海外接待指导手册Word文档格式.docx

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接送需要提前半小时以前通知到对方，确定接的时间和等待地点。

提前将接送地点、时间发送给司机，规划路线，错开拥堵路段。

随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利。

3、餐宴确认：

订餐前，确定海外客户的宗教信仰，注意饮食禁忌或过敏食物。

之前一定要问：

Doyouhaveanythingthatyoudon’teat?

（有没有什么你是不吃的？

）老外的体质跟中国人有很大的不同，他们对很多东西都会过敏。

本次接待中，有一位女士对面粉、淀粉过敏，所有面食不能吃。

如果有素食主义者或者穆斯林人，对于他们，如果他没有自己带食物来中国吃，那就要给他特殊点全素的食，或者在选择酒店的时候，选择连锁星级酒店，这样的酒店可以进行分餐，并且大厨能够充分考虑烹饪过程，同时，在点菜的时候要特别关照下点菜员。

参考各国饮食禁忌：

美国人不喜欢吃麻辣味，也不喜欢吃蒸和红烧的菜肴。

他们一般情况下忌食肥肉和各种动物的内脏，不喜欢吃像蒜、韭菜这种气味大的食物。

美国人相当爱护自己的牙齿，当异物残留在牙缝时，他们通常用牙线剔牙，很少使用牙签。

英国人只吃动物的肉，而不吃动物的内脏、头、蹄、血等部分。

在口味方面，他们喜清淡、酥香，不爱辣味，较少吃海鲜。

德国人喜欢肉食，尤其是香肠，但他们不吃猪蹄等。

他们讲究食物的新鲜营养，不吃有化学成分的食物。

德国人很节俭，多数时候会把食物吃得很干净，不吃咀嚼后需要再吐出来的东西，比如螃蟹、河鱼等。

法国人不吃肝脏之外的动物内脏、无鳞鱼和带细刺的鱼，不吃味精，也不爱吃辣味的菜肴。

接待穆斯林，最好是鱼，虽然他们也吃牛羊肉，但是对加工的方法很讲究，推荐中国菜，海鲜比较好。

印度人不吃牛肉、猪肉。

南京可分餐、定制的星级酒店和标准：

酒店名称

分餐标准

联系人

南京威斯汀酒店

400元/客

邓力13401988981

南京金奥费尔蒙酒店

500元/客

王敏18051089253

南京夫子庙状元楼酒店

300元/客

52202555

南京绿博园花园1号酒店

牛经理18705168034

南京紫峰绿地洲际酒店中餐厅

500以上

83538888-8762

（其他酒店待补充）

午餐：

如果上午、下午都要会议交流，建议午餐以干净、快捷、简单为主，无需喝酒。

外国人午餐时间较迟，早了他们吃不下，因此早上会议可以推迟进行，中午午餐最好安排在12：

30以后。

晚餐：

晚餐开始前，最好送客户回酒店简单收拾一下再接送到用餐地点，不仅公司领导需要时间总结一天的内容，讲究的客户需要回去换衣服，才会觉得舒服。

酒店上菜：

上菜前要提醒下服务员，鸡要去头去脚再端上来。

鱼也尽量不要点鱼头之类的菜（也别点什么吃活鱼活虾）。

提醒酒店准备刀叉，矿泉水提前放桌上备用。

发送给领导的参宴安排表如下：

时间

用餐地点

来宾人员

陪同人员

5月9日晚7点

红酒餐厅1号包间

4人

**，**

4、会场准备：

外国人喜好冰水、饮料、咖啡、红茶，因此在会议室准备相应饮品。

泡茶或者冲咖啡用瓷杯，避免使用一次性纸杯。

咖啡尽量使用现磨咖啡，准备奶包、方糖（外国人不喜欢喝速溶咖啡）。

开会时间较长，且由于语言障碍，需要长时间凝神集中听汇报，可以准备糕点、甜点、巧克力，用于补充能量和体力。

不建议水果，一是由于切好的水果长期放置容易氧化，二是外国人到新环境，吃水果容易造成肠胃不适。

开会前提前10分钟打开空调降温，外国人体质不同，更喜欢强劲冷气。

5、实验室参观：

明确参观路线，提前通知实验室讲解人员做好接待准备，参观陪同人员需提前熟知路线，并于下一个参观开始前5分钟电话或短信通知讲解员。

6、拍照合影：

合影留恋，对外国人来说都是很重要的，他们很少来到中国，所以，希望能够在中国留下美好的记忆。

因此，合影后，如果能够及时发送到客户邮箱，或者制作成相片给客户带走，是客户和公司之间一个维系的纽带。

7、座位席卡：

在国际性正式会议中，例如联合国会议，所有席卡都是中英文打印，便于领导记忆姓名。

8、礼品赠送：

通常在会议结束的最后一天晚上，安排欢送晚宴，既是对前面会议的总结，也是双方进一步合作的很好的暗示，因此需要准备当地特色礼品，例如云锦、雨花石，这是给客户和公司之间一个维系的纽带。

