文控中心文件管理程序(A0).doc

文控中心文件管理程序(A0).doc

《文控中心文件管理程序(A0).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文控中心文件管理程序(A0).doc（12页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

有限公司

文件名称

文件管理程序

文件编号

CM-TQSEP-01

页次

第12页共12页

版本/修订号

A/0

生效日期

2008-6-1

条款号

T、Q4.2.3\S、E4.4.5

XXX有限公司

文件名称

文件管理程序

文件编号

CM-TQSEP-01

页次

第1页共12页

版本/修订号

A/0

生效日期

2008-6-1

条款号

T、Q4.2.3/S、E4.4.5

文件制定/修改履历表

次数

制/修订日期

版本/版次

制定/修订页次

制定/修订内容

制定/修订人

审核人

批准人

0

2008-6-1

A/0

1-12

ISO/TS16949：

2002、QC080000：

2005、OHSAS18001：

2007、ISO14001：

2004四体系整合

李庆飞

1

2009-7-1

A/0

无

ISO/TS16949：

2002更换为ISO/TS16949:

2009（因具体内容一致,故没换版本号与生效日期）

罗芬

CM/QR-002/REV:

0/Sep.01.2005

NG

文件发放

签收、使用

作废文件回收

审批、销毁

文件管理

文件归档

文件更改

文件编制

文件审核

文管编号

行政总监审核

1、内部文件控制流程图：

2、外来文件控制流程图:

审批、销毁

作废文件回收

增/补发

文件归档

文件登记

主管批阅

文件发放

原件归档

文件管理

签收、使用

NG

文件批准

原件归档

增/补发

NG

NG

1、目的：

确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：

凡本公司ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：

1）企管科：

负责体系文件（一、二级及三级文件）的受控下发和回收。

2）各职能部门：

含技术科、品质科、生产科、行政科、设备科等负责三级文件的制定、审核和批准。

4、定义

信息及其承载媒体。

5、作业过程：

过程输入

过程输出

过程绩效

1．ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001的要求。

2．顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE）。

3．新项目及各种更改。

4．各部门运作的实况。

5．持续改进的内容。

1．文件批准后的发放/回收记录。

2．外来文件评审批准后的发放/回收记录。

3．文件制订/修改/废止申请单。

4．分类的文件管理清单。

1．文件的检索时间不超过5分钟。

2．文件按规定时间内送达工厂内各相关部门。

5、作业程序：

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

体系文件编制

文件识别管制

A

100%评审

1.过程责任矩阵2.各部门运作的实况3.ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001标准要求.顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE）

5.1内部文件

5.1.1一、二级文件编制

5.1.1.1管理者代表组织人员制订一级、二级文件草案,相关区域副代表初审,企管科通知召开文件评审会议。

文件草案

管理代表、副管理代表、企管科

●

制订文件人员

B

●

1．生产工序需管制的重点

2．工作特性需要

3．环安作业指导书

4．有害物质过程作业

5.1.2三级文件编制

各部门根据生产工序需管制的重点或工作特性需要,由组长、技师、管理员或科长/主任制定作业指导文件,部门科长/主任批准即可生效；如牵涉到跨部门运作，则需更高一层领导批准。

作业指导文件

科长/主任

●

制定文件人员

B

●

各作业流程须管制的重点

5.1.3四级文件编制

各部门根据本部门的工作特点,作业流程以及需管制的重点,自行设计表格,经企管科审核并备份存档。

表格表单之格式

企管科

●

各部门主管

B

●

审核、批准权责

5.1.4文件审核、批准权责

文件等级/代码

审核

批准

保存年限

一级/QM

管理者代表

总经理

5年

二级/QP

副管理者代表

管理者代表

3年

三级/WI

部门组长级及以上人员

部门主管

3年

四级/QR

企管科

——

根据质量记录清单

审核、批准的体系文件

企管科

文件会审通过后24H内要批准

审核、批准人员

B

●

1.文件草案;

2.各与会人员意见;

5.1.4.1一、二级文件由制订者将文件草案分发给各与会人员,并由制订者宣读、讲解,征求各方意见。

同时,企管科发出《文件会审单》,各相关评审人员将评审意见填写在文件会审单内。

若3/4与会人员通过,则该份文件可定稿,文件定稿后,在《文件会审单》意见总结栏内,由管理者代表写上“文件会审通过”字样。

1．《文件会审单》

管理者代表

文件编制人员

文件草案完成后5天内会审文件

文件评审人员

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件识别管制

A

●

1.审议通过之文件2.企管科科长统一文件编号,格式

3.企管科文员打印文件.

