办公用品管理办法细则.docx

1、办公用品管理办法（暂行）一、目的为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。二、适用范围公司内部所有人员。三、管理部门办公用品的管理部门是公司办公室，采购由办公室根据各部门及分公司需要实施采购。由公司总经理室监管执行。四、日常管理1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产管理制度。消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等进行以旧换新， 并且根据岗位需求量进行领取。2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同

2、使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。5、属于个人使用的物品，如因使用不当造成损失的，由使用人全额进行赔偿。如因使用年限时间过长损坏，使用人需以旧换新进行申领。6、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。五、采购管理1、公司所有办公用品的采购工作，统一由办公室负责，由总经理进行审批。-9-2、各部门及分公司应于每月 25 日至 30 日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，需填写办公用品申领单，交办

3、公室进行审核，办公室根据各部门需要，统一进行审报，由总经理审核后进行采购。具体物品发放依据实际需要情况而定。3、办公用品采购的一般程序为：A、办公室定期向各个部门统计需采购的物品，填写办公用品申领单（ 附表一）；B、办公室确认库存无可用或可替代的物品后，填写办公用品采购预算清单（附表二）并及时上报总经理审批后进行采购；C、办公室将物品发放给所需部门人员，领用人需在办公用品领用登记表（附表三）上签字确认；六、用品入库1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室登记入库， 财务部进行验收；对不符合要求的，由 采购人员负责办理调换或退货手续。2、物品采购发票由财务部、办公室签字确认入库

4、后，方可报销。3、办公室须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。七、办公用品的领用1、一般办公用品的发放，由办公室依据办公用品领用标准表（附表四），在登记好办公用品领用登记表（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。2、领用时，领用人须在办公用品领用登记表（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由办公室接待人员在办公用品领用登记表（附表三）上登记签字。3、办公用品定期进行领用，每周原则上只需领取一次。4、领取的非消耗性办公用品(

5、如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。5、特殊办公用品的发放，应由办公室指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领， 用多少领多少，专领专用。7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权拒付。八、办公用品的保管1、办公用品由办公室统一保管。2、库存办公用品的种类和数量要科学确定

6、，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、批量购入的办公用品应及时入库存储，采购人员应做好验收及时入库， 在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由办公室统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。5、定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。九、办公用品的使用1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪

7、费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相

8、符，略有余富，避免不必要的浪费。6、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由办公室人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。7、办公用品因使用不当，由使用人负责赔偿。十、用品转移1、员工离职时应依办公用品领用登记表（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写办公用品移交表（附表八），离职员工签字确认。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。十一、物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加

9、碳粉） 时由使用部门向办公室提出维修申请。2、办公室若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写办公用品维修记录单（附表五）。4、维修经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务部按规定报销。5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或 新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写办公用品报废凭证（附表七） 说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交总经理室，由总经理决定是否需进行报废处理。十二、遗失物品管理1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。2、如

10、办公物品出现人为遗失，应由使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由总经理室商议决定。4、如公司出现内盗情况，一经查出，直接派送公安局。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。附表一：办公用品申领单附表二：办公用品采购预算清单附表三：办公用品领用登记表 附表

11、四：办公用品维修记录单 附表五：办公用品遗失单附表六：办公用品报废凭证附表七：办公用品移交表附表一办公用品申领单申请月份： 月申请人： 部门/职位： 序号物品名称单位需要型号数量申领部门申领人签字备注123456789101112131415161718192021222324252627附表二：办公用品采购预算清单采购人： 年 月日序号物品名称型号单位库存采购数量单价合计12345678910111213141516171819202122232425费用合计万千百拾元角分￥ 编制人： 审核人： 审批人： 附表三：办公用品领用登记表序号品名标签规格型号单位数量领用人签字领用时间备注附表五：办

12、公用品维修记录单日期：年月日填表人：编号申请部门申请人维修品名数量维修内容损坏性质维修时间是否已维修备注123456789101112131415备注：损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。附表六：办公用品遗失单时间： 年 月 日填表人： 编号部门遗失物品名称数量使用人使用时间遗失原因12345678910部门意见：财务部意见：总经理室意见：附表七办公用品报废凭证申请部门申请时间物品名称配置时间物品编号物品编码报废说明部门意见：财务部意见：总经理意见：附表八办公用品移交登记表年月日日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注注：此表由办公室管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。