考察接待方案文档格式.docx

1、 总负责人：高叶（院办公室主任） 成员： 贺华（教导处主任） 金坤（人事部主任） 苏秦（财务处主任） 宁静（宣传部主任） 常姗（医务室主任）（二）、安排食宿1、负责人：金坤主要职责：负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作；负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。 2、预定餐饮（表1）时间地点用餐类型数量12月20号午餐金宝莱商务酒店工作餐2桌12月20号晚餐商务餐12月21号早餐自助餐12月21号午餐A学院接待中心12月21号晚餐 金宝莱商务酒店12月22号早餐12月22号午餐注：食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，又要体现中国特色，品种齐全，营养丰富；食品要安全、卫生，

2、同时要在食品旁标明过敏源。3、预定住宿（表2）房间标准下榻酒店入住天数（天）价格标准（元天）房间数量（间）商务套房2440高级商务房30013住宿房间已安排好，考察团成员可根据自身需求内部调整 接待人员要做好成员信息登记工作。4、考察团成员信息登记表 （表3）序号姓名性别年龄宗教信仰职务爱好到达时间1Will Smith男60基督校长高尔夫、网球Elizabeth William女55副校长慢跑、自行车15（三）、接机及送机工作组 1、 负责人：宁静 主要职责：负责联系考察团的接机、送机及其他事务； 工作人员：记者1人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜； 接待人员5名（可指派学生），负责生活等

3、相关事务工作； 翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。2、准备工作（1）准备：2013年12月19日前往机场实地考察。 办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜； 设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。 3、主要工作内容（1）具体负责接机、送机等相关工作。（2）物品配备：照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾等若干。 （3）接机： 就位。12月20日上午工作组成员到达机场。 接人。考察团由接待人员确认后，接机负责人宁静先自我介绍，接过行李交工作人员。（4）照相。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。（5）送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。（6）照片传回。照相结

4、束后，第一时间内把照片传回宣传部。（7）报告。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。 4、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。（四）、医务组 1、负责人：常姗 医生：牛宇、韩静负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。 2、药品准备：速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。（五）、考察团会务工作安排（表4）事项工 作 内 容负责人20日下午200 参观校园由接待人员引领考察团入院参观，主陪同人员为金书记和张院长。高叶下午330-500欢迎会在学院社科楼一号报告厅召开欢迎会，

5、会上张院长将代表全体教职工、学生，欢迎贵宾的到来。参加人员为所有院领导、外语系老师、优秀学生代表。下午730送客将考察团送至酒店休息，并在酒店安排晚餐，主陪人员为金书记和张院长。21日上午900-1100 交流会早餐过后，上午9点钟接待组安排酒店车辆将考察团接至学校，在科研楼一号会议室展开交流会。我院教导处主任贺华向考察团成员介绍我学院的教学情况，师资力量和教研成果等。参会人员为院领导、教导处主任和相关老师。宣传组负责记录会议内容，拍照等。下午200-530 参观教室教导处主任、老师等在会议室与B大学考察团深入交流、共同探讨未来的合作事宜，并引领考察团参观学校教室、阅览室和图书馆，期间与学生亲切互动。贺华晚上600-800接待组将考察团送回酒店休息，安排晚餐，主陪人员为教导主任贺华22日上午800-1130参观当地风景区由接待人员带领考察团，游览当地有名风景区，名胜古迹。随行人员：医务室医生牛宇，另翻译人员5名，导游一名。下午100-300欢送会午餐后，由教导主任贺华在欢送会上发言，B大学代表上台发表讲话，双方互赠礼物。下午500接待组办理酒店退房手续，用酒店空调大巴将考察团成员送至机场。（六）、考察后续工作 1、宣传组对此次B大学的考察之行的跟踪报道进行总结、整理，并写成报告；