5.1.4.2经会审已通过之文件,交由企管科统一编号,统一格式,统一字号字体打印，经制定、审核、批准者签名即可发行,若审议未通过之文件,修改后再审议,直至通过为止。

1．文件审核、批准

企管科文员

●

管理、副管理者代表、企管科科长

B

●

1．ISO/TS16949:

2002文件要求

2．公司过程流程图

5.1.5文件的识别管制

5.1.5.1本公司体系文件分四级,并以不同代码识别,如下表：

1．T表示ISO/TS16949：

2002体系文件、Q表示QC080000：

20005体系文件、S表示OHSAS18001：

2007体系文件、E表示ISO14001：

2004体系文件

2．2.文件出现TQSEP表示四体系整合、文件出现TQP表示TS16949与QC080000体系整合、文件出现SP表示OHSAS18001的一个体系的文件依次判定

3．3.手册出现TQM表示TS16949与QC080000整合手册，SEM表示OHSAS18001与ISO14001整合手册。

文件等级

文件类别

代码

一级

手册

二级

程序文件

三级

作业标准、规范等

WI

四级

表格、表单、记录

QR

备注：

一级文件/二级文件的代码依据体系整合编制进行更改，三级文件/四级文件的代码保持不变

1．文件等级代码

各部门

●

管理者代表

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件识别管制

B

0重复,0错误

1．部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。

5.1.5.2文件编号规定

①、质量手册、程序文件的编号由9码构成,格式如下：

□□—□□□□□—□□

123456789

编码说明：

第1、2码,代表精明,缩写为：

CM

第3、4、5、6、7码是针对TS16949、QC080000、OHSAS18001、ISO14001四个体系的代码,如T表示TS16949、Q表示QC080000、S表示OHSAS18001、E表示ISO140001、M表示手册、P表示程序文件，例：

3、4、5、6码如文件中包含相应体系则编写相应代码，如不包含则为空码。

第8、9码,表示文件序号（流水号）,如01、02、03……

例：

CM-TQM-01,表示精明的第1份TS16949、QC080000手册（仅1份质量手册）

CM-TQP-02,表示精明的第2份TS16949、QC080000程序文件

②、作业指导文件编号。

本厂作业指导文件分如下5类

A类

管理办法、操作规程、检验标准或规范、岗位说明书等管理规定

B类

工序卡（工艺卡、过程流程图）

C类

样件试制计划

D类

试产计划

E类

工程审议书

以上5类作业指导文件,编号格式如下：

□□—□□—□□—□□□□

12345678910

编码说明：

第1、2码,代表精明,缩写为：

CM

第3、4码,表示作业指导文件的等级：

WI

第5、6码,表示制订部门代码,各部门代码见后第P11[部门代码表]。

第7码,对于TS16949的作业指导文件适用于5种类别：

A、B、C、D、E，对于OHSAS18001、ISO14001、QC080000体系作业指导书用0表示，

第8、9码,表示作业指导文件的流水号,如01、02、03……

第10码只针对OHSAS18001、ISO14001、QC080000体系，TS的文件不适用，如S表示OHSAS18001作业指导书，Q表示QC080000体系作业指导书，E表示ISO140001作业指导书

