五学籍与成绩管理教务处长沙理工大学.docx
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五学籍与成绩管理教务处长沙理工大学
长沙理工大学教务处
办事流程
二○一四年九月
一、培养计划管理
1、修（制）订人才培养计划
①承办部门：
教学研究管理科（云塘校区一办公楼A-106）。
②修（制）订人才培养计划工作流程图（见图1）。
教务处提出修（制）订培养计划原则意见
学院制订培养计划
学院调研、论证
明确专业人才培养目标、规格、特色和培养要求、培养模式
学院审核
教务处初审（形式审查）
拟定方案
校教学指导委员会审定
（新专业培养计划需聘请校内外同行专家评审）
专业系（教研室）讨论、校内外专家研讨论证
主管校长审批
调整、修改方案
教务处汇编成册，下发执行
图1修（制）订人才培养计划工作流程
2、调整教学计划
①基本原则：
为确保培养计划的严肃性，各专业不得随意调整教学计划，确有特殊情况，应按程序办理。
②承办部门：
教学研究管理科（云塘校区一办公楼A-106）。
③受理时间：
每学期第3周以前，受理下一学期教学计划的调整申请。
④教学计划调整工作流程图（见图2）。
填写《长沙理工大学调整教学计划审批表》
教学研究科汇总
1、微调由教务处审核签字
2、较大调整需经专家审核后报主管校长批准
图2教学计划计划工作流程
注：
1.仅调整教学进程，请将审批表交教务科。
2.涉及实践教学计划调整，则需相关科室会签。
二、教务管理
1、制定每学期教学执行计划
①承办部门：
教务科（云塘校区一办公楼B-104）。
②受理时间：
每学期第三周。
③制订教学执行计划工作流程图（见图3）。
学院（部）按教学计划提出每学期各专业、各年级教学执行计划,在教务管理系统中设置好
学院（部）教务办主任审核签字
学院（部）教学院长（主任）审批签字
教务处教务科审核
主管处长批准签字执行
图3制订教学执行计划工作流程
2、安排课表
①承办部门：
教务科（云塘校区一办公楼B-104）。
②受理时间：
每学期第7～10周。
③课表编排流程图（见图4）。
学院（部）在教务管理系统中安排设置好所有教学任务的任课教师，提出教室使用要求
教务科编排课表
教务处主管处长审批
上网公布、学生选课（第15~19周）
课表微调（第19周）
正式下发课表（第20周）
图4课表编排流程
3、办理调停课
①基本原则：
任何人不得擅自停课、缺课、调课、请人代课，否则按《长沙理工大学普教本科教学事故认定与处理办理》予以处理。
若遇特殊情况（包括出差）需请假者，应按学校有关规定办理请假手续，事先作好教学安排，并填写《长沙理工大学调、停课申请单》。
由任课教师或教师所在院（部）教务办将调、停课决定通知有关学生。
②承办部门：
教务科（云塘校区一办公楼B-104）。
③办理调、停课工作流程图（图5）。
任课教师本人或教师所在学院教务办在教务网络管理系统中填写《长沙工理大学调停课申请单》
教师所在学院（部）主管教学副院长审批
教务处主管教学副处长审批
教务科处理、并安排好教室
教师所在学院教务办打印盖章
任课教师或教师所在院（部）教务办通知相关班级学生
图5办理调、停课工作流程
4、办理调整教学任务
①基本原则：
任何人不得擅自调整教学任务、教学进程，不得擅自更换教师等，否则按《长沙理工大学普教本科教学事故认定与处理办理》予以处理。
应事先先作好教学安排，并填写《长沙理工大学调整教学任务申请单》。
由任课教师或教师所在院（部）教务办将调整后的任务通知有关老师或学生。
②承办部门：
教务科（云塘校区一办公楼B-104）。
③办理调整教学任务工作流程图（图6）。
任课教师本人或所在学院教务办主任在教务网络管理系统中填写
《长沙工理大学调整教学任务申请单》
教师所在学院（部）主管教学副院长审批
教务处主管教学副处长审批
教务科处理、并安排好教室
教师所在学院教务办打印盖章
任课教师或教师所在院（部）教务办通知相关学生及老师
图6办理调整教学任务工作流程
5、教室借用
①承办部门：
教务科（云塘一办公楼B-104）。
②受理时间：
每周一、周三上午12：
00前。
③教室借用流程图（见图7）。
A：
学生（社团）活动临时借用教室
