贝思外贸软件-标准版操作手册文档格式.doc

1、3.3.百宝箱293.3.1.万年历293.3.2.科学计算器303.3.3.度量衡换算303.4.销售管理313.4.1.客户资料313.4.2.客户询价单353.4.3.内销合同373.4.4.产品推广403.4.5.出口报价单413.4.6.外销合同453.4.7.合同进度表483.4.8.客户出货情况493.4.9.客户快递情况503.4.10.商机管理513.5.采购管理533.5.1.工厂询价单533.5.2.快速报价573.5.3.快速报价审批583.5.4.工厂资料583.5.5.产品资料623.5.6.采购合同673.5.7.物料订单703.5.8.采购跟单733.5.9.审

2、批后采购商品修改743.5.10.工厂快递管理753.5.11.打样管理763.5.12.样品间管理793.5.13.验货管理803.6.单证管理823.6.1.出运管理823.6.2.客户单证853.6.3.报关单证873.6.4.出运运费申请893.6.5.海关编码903.6.6.代理公司维护913.6.7.装柜图913.7.财务管理933.7.1.开票通知单933.7.2.公司流水账953.7.3.收汇登记963.7.4.收汇计划983.7.5.付款登记993.7.6.付款计划1013.7.7.货代付款登记1013.7.8.零星付款登记1023.7.9.结算表1023.7.10.汇率表1

3、033.8.前台1043.8.1.快递管理1043.8.2.第三方快递1043.9.生产管理1063.9.1.生产订单1063.9.2.生产任务管理1093.9.3.工序单管理1103.9.4.工艺单管理1123.10.库存管理1133.10.1.采购入库1133.10.2.物料入库1153.10.3.其它入库1183.10.4.销售出库1213.10.5.领料出库管理1243.10.6.其它出库1273.10.7.即时库存查询1293.10.8.库存收发明细表1303.10.9.库存收发汇总表1313.10.10.仓库名称1313.10.11.库存初始化1323.11.基础数据1333.11

4、.1.产品分类1333.11.2.客户属性设置1333.11.3.快递公司1343.11.4.国家及港口1353.11.5.数量单位1353.11.6.重量单位1363.11.7.包装单位1363.11.8.地区1373.11.9.汇率1373.11.10.采购合同条款1383.11.11.系统参数设置1393.11.12.内销合同条款1393.11.13.银行信息1413.11.14.物料订单合同条款1423.12.统计分析1433.12.1.商品毛利润统计1433.12.2.外销合同统计1443.12.3.采购订单统计1453.12.4.销售额统计1454.高级功能介绍1464.1.数据表

5、单设计1464.1.1.界面位置调整1464.1.2.输入框标签设计1474.2.数据网格设计1474.2.1.列的显示/隐藏操作1474.2.2.列的显示宽度调整1484.2.3.列的位置调整1494.2.4.列的数据过滤1494.2.5.列的添加/删除操作1504.3.Excel报表设计1504.3.1.报表基本操作1504.3.2.报表数据字段参数1504.3.3.报表计算公式1504.4.Jasper报表设计151 1. 软件数据初始化软件初始化主要工作支持多个公司抬头的录入，基础数据的录入，岗位的创建，员工帐户的创建和权限的分配、大致分为3个模块。1.1. 基础数据设置基础数据包括设

6、置公司抬头信息、客户资料、供应商资料（工厂资料）、产品资料、基础信息相关字典数据的设置。1.1.1. 设置公司抬头信息详见，公司抬头信息主要用于报价单、外销合同、内销合同、采购合同等合同或单据对外公司抬头信息设置。1.2. 批量数据资料导入基础信息批量导入包括客户资料，工厂资料，产品资料导入。这些基础数据的导入，都采用Excel模板格式进行批量导入。1.2.1. 客户资料导入客户资料导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入客户资料信息。然后再通过我们提供的接口按钮导入到贝思外贸平台中，大致分为二步操作：1） 整理客户资料根据我们提供的Excel模板格式，把客户资料信息批量录入

7、到Excel中。录入数据客户简称，客户名称，客户地址，电话，联系人是必须输入的。l 温馨提示:客户简称一般不超过10字符。例如宁波贝思软件有限公司，简称就是贝思软件客户名称不超过255个字符。例如公司的名称宁波贝思软件有限公司2） 导入Excel客户资料 单击导入客户资料按钮打开菜单 “销售管理 客户资料” 单击共享池中客户导入客户资料按钮。 选择导入的Excel数据弹出导入客户资料界面，单击 “选择文件”按钮。选择Excel “客户资料.xls”,再单击“打开”,显示如下图所示。 上传文件单击“上传文件”按钮，将会把选择的“客户资料.xls”里的客户资料导入的贝思系统中。如果上传成功客户资料

