行政事务管理办法.docx

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行政事务管理办法

行政事务管理办法

（试行）

第一章总则

第一条根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定，结合（以下简称公司）实际，为加强公司行政事务管理，提高工作效率，保障各项工作顺畅开展，制定本办法。

第二条行政事务管理是公司后勤保障的重要组成部分，主要包括办公用品、礼品、印刷品、公务接待、外出参会、印章使用、档案管理、车辆、考勤，以及节约、禁烟、会议室、门禁卡、名片印制、办公电话、报刊订阅、邮寄工作和安全保卫等事项。

第三条综合管理部是行政事务归口管理部门，负责公司行政事务的组织管理和监督实施，各中心、部门应指定专人兼职行政事务联络员，以确保行政事务管理有效运转和规范运作。

第二章办公用品管理

第四条办公用品主要包括纸质用品类、耗材及设备类、电脑周边类、维修及配件类、办公文具、电子产品类、文件存储类、桌面用品类等，应严格按标准配备。

（见附件）

第五条办公用品实行集中管理，严格按照各中心、部门年度财务预算，由综合管理部负责统一采购后，统一分发到各中心、部门自行保管。

第六条办公用品管理实行购管分离，采购员根据预算及库存情况组织采购，库管员负责办公用品的入库、登记、造册、发放，确保做到账物一致。

（见附件）

第七条办公用品原则上每季度采购一次，各中心、部门根据库存数量、实际用途提前做好计划安排。

申购办公用品须由各中心、部门指定文管员（即部门行政人员）填制《办公用品申购单》，经中心领导批准后提交综合管理部，申购时间为每季度10号之前。

不常备的办公用品，需要时可有使用部门提出申请，经审批由综合管理部安排采购。

第八条各中心、部门按照年度预算的费用标准严格把好申购和领用关，确因工作需要超预算或超基本配置的，须经分管领导及综合管理部批准。

第九条办公用品应做公用，严禁私用或占为己有。

各中心、部门应本着节约的原则，合理使用各类办公用品，减少一次性办公用品消耗，杜绝浪费。

笔芯、胶水、计算器、鼠标、电话等办公用品重新领用时应以旧换新。

对产生的非涉密废纸、废弃电器电子产品等废旧物品进行集中回收处理，促进循环利用；涉及国家秘密的，按照有关保密规定进行销毁。

第一十条凡调出和离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还，如有缺失，按折旧价赔偿。

否则不予办理相关手续。

第一十一条办公用品实行季度统计年结算，综合管理部负责按季度通报使用情况。

第一十二条电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的维修费用，属中心内部公共区域的由综合管理部单独核算费用到各中心。