学生活动联系人在教务网络管理系统中填写
《教室借用申请单》
学院（部）主管学工副书记审批
是
是否需要多媒体教室
现代教育技术中心
否
教务处主管教学副处长审批
同意
教务科处理并安排好教室
活动联系人所在学院学工办打印盖章
活动联系人将盖章后的“长沙理工大学临时活动安排一览表”交活动教室所在教学楼值班室
B：
教学活动临时借用教室
任课教师本人或所在学院教务办在教务网络管理系统中填写
《长沙工理大学教学借用申请单》
教师所在学院（部）主管教学副院长审批
教务处主管教学副处长审批
教务科处理并安排好教室
教师所在学院教务办打印盖章
任课教师或教师所在院（部）教务办通知相关班级学生
图7办理教室借用工作流程
6、学生选课
①受理单位：
教务科（云塘一办公楼B-104）。
②受理时间：
每学期第15－19周。
微调时间：
第19周。
③学生选课流程图（见图8）
学生本人制定修读计划，仔细研读专业培养计划及教学安排进程表（导师指导，学生咨询）
确定本期修读课程（弄清课程先行后续关系及选课优先原则、学分数限定等）
按规定时间集中上机选课及自由选课（“选课时间、地点安排表”）根据教务网络管理系统中“网上选课”的提示选课并确认。
具体操作见教务处网站“选课操作指南”
第15－19周学生自由选课时间补选或改选
下学期第一周学校开放一天补选，学生在此之前须再一次核对选课结果，可在补选这一天补选课程，并打印出个人课表，按课表上课
图8学生选课流程
7、学生申请重修
①受理单位：
教务科（云塘一办公楼B-104）。
②受理时间：
每学期第19周。
③学生申请重修流程图（见图9）
学生本人在教务网络管理系统中申请课程重修
到学生所在学院教务办交费
各学院教务办核对交费名单后交教务科核对数据
教务科确认学生重修申请，并将重修课选到学生个人课表
学生自行查看课程表、上课
图9办理教室借用工作流程
三、考务管理
1、期末考试
①承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
考试安排实行分级管理，公共课、基础课考试由教务处与任课学院共同组织，考查课、专业课考试由各学院组织安排。
②受理时间：
每学期第5周。
③期末考试安排流程图（见图10）。
每学期第六周考务科根据教务科提供选课结果，初排期末考试日程
学院根据考务科初排的考试日程进行核对，若发现有遗漏等问题，应及时将意见反馈给考务科，并于第八周前将监考教师名单报送考务科
第十周考务科根据各学院意见进行调整，最后排定考试日程，并确定监考教师
第十二周考务科将“期末考试安排表”发至各学院，并在校园网上公布
由各学院将“期末考试安排表”发至各任课教师和监考教师，由任课教师负责通知学生或学生在网上查询
考试后3天内报送成绩
考卷及成绩分析，考场名单保存在各院教务办，保存期四年
图10期末考试安排流程
2、英语四、六级考试，成人学位英语考试
1承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
2受理时间：
每年3月中旬、9月中旬。
3全国大学英语四、六级考试组织流程图（见图11）。
学生网上报名
学院网上审核名单
考务科汇总整理
准考证信息校对
考务科组织考试
成绩发布
成绩单由考务科发至各学院教务办，由学院发给学生
图11大学英语四、六级考试组织流程
说明:
1、全国大学英语四、六级考试每年举行两次，湖南省英语应用能力考试报名与本考试同时进行。
2、每次考试工作的组织与考试时间以省教育厅下发的通知为准，以上为基本程序。
3、全国计算机等级考试
1承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
2受理时间：
每年6月底、12月底。
3全国计算机等级考试流程图（见图12）。
学生网上报名
学院网上审核名单
考务科汇总整理
准考证信息校对
考务科组织考试
成绩发布
证书由考务科发至各学院教务办，由学院发给学生
图12全国计算机等级考试组织流程
4、课程考试成绩复查
1承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
2受理时间：
第学期开学第一周。