9、参观游览：

提前了解客户考察之余的游览需要，并适时安排。

三、准备会议材料，明确参会人员

客户来访的整个议程主要分为参观实验室、观看视频了解公司的发展历程、公司情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分交错或同时进行，需要注意：

1、会议材料及参会人员：

外国客户参加会议，所有汇报材料需要准备中英文。

公司宣传视频，若无法实现全英文解说，就要提前准备英文字幕。

实验室讲解，需要提前安排专业技术人员做好英文接待准备。

所有的汇报材料必须是经过领导审核确认的PPT资料，才能向客户演示并讲解。

在汇报过程中，讲解尽量要放慢速度，并适时询问客户是否理解或是否需要停顿，因为外国客户不一定能够习惯中国式的汇报方式，且外国客户在汇报时，通常都是提纲式PPT，发散性东西较多，不同于中国人汇报内容多而全。

因此要充分考虑外国客户的接受理解程度。

参会人员：

提前通知参会人员到达会议室准备，在接待方案中，要明确各部门参会人员，提前发送议程确认参会。

2、双方参会人员介绍：

客户落座及所有参与接待人员坐定后，汇报人（该客户对应的联系人员，同时也是会议的主持人）应先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我公司参会人员，介绍完毕后再用中文依次向我公司领导介绍客户方人员。

3、会议纪要：

接待人员应随时做好会议全部内容的详细记录和整理工作，会议结束后一天内，立即做好会谈纪要，并请客户和部门负责人审核确认。

参考英文纪要格式如下：

MeetingMinute

Subject:

Participants:

PartyA:

PartyB:

Time:

2016-5-9,13:

30-17:

30

Location:

Conferenceroom1208

Recorder:

Topic1indetail:

Topic2indetail:

Topic3indetail:

Signature:

Date:

4、客户接待的全过程中间，应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场图片的拍摄及录像工作。

四、会议后期工作

接待结束后，纪要员需要将双方确认的纪要翻译成中英文两份，并和相关领导、技术人员就提出的问题确认并解答，会后整理出详细的纪要发送给客户，并抄送我公司所有参会领导。

五、接待注意事项

1、服装：

接待时张弛有度，不卑不亢，突出重点，点到即止，注意后期跟进更重要，和客户会谈的过程时要注意自己的穿着得体，不要打扮得过度。

2、语言：

不管何时看到客户，都要跟对方打招呼，外国人打招呼方式比较简单，Hello，Nicetomeetyou都可以让对方感到舒服，同时，引领外国客户去见领导或者引导至会议室时，都要带着微笑，千万不要让对方感觉接待是一件非常为难的事情。

3、成本管控：

所有费用，提前规划，并交由部门负责人审核确认。

4、接待总结：

接待结束后，要提交一个简单的汇报，主要阐明来访效果、总结和经验。

5、熟悉流程：

客户接待从最初的联系到接待结束整个过程，主要参与接待的人员必须熟悉每一个环节的安排，能够随时向领导提供任何一个餐宴地点、接送司机和行程安排。

六、接待常用英语

1、你需要什么饮料吗？

茶或者咖啡？

Whatwouldyoulike?

TeaorCoffee?

2、今天中午在食堂就餐。

Wewillhavelunchinourcanteen.

3、我建议休息一下来点咖啡，如何？

MayIsupposethatwehaveabreakforcoffee?

4、我将在7点在酒店接您，送您去机场。

车牌号是:

8888.

I’llpickyouupat7atthehallthengotoairport.Thecarlicenseis8888.

5、我是张婧，来自苏交科。

我来这里接您去酒店，车在停车场。

I’mZhangJing,fromJSTIGROUP.I’mheretopickyouuptohotel.Thecarisinparkinglot.

6、去酒店之前你需要做一些其他事情吗？

Isthereanythingyouwouldliketodobeforewegotothehotel?

7、确认说话意图。

Canyousaythatagain,please?

Couldyouwriteitdown?

Youmean……isthatright?

Excusemeforinterruptingyou.

8、我们的晚餐安排在酒店36楼中餐厅，包间号是77号。

OurdinnerisarrangedinChineserestaurantat36floor,theroomnumberis77.

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