明源软件系统操作手册.docx

1、明源软件系统操作手册系统操作手册第1页共35页一、文档说明 .4二、操作清单 .4三、操作说明 .51、目标成本（系统登录路径：成本管理目标成本目标成本）.51.1目标成本编制 .51.2目标成本调整 .81.3目标成本结转 .92、合约规划（系统登录路径：成本管理目标成本合约规划）.103、合同登记（系统登录路径：成本管理合同订立合同登记）.134、设计变更（系统登录路径：成本管理合同执行设计变更）.164.1变更申报 .164.2完工确认 .1995、现场签证（系统登录路径：成本管理合同执行合同变更）.195.1签证申报 .195.2完工确认 .206、应付进度款（系统登录路径：成本管理合

2、同付款应付进度款）.207、月度资金计划（系统登录路径：成本管理月度资金计划资金计划审核）. 238、付款计划 & 付款申请（系统登录路径：成本管理合同付款付款计划& 付款申请） . 249、付款登记（系统登录路径：成本管理合同付款付款登记）.2610 、合同结算（系统登录路径：成本管理合同执行合同结算）.3011 、动态成本监控（系统登录路径：成本管理动态成本动态成本监控& 成本简报） . 32第2页共35页12 、库存结转（系统登录路径：成本管理动态成本库存结转） 34第3页共35页一、 文档说明本指引基于集团成本业务模型及各项目实际业务开展流程编写，目的在于统一规范各项目上的系统业务操作

3、，明确各岗位人员操作流程及所涉及模块，提升应用熟练度和工作效率。二、 操作清单序号模块及功能点涉及部门及岗位1目标成本编制 & 调整 & 结转成本管理部2合约规划成本管理部3合同登记集团各业务部门、各项目工程部/ 项目公司4设计变更项目工程部5现场签证项目工程部6应付进度款 （季度产值）成本管理部7月度资金计划资金管理部8付款申请集团各业务部门、各项目工程部/ 项目公司9付款登记财务管理部10合同结算成本管理部、采购管理部11动态成本监控成本管理部12库存结转成本管理部第4页共35页三、 操作说明系统中红色项目为必填项；蓝色项目为选填项；普通字体项目允许为空。下文同，不再赘述。1 、目标成本（

4、系统登录路径：成本管理目标成本目标成本）1.1 目标成本编制系统中进行方案版、施工图版的管理， 目标成本 -方案版应在总规划方案设计通过评审后后两周内完成编制； 目标成本 - 施工图版 应在施工图通过评审后50 个工作日内完成编制，要求目标成本通过审批后，及时去分解合约规划。详见图解：1. 【目标成本】模块单2 . 选择项目 击“目标成本”3.选择需要编辑的版本4. 点击编辑第5页共35页7. 点击保存5. 在最末级科目上输入目标成本金额 6. 上传合约规划分解方案（按照集团统一模板） ，一并进行审核注意： 支持上传多个文档。8. 发起审批第6页共35页注意： 流程标题是自动生成，请勿修改。1

5、0. 选择发起人所在的岗位注意：如果发起人有兼职岗，请选择所操作业务数据归属的岗位。9.录入发起说明，可备注审批注意事项。11. 发起审批。审批通过之后，该目标成本即生更多操作详解：Excel 批量编制：可以先导出Excel ，然后在 office 中按照导出文档中的说明规范批量编辑目标成本， 然后再导入进系统。引入其他阶段版本： 如果有编辑【基准版】 之前版本的目标成本，可通过快速引入其他阶段目标成本的基础上进行二次编辑，提高编辑效率。注意：其他版本的目标成本需处于“已审核”状态。第7页共35页1.2 目标成本调整依据动态成本月度分析会决议，组织编制目标成本 / 合约规划调整方案并审核，调整

6、的依据如下： 产品配置变化、市场价格变动对目标成本影响； 未来 1 个月合同预估对合约预算的影响；目标成本调整详见图解：2. 选择项目1. 点击【目标成本】3. 【基准版】目标成本首次审批通过之后，调整版会同步数据。后期涉及到目标成本的调整，均在【调整版】页签下进行操作。4. 选择【目标调整】下的【目标调整】第8页共35页10. 全部操作完成之后，点击保存 & 关闭退出5. 编写本次目标成本调整的主题及调整原因说明9.上传相关支撑性文档，允许上传多个文档8. 输入本次调整的金额，系统会自动计算调整后规划余量，注明调整原因6. 点击“新增”7. 在弹出的页面勾选本次需要调整的1.3 目标成本结转

