海外接待指导手册Word文档格式.docx

1、接送需要提前半小时以前通知到对方，确定接的时间和等待地点。提前将接送地点、时间发送给司机，规划路线，错开拥堵路段。随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利。3、餐宴确认：订餐前，确定海外客户的宗教信仰，注意饮食禁忌或过敏食物。之前一定要问：Do you have anything that you dont eat? （有没有什么你是不吃的？）老外的体质跟中国人有很大的不同，他们对很多东西都会过敏。本次接待中，有一位女士对面粉、淀粉过敏，所有面食不能吃。如果有素食主义者或者穆斯林人，对于他们，如果他没有自己带食物来中国吃，那就要给他特殊点全素的食，或者在选择酒店的时候，选择连锁星级酒店，这样的

2、酒店可以进行分餐，并且大厨能够充分考虑烹饪过程，同时，在点菜的时候要特别关照下点菜员。参考各国饮食禁忌：美国人不喜欢吃麻辣味，也不喜欢吃蒸和红烧的菜肴。他们一般情况下忌食肥肉和各种动物的内脏，不喜欢吃像蒜、韭菜这种气味大的食物。美国人相当爱护自己的牙齿，当异物残留在牙缝时，他们通常用牙线剔牙，很少使用牙签。英国人只吃动物的肉，而不吃动物的内脏、头、蹄、血等部分。在口味方面，他们喜清淡、酥香，不爱辣味，较少吃海鲜。德国人喜欢肉食，尤其是香肠，但他们不吃猪蹄等。他们讲究食物的新鲜营养，不吃有化学成分的食物。德国人很节俭，多数时候会把食物吃得很干净，不吃咀嚼后需要再吐出来的东西，比如螃蟹、河鱼等。法

3、国人不吃肝脏之外的动物内脏、无鳞鱼和带细刺的鱼，不吃味精，也不爱吃辣味的菜肴。接待穆斯林，最好是鱼，虽然他们也吃牛羊肉，但是对加工的方法很讲究，推荐中国菜，海鲜比较好。印度人不吃牛肉、猪肉。南京可分餐、定制的星级酒店和标准：酒店名称分餐标准联系人南京威斯汀酒店400元/客邓力13401988981南京金奥费尔蒙酒店500元/客王敏18051089253南京夫子庙状元楼酒店300元/客52202555南京绿博园花园1号酒店牛经理18705168034南京紫峰绿地洲际酒店中餐厅500以上83538888-8762（其他酒店待补充）午餐：如果上午、下午都要会议交流，建议午餐以干净、快捷、简单为主，无

4、需喝酒。外国人午餐时间较迟，早了他们吃不下，因此早上会议可以推迟进行，中午午餐最好安排在12：30以后。晚餐：晚餐开始前，最好送客户回酒店简单收拾一下再接送到用餐地点，不仅公司领导需要时间总结一天的内容，讲究的客户需要回去换衣服，才会觉得舒服。酒店上菜：上菜前要提醒下服务员，鸡要去头去脚再端上来。鱼也尽量不要点鱼头之类的菜（也别点什么吃活鱼活虾）。提醒酒店准备刀叉，矿泉水提前放桌上备用。发送给领导的参宴安排表如下：时间用餐地点来宾人员陪同人员5月9日晚7点红酒餐厅1号包间4人*，*4、会场准备：外国人喜好冰水、饮料、咖啡、红茶，因此在会议室准备相应饮品。泡茶或者冲咖啡用瓷杯，避免使用一次性纸杯

5、。咖啡尽量使用现磨咖啡，准备奶包、方糖（外国人不喜欢喝速溶咖啡）。开会时间较长，且由于语言障碍，需要长时间凝神集中听汇报，可以准备糕点、甜点、巧克力，用于补充能量和体力。不建议水果，一是由于切好的水果长期放置容易氧化，二是外国人到新环境，吃水果容易造成肠胃不适。开会前提前10分钟打开空调降温，外国人体质不同，更喜欢强劲冷气。5、实验室参观：明确参观路线，提前通知实验室讲解人员做好接待准备，参观陪同人员需提前熟知路线，并于下一个参观开始前5分钟电话或短信通知讲解员。6、拍照合影：合影留恋，对外国人来说都是很重要的，他们很少来到中国，所以，希望能够在中国留下美好的记忆。因此，合影后，如果能够及时发