备注：

针对ISO14001体系的作业指导书，在2008年06月01日之前的文件编号不变，从2008年06月01之后的新增及变更的文件都用新的编码规则。

1．文件、记录的编号方法,版本版次的识别

管理者代表、各文件持有人

●

1、企管科科长

2、各相关部门文员

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件识别管制（续）

B

0重复,0错误

1．部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。

注：

对B、C、D、E类的作业指导书,其编号出现重复时,

另须以客户名称及产品名称加以区别。

例：

文件编号CM-WI-AD-A01,表示精明厂行政科制订的管理类的第1份作业指导文件；

文件编号CM-WI-TA-D01,表示精明厂技术A科制订的试产计划类的第1份作业指导文件。

另外,相同工作性质、职能部门,若分几个车间,则在部门代码后加一位表示车间代号,编号由10位构成,格式如下：

□□—□□—□□□—□□□

12345678910

例：

文件编号CM-WI-CL2-A01,表示精明厂五金部数控2车间制订的第1份管理类的作业指导文件。

③、表格、表单记录编号

本厂所使用的所有表格,由企管科统一编号,表格编号由7位编码组成,格式如下：

□□/□□-□□□

1234567

编号说明：

第1、2码,表示精明,缩写为CM

第3、4码,表示记录文件的等级QR

第5、6、7码,表示记录的流水号,如001、002、003……

例：

记录编号CM/QR-001,表示精明厂使用的第一份表格。

④、表格、表单的编号,统一标注于左下角。

1．文件、记录的编号方法,版本版次的识别

2．《作业指导书》

——规定、规程、管理、办法

3．《作业指导书》

——工艺卡、样件试制计划、试产计划、工程审议书

管理者代表

各文件持有人

●

1、企管科科长

2、各相关部门文员

A

0出错

1．文件等级、部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次

5.1.5.3文件版本、版次规定

A、质量手册、程序文件、作业指导书初版时,皆为A版0次,版本号以大写字母A、B、C、……顺推,版次以0、1、2、3……顺延；

B、若局部修订1次,则版次顺升。

如：

某文件修订了2次,则表示为A版2次,若局部修订超过了5次,则升版本,版次返回到0次,如：

某文件第6次修订时,则改为B版本0版次,之后以此类推。

C、表格（表单）须标注版次及始执行日期（无须标注版本）,每修改一次,则顺序升版1次,以0、1、2……数字表示,表格（表单）每修改一次升版次后,同时也要修改始执行日

1．文件、记录的编号方法,版本版次的识别

管理者代表、各文件持有人

●

1、企管科科长

2、各相关部门文员

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件识别管制（续）

文件发行

文件增订/修订/删订

A

0出错

1．文件等级、部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次

期。

其版次、始执行日期与表格编号之间用“/”分隔开,例CM/QR-001/REV：

0/Sep.01.2005,表示2005年9月1日初始使用CM/QR-001这份记录。

D、企管科对文件编号要列表记录和管理,文件编号不得有重复或不符合格式等情形。

1．文件、记录的编号方法,版本版次的识别

管理者代表、各文件持有人

●

1、企管科科长

2、各相关部门文员

B

0过期

1．文件会审意见

2．经批准的文本文件

3．文件受控标识“文件发行章”

5.1.6文件发行

5.1.6.1经会审通过的文件,由企管科文员登记在《文件制订/修改履历表》上,并按确定的分发范围复印所需文件份数。

5.1.6.2所有已批准发行的文件,由企管科在每页加盖红色<受控文件>章,并在第一页背面左下角加盖蓝色部门代码章，需发放部门用【√】表示，被列为受控文件,详见《质量体系文件控制印戳一览表》。

5.1.6.3加盖受控文件印章时,不可盖在文字上,统一盖在右上角空白处.。

5.1.6.4文件正式发行时,由企管科文员填写《文件发放/回收登记表》,收文单位代表在《文件发放/回收登记表》内签名确认已收到。

5.1.6.5所有文件自正式发行日起即生效,有关质量活动均依文件规定执行。

1．《文件制定/修改履历表》

2．受控文件副本3．《文件发放/回收登记表》

4．《体系文件控制印戳一览表》

各文件持有人

文件批准后24小时内发到各部门

企管科科长、文员

B

0自改

1．发现文件不合理或不完善处

5.1.7文件修订废止作业

5.1.7.1文件在执行时,若发现有不合理或不完善之处,需增、修、删订时,由提出人员填写《文件修订/废止申请单》,写明修改的理由和修改的文件条款以及建议修改的内容,交由管理者代表决定是否修改。