7、何时进行目标成本结转？该科目下已经签订合同，经过成本部分析和判断后，认为该科目下将有规划余量，此时多出的规划余量即可以结转到其他科目使用的情况。详见图解：第9页共35页1.点击【目标成本】2. 选择项目3. 目标成本结转，需在【调整版】页签下完成。5. 点击【目标调整】下的【目标结转】4. 选择需要进行目标结转的最末级科目。6. 输入主题，选择转入科目，录入调整金额，注明调整原因。保存之后，发起审批。注意： 可以重新选择 “转出科目” 。 如果调整金额为负数，则表示转出科目实际为转入。 可以通过“查看调整记录”进行历史记录查询。2 、合约规划（系统登录路径：成本管理目标成本合约规划）何时进行合

8、约规划编制？第10页共35页系统中进行方案版、施工图版的管理，合约规划 - 方案版应在目标成本 - 方案版通过审核后两周内完成编制；合约规划 - 施工图版应在目标成本 - 施工图版通过审核后两周内完成编制。详见图解：2. 选择项目。1. 【目标成本】点击【合约规划】菜单。3. 点击最末级数字展开合约规划（一般是 5）。5.点击“规划调整” 。4. 单击需要进行编辑的合约规划。第11页共35页6. 点击“编辑”之后进入可编辑状态。可以进行如下操作： 修改合约规划名称，输入规划金额； 在合约规划基础上新增子级合约规划，后续操作同； 调整合约规划顺序； 调整合约规划父子级关系； 百分之百分解付款计划

9、编辑完成之后，点击“保存”退出编辑。这一步做完之后，本科目下的合约规划即编辑完成，同理可编辑其他科目下的合约规划。更多操作详解：如果【公司科目设置】 下已经维护了合约规划模板， 可通过 “引入合约规划模板”快速编辑。：可通过“批量编制合约规划”导出 excel 表进行批量编制， 编辑完成之后再进行导入覆盖。注意： excel 批量编制请注意导出的 Excel 中的规范要求说明。注：销售费用、 报建费用、 设计费用合约规划时需细分子目， 不漏项， 因存在不可预测费用，合约规划时咨询相关部分可增减一项不可预测费用。第12页共35页3 、合同登记（系统登录路径：成本管理合同订立合同登记）合同分类应用

10、场景预计合同 ：对于将签订、 盖章的待审批合同（合同意向已确定，合同条款已洽谈的合同），在系统中以“预计合同”进行登记并发起审批。已定合同 ：系统使用前已审批通过并签订的合同， 需要补录到系统中， 则以“已定合同”进行登记。预计非合同 ：在项目过程中未通过合同签订所发生的项目成本费用， 如营销费、 报建报批费、税费等，为了体现项目的全成本， 该类成本费用也需要在系统进行管理，以非合同形式来登记。非合同分为预计与已定两种状态，处理流程与合同相同。已定非合同 ：预计非合同审批通过后，直接转成已定非合同。详见图解：1. 点击【合同订立 -合同登记】菜单第13页共35页2. 新增合同：预计合同： 有合

11、同文本，待审批的合同（多数合同选该项）已定合同： 有合同文本， 且在线下已审批过的合同（一般做补录数据使用）预计非合同：一般指无合同文本的开发费用类，且缴费项待审批已定非合同：一般指无合同文本的开发费用类，且缴费项已审批（一般做补录数据使用）6. 点击【保存】 3. 填写合同 / 非合同基本信息4. 选择合同 / 非合同对应的合约规划5. 选择经办人第14页共35页7 .点击【保存】后，在左侧选择页签“付款条件”，将合同的付款条件进行分解8. 在左侧选择页签“相关文档”，上传合同文档用于支撑合同审批第15页共35页9. 合同 / 非合同相关内容维护完成后，点击发起审批进入合同审批流程注：（ 1

