贝思外贸软件-标准版操作手册文档格式.doc
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3.3. 百宝箱 29
3.3.1. 万年历 29
3.3.2. 科学计算器 30
3.3.3. 度量衡换算 30
3.4. 销售管理 31
3.4.1. 客户资料 31
3.4.2. 客户询价单 35
3.4.3. 内销合同 37
3.4.4. 产品推广 40
3.4.5. 出口报价单 41
3.4.6. 外销合同 45
3.4.7. 合同进度表 48
3.4.8. 客户出货情况 49
3.4.9. 客户快递情况 50
3.4.10. 商机管理 51
3.5. 采购管理 53
3.5.1. 工厂询价单 53
3.5.2. 快速报价 57
3.5.3. 快速报价审批 58
3.5.4. 工厂资料 58
3.5.5. 产品资料 62
3.5.6. 采购合同 67
3.5.7. 物料订单 70
3.5.8. 采购跟单 73
3.5.9. 审批后采购商品修改 74
3.5.10. 工厂快递管理 75
3.5.11. 打样管理 76
3.5.12. 样品间管理 79
3.5.13. 验货管理 80
3.6. 单证管理 82
3.6.1. 出运管理 82
3.6.2. 客户单证 85
3.6.3. 报关单证 87
3.6.4. 出运运费申请 89
3.6.5. 海关编码 90
3.6.6. 代理公司维护 91
3.6.7. 装柜图 91
3.7. 财务管理 93
3.7.1. 开票通知单 93
3.7.2. 公司流水账 95
3.7.3. 收汇登记 96
3.7.4. 收汇计划 98
3.7.5. 付款登记 99
3.7.6. 付款计划 101
3.7.7. 货代付款登记 101
3.7.8. 零星付款登记 102
3.7.9. 结算表 102
3.7.10. 汇率表 103
3.8. 前台 104
3.8.1. 快递管理 104
3.8.2. 第三方快递 104
3.9. 生产管理 106
3.9.1. 生产订单 106
3.9.2. 生产任务管理 109
3.9.3. 工序单管理 110
3.9.4. 工艺单管理 112
3.10. 库存管理 113
3.10.1. 采购入库 113
3.10.2. 物料入库 115
3.10.3. 其它入库 118
3.10.4. 销售出库 121
3.10.5. 领料出库管理 124
3.10.6. 其它出库 127
3.10.7. 即时库存查询 129
3.10.8. 库存收发明细表 130
3.10.9. 库存收发汇总表 131
3.10.10. 仓库名称 131
3.10.11. 库存初始化 132
3.11. 基础数据 133
3.11.1. 产品分类 133
3.11.2. 客户属性设置 133
3.11.3. 快递公司 134
3.11.4. 国家及港口 135
3.11.5. 数量单位 135
3.11.6. 重量单位 136
3.11.7. 包装单位 136
3.11.8. 地区 137
3.11.9. 汇率 137
3.11.10. 采购合同条款 138
3.11.11. 系统参数设置 139
3.11.12. 内销合同条款 139
3.11.13. 银行信息 141
3.11.14. 物料订单合同条款 142
3.12. 统计分析 143
3.12.1. 商品毛利润统计 143
3.12.2. 外销合同统计 144
3.12.3. 采购订单统计 145
3.12.4. 销售额统计 145
4. 高级功能介绍 146
4.1. 数据表单设计 146
4.1.1. 界面位置调整 146
4.1.2. 输入框标签设计 147
4.2. 数据网格设计 147
4.2.1. 列的显示/隐藏操作 147
4.2.2. 列的显示宽度调整 148
4.2.3. 列的位置调整 149
4.2.4. 列的数据过滤 149
4.2.5. 列的添加/删除操作 150
4.3. Excel报表设计 150
4.3.1. 报表基本操作 150
4.3.2. 报表数据字段参数 150
4.3.3. 报表计算公式 150
4.4. Jasper报表设计 151
1.软件数据初始化
软件初始化主要工作支持多个公司抬头的录入，基础数据的录入，岗位的创建，员工帐户的创建和权限的分配、大致分为3个模块。
1.1.基础数据设置
基础数据包括设置公司抬头信息、客户资料、供应商资料（工厂资料）、产品资料、基础信息相关字典数据的设置。
1.1.1.设置公司抬头信息
详见<
菜单：
系统管理-公司信息>
，公司抬头信息主要用于报价单、外销合同、内销合同、采购合同等合同或单据对外公司抬头信息设置。
1.2.批量数据资料导入
基础信息批量导入包括客户资料，工厂资料，产品资料导入。
这些基础数据的导入，都采用Excel模板格式进行批量导入。
1.2.1.客户资料导入
客户资料导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入客户资料信息。