1．《文件修订/废止申请单》

管理者代表

副管理者代表

申请后5天内

提出人员

企管科科长、文员

B

●

1．《文件修订/废止申请单》

2．原文件

5.1.7.2经同意修改的文件,由企管科召集相关部门人员讨论具体修改内容,并将讨论确定的修改内容做电子档处理,修改完后,按5.1.3执行。

5.1.7.3修订后的文件,由企管科文员在《文件制/修订履历表》上登录,并提交副管理者代表审核,管理者代表批准后发行。

1．修改后的文件

2．《文件制/修订履历表》

管理者代表

副管理者代表

企管科科长、文员

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件增/补发

文件增/补发

文件管理规定

B

0私印

1．《文件增/补发申请单》

2．文件增/补受控标识

5.1.8文件增/补发

5.1.8.1各部门若有遗失、缺页、破损、字迹模糊或需新增时,由部门主管填写《文件增/补发申请单》,交由企管科科长审核,管理者代表批准。

5.1.8.2企管科文员按《文件增/补发申请单》上申请份数复印文件,加盖<文件增/补发>章后发行,并登录于《文件发放/回收登记表》上,列为受控文件。

1．《文件发放/回收登记表》

2．《文件增/补发申请单》

管理者代表

企管科科长

●

1．申请增/补发文件的部门主管

2．企管科文员

A

0误用

1．废止文件.

2．废止文件标识<作废章>或<保留参考章>

5.1.9文件回收/废止

5.1.9.1文件修订及废止,企管科文员颁发新文件时收回旧版文件,回收时应注意页数及内容完整性,并于《文件发放/回收登记表》上注明收回的日期。

5.1.9.2文件废止申请、审核、批准、颁布作业,同文件之增／修／删订作业相同。

5.1.9.3回收之旧版文件,由企管科文员在文件的中间加盖红色<作废文件>章,废止之原稿在中间加盖作废文件章后,另加盖<保留参考>章,由企管科作为历史档案保存。

5.1.9.4各部门保存的旧版作废文件,至少要追溯到现行使用版本文件的前两个版次,例如,现行使用A版本3版次某文件,则要保存已废止的1、2版次作废文件,A版本0次的文件则可销毁。

5.1.9.5若作废文件个别部门在以后还需用到,不能报废时,可留一份该作废版本版次的文件,但须盖上<保留参考章>,且企管科文员在《文件发放/回收登记表》上做好记录,其余部门的文件由企管科统一销毁。

1．《文件发放/回收登记表》

2．<作废章>

3．<保留参考章>

企管科科长

新版生效后4H内旧版收回

企管科文员

1．最新有效受控文件

2．各式空白表单原稿

3．发行文件的受控标识

4．各部门代码标识

5．“文件参考章”非受控标识。

5.1.10文件管理规定

5.1.10.1所有经批准发行的文件,由企管科文管中心登录在《体系文件控制清单》,并加盖受控文件管制章,确保该表上所列的文件为最新有效之文件。

5.1.10.2文件发行时,文管中心将部门代码（两位英文字母）加盖于“受控文件”章的右下方,以便识别，所有文件在打印时统一在文件右下角设定当日打印日期。

5.1.10.3所有已颁布发行之体系文件及各式空白表单之原稿,均由企管科保存,现场使用的文件须置于作业场所,以便于取阅,使用部门不得自行复印受控文件,非现场使用文件部门指派人员自行管理。

