办公用品管理办法细则.docx
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办公用品管理办法（暂行）
一、目的
为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。
二、适用范围
公司内部所有人员。
三、管理部门
办公用品的管理部门是公司办公室，采购由办公室根据各部门及分公司需要实施采购。
由公司总经理室监管执行。
四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产管理制度。
消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等进行以旧换新，并且根据岗位需求量进行领取。
2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打
印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
5、属于个人使用的物品，如因使用不当造成损失的，由使用人全额进行赔偿。
如因使用年限时间过长损坏，使用人需以旧换新进行申领。
6、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
五、采购管理
1、公司所有办公用品的采购工作，统一由办公室负责，由总经理进行审批。
-9-
2、各部门及分公司应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，需填写《办公用品申领单》，交办公室进行审核，办公室根据各部门需要，统一进行审报，由总经理审核后进行采购。
具体物品发放依据实际需要情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为：
A、办公室定期向各个部门统计需采购的物品，填写《办公用品申领单》（附表一）；
B、办公室确认库存无可用或可替代的物品后，填写《办公用品采购预算清单》（附表二）并及时上报总经理审批后进行采购；
C、办公室将物品发放给所需部门人员，领用人需在《办公用品领用登记表
》（附表三）上签字确认；
六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室登记入库，财务部进行验收；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票由财务部、办公室签字确认入库后，方可报销。
3、办公室须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。
七、办公用品的领用
1、一般办公用品的发放，由办公室依据《办公用品领用标准表》（附表四）
，在登记好《办公用品领用登记表》（附表三）后，直接发放给使用部门或个人
。
2、领用时，领用人须在《办公用品领用登记表》（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
领取接待用品（如水果、烟、茶
、纸杯等）时应由办公室接待人员在《办公用品领用登记表》（附表三）上登记签字。
3、办公用品定期进行领用，每周原则上只需领取一次。
4、领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放，应由办公室指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。
6、领取的原则是：
工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。
对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管
1、办公用品由办公室统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压
，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应及时入库存储，采购人员应做好验收及时入库，在（办公用品入库登记本）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由办公室统一保管，要及时回收。
登记造册
，修旧利废，充分利用。
5、定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量
、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
九、办公用品的使用
1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。
定期维护保养
，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。
复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符
，略有余富，避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。
使用中办公设备出现故障，由办公室人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任
。
7、办公用品因使用不当，由使用人负责赔偿。
十、用品转移
1、员工离职时应依《办公用品领用登记表》（附表三）所领物品一并退回
（消耗品除外），由办公人员填写《办公用品移交表》（附表八），离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。
十一、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向办公室提出维修申请。
2、办公室若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写《办公用品维修记录单》（附表五）。
4、维修经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》（附表七）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交总经理室，由
总经理决定是否需进行报废处理。
十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失，应由使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由总经理室商议决定。
4、如公司出现内盗情况，一经查出，直接派送公安局。
该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。
附表一：
《办公用品申领单》
附表二：
《办公用品采购预算清单》附表三：
《办公用品领用登记表》附表四：
《办公用品维修记录单》附表五：
《办公用品遗失单》
附表六：
《办公用品报废凭证》附表七：
《办公用品移交表》
附表一
办公用品申领单
申请月份：
月 申请人：
部门/职位：
序号
物品名称
单位
需要型号
数量
申领部门
申领人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
附表二：
办公用品采购预算清单
采购人：
年 月
日
序号
物品名称
型号
单位
库存
采购数量
单价
合计
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
费用合计
万 千 百 拾 元 角 分 ￥
编制人：
审核人：
审批人：
附表三：
办公用品领用登记表
序号
品名
标签
规格型号
单位
数量
领用人签字
领用时间
备注
附表五：
办公用品维修记录单
日期：
年 月 日 填表人：
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
备注：
损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表六：
办公用品遗失单
时间：
年 月 日 填表人：
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部门意见：
财务部意见：
总经理室意见：
附表七
办公用品报废凭证
申请部门
申请时间
物品名称
配置时间
物品编号
物品编码
报废说明
部门意见：
财务部意见：
总经理意见：
附表八
办公用品移交登记表
年 月 日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注
注：
此表由办公室管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。
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