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五学籍与成绩管理教务处长沙理工大学.docx

1、五学籍与成绩管理教务处长沙理工大学长沙理工大学教务处办事流程二一四年九月一、培养计划管理1、修(制)订人才培养计划 承办部门:教学研究管理科(云塘校区一办公楼A-106)。 修(制)订人才培养计划工作流程图(见图1)。教务处提出修(制)订培养计划原则意见学院制订培养计划学院调研、论证明确专业人才培养目标、规格、特色和培养要求、培养模式学院审核教务处初审(形式审查)拟定方案校教学指导委员会审定(新专业培养计划需聘请校内外同行专家评审) 专业系(教研室)讨论、校内外专家研讨论证主管校长审批调整、修改方案教务处汇编成册,下发执行图1 修(制)订人才培养计划工作流程2、调整教学计划 基本原则:为确保培

2、养计划的严肃性,各专业不得随意调整教学计划,确有特殊情况,应按程序办理。 承办部门:教学研究管理科(云塘校区一办公楼A-106)。 受理时间:每学期第3周以前,受理下一学期教学计划的调整申请。 教学计划调整工作流程图(见图2)。填写长沙理工大学调整教学计划审批表教学研究科汇总1、微调由教务处审核签字2、较大调整需经专家审核后报主管校长批准图2 教学计划计划工作流程注:1. 仅调整教学进程,请将审批表交教务科。2. 涉及实践教学计划调整,则需相关科室会签。二、教务管理1、制定每学期教学执行计划 承办部门:教务科(云塘校区一办公楼B-104)。 受理时间:每学期第三周。 制订教学执行计划工作流程图

3、(见图3)。学院(部)按教学计划提出每学期各专业、各年级教学执行计划,在教务管理系统中设置好学院(部)教务办主任审核签字学院(部)教学院长(主任)审批签字教务处教务科审核主管处长批准签字执行图3 制订教学执行计划工作流程2、安排课表 承办部门:教务科(云塘校区一办公楼B-104)。 受理时间:每学期第710周。 课表编排流程图(见图4)。学院(部)在教务管理系统中安排设置好所有教学任务的任课教师,提出教室使用要求教务科编排课表教务处主管处长审批上网公布、学生选课(第1519周)课表微调(第19周)正式下发课表(第20周)图4 课表编排流程3、办理调停课 基本原则:任何人不得擅自停课、缺课、调课

4、、请人代课,否则按长沙理工大学普教本科教学事故认定与处理办理予以处理。若遇特殊情况(包括出差)需请假者,应按学校有关规定办理请假手续,事先作好教学安排,并填写长沙理工大学调、停课申请单。由任课教师或教师所在院(部)教务办将调、停课决定通知有关学生。 承办部门:教务科(云塘校区一办公楼B-104)。 办理调、停课工作流程图(图5)。任课教师本人或教师所在学院教务办在教务网络管理系统中填写长沙工理大学调停课申请单教师所在学院(部)主管教学副院长审批教务处主管教学副处长审批教务科处理、并安排好教室教师所在学院教务办打印盖章任课教师或教师所在院(部)教务办通知相关班级学生图5 办理调、停课工作流程4、

5、办理调整教学任务 基本原则:任何人不得擅自调整教学任务、教学进程,不得擅自更换教师等,否则按长沙理工大学普教本科教学事故认定与处理办理予以处理。应事先先作好教学安排,并填写长沙理工大学调整教学任务申请单。由任课教师或教师所在院(部)教务办将调整后的任务通知有关老师或学生。 承办部门:教务科(云塘校区一办公楼B-104)。 办理调整教学任务工作流程图(图6)。任课教师本人或所在学院教务办主任在教务网络管理系统中填写长沙工理大学调整教学任务申请单教师所在学院(部)主管教学副院长审批教务处主管教学副处长审批教务科处理、并安排好教室教师所在学院教务办打印盖章任课教师或教师所在院(部)教务办通知相关学生

