文控中心文件管理程序(A0).doc

1、有限公司文 件 名 称文件管理程序文 件 编 号CM- TQSEP -01页 次第12页 共12页版 本/修 订 号A/0生 效 日 期2008-6-1条 款 号T、Q4.2.3S、E4.4.5XXX有限公司文件名称文件管理程序文件编号CM-TQSEP-01页 次第1页 共 12 页版本/修订号A/0生效日期2008-6-1条 款 号T、Q4.2.3/S、E4.4.5文件制定/修改履历表次数制/修订日期版本/版次制定/修订页次制定/修订内容制定/修订人审核人批准人02008-6-1A/01-12ISO/TS16949：2002、QC080000：2005、OHSAS18001：2007、ISO

2、14001：2004四体系整合李庆飞12009-7-1A/0 无 ISO/TS16949：2002更换为ISO/TS16949:2009(因具体内容一致,故没换版本号与生效日期)罗芬CM/QR-002/REV:0/Sep.01.2005 NG文件发放签收、使用作废文件回收审批、销毁文件管理文件归档文件更改文件编制文件审核 文管编号 行政总监审核1、内部文件控制流程图： 2、外来文件控制流程图:审批、销毁作废文件回收增/补发文件归档文件登记主管批阅文件发放原件归档文件管理签收、使用NG文件批准原件归档增/补发NGNG1、 目的：确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效

3、性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。2、 适用范围：凡本公司ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。3、 职责：1）企管科：负责体系文件（一、二级及三级文件）的受控下发和回收。2）各职能部门：含技术科、品质科、生产科、行政科、设备科等负责三级文件的制定、审核和批准。4、定义 信息及其承载媒体。5、作业过程：过程输入过程输出过程绩效1 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001的要求。2 顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE）。3 新项目及各种更改。

4、4 各部门运作的实况。5 持续改进的内容。1 文件批准后的发放/回收记录。2 外来文件评审批准后的发放/回收记录。3 文件制订/修改/废止申请单。4 分类的文件管理清单。1 文件的检索时间不超过5分钟。2 文件按规定时间内送达工厂内各相关部门。5、作业程序：流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责体系文件编制 文件识别管制A100%评审1.过程责任矩阵2.各部门运作的实况3.ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001标准要求.顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE）5.1内部文件5.1.1一、二级文件编制5.1.1.1管理者代表组织人

5、员制订一级、二级文件草案,相关区域副代表初审,企管科通知召开文件评审会议。文件草案管理代表、副管理代表、企管科制订文件人员B1生产工序需管制的重点2工作特性需要3 环安作业指导书4 有害物质过程作业5.1.2三级文件编制各部门根据生产工序需管制的重点或工作特性需要,由组长、技师、管理员或科长/主任制定作业指导文件,部门科长/主任批准即可生效；如牵涉到跨部门运作，则需更高一层领导批准。作业指导文件科长/主任制定文件人员B各作业流程须管制的重点5.1.3四级文件编制各部门根据本部门的工作特点,作业流程以及需管制的重点,自行设计表格,经企管科审核并备份存档。表格表单之格式企管科各部门主管B审核、批准

6、权责5.1.4文件审核、批准权责文件等级/代码审核批准保存年限一级/QM管理者代表总经理5年二级/QP副管理者代表管理者代表3年三级/WI部门组长级及以上人员部门主管3年四级/QR企管科根据质量记录清单审核、批准的体系文件企管科文件会审通过后24H内要批准审核、批准人员B1.文件草案;2.各与会人员意见;5.1.4.1一、二级文件由制订者将文件草案分发给各与会人员,并由制订者宣读、讲解,征求各方意见。同时,企管科发出文件会审单,各相关评审人员将评审意见填写在文件会审单内。若3/4与会人员通过,则该份文件可定稿,文件定稿后,在文件会审单意见总结栏内,由管理者代表写上“文件会审通过”字样。1文件会

7、审单管理者代表文件编制人员文件草案完成后5天内会审文件文件评审人员流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件识别管制 A1.审议通过之文件2.企管科科长统一文件编号,格式3.企管科文员打印文件.5.1.4.2经会审已通过之文件,交由企管科统一编号,统一格式,统一字号字体打印，经制定、审核、批准者签名即可发行,若审议未通过之文件,修改后再审议,直至通过为止。1文件审核、批准企管科文员管理、副管理者代表、企管科科长B1ISO/TS16949:2002文件要求2公司过程流程图5.1.5文件的识别管制5.1.5.1本公司体系文件分四级,并以不同代码识别,如下表：1 T表示ISO/TS169

