档案批量挂接标准.docx

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档案批量挂接标准

内蒙古电力信息化建设项目

协同办公系统

档案批量挂接标准

1引言

1.1档案批量挂接的目的

智能数字化档案管理系统中批量挂接是一种较为紧密的方法，是将电子文件直接存储数据库有关条目的某字段中去，并将电子文件直接挂接在目录条目上。

当利用者在查询到所需要的电子文件时，往往需要立即查阅文件的内容。

此时档案数字化将完美的实现此功能，用户找到条目可立即打开该文件阅览，从面大大的提高了档案的利用率，使档案在日常工作中发挥更重要的作用。

2批量挂接标准

本细则规定了图档的主要技术要求，并针对协同办公档案系统对图档数字化处理及图档成果的管理。

2.1图档分类号规范

下列文件引用于国家图档标准而成为本细则分类号的规范。

6-9大类的信息分类：

6[电力系统生产、调度]

7[科学技术研究]

8[基本建设]

9[设备仪器]

2.2附件后缀规范

下列术语和定义只适用于本细则。

2.2.1CAD后缀为（.rar）

消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

纸质档案数字化过程中，较常见的有TIF、JPG、DWG等压缩格式。

一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。

主要适用于黑白二值、灰度及彩色模式下的图像存储。

2.2.2彩色后缀为（.jpg）

一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。

主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。

2.2.3黑白后缀为（.tif）

只有黑白两级灰度的数字图像。

它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。

3档案数字化基本要求

3.1图档数字化的确定原则

应当对所要进的图档按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久或长期、短期保存、符合有关规定的档案可列入数字化挂接的范围。

3.2基本环节

图案数字化的基本环节主要包括：

档案整理、目录建立、附件处理、附件存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

4目录建立

4.1档案建立

按照的要求进行录入，可手工录入或通过excel进行数据导入建立档案条目信息。

4.2目录数据质量检查

核对录入项目是否完整、录入内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

5批量挂接

档案数字化转换过程中形成的目录信息与图像附件，通过在线方式加载到服务器。

通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。

5.1挂接流程图

5.2挂接步骤

5.2.1整合本地电子文件

在本地建立与图档条目信息相同档号的文件夹，去除附件中由系统自动加载的附件如（.db）文件，并将所需文件按需分别放在指定的文件夹下；

5.2.2服务器（上传）

将本地建立完毕的文件夹上传至105测试服务器的指定路径“app/archivefile/links”下；

5.2.3增加条目信息

项目名称、分类号不需要输入，项目名称根据制定规则选择即可；

档号根据制定规则生成（年度编码+分类编号+案卷号）；

案卷号需手工输入与旧系统相同的案卷号。

5.2.4批量挂接

上述文件都整理合完毕后，进入档案系统选择“科技档案—卷内目录”，查找与电子文件名相同档号的条目信息点击“档案管理-批量挂接”按钮进行挂接；

注：

点击批量挂接时提示如下画面，为条目信息中没有档号，档号是批量挂接唯一标识。

5.2.5完成挂接

挂接成功后“科技档案—卷内目录”条目录信息附件中附件个数显示已挂接的附件数量，表明电子文件已挂接完成；

注：

如出现断网络链接失败，可重新挂接，并将原有挂接信息直接覆盖。

6数据验收

8.1目录数据验收

以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5％的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。

其中，档号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95％）。

合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

8.2图像数据验收

以全宗的一个或多个目录为单位，随机抽查5％的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。

图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。

图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。

图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95％以上（含95％）。

合格率=抽检合格文件数／抽检文件总数×100％。

7数据备份

7.1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

7.2备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线备份。

7.3在线备份

目录信息及附件的备份，保证档案的利用与安全。

7.4数据检验

备份数据也应进行检验。

备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

7.5备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

7.6备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

8数字化成果管理

8.1在线管理

可选用在线方式，配合相应的设备对数字化成果进行管理。

8.2纸质管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

8.3网上利用

档案数字化成果提供网上检索利用时，并根据具体情况分别采用可借阅或不可借阅的方式。