第一十三条单位价值5000元以上相关办公设备的申请、使用和报废，按照《固定资产管理办法》执行。

电脑的管理按照《电脑管理办法》执行。

第三章  礼品管理

第一十四条礼品是公司在合作交流、对外宣传、业务开拓等活动中，用于融洽关系、展示形象、促进业务开展而赠予或接收的物品。

第一十五条综合管理部为公司礼品归口管理部门，负责礼品的定制、采购、管理和发放等工作。

第一十六条礼品订购审批程序：

综合管理部根据公司需要制定采购方案，报公司领导审批后执行。

确因工作需要且库存礼品不能满足时，由使用部门提出申请并审批后，由综合管理部统一办理。

由各中心自行采购的礼品，金额较大或批量采购礼品时，应由分管领导审核，报总经理审批同意后执行。

第一十七条礼品订购工作原则：

根据年度预算，遵循经济实用、展示品牌形象、富有寓意的原则，在具体操作时应遵循“货比三家，质优价廉”的原则，以最大限度的提高资金的使用效率。

第一十八条礼品库存管理：

专管员在入库前应按合同验货，认真检查质量并清点数量，同时填制礼品入库清单。

做到每月对库存进行清点，每个季度进行全面盘查。

做好礼品出入库台账，出现备用不足的情况应及时向综合管理部负责人汇报，提出订制补充的需求。

第一十九条礼品的领用和发放：

使用部门填制《礼品领用单》（见附件），经审批后由综合管理部发放。

各中心领用公司统一采购礼品时，应经分管副总批准，由综合管理部负责人审核后发放。

其中价值在1000元以上的礼品，应经综合管理部主管领导审批；公司副总以上领用礼品的，应经总经理审批。

第二十条礼品的使用要严格控制。

使用中心、部门应在公司礼品范围内，按客户级别或活动规格合理确定礼品档次，根据实际需求领用礼品，如有剩余或因故未能送出的应及时退回，严禁私自占有。

第四章接待管理

第二十一条公务接待是指业务合作、出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。

第二十二条综合管理部负责公司公务接待工作的组织、管理和协调；财务部负责对接待工作所发生费用进行审核。

第二十三条公务接待应当坚持有利公务、简化礼仪、严格标准、务实节俭、杜绝浪费的原则。

第二十四条公务接待工作采取对口接待和对等接待的原则。

公司领导参加的接待由综合管理部负责；其他接待活动按来访目的由相关中心、部门对口接待。

第二十五条各中心、部门对口的重要公务接待应向分管领导汇报，批准后按照规定执行。

接待工作要严格按照核定的标准、审批的方案实施接待活动，不搞超标准接待。

第二十六条公务接待住宿管理：

接待住宿优先选择定点宾馆，原则上选择四星级（含）以下的宾馆。

确因工作需要选择定点以外宾馆住宿的，须报公司领导批准。

公务接待住宿标准按照公司财务规定执行；住宿用房原则上以标准间为主。

第二十七条公务接待用餐管理：

接待用餐实行预算管理；用餐时应尽量选择定点饭馆，确因工作需要选择定点以外饭馆用餐的，须报公司领导批准。

严格执行公司用餐标准，并严格控制陪同人数。

不提供高档酒水，选用中低档（含中档）酒水，酒水费用不得超过用餐总体费用的三分之一。

如有超出标准的费用均由接待中心、部门自行承担，公司不予报销。

第五章外出参会管理

第二十八条公司员工外出学习、培训、开会、参赛旨在吸收外地外单位的先进经验和做法，进一步在公司广泛推广先进经验和做法，大力提高公司管理水平，加快公司业务开拓步伐。

同时外出人员有义务维护公司整体形象，宣传公司理念，提升公司对外知名度。

第二十九条外出审枇程序：

各种外出学习、开会、培训、参赛等形式的文件统一由综合管理部负责向总经理呈送，由总经理审批或批转。

如系批转，请持分管领导的批示参会（或报销）。

如果通知发给各中心（部）或本人，需由中心（部）负责人或本人逐级上报，否则不予审批。

上述各种学习、开会、培训、参赛等行为都必须到主管部门和综合管理部记，填写《外出会议/培训审批单》（见附件），履行请假手续，安排好本人工作，同时做好返回汇报的安排。

第三十条汇报制度：

外出学习、开会、培训、参赛的人员必须在返回公司一周内向上级领导汇报，必要时写出书面汇报材料，组织相关人员学习。

汇报人凭汇报材料请领导审批报销有关费用。

不汇报或不传达会议精神的，公司一律不予报销任何费用。

第三十一条报销制度：

外出学习、培训、开会等费用一般先由参加者垫付，必要时可向财务部借款，回来后报销。

报销的范围是国家财政规定的项目：

交通费、住宿费、会务费、资料费等。

与国家规定不符的，一律不予报销。

报销程序是：

先由本人填写《差旅报销单》，并贴好有关票据，持汇报材料让分管领导签字，最后由总经理审批。

具体报销要求参照《差旅费管理规定》执行。

第三十二条存档制度：

外出学习、开会、培训、参赛人员携带回来的资料、材料、证书等必须一一到综合管理部登记存档。

需要使用的，由本人向档案资料室借阅。

不准将相关资料据为己有。

第三十三条本规定所适用的是省局、集团或政府部门的来文通知，还包括政府部门和省局、集团下辖的相关部门等，不包括与公司业务无关的邀请通知，不包括以公费旅游为目的各级各类活动通知等。

第三十四条本着节约的原则，各中心（部）要严格控制外出人员和次数，对于没有实际意义的会议、培训、学习、参赛等，公司一律不予批准。

第六章  印章管理

第三十五条公司印章是行使权利和承担责任的象征。

应保证公司印章的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生。

第三十六条本规定所称印章包括公司行政公章、签证印章、合同专用章、财务专用章以及各中心、部门需刻制的其他印章，也包括印章的电子图案。

第三十七条印章的刻制：

公司印章的刻制均须填写《印章新增及更换申请表》，报公司总经理或分管副总批准，由公司综合管理部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

第三十八条印章的启用：

新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

印章启用应报公司主要负责人批准，注明启用日期、发放单位和使用范围。

第三十九条印章的保管：

公司各类印章必须有专人保管。

公司行政公章、合同专用章由综合管理部负责保管。

法定代表人印章和财务专用印章有财务部负责保管。

签证印章等其他印章分别由各有关业务中心、部门负责保管。

印章由负责保管的部门指定专人专柜保管。

各印章保管人员名单须报公司综合管理部备案。

印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。

印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。

印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

第四十条严禁员工私自将公司印章带出公司使用。

若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印章外借用印申请表》，征得其部门主管同意，由借用人填写借据，经综合管理部批准，方可带离公司。

印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

第四十一条印章移交：

印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第四十二条印章停用：

有下列情况，相关印章须停用：

1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。

印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章送公司综合管理部办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第四十三条印章使用：

使用范围如下：

1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；3、凡属合同类的用合同专用章；4、凡属财务会计业务的用财务专用章。

第四十四条公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、填写《印鉴使用签批单》后方可用印。

印章保管员应将《印章使用申请表》保存好，每年年底底交综合管理部汇总存档。

第四十五条印章使用必须建立用章登记制度，填写《公章使用申请表》，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。