8、49：2002体系文件、Q表示QC080000：20005体系文件 、S表示OHSAS18001：2007体系文件、 E表示ISO14001：2004体系文件2 2.文件出现TQSE P表示四体系整合、文件出现TQ P表示TS16949与QC080000体系整合、文件出现S P表示OHSAS18001的一个体系的文件依次判定3 3.手册出现TQ M表示TS16949与QC080000整合手册，SEM表示OHSAS18001与ISO14001整合手册。文件等级文件类别代码一级手册二级程序文件三级作业标准、规范等WI四级表格、表单、记录QR备注：一级文件/二级文件的代码依据体系整合编制进行更改，三

9、级文件/四级文件的代码保持不变1文件等级代码各部门管理者代表流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件识别管制B0重复,0错误1部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。5.1.5.2文件编号规定、质量手册、程序文件的编号由9码构成,格式如下： 1 2 3 4 5 6 7 8 9编码说明：第1、2码,代表精明,缩写为：CM第3、4、5、6、7码是针对TS16949、QC080000、OHSAS18001、ISO14001四个体系的代码, 如T表示TS16949、Q表示QC080000、S表示OHSAS18001、E表示ISO140001、M表示手册、P表示程序文件，例：3、4、

10、5、6码如文件中包含相应体系则编写相应代码，如不包含则为空码。第8、9码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03例：CM-TQM-01,表示精明的第1份TS16949、QC080000手册(仅1份质量手册) CM-TQP-02,表示精明的第2份TS16949、QC080000程序文件、作业指导文件编号。本厂作业指导文件分如下5类A类管理办法、操作规程、检验标准或规范、岗位说明书等管理规定B类工序卡（工艺卡、过程流程图）C类样件试制计划D类试产计划E类工程审议书以上5类作业指导文件,编号格式如下： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 编码说明：第1、2码,代表精明,缩写为：CM第3、

11、4码,表示作业指导文件的等级：WI第5、6码,表示制订部门代码,各部门代码见后第P11部门代码表。第7码,对于TS16949的作业指导文件适用于5种类别：A、B、C、D、E，对于OHSAS18001、ISO14001、QC080000体系作业指导书用0表示，第8、9码,表示作业指导文件的流水号,如01、02、03第10码只针对OHSAS18001、ISO14001、QC080000体系，TS的文件不适用，如S表示OHSAS18001作业指导书，Q表示QC080000体系作业指导书，E表示ISO140001作业指导书备注：针对ISO14001体系的作业指导书，在2008年06月01日之前的文件编

12、号不变，从2008年06月01之后的新增及变更的文件都用新的编码规则。1文件、记录的编号方法,版本版次的识别管理者代表、各文件持有人1、企管科科长2、各相关部门文员流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责 文件识别管制（续） B0重复,0错误1部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。注：对B、C、D、E类的作业指导书,其编号出现重复时,另须以客户名称及产品名称加以区别。例：文件编号CM-WI-AD-A01,表示精明厂行政科制订的管理类的第1份作业指导文件； 文件编号CM-WI-TA-D01,表示精明厂技术A科制订的试产计划类的第1份作业指导文件。另外,相同工作性质、职能部门,若

13、分几个车间,则在部门代码后加一位表示车间代号,编号由10位构成,格式如下：1 2 3 4 5 6 7 8 9 10例：文件编号CM-WI-CL2-A01,表示精明厂五金部数控2车间制订的第1份管理类的作业指导文件。、表格、表单记录编号本厂所使用的所有表格,由企管科统一编号,表格编号由7位编码组成,格式如下：/-1 2 3 4 5 6 7编号说明：第1、2码,表示精明,缩写为CM第3、4码,表示记录文件的等级QR第5、6、7码,表示记录的流水号,如001、002、003例：记录编号CM/QR-001,表示精明厂使用的第一份表格。、表格、表单的编号,统一标注于左下角。1文件、记录的编号方法,版本版

14、次的识别2作业指导书规定、规程、管理、办法3作业指导书工艺卡、样件试制计划、试产计划、工程审议书管理者代表各文件持有人1、企管科科长2、各相关部门文员A0出错1文件等级、部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次5.1.5.3文件版本、版次规定A、质量手册、程序文件、作业指导书初版时,皆为A版0次,版本号以大写字母A、B、C、顺推,版次以0、1、2、3顺延；B、若局部修订1次,则版次顺升。如：某文件修订了2次,则表示为A版2次,若局部修订超过了5次,则升版本,版次返回到0次,如：某文件第6次修订时,则改为B版本0版次,之后以此类推。C、表格（表单）须标注版次及始执行日期（无须标注版本）,每修