8、旁边将显示，如果是失败将会显示红点。 成功提示成功导入的客户资料信息将会放到共享池中。1.2.2. 工厂资料导入工厂资料导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入工厂资料信息。1） 整理工厂资料根据我们提供的Excel模板格式，把工厂资料信息批量录入到Excel中。录入数据的工厂编号、工厂名称、工厂地址是必须输入的。工厂编号不超过10个字符，例如F0001，F0002顺号工厂名称例如宁波贝思软件有限公司，简称就是贝思软件2） 导入工厂资料 单击导入工厂资料按钮打开菜单 “采购管理 工厂资料” 单击“导入工厂资料”按钮。 选择工厂资料文件弹出导入工厂资料界面，单击 “选择文件”按

9、钮。选择Excel “工厂资料.xls”,再单击“打开”,显示如下图所示。 上传工厂资料单击“上传文件”按钮，将会把选择的“工厂资料.xls”里的工厂资料导入的贝思系统中。如果上传成功工厂资料旁边将显示，如果是失败将会显示红点。 1.2.3. 产品数据导入导入工厂资料包括二部份：一部份是产品资料信息的导入，另外一部份是产品图片的导入。产品资料信息导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入产品资料信息。然后再通过我们提供的接口按钮导入到贝思外贸平台中。而产品图片只要复制到我们指定目录中即可。1） 批量产品信息导入 准备产品信息资料根据我们提供的Excel模板格式，把产品资料信息批

10、量录入到Excel中，录入数据的商品编号、品名、工厂编号、工厂名称、单价是必须输入的。货号不超过10个字符，例如可以一组序号，也可以 分类编号+序号，例如WHE-20001 导入Excel产品资料 产品资料” 单击“导入产品资料信息”按钮。 选择产品资料进行上传弹出导入产品资料界面，单击 “选择文件”按钮。选择“产品资料.xls”文件,再单击“打开”,显示如下图所示。单击“上传文件”按钮，将会把选择的“产品资料.xls”里的产品资料信息导入的贝思系统中。如果上传成功产品资料旁边将显示，如果是失败将会显示红点。 2） 批量图片导入 整理产品图片把所有图片文件名必须与商品编号一致。图片的扩展名必须

11、小写的，例如“WHW20001.jpg”。 同步产品图片打开指定目录“/kingbes-std/upload/productpic_default”把产品图片复制到这个目录中。然后再单击工具栏上的“同步产品图片”按钮。1.3. 员工帐户分配操作创建员工登录帐户需要三步操作：1） 设定员工的岗位权限 2）增加登录帐户 3）给登录帐户分配权限 4）重置登录帐户密码（可选）注意： 岗位是指一组菜单的操作按钮集合; 帐户是具有登录到平台的钥匙。 分配权限是指每一个员工登录具备操作菜单的范围，而这个范围必须限定。这种范围也可以叫岗位设定。1.3.1. 设定岗位权限系统管理岗位管理1.3.2. 增加登录帐

12、户系统管理帐户管理1.3.3. 分配登录岗位权限1.3.4. 登录平台创建帐户的默认密码是123456（除非重置过密码），登录名是根据用户管理的登录帐户号进行登录。2. 功能模块说明2.1. 快速入门操作2.1.1. 操作步骤介绍第一步、输入客户资料第二步、输入工厂资料第三步、输入产品资料第四步、给客户做报价单第五步、给客户做PI外销合同第六步、给客户做下单采购合同第七步、给客户做出运管理第八步、给客户做单证和财务2.1.2. 业务模块流程图出口报价单询价单外销合同收汇（订金）出运计划生产订单采购合同采购跟单付款单证制作收汇（尾款）退税报关单证客户单证货代费用结算表合同进度表工厂资料客户资料产