12、 ）工程类合同， 合同登记选择合同对应的合约规划时， 同时须填写预估变更金额 （预估变更金额 =合同额 *2% ），以便后期发生的工程变更、签证使用；（ 2）零星协议申请在软件外挂流程中执行申请审批；零星协议确认则在系统中选择合同登记新增预计合同，合同类型选择零星协议类确认 ；4 、设计变更（系统登录路径：成本管理合同执行设计变更）4.1 变更申报发起部门：项目工程部，设计变更原因设计管理部： 图纸错漏及优化朗润营销： 产品定位调整开发报建部： 政府要求工程管理部： 施工困难其他设计变更申请第16页共35页详见图解：1. 点击【合同执行 - 设计变更】菜单2 .选择设计变更对应的项目3. 点击

13、【新增】按钮第17页共35页4. 填写设计变更基本信息5. 选择设计变更会涉及的合同，具体操作见下图6. 选择项目7. 找到相关合同8. 点击【加入到已选择合同列表】 ， 9. 选择“是否使用预估变更”，如注意：此处可添加多条合同 果该合同有预估变更余额，默认使用预估变更10. 点击【确定】第18页共35页11. 如果选择了多条合同， 可以将设计13. 信息确认无误后点击 变更申报的金额拆分到相关合同上【发起审批】 按钮进入设计变更审批流程12. 填写设计变更的其他信息， 上传设计变更申报文档注意：信息尽量完善4.2 完工确认（工程设计变更明源软件上暂不执行完工金额确认，变更金额放后期一并结算

14、）5 、现场签证（系统登录路径：成本管理合同执行合同变更）5.1 签证申报发起部门：项目工程部，如何进行签证申报？详见图解：1. 选择【合同执行 -合同变更】菜单2.选择项目3. 点击【新增】按钮第19页共35页4. 选择签证对应的合同5. 填写签证详细信息6. 选择“提出单位”，7. 选择“合约规划”并上传签证申报资料8.选择“是否使用预估变更”，并填写“变更申报对应金额”9. 信息审核无误且上传签证附件后点击【发起审批】 进入签证申报流程5.2 签证完工金额确认如何进行完工确认？详见图解：第20页共35页2. 选择【完工确认】页签1. 点击【合同执行 -合同变更】菜单3. 选择需要确认的变

15、更记录注意：可同时选择多条变更批量确认4.点击【完工确认】按钮第一种：单条变更完工确认7. 信息填写无误后点击【发起审批】按钮进入完工确认流程5. 填写“完工申报金额”6. 填写“完工申报对应金第二种：多条变更批量完工确认第21页共35页6. 信息填写无误后点击【发起审批】按钮进入完工确认流程5. 逐条填写“完工申报对应金额”6 、进度产值（系统登录路径：成本管理合同付款应付进度款）何时进行进度产值申报？成本管理部按季度录入进度产值，合同类别为“总包类”的合同需要进行进度产值申报详见图解：1.选择【合同付款 - 应付进度款】菜单3. 引入合同的付款条件2.选择对应合同 或直接新增应付进度款第2

16、2页共35页4. 填写进度款支付比例5. 填写上报金额6. 完善应付进度款信息8. 信息填写无误后点击【发起审批】按钮进入应付进度款审批流程7. 系统根据填写的上报金额，支付比例及扣款情况自动计算本次应付进度参考金额：= 上报金额进度款支付比例 - 扣款7 、月度资金计划（系统登录路径：成本管理月度资金计划资金计划审核，本项由资金管理部操作）何时进行月度资金计划拍照？平衡合同付款计划需在资金管理部 25 日拍照前完成（包含土地类、设计类、报批报建类、施工类合同、销售费用里有合同主体的），否则不纳入下月付款计划财务费用、管理费用、销售费用里除去有合同主体的部分采用线下，按照原有模板提报给财务管理