3学生查分流程图（见图13）。
本人申请（教务处网上下载申请表）
学生所在学院教学副院长签字后交考务科
教务处主管处长审批后交考务科
考务科组织试卷复查
复查结果经主管处长审批后报成绩与学籍管理科
图13学生查分流程
5、课程缓考
①承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
②受理时间：
考试前一周。
③缓考办理流程图（见图14）。
本人申请（教务处网上下载申请表）
学生所在学院教学副院长签字
主管处长审批签字
复印件交考务科及学院备案
图14学生课程缓考手续办理流程
6、课程插班考试
①承办部门：
考务科（云塘校区一办公楼B-103）。
②受理时间：
考试前一周。
③课程插班考试办理流程图（见图15）。
A、期末考试插班：
只限因特殊情况没有正常选课的学生。
本人申请（教务处网上下载申请表）
主管处长签字或凭缓考单
考务科办理插班考试
凭插班申请单参加指定课程考试
B、学期补考插班：
限毕业班学生及缓考学生
本人申请（教务处网上下载申请表）
学生所在学院教务办审核
学生所在学院教务办办理插班考试
图15学生课程插班考试办理流程
四、实践教学管理
1、课程设计（学年论文）
①承办部门：
实践教学管理科（云塘校区一办公楼B-106）。
②课程设计（学年论文）工作流程示意图（见图16）。
指导教师填报《长沙理工大学课程设计（学年论文）工作计划表》，报一份教务处备案
根据课程设计（学年论文）大纲，拟定题目，经系（教研室）主任审定后，向学生下达任务书
学生设计（学年论文）阶段，指导教师指导，学院检查
学生提交课程设计（学年论文）报告
评定成绩，完成有关文档归档，交系（教研室）或学院相关部门保管（不低于三年）
填报《长沙理工大学课程设计（学年论文）工作总结表》，分别交教务处、学院教务办各一份
图16课程设计（学年论文）工作流程
2、实习
①承办部门：
实践与创新教育科（云塘校区一办公楼B-106）。
②实习组织工作流程示意图（见图17）。
落实实习单位，填报《长沙理工大学实习工作计划表》报教务处备案，编写实习指导（任务）书
实习准备：
1、学生到教材中心领取实习日记和实习报告纸；
2、实习动员、安全教育；
3、指导教师发放实习指导（任务）书。
集中
分散
实习教师向学院借款及所需用品
学生与实习单位商拟实习计划，交指导教师审定
指导教师按计划组织实习，并与学院保持联系
学生签订实习期间安全协议
与指导教师保持联系，指导教师随机检查
按时返校，递交实习日记和实习报告以及实习单位的实习鉴定
学生实习考核、总结【分散实习的学生须进行实习答辩】
实习结束后1周内，填报《长沙理工大学实习工作总结》，相关材料归档
报账：
填写《长沙理工大学本科实习完成情况汇总表》
学院审核签字财务处报账
图17实习组织工作流程
注：
工作计划、总结均一式二份，实践与创新教育科、学院教务办各存1份。
3、毕业设计（论文）
①承办部门：
实践与创新教育科（云塘校区一办公楼B-106）。
②毕业设计（论文）工作流程示意图（见图18）。
确定指导教师名单：
7学期（或9学期）第10周前学院通过教务网络管理系统按专业确定毕业设计（论文）指导教师名单
课题申报：
7学期（或9学期）第12周前学院组织指导教师完成网上题目申报工作
审题：
7学期（或9学期）第13周学院完成专业（系）及学院两级审题工作
学生选题、教师确认选题学生：
7学期（或9学期）第15周前学院完成毕业班学生集中网上选题
下达任务书：
7学期（或9学期）第17周前指导教师将任务书下达到至学生手中。
7学期末学生完成文献综述的撰写
8学期（或10学期）第10周前完成毕业设计（论文）前期、中期检查
8学期（或10学期）第14周前学院将答辩安排计划上报教务处。
完成学生答辩资格审查以及毕业设计（论文）文档的查重工作
8学期（或10学期）第16周前完成毕业设计（论文）答辩工作
评选校级优秀毕业设计（论文）
上报毕业设计（论文）成绩
资料整理分级归档，学期结束前一周向教务处报学院毕业设计（论文）工作总结
学生毕业设计（论文）纸质文档、电子文档（光盘）送交图书馆归档
图18毕业设计（论文）工作流程示意图
五、学籍与成绩管理
1、成绩报送