然后再通过我们提供的接口按钮导入到贝思外贸平台中，大致分为二步操作：
1）整理客户资料
根据我们提供的Excel模板格式，把客户资料信息批量录入到Excel中。
录入数据客户简称，客户名称，客户地址，电话，联系人是必须输入的。
l温馨提示:
客户简称一般不超过10字符。
例如宁波贝思软件有限公司，简称就是贝思软件
客户名称不超过255个字符。
例如公司的名称宁波贝思软件有限公司
2）导入Excel客户资料
²
单击导入客户资料按钮
打开菜单“销售管理à
客户资料”单击《共享池中客户》导入客户资料按钮。
选择导入的Excel数据
弹出导入客户资料界面，单击“选择文件”按钮。
选择Excel“客户资料.xls”,再单击“打开”,显示如下图所示。
上传文件
单击“上传文件”按钮，将会把选择的“客户资料.xls”里的客户资料导入的贝思系统中。
如果上传成功客户资料旁边将显示，如果是失败将会显示红点。
成功提示
成功导入的客户资料信息将会放到共享池中。
1.2.2.工厂资料导入
工厂资料导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入工厂资料信息。
1）整理工厂资料
根据我们提供的Excel模板格式，把工厂资料信息批量录入到Excel中。
录入数据的工厂编号、工厂名称、工厂地址是必须输入的。
工厂编号不超过10个字符，例如F0001，F0002顺号
工厂名称例如宁波贝思软件有限公司，简称就是贝思软件
2）导入工厂资料
单击导入工厂资料按钮
打开菜单“采购管理à
工厂资料”单击“导入工厂资料”按钮。
选择工厂资料文件
弹出导入工厂资料界面，单击“选择文件”按钮。
选择Excel“工厂资料.xls”,再单击“打开”,显示如下图所示。
上传工厂资料
单击“上传文件”按钮，将会把选择的“工厂资料.xls”里的工厂资料导入的贝思系统中。
如果上传成功工厂资料旁边将显示，如果是失败将会显示红点。
1.2.3.产品数据导入
导入工厂资料包括二部份：
一部份是产品资料信息的导入，另外一部份是产品图片的导入。
产品资料信息导入是根据我们提供的默认Excel模板格式要求进行批量输入产品资料信息。
然后再通过我们提供的接口按钮导入到贝思外贸平台中。
而产品图片只要复制到我们指定目录中即可。
1）批量产品信息导入
准备产品信息资料
根据我们提供的Excel模板格式，把产品资料信息批量录入到Excel中，录入数据的商品编号、品名、工厂编号、工厂名称、单价是必须输入的。
货号不超过10个字符，例如可以一组序号，也可以分类编号+序号，例如WHE-20001
导入Excel产品资料
产品资料”单击“导入产品资料信息”按钮。
选择产品资料进行上传
弹出导入产品资料界面，单击“选择文件”按钮。
选择“产品资料.xls”文件,再单击“打开”,显示如下图所示。
单击“上传文件”按钮，将会把选择的“产品资料.xls”里的产品资料信息导入的贝思系统中。
如果上传成功产品资料旁边将显示，如果是失败将会显示红点。
2）批量图片导入
整理产品图片
把所有图片文件名必须与商品编号一致。
图片的扩展名必须小写的，例如“WHW20001.jpg”。
同步产品图片
打开指定目录“/kingbes-std/upload/productpic_default”把产品图片复制到这个目录中。
然后再单击工具栏上的“同步产品图片”按钮。
1.3.员工帐户分配操作
创建员工登录帐户需要三步操作：
1）设定员工的岗位权限à
2）增加登录帐户à
3）给登录帐户分配权限à
4）重置登录帐户密码（可选）
注意：
岗位是指一组菜单的操作按钮集合;
帐户是具有登录到平台的钥匙。
分配权限是指每一个员工登录具备操作菜单的范围，而这个范围必须限定。
这种范围也可以叫岗位设定。
1.3.1.设定岗位权限
系统管理—岗位管理>
1.3.2.增加登录帐户
系统管理—帐户管理>
1.3.3.分配登录岗位权限
1.3.4.登录平台
创建帐户的默认密码是123456（除非重置过密码），登录名是根据用户管理的登录帐户号进行登录。
2.功能模块说明
2.1.快速入门操作
2.1.1.操作步骤介绍
第一步、输入客户资料
第二步、输入工厂资料
第三步、输入产品资料
第四步、给客户做报价单
第五步、给客户做PI外销合同
第六步、给客户做下单采购合同
第七步、给客户做出运管理
第八步、给客户做单证和财务
2.1.2.业务模块流程图
<
生成或新建>
出口报价单
询价单
外销合同
收汇（订金）
出运计划
生产订单
采购合同
采购跟单
付款
单证制作
收汇（尾款）
退税
报关单证
客户单证
货代费用
结算表
合同进度表
工厂资料
客户资料
产品资料
提交/审批>
其他费用
图2-1-1总体业务流程
2.1.3.业务模块流程图
仓库管理
采购入库
物料入库
手工入库
销售出库
内销出库
手工出库
库存出入库明细
库存盘点
库存汇总
多仓库设置
业务智能分析和数据挖掘
销售管理
客户询价单
出货情况
客户寄样
内销合同
…….
