考察接待方案文档格式.docx
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总负责人：
高叶（院办公室主任）
成员：
贺华（教导处主任）
金坤（人事部主任）
苏秦（财务处主任）
宁静（宣传部主任）
常姗（医务室主任）
（二）、安排食宿
1、负责人：
金坤
主要职责：
①负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作；
②负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。
2、预定餐饮（表1）
时间
地点
用餐类型
数量
12月20号午餐
金宝莱商务酒店
工作餐
2桌
12月20号晚餐
商务餐
12月21号早餐
自助餐
12月21号午餐
A学院接待中心
12月21号晚餐
金宝莱商务酒店
12月22号早餐
12月22号午餐
注：
①食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，又要体现中国特色，品种齐全，营养丰富；
②食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过敏源。
3、预定住宿（表2）
房间标准
下榻酒店
入住天数（天）
价格标准（元／天）
房间数量（间）
商务套房
2
440
高级商务房
300
13
①住宿房间已安排好，考察团成员可根据自身需求内部调整
②接待人员要做好成员信息登记工作。
4、考察团成员信息登记表（表3）
序号
姓名
性别
年龄
宗教信仰
职务
爱好
到达时间
1
WillSmith
男
60
基督
校长
高尔夫、网球
ElizabethWilliam
女
55
副校长
慢跑、自行车
…
15
（三）、接机及送机工作组
1、负责人：
宁静
主要职责：
负责联系考察团的接机、送机及其他事务；
工作人员：
记者1人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜；
接待人员5名（可指派学生），负责生活等相关事务工作；
翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。
2、准备工作
（1）准备：
2013年12月19日前往机场实地考察。
①办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜；
②设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。
3、主要工作内容
（1）具体负责接机、送机等相关工作。
（2）物品配备：
照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾等若干。
（3）接机：
①就位。
12月20日上午工作组成员到达机场。
②接人。
考察团由接待人员确认后，接机负责人宁静先自我介绍，接过行李交工作人员。
（4）照相。
由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。
（5）送往酒店。
送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。
（6）照片传回。
照相结束后，第一时间内把照片传回宣传部。
（7）报告。
在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。
4、送机：
在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。
（四）、医务组
1、负责人：
常姗
医生：
牛宇、韩静
负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。
2、药品准备：
速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。
（五）、考察团会务工作安排（表4）
事项
工作内容
负责人
20日下午2∶00
参观校园
由接待人员引领考察团入院参观，主陪同人员为金书记和张院长。
高叶
下午3∶30-5∶00
欢迎会
在学院社科楼一号报告厅召开欢迎会，会上张院长将代表全体教职工、学生，欢迎贵宾的到来。
参加人员为所有院领导、外语系老师、优秀学生代表。
下午7∶30
送客
将考察团送至酒店休息，并在酒店安排晚餐，主陪人员为金书记和张院长。
21日上午
9∶00--11∶00
交流会
早餐过后，上午9点钟接待组安排酒店车辆将考察团接至学校，在科研楼一号会议室展开交流会。
我院教导处主任贺华向考察团成员介绍我学院的教学情况，师资力量和教研成果等。
参会人员为院领导、教导处主任和相关老师。
宣传组负责记录会议内容，拍照等。
下午2∶00-5∶30
参观教室
教导处主任、老师等在会议室与B大学考察团深入交流、共同探讨未来的合作事宜，并引领考察团参观学校教室、阅览室和图书馆，期间与学生亲切互动。
贺华
晚上6∶00-8∶00
接待组将考察团送回酒店休息，安排晚餐，主陪人员为教导主任贺华
22日上午8∶00-11∶30
参观当地风景区
由接待人员带领考察团，游览当地有名风景区，名胜古迹。
随行人员：
医务室医生牛宇，另翻译人员5名，导游一名。
下午1∶00-3∶00
欢送会
午餐后，由教导主任贺华在欢送会上发言，B大学代表上台发表讲话，双方互赠礼物。
下午5∶00
接待组办理酒店退房手续，用酒店空调大巴将考察团成员送至机场。
（六）、考察后续工作
1、宣传组对此次B大学的考察之行的跟踪报道进行总结、整理，并写成报告；
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