15、改一次,则顺序升版1次,以0、1、2数字表示,表格（表单）每修改一次升版次后,同时也要修改始执行日1文件、记录的编号方法,版本版次的识别管理者代表、各文件持有人1、企管科科长2、各相关部门文员流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件识别管制（续） 文件发行文件增订/修订/删订A0出错1文件等级、部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次期。其版次、始执行日期与表格编号之间用“/”分隔开,例CM/QR-001/REV：0/Sep.01.2005,表示2005年9月1日初始使用CM/QR-001这份记录。D、企管科对文件编号要列表记录和管理,文件编号不得有重复或不符合格式等情形。1

16、文件、记录的编号方法,版本版次的识别管理者代表、各文件持有人1、企管科科长2、各相关部门文员B0过期1文件会审意见2经批准的文本文件3文件受控标识“文件发行章”5.1.6文件发行5.1.6.1经会审通过的文件,由企管科文员登记在文件制订/修改履历表上,并按确定的分发范围复印所需文件份数。5.1.6.2所有已批准发行的文件,由企管科在每页加盖红色章,并在第一页背面左下角加盖蓝色部门代码章，需发放部门用【】表示，被列为受控文件,详见质量体系文件控制印戳一览表。5.1.6.3加盖受控文件印章时,不可盖在文字上,统一盖在右上角空白处.。5.1.6.4文件正式发行时,由企管科文员填写文件发放/回收登记表

17、,收文单位代表在文件发放/回收登记表内签名确认已收到。5.1.6.5所有文件自正式发行日起即生效,有关质量活动均依文件规定执行。1文件制定/修改履历表2受控文件副本3文件发放/回收登记表4体系文件控制印戳一览表各文件持有人文件批准后24小时内发到各部门企管科科长、文员B0自改1发现文件不合理或不完善处5.1.7文件修订废止作业5.1.7.1文件在执行时,若发现有不合理或不完善之处,需增、修、删订时,由提出人员填写文件修订/废止申请单,写明修改的理由和修改的文件条款以及建议修改的内容,交由管理者代表决定是否修改。1文件修订/废止申请单管理者代表副管理者代表申请后5天内提出人员企管科科长、文员B1

18、文件修订/废止申请单2原文件5.1.7.2经同意修改的文件,由企管科召集相关部门人员讨论具体修改内容,并将讨论确定的修改内容做电子档处理,修改完后,按5.1.3执行。5.1.7.3修订后的文件,由企管科文员在文件制/修订履历表上登录,并提交副管理者代表审核,管理者代表批准后发行。1修改后的文件2文件制/修订履历表管理者代表副管理者代表企管科科长、文员流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件增/补发文件增/补发文件管理规定B0私印1文件增/补发申请单2文件增/补受控标识5.1.8文件增/补发5.1.8.1各部门若有遗失、缺页、破损、字迹模糊或需新增时,由部门主管填写文件增/补发申请

19、单,交由企管科科长审核,管理者代表批准。5.1.8.2 企管科文员按文件增/补发申请单上申请份数复印文件,加盖章后发行,并登录于文件发放/回收登记表上,列为受控文件。1文件发放/回收登记表2文件增/补发申请单管理者代表企管科科长1申请增/补发文件的部门主管2企管科文员A0误用1废止文件.2废止文件标识或5.1.9文件回收/废止5.1.9.1文件修订及废止,企管科文员颁发新文件时收回旧版文件,回收时应注意页数及内容完整性,并于文件发放/回收登记表上注明收回的日期。5.1.9.2文件废止申请、审核、批准、颁布作业,同文件之增修删订作业相同。5.1.9.3回收之旧版文件,由企管科文员在文件的中间加盖

20、红色章,废止之原稿在中间加盖作废文件章后,另加盖章,由企管科作为历史档案保存。5.1.9.4 各部门保存的旧版作废文件,至少要追溯到现行使用版本文件的前两个版次,例如,现行使用A版本3版次某文件,则要保存已废止的1、2版次作废文件,A版本0次的文件则可销毁。5.1.9.5若作废文件个别部门在以后还需用到,不能报废时,可留一份该作废版本版次的文件,但须盖上,且企管科文员在文件发放/回收登记表上做好记录,其余部门的文件由企管科统一销毁。1文件发放/回收登记表23企管科科长新版生效后4H内旧版收回企管科文员1最新有效受控文件2各式空白表单原稿3发行文件的受控标识4各部门代码标识5“文件参考章”非受控