采购管理
供应商管理
跟单管理
工厂寄样
验货管理
出货图
单证管理
出运管理
代理公司
海关编码
运费申请
装柜图
财务管理
付款计划
收汇计划
付款登记
收汇登记
其它费用
汇率表
样品管理
打样管理
样品间管理
前台管理
来样登记
寄样登记
………
数据接口引擎
工作流引擎
报表配置引擎
界面配置引擎
消息提醒引擎
2.1.4.功能模块图
2.2.系统管理
2.2.1.公司信息
打开菜单选择“系统管理à
公司信息”页面，如下图所示。
1）上传logo
单击按钮，可以为被选中的公司上传logo图片。
2）删除logo
单击按钮，可以删除被选中公司的logo图片。
2.2.2.岗位职能管理
岗位职能管理”页面，如下图所示。
岗位职能管理界面
1）岗位分类
岗位是一组功能权限的组合名称，即右边的功能操作点的组合名称。
例如采购员的岗位是由右边的选择功能权限来决定采购员的岗位权限范围
每一个岗位都是由右边的功能节点组成的。
分配的节点功能越多权限也就越大。
2）添加岗位
单击左边的“添加按钮”，输入岗位编号和名称。
单击“保存”。
岗位编号必须是唯一，必须三位数字+字符组成。
例如H01，Y01，必须是唯一。
3）删除岗位
选中左边的岗位名称，再单击岗位名称上方的删除按钮。
4）分配权限
首先选中岗位，然后再选择右边权限树的节点功能。
再单击最低部的”保存权限”按钮.将会提示保存成功!
l温馨提示
一定要提示保存成功，才可以。
否则是失败的。
2.2.3.员工账户管理
打开菜单“系统管理à
员工账户管理”页面，界面如下图1-2所示。
员工帐户管理
员工帐户管理包括了部门管理和用户管理，而用户管理可以添加员工登录帐户，员工的基本信息，而员工的岗位权限分配。
也可以重置员工的密码。
1）员工基本信息说明
《编号》：
是系统自动产生的唯一5位序号，例如00001，00002一直升序
《登录帐户》：
输入的帐户号必须是唯一的。
决定用户的登录ID名字。
《姓名》：
是标识员工的真实姓名。
所有操作记录都使用这个名字进行标识。
《部门》：
是用户所在的哪一个部门。
《打印别名》：
是使用在报价单，外销合同打印出来的联系人。
如果有输入打印别名，那么在单据里就使用这个别名，而不会使用真实姓名。
《禁用登录》：
有些离职的员工，可以勾上这个选项。
那么他无法再登录贝思外贸平台。
《禁止外网》：
勾上代表不让员工在外网，办公室以外的地方操作贝思外贸平台。
但不影响在办公室内操作外贸平台
打印别名：
有效的防止新进来的销售员，使用自己真实的姓名与客户进行联系。
2）员工帐户管理
左边区域是部门分类，右边区域是员工信息。
3）部门管理
可以单击部门管理上方的添加，编辑，删除按钮来管理部门。
如下图所示：
部门编号必须是唯一的。
由三个字符组成。
删除部门：
必须保证此部门下没有人员。
然后选中此部门，再单击工具栏的“删除按钮”
编辑部门：
首先选中想要编辑的部门，然后再单击工具栏上的”编辑按钮”
4）添加员工资料
在部门管理中选中一个要添加员工的部门,直接单击员工信息列表的“添加按钮”，在员工信息列表下方会出现一条新的记录。
然后再蓝色与红色的列中输入相关的员工信息。
再单击上方的保存按钮。
如下图所示
单击保存按钮，将会提交并刷新用户列表。
系统自动会分配一个员工编号。
5）修改员工资料
单击蓝色与红色列中进行修改数据。
然后再单击保存。
6）权限设置
选中一个员工记录，如下图所示：
单击“权限设置”按钮将会弹出权限管理窗口，如下图所示：
权限管理窗口由四部分组成：
岗位选择
用户岗位分配就是此用户具有哪一些操作菜单。
因为我们定义过每一个岗位的操作菜单。
如图所示：
例如我们分配“销售员”岗位为例，那么他登录的菜单列表就是销售员的菜单。
销售岗位可以在系统管理->
岗位职能管理中定义，如下图所示：
查看数据范围
查看数据范围就是此用户可以看到哪一些员工的数据，而不是菜单。
查看数据范围有三个选择：
《全局查看》：
如果选中此项那么整个公司的数据资料都可以看到
《部门查看》：
如果选中的部门查看，那么选中哪一个部门，只能看到哪一个部门的数据资料。
《个人查看》：
是针对人的，选中哪一个用户。
就是可以看到哪一个用户的数据资料