6、及老师图6 办理调整教学任务工作流程5、教室借用 承办部门:教务科(云塘一办公楼B-104)。 受理时间:每周一、周三上午12:00前。 教室借用流程图(见图7)。A:学生(社团)活动临时借用教室学生活动联系人在教务网络管理系统中填写教室借用申请单学院(部)主管学工副书记审批是是否需要多媒体教室 现代教育技术中心否教务处主管教学副处长审批 同意教务科处理并安排好教室 活动联系人所在学院学工办打印盖章活动联系人将盖章后的“长沙理工大学临时活动安排一览表”交活动教室所在教学楼值班室B:教学活动临时借用教室任课教师本人或所在学院教务办在教务网络管理系统中填写长沙工理大学教学借用申请单教师所在学院(部

7、)主管教学副院长审批教务处主管教学副处长审批教务科处理并安排好教室教师所在学院教务办打印盖章任课教师或教师所在院(部)教务办通知相关班级学生图7 办理教室借用工作流程6、学生选课 受理单位:教务科(云塘一办公楼B-104)。 受理时间:每学期第1519周。 微调时间:第19周。 学生选课流程图(见图8)学生本人制定修读计划,仔细研读专业培养计划及教学安排进程表(导师指导,学生咨询)确定本期修读课程(弄清课程先行后续关系及选课优先原则、学分数限定等)按规定时间集中上机选课及自由选课(“选课时间、地点安排表”)根据教务网络管理系统中“网上选课”的提示选课并确认。具体操作见教务处网站“选课操作指南”

8、第1519周学生自由选课时间补选或改选下学期第一周学校开放一天补选,学生在此之前须再一次核对选课结果,可在补选这一天补选课程,并打印出个人课表,按课表上课图8 学生选课流程7、学生申请重修 受理单位:教务科(云塘一办公楼B-104)。 受理时间:每学期第19周。 学生申请重修流程图(见图9)学生本人在教务网络管理系统中申请课程重修到学生所在学院教务办交费各学院教务办核对交费名单后交教务科核对数据教务科确认学生重修申请,并将重修课选到学生个人课表学生自行查看课程表、上课图9 办理教室借用工作流程三、考务管理1、期末考试 承办部门:考务科(云塘校区一办公楼B-103)。考试安排实行分级管理,公共课

9、、基础课考试由教务处与任课学院共同组织,考查课、专业课考试由各学院组织安排。 受理时间:每学期第5周。 期末考试安排流程图(见图10)。每学期第六周考务科根据教务科提供选课结果,初排期末考试日程学院根据考务科初排的考试日程进行核对,若发现有遗漏等问题,应及时将意见反馈给考务科,并于第八周前将监考教师名单报送考务科第十周考务科根据各学院意见进行调整,最后排定考试日程,并确定监考教师第十二周考务科将“期末考试安排表”发至各学院,并在校园网上公布 由各学院将“期末考试安排表”发至各任课教师和监考教师,由任课教师负责通知学生或学生在网上查询考试后3天内报送成绩考卷及成绩分析,考场名单保存在各院教务办,

10、保存期四年图10 期末考试安排流程2、英语四、六级考试,成人学位英语考试1 承办部门:考务科(云塘校区一办公楼B-103)。2 受理时间:每年3月中旬、9月中旬。3 全国大学英语四、六级考试组织流程图(见图11)。学生网上报名学院网上审核名单考务科汇总整理准考证信息校对考务科组织考试成绩发布成绩单由考务科发至各学院教务办,由学院发给学生图11 大学英语四、六级考试组织流程说明:1、全国大学英语四、六级考试每年举行两次,湖南省英语应用能力考试报名与本考试同时进行。2、每次考试工作的组织与考试时间以省教育厅下发的通知为准,以上为基本程序。3、全国计算机等级考试1 承办部门:考务科(云塘校区一办公楼

11、B-103)。2 受理时间:每年6月底、12月底。3 全国计算机等级考试流程图(见图12)。学生网上报名学院网上审核名单考务科汇总整理准考证信息校对考务科组织考试成绩发布证书由考务科发至各学院教务办,由学院发给学生图12 全国计算机等级考试组织流程4、课程考试成绩复查1 承办部门:考务科(云塘校区一办公楼B-103)。2 受理时间:第学期开学第一周。3 学生查分流程图(见图13)。本人申请(教务处网上下载申请表)学生所在学院教学副院长签字后交考务科教务处主管处长审批后交考务科考务科组织试卷复查复查结果经主管处长审批后报成绩与学籍管理科图13 学生查分流程5、课程缓考 承办部门:考务科(云塘校区