21、标识。5.1.10文件管理规定5.1.10.1所有经批准发行的文件,由企管科文管中心登录在体系文件控制清单,并加盖受控文件管制章,确保该表上所列的文件为最新有效之文件。5.1.10.2文件发行时, 文管中心将部门代码（两位英文字母）加盖于“受控文件”章的右下方,以便识别，所有文件在打印时统一在文件右下角设定当日打印日期。5.1.10.3所有已颁布发行之体系文件及各式空白表单之原稿,均由企管科保存,现场使用的文件须置于作业场所,以便于取阅,使用部门不得自行复印受控文件,非现场使用文件部门指派人员自行管理。5.1.10.4若文件有更新版本时,由文管中心统一发行,所有文件的最新版次必须登录在文件控制

22、清单（安信达电子文档）内,供各部门核对所使用的文件是否为最新版。5.1.10.5任何人员均不得在管制文件上加以标记或书写文字,以及涂划任何字符。1体系文件控制清单持有受控文件的人员 企管科文管中心流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件管理规定B1顾客要求5.1.10.6 文管中心文员专职负责体系文件的管理,文件管理须纳入内部质量审核项目,以确保文件的正确使用。5.1.10.7当客户提出索取本厂质量体系文件时,须经管理者代表批准方可提供,提供的文件须加盖红色章,为非受控文件。5.1.10.8将本厂各部门保密文件识别并制作清单,在相应的文件或文件夹首页加盖机密或绝对机密章。(见附件

23、)5.1.10.9各部门的作废记录由各部门按季度列制成记录报废清单提交文控中心, 由文控中心统一交管代批准销毁, 再将批准的记录报废清单交行政科, 各部门的作废记录直接交行政科处理, 再由行政科核实批准的记录报废清单后, 统一销毁. 行政科销毁记录后要在批准的记录报废清单上签署销毁时间, 销毁人员, 确认人员并实时存档, 以备后查!1体系文件控制清单2章3.和章持有非受控文件的人员 企管科文员B1各种设备说明书。2国家或国际标准。3客户提供的图纸4其他对本厂体系有指导意义的外来文件。5.2 外来文件5.2.1 外来文件的识别、管制5.2.1.1外部提供之外来文件,如：各种设备的说明书,国际或国

24、家的有关标准及其它对本厂体系有指导意义的外部文件,其编号由9位组成,格式如下：/-1 2 3 4 5 6 7 8 9编码说明：第1、2码,代表精明,缩写为CM第3、4码,外来文件识别码,汉语拼音“外来”的缩写：WL第5、6码,表示控制部门代码,详见部门代码表第7、8、9码,表示受控流水号。例如：CM/WL-TA-001表示精明厂技术A科管制的第一份外来文件。5.2.1.2对于客户提供的外来图纸,编号由12码组成,格式如 下：-/- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12编码说明：第1、2码,代表精明,缩写为CM第3、4、5码,表示客户代号,由技术科以001、002.规定代号.第6

25、、7码,外来文件识别码,汉语拼音“外来”的缩写：WL第8、9码,表示控制部门代码,详见后P11部门代码表。第10、11、12码,表示受控流水号,001、002、003.1外来文件的编号格式2外来文件的编号。3编号受控的外来文件4外来文件登记表使用文件者各相关部门主管/文员流程等级目标输入作业方法描述输出信息时效/反馈职责文件管理（续） 1各种设备说明书。2国家或国际标准。3客户提供的图纸4其他对本厂体系有指导意义的外来文件。5.2.2 管制权责 A、所有设备说明书,由设备科编号管制,登录于外来文件登记表中B、所有有关产品或工艺方面的国家/国际标准由技术科编号管制,登录于外来文件登记表中。C、所

26、有有关体系方面的国家/国际标准,由资料室管理员编号管制,登录于中.5.2.3外来文件需要变更或已有变更时,本厂使用的外来文件应结合工厂实际及时更新。涉及工程技术规范类的文件,依工程规范管理程序、工程更改管理程序执行1外来文件的编号格式2外来文件的编号。3编号受控的外来文件4外来文件登记表使用文件者各相关部门主管/文员B0遗漏1本厂验料2客户提供资料3购回的与本体系要求相关的书籍4顾问单位提供的教材5体系运行时产生的资料5.3资料管制作业5.3.1资料登记5.3.1.1客户提供之资料,购回之书籍,顾问公司提供的教材,以及政府部门提供之资料,统一由资料室管理员登录在资料控制清单。5.3.1.2资料编号参照5.2.11资料控