17、部如何进行月度资金计划拍照 &平衡&审核？第23页共35页详见图解：1. 点击【月度资金计划】 - 【资金计划审2. 选择组织机构和需要拍照付款计划的月份。 核】。注意： 组织机构选择公司，不要到部门； 选择的月份为需要付款的月份， 比如付款计划为 12 月 5 日，则月份选择 12 月份。注意：可以通过输入拍照时间，以及付款计划金额范围进行条件查询3. 点击“手动拍照” 。注意： 手动拍照之后，可以在【更多操作】中导出 Excel 表作为上会材料。在月度资金计划平衡会进行资金平衡。5.发起审批。4. 点击“编辑” 。注意：点击编辑之后， 资金计划列表中 “审核金额”一列处于可编辑状态。可以输

18、入审核金额。编辑完成之后点击右上角的【保存】退出编辑。8 、付款计划 & 付款申请（系统登录路径：成本管理合同付款付款计划 & 付款申请）何时进行付款计划平衡？平衡合同付款计划需在资金管理部 25 日拍照前完成（包含土地类、设计类、报第24页共35页批报建类、施工类合同、销售费用里有合同主体的），否则不纳入下月付款计划详见图解：1. 选择【合同付款 -付款计划 / 付款申请菜单】2. 选择相关合同4. 点击【编辑】可修改付款计划3. 如图，合同的付款条件已经自动传递到付款计划列表中5. 可以对付款计划进行修改：引入变更或者应付进度款 修改已有付款计划信息 删除付款计划编辑完成后点击保存注意：要

19、求百分百分解付款计划第25页共35页6. 点击付款申请7. 申请类型根据资金计划审核情况系统自动判定：计划内：资金计划审核通过计划外：资金计划审核未通过选择对应的付款申请类型10. 点击【发起审批】 按钮进入付款申请流程8. 填写其他付款信息9. 上传付款申请资料9 、付款登记（系统登录路径：成本管理合同付款付款登记，本项由财务管理部操作）岗位职责第26页共35页付款登记时：出纳进行“付款”操作，会计进行“审核”操作如何进行付款登记？详见图解：2. 选择【合同付款】页签3 .点选需要进行付款登记的付款申请7. 录入完信息后， 点击保存 & 关闭5. 选择票据类型、是否需要导凭证（否），还可维护

20、票据编码、发票金额、入账日期等信息。注意： 如果想维护“收款银行“”银行帐号“，需要到【供应商管理】模块维护收款单位的供应商信息。1. 点击【合同付款】 - 【付款登记】4. 点击“付款”6. 根据付款申请新增一笔实付款明细，根据出纳实际付款金额可修改“金额” 。第27页共35页9 切换到【实付款查询】页签。12 点击“审核”。11 点选需要进行审核的单据。8 财务会计登录到【合同付款】 -【付款登记】下。10 选择“未审核实付款”视图。注意： 如想查询“已审核实付款”，可切换到 “已审核” 或“所有”视图。【特殊业务场景 -1 】：取消付款登记说明：实付款的单据已经审核完成，如果想取消付款登

21、记。步骤如下：1 切换到【实付款 2 切换到“所有实付款”或者查询】页签。 “已审核实付款“视图。4 点击“取消审核” 。3 点选需要取消审核的单据。6 切换到“所有付款5 切换到【合同付申请”视图。款】页签。8. 在弹出的页面，实付7 双击 需要进行取款单据列表，点击【更消操作的付款登记。多操作】 - 【删除】，然后点击“确定” 。第28页共35页【特殊业务场景 -2 】：支付驳回财务不同意付款，则可进行支付驳回操作。步骤如下：1 切换到【合同付款】页签。3 点选需要进行支付驳回的付款申请。2 切换到“所有付款申请”视图。4 点击“支付驳回” 。注意： 支付驳回之后，该付款申请会在付款登记模块消失，需要在【合同付款】- 【付款申请】模块重新发起付款申请。10 、合同结算（系统登录路径：成本管理合同执行合同结算）如何进行合同结算？详见图解：1. 选择【合同执行 - 合同结算】菜单2. 选择需要结算的合同3. 点击【新增】按钮第29页共35页5. 选择“结算方式”4. 填写“合同总造价”6. 点击【新增】增加扣款7. 选择合约规划8.结算信息填写完成后，点击【保存】按钮会出现“相关文档”页签10. 信息填写无误并上传结算资料后点击【发起审批】按钮进入合同结算审批流程9.点击【上传】按钮上传结算