12、一办公楼B-103)。 受理时间:考试前一周。 缓考办理流程图(见图14)。本人申请(教务处网上下载申请表)学生所在学院教学副院长签字主管处长审批签字复印件交考务科及学院备案图14 学生课程缓考手续办理流程6、课程插班考试 承办部门:考务科(云塘校区一办公楼B-103)。 受理时间:考试前一周。 课程插班考试办理流程图(见图15)。A、期末考试插班:只限因特殊情况没有正常选课的学生。本人申请(教务处网上下载申请表)主管处长签字或凭缓考单考务科办理插班考试凭插班申请单参加指定课程考试B、学期补考插班:限毕业班学生及缓考学生本人申请(教务处网上下载申请表)学生所在学院教务办审核学生所在学院教务办办

13、理插班考试图15 学生课程插班考试办理流程四、实践教学管理1、课程设计(学年论文) 承办部门:实践教学管理科(云塘校区一办公楼B-106)。 课程设计(学年论文)工作流程示意图(见图16)。指导教师填报长沙理工大学课程设计(学年论文)工作计划表,报一份教务处备案 根据课程设计(学年论文)大纲,拟定题目,经系(教研室)主任审定后,向学生下达任务书 学生设计(学年论文)阶段,指导教师指导,学院检查 学生提交课程设计(学年论文)报告 评定成绩,完成有关文档归档,交系(教研室)或学院相关部门保管(不低于三年) 填报长沙理工大学课程设计(学年论文)工作总结表,分别交教务处、学院教务办各一份图16 课程设

14、计(学年论文)工作流程2、实习 承办部门:实践与创新教育科(云塘校区一办公楼B-106)。 实习组织工作流程示意图(见图17)。落实实习单位,填报长沙理工大学实习工作计划表报教务处备案,编写实习指导(任务)书 实习准备:1、学生到教材中心领取实习日记和实习报告纸; 2、实习动员、安全教育; 3、指导教师发放实习指导(任务)书。集中分散实习教师向学院借款及所需用品学生与实习单位商拟实习计划,交指导教师审定指导教师按计划组织实习,并与学院保持联系学生签订实习期间安全协议与指导教师保持联系,指导教师随机检查按时返校,递交实习日记和实习报告以及实习单位的实习鉴定学生实习考核、总结【分散实习的学生须进行

15、实习答辩】 实习结束后1周内,填报长沙理工大学实习工作总结,相关材料归档报账:填写长沙理工大学本科实习完成情况汇总表学院审核签字 财务处报账图17 实习组织工作流程注:工作计划、总结均一式二份,实践与创新教育科、学院教务办各存1份。3、毕业设计(论文) 承办部门:实践与创新教育科(云塘校区一办公楼B-106)。 毕业设计(论文)工作流程示意图(见图18)。 确定指导教师名单: 7学期(或9学期)第10周前学院通过教务网络管理系统按专业确定毕业设计(论文)指导教师名单课题申报: 7学期(或9学期)第12周前学院组织指导教师完成网上题目申报工作审题:7学期(或9学期)第13周学院完成专业(系)及学

16、院两级审题工作学生选题、教师确认选题学生:7学期(或9学期)第15周前学院完成毕业班学生集中网上选题 下达任务书:7学期(或9学期)第17周前指导教师将任务书下达到至学生手中。7学期末学生完成文献综述的撰写 8学期(或10学期)第10周前完成毕业设计(论文)前期、中期检查8学期(或10学期)第14周前学院将答辩安排计划上报教务处。完成学生答辩资格审查以及毕业设计(论文)文档的查重工作8学期(或10学期)第16周前完成毕业设计(论文)答辩工作评选校级优秀毕业设计(论文)上报毕业设计(论文)成绩资料整理分级归档,学期结束前一周向教务处报学院毕业设计(论文)工作总结学生毕业设计(论文)纸质文档、电子