5.1.10.4若文件有更新版本时,由文管中心统一发行,所有文件的最新版次必须登录在《文件控制清单》（安信达电子文档）内,供各部门核对所使用的文件是否为最新版。

5.1.10.5任何人员均不得在管制文件上加以标记或书写文字,以及涂划任何字符。

1．《体系文件控制清单》

持有受控文件的人员

●

企管科文管中心

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件管理规定

B

●

1．顾客要求

5.1.10.6文管中心文员专职负责体系文件的管理,文件管理须纳入内部质量审核项目,以确保文件的正确使用。

5.1.10.7当客户提出索取本厂质量体系文件时,须经管理者代表批准方可提供,提供的文件须加盖红色<保留参考>章,为非受控文件。

5.1.10.8将本厂各部门保密文件识别并制作清单,在相应的文件或文件夹首页加盖机密或绝对机密章。

（见附件）

5.1.10.9各部门的作废记录由各部门按季度列制成记录报废清单提交文控中心,由文控中心统一交管代批准销毁,再将批准的记录报废清单交行政科,各部门的作废记录直接交行政科处理,再由行政科核实批准的记录报废清单后,统一销毁.行政科销毁记录后要在批准的记录报废清单上签署销毁时间,销毁人员,确认人员并实时存档,以备后查!

1．《体系文件控制清单》

2．<保留参考>章

3.<机密>和<绝对机密>章

持有非受控文件的人员

●

企管科文员

B

●

1．各种设备说明书。

2．国家或国际标准。

3．客户提供的图纸

4．其他对本厂体系有指导意义的外来文件。

5.2外来文件

5.2.1外来文件的识别、管制

5.2.1.1外部提供之外来文件,如：

各种设备的说明书,国际或国家的有关标准及其它对本厂体系有指导意义的外部文件,其编号由9位组成,格式如下：

□□/□□-□□—□□□

123456789

编码说明：

第1、2码,代表精明,缩写为CM

第3、4码,外来文件识别码,汉语拼音“外来”的缩写：

WL

第5、6码,表示控制部门代码,详见部门代码表

第7、8、9码,表示受控流水号。

例如：

CM/WL-TA-001表示精明厂技术A科管制的第一份外来文件。

5.2.1.2对于客户提供的外来图纸,编号由12码组成,格式如下：

□□-□□□/□□-□□—□□□

123456789101112

编码说明：

第1、2码,代表精明,缩写为CM

第3、4、5码,表示客户代号,由技术科以001、002…..

规定代号.

第6、7码,外来文件识别码,汉语拼音“外来”的缩写：

WL

第8、9码,表示控制部门代码,详见后P11[部门代码表]。

第10、11、12码,表示受控流水号,001、002、003……..

1．外来文件的编号格式

2．外来文件的编号。

3．编号受控的外来文件

4．《外来文件登记表》

使用文件者

●

各相关部门主管/文员

流程

等级

目标

输入

作业方法描述

输出

信息

时效/反馈

职责

文件管理（续）

1．各种设备说明书。

2．国家或国际标准。

3．客户提供的图纸

4．其他对本厂体系有指导意义的外来文件。

5.2.2管制权责

A、所有设备说明书,由设备科编号管制,登录于〈外来文件登记表〉中

B、所有有关产品或工艺方面的国家/国际标准由技术科编号管制,登录于〈外来文件登记表〉中。

C、所有有关体系方面的国家/国际标准,由资料室管理员编号管制,登录于<外来文件登记表>中.

5.2.3外来文件需要变更或已有变更时,本厂使用的外来文

件应结合工厂实际及时更新。

涉及工程技术规范类的文件,

依《工程规范管理程序》、《工程更改管理程序》执行

1．外来文件的编号格式

2．外来文件的编号。

3．编号受控的外来文件

4．《外来文件登记表》

使用文件者

●

各相关部门主管/文员

B

0遗漏

1．本厂验料

2．客户提供资料

3．购回的与本体系要求相关的书籍

4．顾问单位提供的教材

5．体系运行时产生的资料

5.3资料管制作业

5.3.1资料登记

5.3.1.1客户提供之资料,购回之书籍,顾问公司提供的教材,以及政府部门提供之资料,统一由资料室管理员登录在《资料控制清单》。

5.3.1.2资料编号参照5.2.1

1．《资料控