13、品资料提交/审批其他费用图2-1-1 总体业务流程2.1.3. 业务模块流程图仓库管理采购入库物料入库手工入库销售出库内销出库手工出库库存出入库明细库存盘点库存汇总多仓库设置业务智能分析和数据挖掘销售管理客户询价单出货情况客户寄样内销合同.采购管理供应商管理跟单管理工厂寄样验货管理出货图单证管理出运管理代理公司海关编码运费申请装柜图财务管理付款计划收汇计划付款登记收汇登记其它费用汇率表样品管理打样管理样品间管理前台管理来样登记寄样登记数据接口引擎工作流引擎报表配置引擎界面配置引擎消息提醒引擎2.1.4. 功能模块图2.2. 系统管理2.2.1. 公司信息打开菜单 选择“系统管理公司信息”页面，

14、如下图所示。1） 上传logo单击按钮，可以为被选中的公司上传logo图片。2） 删除logo单击按钮，可以删除被选中公司的logo图片。2.2.2. 岗位职能管理岗位职能管理”页面，如下图所示。岗位职能管理界面1） 岗位分类岗位是一组功能权限的组合名称，即右边的功能操作点的组合名称。例如采购员的岗位是由右边的选择功能权限来决定采购员的岗位权限范围每一个岗位都是由右边的功能节点组成的。分配的节点功能越多权限也就越大。2） 添加岗位单击左边的“添加按钮”，输入岗位编号和名称。单击“保存”。岗位编号必须是唯一，必须三位数字+字符组成。例如H01，Y01，必须是唯一。3） 删除岗位选中左边的岗位名称

15、，再单击岗位名称上方的删除按钮。4） 分配权限首先选中岗位，然后再选择右边权限树的节点功能。再单击最低部的 ”保存权限” 按钮.将会提示 保存成功!l 温馨提示一定要提示保存成功，才可以。否则是失败的。2.2.3. 员工账户管理打开菜单 “系统管理员工账户管理”页面，界面如下图1-2所示。员工帐户管理员工帐户管理包括了部门管理和用户管理，而用户管理可以添加员工登录帐户，员工的基本信息，而员工的岗位权限分配。也可以重置员工的密码。1） 员工基本信息说明编号：是系统自动产生的唯一5位序号，例如00001，00002一直升序登录帐户：输入的帐户号必须是唯一的。决定用户的登录ID名字。姓名：是标识员工

16、的真实姓名。所有操作记录都使用这个名字进行标识。部门：是用户所在的哪一个部门。打印别名：是使用在报价单，外销合同打印出来的联系人。如果有输入打印别名，那么在单据里就使用这个别名，而不会使用真实姓名。禁用登录：有些离职的员工，可以勾上这个选项。那么他无法再登录贝思外贸平台。禁止外网：勾上代表不让员工在外网，办公室以外的地方操作贝思外贸平台。但不影响在办公室内操作外贸平台打印别名：有效的防止新进来的销售员，使用自己真实的姓名与客户进行联系。2） 员工帐户管理左边区域是部门分类，右边区域是员工信息。3） 部门管理可以单击部门管理上方的添加，编辑，删除按钮来管理部门。如下图所示：部门编号必须是唯一的。

17、由三个字符组成。删除部门：必须保证此部门下没有人员。然后选中此部门，再单击工具栏的“删除按钮”编辑部门：首先选中想要编辑的部门，然后再单击工具栏上的 ”编辑按钮”4） 添加员工资料在部门管理中选中一个要添加员工的部门,直接单击员工信息列表的“添加按钮”，在员工信息列表下方会出现一条新的记录。然后再蓝色与红色的列中输入相关的员工信息。再单击上方的保存按钮。如下图所示单击保存按钮，将会提交并刷新用户列表。系统自动会分配一个员工编号。5） 修改员工资料单击蓝色与红色列中进行修改数据。然后再单击保存。6） 权限设置选中一个员工记录，如下图所示：单击“权限设置”按钮将会弹出权限管理窗口，如下图所示：权限

18、管理窗口由四部分组成： 岗位选择用户岗位分配就是此用户具有哪一些操作菜单。因为我们定义过每一个岗位的操作菜单。如图所示：例如我们分配 “销售员”岗位为例，那么他登录的菜单列表就是销售员的菜单。销售岗位可以在系统管理-岗位职能管理中定义，如下图所示： 查看数据范围查看数据范围就是此用户可以看到哪一些员工的数据，而不是菜单。查看数据范围有三个选择：全局查看：如果选中此项那么整个公司的数据资料都可以看到部门查看：如果选中的部门查看，那么选中哪一个部门，只能看到哪一个部门的数据资料。个人查看：是针对人的，选中哪一个用户。就是可以看到哪一个用户的数据资料数据资料例如报价单，外销合同，采购合同等操作数据。