第四十六条严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。

因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。

严禁将公司印章图样扫描、保存、使用印章扫描电子文档。

第四十七条违纪处理：

违反规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第七章档案管理

第四十八条公司档案管理由综合管理部统一管理，相关部门配合做好档案管理，并指派专人负责。

应确保原始资料及单据、表册齐全完整。

第四十九条由综合管理部归档的文件包括：

公司各类资质、证书、规定、年度计划、经营方案、会议记录、决议、决定、通报、通知等文件；财务档案由财务部负责归档，员工档案由人力资源部归档，业务档案由各业务中心归档。

第五十条档案的借阅：

总经理借阅档案，可直接提档；除总经理外，公司其他人员需要借阅档案时，必须经相关部门主管同意、并报总经理批准后，方可办理借阅手续。

借阅档案必须做到爱护档案，保持档案原有整洁、整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自转借或丢失，如因工作需要摘录或复制的，需经综合管理部主管同意批准；凡属于保密档案，必须经总经理批准同意后，方可摘录和复制。

第五十一条档案的销毁：

任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

若按规定需要销毁时，一律要经过总经理批准同意，并列出销毁清单，经手人签字后，方可销毁。

第五十二条如需对外发送公文或其他资料及表册的，必须经本部门负责人签字，方能打印和发送。

第八章车辆使用管理

第五十三条公司车辆按照《车辆使用管理办法》执行。

第九章考勤及假期管理

第五十四条公司考勤及假期按照《考勤及假期管理规定》执行。

第十章印刷品管理

第五十五条公司印刷品包括信纸、信封、便笺、单据、表单以及手提袋、宣传资料等各类印刷制品。

第五十六条综合管理部统一归口管理印刷品，各中心、部门和个人不得私自以公司名义印制。

第五十七条公司各中心、部门需要印制印刷品，需填写《印刷品印制申请单》，同时提交相关材料，经部门负责人和综合管理部负责人审核、分管领导审批后由综合管理部组织印制。

第五十八条印刷品完成印制后，办理入库登记手续，并通知所需中心、部门签字领用（见附件）。

其　他

第五十九条培养节约文化，建设节约型企业。

倡导节约集约利用资源，加强全过程节约管理，提高公司能源、水、粮食、办公家具、办公设备、办公用品等的利用效率和效益，杜绝浪费行为。

第六十条做好禁烟管理，营造良好的办公环境。

公共办公场所禁止吸烟，传达室、会议室、楼道、食堂、洗手间等场所要张贴醒目的禁烟标识。

积极做好禁烟控烟宣传教育和引导工作。

第六十一条会议室管理：

公司会议室由综合管理部统一管理，各中心、部门使用前需提前一天预约并填写审批单。

审批单中各项内容请填写清晰，填写完毕后交综合管理部办理（见附件）。

会议室使用完毕要及时关闭电灯、空调，将桌椅归位，清理掉垃圾，保持会议室整洁干净。

第六十二条钥匙管理：

除开放式办公区域及公共场所外，按实际需求进行发放钥匙。

综合管理部和物业公司各保管一套钥匙。

需要借用钥匙，须详细填写《钥匙借用单》，做好借用登记工作，以确保钥匙使用的安全性（见附件）。

第六十三条名片的管理：

名片的定制、印刷由综合管理部统一归口管理，各部门、中心和个人不得私自以公司名义印刷。

各中心、部门需要印制名片，请按样板填写名片申请单，填写后交综合管理部办理（见附件）。

第六十四条办公电话管理：

综合管理部对电话实行统一归口管理。

办公电话主要用于办公业务，员工在工作时间禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。

各部门电话号码的新增、变更须填写申请表报综合管理部办理（见附件），开通国际长途电话须报公司领导另行审批。

国际长途通话要严格控制，通话后各中心、部门自行做好登记工作。

第六十五条报纸、资料订阅：

订阅工作统一归口综合管理部管理。

每年度报刊、资料订阅之前，各中心、部门根据工作实际和业务需要，填写报刊、资料订阅单，及时报综合管理部统一办理（见附件）。

第六十六条邮寄工作：

公司邮寄工作统一归口综合管理部管理。

各中心、部门在邮寄公务信件及物品时，需经邮寄人在邮寄标签上签字确认后交综合管理部统一邮寄，邮寄费用由综合管理部统一结算。

邮件接收由前台统一接受，文件类邮件应做好接受登记和交接工作，物品类由收件人到前台自行领取。

第六十七条安全保卫管理：

公司员工凭指纹、面部特征刷卡进入公司，在非工作时间进入办公楼，需经楼内值勤保安验证。

携带公物出门，需持物品证明放行单（见附件），经门卫查验后放行。

办公区域应保持清洁整齐，物品摆放有序，要爱护公共区域内配套的办公设施。

员工下班后应关闭所在办公区域的门、窗及电器设备，做好防盗防火工作，维护办公区域的安全。

本规定由公司综合管理部负责解释，自发布之日起执行，原相关文件同时废止。

涉及相关制度文件的，以文件最新版本内容为准。

第六十八条