1承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
2受理时间：
课程考核结束后一周内。
3本科生成绩报送流程图（见图19）。
评卷，统分，填写试卷分析报告。
教研室审核课程成绩
成绩分布异常
成绩分布正常
严重偏离正态分布的课程成绩学院需复审
任课教师在网上完成成绩报送工作，并将纸质成绩单一式二份送教师所在学院教务办，由学院教务办清点汇总，报学籍与成绩管理科。
机关兼职教师在网上报送完成绩后，将纸质成绩单1份直接送学籍与成绩管理科
审核通过即时在网上公布成绩
图19本科生成绩报送流程
2、成绩查询
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②受理时间：
每学期开学三周以内。
③本科生成绩查询流程图（见图20）。
学生到本人所在学院教务办递交有效申请表（经批准的插班考试申请表、课程缓考申请表等）
学院教学干事汇总后集中到学籍与成绩管理科查询
查询结果直接公布在网上
图20本科生成绩查询流程
3、办理学业成绩证明
①承办部门：
学籍与成绩管理科、教务处办公室（云塘校区一办公楼A-102、A-112）。
②办理学业成绩证明流程图（见图21）。
（一）
在校学生因出国留学需本科成绩证明
教务处学籍与成绩管理科成绩管理员出具成绩单并签字
学生自己复印或重新打印中、英文成绩单
英文成绩单报国际交流处核准签字
持原件和经核准的打印件到教务处办公室盖章
（每周二、四下午办理）
（二）
应届毕业生因找工作、报考公务员、报考研究生需要出具成绩证明
由学院教务办统一办理学生成绩单，经院学生成绩管理员审核签字并加盖学院公章
注：
报考本校研究生的同学不必加盖教务处公章
到教务处办公室盖章
图21办理学业成绩证明流程
注：
1、学生成绩必须真实，不得更改。
2、已毕业学生所需成绩证明到学校档案馆办理。
4、休学
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②本、专科生办理休学流程图（在学期初或学期末集中办理休学手续）（见图22）。
学生到学院学工办填写休学审批表
（因病休学出示县级以上医院病历诊断书）
学院（或学校医院）审核并签署意见
教务处审批
学籍与成绩管理科办理休学手续、教务科办理退课手续
图22本、专科生办理休学流程
5、复学
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②本、专科生办理复学流程图（在学期初或学期末集中办理复学手续）（见图23）。
自费出国留学不成功学生复学
应征入伍学生复学。
在退伍后一年内，凭部队退伍证明先到学校人武部办理相关手续
因伤病休学学生复学。
开学前一周持休学通知书、县级以上医院病情诊断书及休学期间体检材料到校医院保健科复查
不合格
凭休学证明先到学院签字、再到学籍与成绩管理科办理复学手续，编入相应班级，发出复学通知
合
格
学生凭复学通知到学校相关部门报到复学
根据校医院建议需第二次休学的由学生本人办理继续休学手续，休学满二年仍不能复学者作退学处理
图23本、专科生办理复学流程
6、学籍处理
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②受理时间：
秋季学期第4周前（春季学期办理学籍预警）。
③本科生学籍处理工作流程图（见图24）。
学院教务办按学籍管理规定清理欠修学分学生名单
学院审核，并签署意见
第4周学院将留级、退学名单上报学籍与成绩管理科审核
教务处主管处长审批
校务会议审批、行文
学院教务办通知学生及学生家长
学籍与成绩管理科办理学籍异动手续，将异动信息录入学籍库
图24本科生学籍处理工作流程
7、退学
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②本、专科生办理退学流程图（见图25）。
因病退学
出国自动退学
要求自动退学
因成绩原因退学
本人申请（附家长意见），学院审批
校医院提出退学建议、或经省级医院鉴定
本人申请（附家长意见），学院审批
学院按规定清理、审批
学院审批
学籍与成绩管理科核实
教务处主管处长审批