19、 高级权限系统管理员：勾上那么 此用户可以分配权限，添加用户等高级操作7） 重置密码是管理员对任意用户进行修改任意密码。不需要输入旧密码。2.2.4. 账户登录历史账户登录历史”页面，界面如下图所示。图3-1-3-1 帐户登录历史查看查看某一用户，在什么时候登录。在什么地方，哪一个帐户，哪一个部门登录。2.2.5. 修改密码修改密码”页面，界面如下图所示。图3-1-4-1 修改登录密码2.2.6. 重新登录重新登录”页面或点击右上角“重新登录”按钮，界面如图所示。图3-1-5-1 重新登录2.2.7. 个人信息个人信息” 界面如下图所示。灰色背景是不能进行修改的。白色背景是可以修改，修改完以后

20、，按 ”确认”按钮2.2.8. 退出平台退出平台”.就会回到登录界面。2.3. 百宝箱2.3.1. 万年历打开菜单 “百宝箱万年历”页面，界面如下图所示。图3-2-1-1 万年历2.3.2. 科学计算器打开菜单“百宝箱科学计算器”页面，界面如下图所示。图3-2-2-1 科学计算器2.3.3. 度量衡换算度量衡换算”页面，界面如下图所示。图3-2-3-1 度量衡换算2.4. 销售管理2.4.1. 客户资料打开菜单 “销售管理客户资料”页面，界面如下图所示。图3-3-2-1 客户资料列表1） 客户资料分为在3个区域，左边是客户分类，右边是客户信息列表中心，下面是客户的相关历史数据。2） 客户显示可

21、以按员工所属、客户感兴趣的产品，也可以按已分配和共享池中客户进行显示。3） 客户相关历史数据包括联系记录，来样历史，寄样历史，客户文档，历史报价单，历史销售合同，产品销售历史，出运历史，收汇历史。如下图：图3-3-2-1 客户历史相关数据l 共享池客户：所有销售员都有权限对共享池内的客户进行跟进、报价。发现某一个销售员对其中一个客户跟进的不错，可以直接单独把这个客户分配给他。相反对某些已分配的客户，发现销售人员对自己客户跟进不力，管理员也可以把这个客户放回共享池中。让他所有销售人员对他进行跟进。当然也可以对共享池中客户单独分配给某一销售员或者共享多个销售员l 已分配的客户：共享池中的所有客户销

22、售员都有权限进行跟进、报价。1） 创建客户图3-2-2-1 添加客户资料 客户来源，信用等级，客户分类基础数据可以在基础数据-客户分类中设置。 淡黄色背景是必须输入的 客户简称，不要超过10个字符。如果客户简称为空则按照系统自动生成规格生成。2） 删除客户如果用户上传了相关的客户文档。此客户是不能删除。必须删除客户文档，才可以删除此客户。3） 管理公公司及联系人此外贸软件支持多个分公司和联系人。报价可以采用分公司进行报价。在分公司下添加联系人。必须保存分公司。才可以在分公司下添加联系。4） 共享给操作员一个客户资料不仅仅是一个销售员独占，也可以共享给下属多个销售员。5） 导入客户资料详见软件初

23、始化-基批量数据资料导入，客户资料导入6） 客户移交将操作者的客户全部移交给某一个销售员：2.4.2. 客户询价单客户询价单”页面，界面如图所示。1） 新建客户询价单询价单编号是系统自动产生的。2） 导入商品库从商品库导入需要分三步操作: 在查询区域输入任意货号、中文名称、英文名称单击回车键或者直接在输入框中按回车就会进行模糊搜索商品库。 双击上游商品列表，将会选中导入到下游（已选中商品列表中）。 单击 会导入选中的商品.商品列表默认是空，输入查询条件任意字符或者在输入框中直接按回车也可以显示出来。3） 删除客户询价单在客户询价单页面选中待删除的客户询价单然后单击或在待删除客户询价单新增编辑页面单击均可删除客户询价单。4） 打印询价单5） 复制明细复制选中的商品明细2.4.3. 内销合同内销合同”页面，界面如下图所示。1） 新建内销合同单击弹出新建页面，界面如下图所示。 抬头数据可以在单证管理-发票抬头维护中设置。n 淡黄色背景是必须输入的单击按钮弹出导入商品明细窗口,如下图所示。 在查询区域输入任意货号、中文名称、英文