17、文档(光盘)送交图书馆归档图18 毕业设计(论文)工作流程示意图五、学籍与成绩管理1、成绩报送1 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。2 受理时间:课程考核结束后一周内。3 本科生成绩报送流程图(见图19)。评卷,统分,填写试卷分析报告。教研室审核课程成绩成绩分布异常成绩分布正常严重偏离正态分布的课程成绩学院需复审任课教师在网上完成成绩报送工作,并将纸质成绩单一式二份送教师所在学院教务办,由学院教务办清点汇总,报学籍与成绩管理科。机关兼职教师在网上报送完成绩后,将纸质成绩单1份直接送学籍与成绩管理科审核通过即时在网上公布成绩图19 本科生成绩报送流程2、成绩查询 承办部门

18、:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 受理时间:每学期开学三周以内。 本科生成绩查询流程图(见图20)。学生到本人所在学院教务办递交有效申请表(经批准的插班考试申请表、课程缓考申请表等)学院教学干事汇总后集中到学籍与成绩管理科查询查询结果直接公布在网上图20 本科生成绩查询流程3、办理学业成绩证明 承办部门:学籍与成绩管理科、教务处办公室(云塘校区一办公楼A-102、A-112)。 办理学业成绩证明流程图(见图21)。(一) 在校学生因出国留学需本科成绩证明教务处学籍与成绩管理科成绩管理员出具成绩单并签字学生自己复印或重新打印中、英文成绩单 英文成绩单报国际交流处核准签字持原件和

19、经核准的打印件到教务处办公室盖章(每周二、四下午办理)(二)应届毕业生因找工作、报考公务员、报考研究生需要出具成绩证明由学院教务办统一办理学生成绩单,经院学生成绩管理员审核签字并加盖学院公章注:报考本校研究生的同学不必加盖教务处公章到教务处办公室盖章图21 办理学业成绩证明流程注:1、学生成绩必须真实,不得更改。2、已毕业学生所需成绩证明到学校档案馆办理。4、休学 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 本、专科生办理休学流程图(在学期初或学期末集中办理休学手续)(见图22)。学生到学院学工办 填写休学审批表(因病休学出示 县级以上医院病历诊断书)学院(或学校医院)审核并签

20、署意见教务处审批学籍与成绩管理科办理休学手续、教务科办理退课手续图22 本、专科生办理休学流程5、复学 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 本、专科生办理复学流程图(在学期初或学期末集中办理复学手续)(见图23)。自费出国留学不成功学生复学应征入伍学生复学。在退伍后一年内,凭部队退伍证明先到学校人武部办理相关手续因伤病休学学生复学。开学前一周持休学通知书、县级以上医院病情诊断书及休学期间体检材料到校医院保健科复查 不 合格凭休学证明先到学院签字、再到学籍与成绩管理科办理复学手续,编入相应班级,发出复学通知合格 学生凭复学通知到学校相关部门报到复学根据校医院建议需第二次休

21、学的由学生本人办理继续休学手续,休学满二年仍不能复学者作退学处理图23 本、专科生办理复学流程6、学籍处理 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 受理时间:秋季学期第4周前(春季学期办理学籍预警)。 本科生学籍处理工作流程图(见图24)。学院教务办按学籍管理规定清理欠修学分学生名单学院审核,并签署意见 第4周学院将留级、退学名单上报学籍与成绩管理科审核教务处主管处长审批校务会议审批、行文学院教务办通知学生及学生家长学籍与成绩管理科办理学籍异动手续,将异动信息录入学籍库图24 本科生学籍处理工作流程7、退学 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 本、专

22、科生办理退学流程图(见图25)。因病退学出国自动退学要求自动退学因成绩原因退学本人申请(附家长意见),学院审批校医院提出退学建议、或经省级医院鉴定本人申请(附家长意见),学院审批学院按规定清理、审批学院审批学籍与成绩管理科核实教务处主管处长审批校务会议审批、行文学院教务办通知学生本人及家长办理离校手续 学生持离校循环单到学籍与成绩管理科领取退学证明(符合条件者可发肄业证书)图25 本、专科生办理退学流程8、毕业生毕业资格、授予学位资格审批1 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。2 受理时间:每年5月中旬。3 本科生毕业资格、授予学位资格审查流程图(见图26)。教务处通过教