校务会议审批、行文
学院教务办通知学生本人及家长办理离校手续
学生持离校循环单到学籍与成绩管理科领取退学证明（符合条件者可发肄业证书）
图25本、专科生办理退学流程
8、毕业生毕业资格、授予学位资格审批
1承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
2受理时间：
每年5月中旬。
3本科生毕业资格、授予学位资格审查流程图（见图26）。
教务处通过教务管理系统进行毕业资格、学位资格审核，5月初将审核结果在校园网上公布
学院、学生个人在网上复核审核结果，并将有误信息反馈给教务处学籍与成绩管理科
学位资格
合格
毕业资格合格
不合格
1.结业（学习满6（7）年并达到结业条件）
2.重新注册（于6月中旬到学籍与成绩科办理延长学习年限手续后方可注册）
学院学位评定分委员会评定、报同意授予学士学位名单到教务处复核
校学位评定委员会审批
教务处打印学位证书qq
教务处打印毕业证书
学生到学院教务办领取毕业证书
学生到学院教务办领取学位证书
图26本利生毕业资格、授予学位资格审查流程
9、在校生学年电子注册
1承办部门：
学院学工办、教务办；教务处学籍与成绩管理科。
2本、专科生学年电子注册流程图（见图27，详见《长沙理工大学关于实行普通本专科在校生学年电子注册的暂行办法》）。
注册学籍
暂缓注册
重新注册
↓
↓
↓
缴清学费学生
因故不能按期注册
学生
需延长学习年限学生
↓
↓
↓
第1-2周完成
…
学生凭缴费单和学生证到学院学工办填写注册学籍登记表.附表1
学生持暂缓注册批示到学院学工办填写暂缓注册登记表.附表2
1.本科生第五或第六（建筑学、城市规划专业第六或第七）学年开学后的2周内，到教务处学籍科重新注册学籍，并到相关部门办理报到手续，填写附表3
2.专科生可在结业二月后一年内回校，先到教务处学籍科注册
↓
↓
第3周完成
…
学院教务办在线完成注册操作
学院教务办在线完成暂缓注册操作
↓
↓
第4周公示
…
学院将注册结果在网上公示一周，无异议后再进行后面的流程操作
↓
↓
第5周完成
…
教务处学籍科在线审核注册学籍学生名单
教务处学籍科在线审核暂缓注册学生名单
↓
↓
↓
第6周完成
…
教务处学籍科将注册学籍数据转换、报教育厅学籍注册平台在线审核
教务处学籍科将暂缓注册数据转换、报教育厅学籍注册平台在线审核
教务处学籍科报教育厅学籍注册平台审核
↓
↓
↓
第9周完成
…
教务处将注册结果在长沙理工大学教务管理网上公示一周，无异议后再进行后面的流程操作
↓
↓
↓
第10周完成
…
教务处学籍科下载经教育厅审核过的注册学籍、暂缓注册学生名单，导入我校学籍库
教务处学籍科将审核过的注册名单导入我校学籍库
↓
↓
第10周完成
…
教务处教务科接收学籍库数据，对学生选课资格进行确认
图27本、专科生学年电子注册流程
10、结业证书换毕业证书
①承办部门：
学籍与成绩管理科（云塘校区一办公楼A-102）。
②本、专科生办理结业证书换毕业证书流程图（见图28）。
结业生于结业后2个月以后（1年以内）回校，到学院填写换证审批表、核实补考科目
学籍与成绩管理科审核
教务处领导批准
到考务科申请补考
补考成绩
合格不合格
学籍与成绩管理科换发毕业证书
不予换发毕业证书
图28本、专科生办理结业证书换发毕业证书流程
六、实验室建设与管理
1、实验室建设项目立项审批
①承办部门：
实验室建设与管理科（云塘校区一办公楼B-105）。
②受理时间：
每年12月中旬。
③实验室建设项目立项审批流程图（见图29）。
学院（部）根据教学所需组织市场调研
提出申请并填写《实验室建设项目申请书》
学院（部）组织专家论证，学院（部）主管院（部）长签字审核
教务处组织专家论证、复审
提出下一年度设备投资计划
报校务会审批
图29实验室建设项目立项审批流程
2、实验室信息统计
①承办部门：
实验室建设与管理科（云塘校区一办公楼B-105）。
②实验室信息统计工作流程示意图（见图30）。
实验室建设与管理科发放相关通知
新增实验项目
各专业教师编制实验教学大纲
发放实验室基本数据填报说明及表格
对项目进行论证，材料汇总交
学院教务办
各学院填报学年度实验室基本数据信息表
各学院
升级会员 