档案批量挂接标准.docx

1、档案批量挂接标准内蒙古电力信息化建设项目协同办公系统档案批量挂接标准1引言1.1档案批量挂接的目的智能数字化档案管理系统中批量挂接是一种较为紧密的方法，是将电子文件直接存储数据库有关条目的某字段中去，并将电子文件直接挂接在目录条目上。当利用者在查询到所需要的电子文件时，往往需要立即查阅文件的内容。此时档案数字化将完美的实现此功能，用户找到条目可立即打开该文件阅览，从面大大的提高了档案的利用率，使档案在日常工作中发挥更重要的作用。2批量挂接标准本细则规定了图档的主要技术要求，并针对协同办公档案系统对图档数字化处理及图档成果的管理。2.1图档分类号规范下列文件引用于国家图档标准而成为本细则分类号的

2、规范。6-9大类的信息分类：6电力系统生产、调度7科学技术研究8基本建设9设备仪器2.2附件后缀规范下列术语和定义只适用于本细则。2.2.1CAD后缀为（.rar）消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIF、JPG、DWG等压缩格式。一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值、灰度及彩色模式下的图像存储。2.2.2彩色后缀为（.jpg）一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储

3、。2.2.3黑白后缀为（.tif）只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。3档案数字化基本要求3.1图档数字化的确定原则应当对所要进的图档按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期、短期保存、符合有关规定的档案可列入数字化挂接的范围。3.2基本环节图案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建立、附件处理、附件存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4目录建立4.1档案建立按照的要求进行录入，可手工录入或通过excel进行数据导入建立档案条目信息。4.2目录数据质量检查核对录入项目是否完整、录入内容是否规范、准确，发现不合格的数据

4、应要求进行修改或重录。5批量挂接档案数字化转换过程中形成的目录信息与图像附件，通过在线方式加载到服务器。通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。5.1挂接流程图5.2挂接步骤5.2.1整合本地电子文件在本地建立与图档条目信息相同档号的文件夹，去除附件中由系统自动加载的附件如（.db）文件，并将所需文件按需分别放在指定的文件夹下；5.2.2服务器（上传）将本地建立完毕的文件夹上传至105测试服务器的指定路径“app/archivefile/links”下； 5.2.3增加条目信息项目名称、分类号不需要输入，项目名称根据制定规则选择即可；档号根据制定规则生成（年度编码+分类

5、编号+案卷号）；案卷号需手工输入与旧系统相同的案卷号。5.2.4批量挂接上述文件都整理合完毕后，进入档案系统选择“科技档案卷内目录”，查找与电子文件名相同档号的条目信息点击“档案管理-批量挂接”按钮进行挂接；注：点击批量挂接时提示如下画面，为条目信息中没有档号，档号是批量挂接唯一标识。5.2.5完成挂接挂接成功后“科技档案卷内目录”条目录信息附件中附件个数显示已挂接的附件数量，表明电子文件已挂接完成；注：如出现断网络链接失败，可重新挂接，并将原有挂接信息直接覆盖。6数据验收8.1目录数据验收以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中，档

6、号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95）。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数100%8.2图像数据验收以全宗的一个或多个目录为单位，随机抽查5的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100；扫描图像完整性要求100正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95以上（含95）。合格率=抽检合格文件数抽检文件总数100。7数据备份7.1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。7.2备份方

7、式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线备份。7.3在线备份目录信息及附件的备份，保证档案的利用与安全。7.4数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。7.5备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。7.6备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。8数字化成果管理8.1在线管理可选用在线方式，配合相应的设备对数字化成果进行管理。8.2纸质管理应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。8.3网上利用档案数字化成果提供网上检索利用时，并根据具体情况分别采用可借阅或不可借阅的方式。