23、务管理系统进行毕业资格、学位资格审核,5月初将审核结果在校园网上公布 学院、学生个人在网上复核审核结果,并将有误信息反馈给教务处学籍与成绩管理科学位资格合格毕业资格合格 不合格1. 结业(学习满6(7)年并达到结业条件)2. 重新注册(于6月中旬到学籍与成绩科办理延长学习年限手续后方可注册) 学院学位评定分委员会评定、报同意授予学士学位名单到教务处复核校学位评定委员会审批 教务处打印学位证书 qq教务处打印毕业证书学生到学院教务办领取毕业证书学生到学院教务办领取学位证书图26 本利生毕业资格、授予学位资格审查流程9、在校生学年电子注册1 承办部门:学院学工办、教务办;教务处学籍与成绩管理科。2

24、 本、专科生学年电子注册流程图(见图27,详见长沙理工大学关于实行普通本专科在校生学年电子注册的暂行办法)。注册学籍暂缓注册重新注册缴清学费学生因故不能按期注册学生需延长学习年限学生第1-2周完成学生凭缴费单和学生证到学院学工办填写注册学籍登记表.附表1学生持暂缓注册批示到学院学工办填写暂缓注册登记表.附表21.本科生第五或第六(建筑学、城市规划专业第六或第七)学年开学后的2周内,到教务处学籍科重新注册学籍,并到相关部门办理报到手续,填写附表32.专科生可在结业二月后一年内回校,先到教务处学籍科注册第3周完成学院教务办在线完成注册操作学院教务办在线完成暂缓注册操作第4周公示学院将注册结果在网上

25、公示一周,无异议后再进行后面的流程操作第5周完成教务处学籍科在线审核注册学籍学生名单教务处学籍科在线审核暂缓注册学生名单第6周完成教务处学籍科将注册学籍数据转换、报教育厅学籍注册平台在线审核教务处学籍科将暂缓注册数据转换、报教育厅学籍注册平台在线审核教务处学籍科报教育厅学籍注册平台审核第9周完成教务处将注册结果在长沙理工大学教务管理网上公示一周,无异议后再进行后面的流程操作第10周完成教务处学籍科下载经教育厅审核过的注册学籍、暂缓注册学生名单,导入我校学籍库教务处学籍科将审核过的注册名单导入我校学籍库第10周完成教务处教务科接收学籍库数据,对学生选课资格进行确认图27 本、专科生学年电子注册流

26、程10、结业证书换毕业证书 承办部门:学籍与成绩管理科(云塘校区一办公楼A-102)。 本、专科生办理结业证书换毕业证书流程图(见图28)。结业生于结业后2个月以后(1年以内)回校,到学院填写换证审批表、核实补考科目学籍与成绩管理科审核教务处领导批准到考务科申请补考补考成绩合格 不合格学籍与成绩管理科换发毕业证书不予换发毕业证书图28 本、专科生办理结业证书换发毕业证书流程六、实验室建设与管理1、实验室建设项目立项审批 承办部门:实验室建设与管理科(云塘校区一办公楼B-105)。受理时间:每年12月中旬。实验室建设项目立项审批流程图(见图29)。学院(部)根据教学所需组织市场调研提出申请并填写实验室建设项目申请书学院(部)组织专家论证,学院(部)主管院(部)长签字审核教务处组织专家论证、复审提出下一年度设备投资计划报校务会审批图29 实验室建设项目立项审批流程2、实验室信息统计 承办部门:实验室建设与管理科(云塘校区一办公楼B-105)。 实验室信息统计工作流程示意图(见图30)。实验室建设与管理科发放相关通知新增实验项目各专业教师编制实验教学大纲发放实验室基本数据填报说明及表格对项目进行论证,材料汇总交学院教务办各学院填报学年度实验室基本数据信息表各学院

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