数据资料例如报价单，外销合同，采购合同等操作数据。
高级权限
系统管理员：
勾上那么此用户可以分配权限，添加用户等高级操作
7）重置密码
是管理员对任意用户进行修改任意密码。
不需要输入旧密码。
2.2.4.账户登录历史
账户登录历史”页面，界面如下图所示。
图3-1-3-1帐户登录历史
查看查看某一用户，在什么时候登录。
在什么地方，哪一个帐户，哪一个部门登录。
2.2.5.修改密码
修改密码”页面，界面如下图所示。
图3-1-4-1修改登录密码
2.2.6.重新登录
重新登录”页面或点击右上角“重新登录”按钮，界面如图所示。
图3-1-5-1重新登录
2.2.7.个人信息
个人信息”界面如下图所示。
灰色背景是不能进行修改的。
白色背景是可以修改，修改完以后，按”确认”按钮
2.2.8.退出平台
退出平台”.就会回到登录界面。
2.3.百宝箱
2.3.1.万年历
打开菜单“百宝箱à
万年历”页面，界面如下图所示。
图3-2-1-1万年历
2.3.2.科学计算器
打开菜单“百宝箱à
科学计算器”页面，界面如下图所示。
图3-2-2-1科学计算器
2.3.3.度量衡换算
度量衡换算”页面，界面如下图所示。
图3-2-3-1度量衡换算
2.4.销售管理
2.4.1.客户资料
打开菜单“销售管理à
客户资料”页面，界面如下图所示。
图3-3-2-1客户资料列表
1）客户资料分为在3个区域，左边是客户分类，右边是客户信息列表中心，下面是客户的相关历史数据。
2）客户显示可以按员工所属、客户感兴趣的产品，也可以按已分配和共享池中客户进行显示。
3）客户相关历史数据包括联系记录，来样历史，寄样历史，客户文档，历史报价单，历史销售合同，产品销售历史，出运历史，收汇历史。
如下图：
图3-3-2-1客户历史相关数据
l共享池客户：
所有销售员都有权限对共享池内的客户进行跟进、报价。
发现某一个销售员对其中一个客户跟进的不错，可以直接单独把这个客户分配给他。
相反对某些已分配的客户，发现销售人员对自己客户跟进不力，管理员也可以把这个客户放回共享池中。
让他所有销售人员对他进行跟进。
当然也可以对共享池中客户单独分配给某一销售员或者共享多个销售员
l已分配的客户：
共享池中的所有客户销售员都有权限进行跟进、报价。
1）创建客户
图3-2-2-1添加客户资料
客户来源，信用等级，客户分类基础数据可以在基础数据->
客户分类中设置。
淡黄色背景是必须输入的
客户简称，不要超过10个字符。
如果客户简称为空则按照系统自动生成规格生成。
2）删除客户
如果用户上传了相关的客户文档。
此客户是不能删除。
必须删除客户文档，才可以删除此客户。
3）管理公公司及联系人
此外贸软件支持多个分公司和联系人。
报价可以采用分公司进行报价。
在分公司下添加联系人。
必须保存分公司。
才可以在分公司下添加联系。
4）共享给操作员
一个客户资料不仅仅是一个销售员独占，也可以共享给下属多个销售员。
5）导入客户资料
详见《软件初始化-》基批量数据资料导入，客户资料导入》
6）客户移交
将操作者的客户全部移交给某一个销售员：
2.4.2.客户询价单
客户询价单”页面，界面如图所示。
1）新建客户询价单
询价单编号是系统自动产生的。
2）导入商品库
从商品库导入需要分三步操作:
在查询区域输入任意货号、中文名称、英文名称单击回车键或者直接在输入框中按回车就会进行模糊搜索商品库。
双击上游商品列表，将会选中导入到下游（已选中商品列表中）。
单击会导入选中的商品.
商品列表默认是空，输入查询条件任意字符或者在输入框中直接按回车也可以显示出来。
3）删除客户询价单
在客户询价单页面选中待删除的客户询价单然后单击或在待删除客户询价单新增编辑页面单击均可删除客户询价单。
4）打印询价单
5）复制明细
复制选中的商品明细
2.4.3.内销合同
内销合同”页面，界面如下图所示。
1）新建内销合同
单击弹出新建页面，界面如下图所示。
抬头数据可以在单证管理->
发票抬头维护中设置。
n淡黄色背景是必须输入的
单击按钮弹出导入商品明细窗口,如下图所示。
在查询区域输入任意货号、中文名称、英文
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