管理部负责人审核、分管领导审批后由综合管理部组织印制。第五十八条 印刷品完成印制后，办理入库登记手续，并通知所需中心、部门签字领用（见附件）。其他第五十九条 培养节约文化，建设节约型企业。倡导节约集约利用资源，加强全过程节约管理，提高公司能源、水、粮食、办公家具、办公设备、办公用品等的利用效率和效益，杜绝浪费行为。第六十条 做好禁烟管理，营造良好的办公环境。公共办公场所禁止吸烟，传达室、会议室、楼道、食堂、洗手间等场所要张贴醒目的禁烟标识。积极

19、做好禁烟控烟宣传教育和引导工作。第六十一条 会议室管理：公司会议室由综合管理部统一管理，各中心、部门使用前需提前一天预约并填写审批单。审批单中各项内容请填写清晰，填写完毕后交综合管理部办理（见附件）。会议室使用完毕要及时关闭电灯、空调，将桌椅归位，清理掉垃圾，保持会议室整洁干净。第六十二条 钥匙管理：除开放式办公区域及公共场所外，按实际需求进行发放钥匙。综合管理部和物业公司各保管一套钥匙。需要借用钥匙，须详细填写钥匙借用单，做好借用登记工作，以确保钥匙使用的安全性（见附件）。第六十三条 名片的管理：名片的定制、印刷由综合管理部统一归口管理，各部门、中心和个人不得私自以公司名义印刷。各中心、部门

20、需要印制名片，请按样板填写名片申请单，填写后交综合管理部办理（见附件）。第六十四条 办公电话管理：综合管理部对电话实行统一归口管理。办公电话主要用于办公业务，员工在工作时间禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。各部门电话号码的新增、变更须填写申请表报综合管理部办理（见附件），开通国际长途电话须报公司领导另行审批。国际长途通话要严格控制，通话后各中心、部门自行做好登记工作。第六十五条 报纸、资料订阅：订阅工作统一归口综合管理部管理。每年度报刊、资料订阅之前，各中心、部门根据工作实际和业务需要，填写报刊、资料订阅单，及时报综合管理部统一办理（见附件）。第六十六条 邮寄工作：公司邮寄工作统一归口

21、综合管理部管理。各中心、部门在邮寄公务信件及物品时，需经邮寄人在邮寄标签上签字确认后交综合管理部统一邮寄，邮寄费用由综合管理部统一结算。邮件接收由前台统一接受，文件类邮件应做好接受登记和交接工作，物品类由收件人到前台自行领取。第六十七条 安全保卫管理：公司员工凭指纹、面部特征刷卡进入公司，在非工作时间进入办公楼，需经楼内值勤保安验证。携带公物出门，需持物品证明放行单（见附件），经门卫查验后放行。办公区域应保持清洁整齐，物品摆放有序，要爱护公共区域内配套的办公设施。员工下班后应关闭所在办公区域的门、窗及电器设备，做好防盗防火工作，维护办公区域的安全。本规定由公司综合管理部负责解释，自发布之日起执行，原相关文件同时废止。涉及相关制度文件的，以文件最新版本内容为准。 第六十八条