6、送到客户邮箱，或者制作成相片给客户带走，是客户和公司之间一个维系的纽带。7、座位席卡：在国际性正式会议中，例如联合国会议，所有席卡都是中英文打印，便于领导记忆姓名。8、礼品赠送：通常在会议结束的最后一天晚上，安排欢送晚宴，既是对前面会议的总结，也是双方进一步合作的很好的暗示，因此需要准备当地特色礼品，例如云锦、雨花石，这是给客户和公司之间一个维系的纽带。9、参观游览：提前了解客户考察之余的游览需要，并适时安排。三、准备会议材料，明确参会人员客户来访的整个议程主要分为参观实验室、观看视频了解公司的发展历程、公司情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分交错或同时进行，需要注意：1、会议材料及

7、参会人员：外国客户参加会议，所有汇报材料需要准备中英文。公司宣传视频，若无法实现全英文解说，就要提前准备英文字幕。实验室讲解，需要提前安排专业技术人员做好英文接待准备。所有的汇报材料必须是经过领导审核确认的PPT资料，才能向客户演示并讲解。在汇报过程中，讲解尽量要放慢速度，并适时询问客户是否理解或是否需要停顿，因为外国客户不一定能够习惯中国式的汇报方式，且外国客户在汇报时，通常都是提纲式PPT，发散性东西较多，不同于中国人汇报内容多而全。因此要充分考虑外国客户的接受理解程度。参会人员：提前通知参会人员到达会议室准备，在接待方案中，要明确各部门参会人员，提前发送议程确认参会。2、双方参会人员介绍

8、：客户落座及所有参与接待人员坐定后，汇报人（该客户对应的联系人员，同时也是会议的主持人）应先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我公司参会人员，介绍完毕后再用中文依次向我公司领导介绍客户方人员。3、会议纪要：接待人员应随时做好会议全部内容的详细记录和整理工作，会议结束后一天内，立即做好会谈纪要，并请客户和部门负责人审核确认。参考英文纪要格式如下：Meeting MinuteSubject: Participants: Party A:Party B:Time: 2016-5-9, 13:30-17:30Location: Conference room 1208Recorder:Topic

9、1 in detail:Topic 2 in detail:Topic 3 in detail:Signature:Date:4、客户接待的全过程中间，应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场图片的拍摄及录像工作。四、会议后期工作接待结束后，纪要员需要将双方确认的纪要翻译成中英文两份，并和相关领导、技术人员就提出的问题确认并解答，会后整理出详细的纪要发送给客户，并抄送我公司所有参会领导。五、接待注意事项1、服装：接待时张弛有度，不卑不亢，突出重点，点到即止，注意后期跟进更重要，和客户会谈的过程时要注意自己的穿着得体，不要打扮得过度。2、语言：不管何时看

10、到客户，都要跟对方打招呼，外国人打招呼方式比较简单，Hello，Nice to meet you 都可以让对方感到舒服，同时，引领外国客户去见领导或者引导至会议室时，都要带着微笑，千万不要让对方感觉接待是一件非常为难的事情。3、成本管控：所有费用，提前规划，并交由部门负责人审核确认。4、接待总结：接待结束后，要提交一个简单的汇报，主要阐明来访效果、总结和经验。5、熟悉流程：客户接待从最初的联系到接待结束整个过程，主要参与接待的人员必须熟悉每一个环节的安排，能够随时向领导提供任何一个餐宴地点、接送司机和行程安排。六、接待常用英语1、你需要什么饮料吗？茶或者咖啡？What would you li

11、ke? Tea or Coffee?2、今天中午在食堂就餐。We will have lunch in our canteen.3、我建议休息一下来点咖啡，如何？May I suppose that we have a break for coffee?4、我将在7点在酒店接您，送您去机场。车牌号是:8888.Ill pick you up at 7 at the hall then go to airport. The car license is 8888.5、我是张婧，来自苏交科。我来这里接您去酒店，车在停车场。Im Zhang Jing ,from JSTI GROUP. Im her

12、e to pick you up to hotel. The car is in parking lot. 6、去酒店之前你需要做一些其他事情吗？Is there anything you would like to do before we go to the hotel?7、确认说话意图。Can you say that again, please?Could you write it down?You meanis that right?Excuse me for interrupting you.8、我们的晚餐安排在酒店36楼中餐厅，包间号是77号。Our dinner is arranged in Chinese restaurant at 36 floor, the room number is 77.5