销售及应收账款管理流程DOC.docx

1、销售及应收账款管理流程DOCI.流程概述本流程主要阐述绵阳金鑫铜业有限公司铜杆、铜丝、铜米销售的管控流程。II.适用范围绵阳金鑫铜业有限公司III.业务目标1. 经营目标1.1 按照生产经营计划安排产品销售，获取最佳经营利润；1.2 提高客户满意度，扩大市场份额；1.3 保证资产安全，降低货款回笼风险；1.4 保证现金安全及时上缴。2. 财务目标2.1 核算规范，确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。3. 合规目标3.1 产品销售符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度；3.2 销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度；3.3 产品指标符合国家有关规定。IV业务风险1. 经

2、营风险1.1 未按规定制定年度销售计划，未按市场变化或生产等因素及时调整年度销售计划，影响生产经营；1.2 擅自调整价格，导致收入减少或销售不畅；1.3 未经审核，变更销售合同示范文本和交接计量、结算协议中涉及权利、义务的条款，导致的风险；1.4 未按规定实施信用管理，与客户结算，导致坏账或货款收回不及时；1.5 信息被任意改动，导致收入损失；1.6 计量设备故障，使销售过程无法确认，导致收入损失；1.7 收款与发货数量不符，导致收入损失；1.8 产品失窃、失盗，导致实物资产、现金资产损失；2. 财务风险2.1 交易不真实，影响财务报告；2.2 合同或协议未按规定程序或权限签署导致损失，影响财

3、务报告；2.3 虚减或虚增款项，多记或少记应收账款，销售收入计算错误；2.4 未按规定上报、审核销售日报，导致管理信息失真，影响财务报告；2.5 现金收款被盗，造成资产损失；2.6 未按规定销售开票、收款，造成损失，影响财务报告。3. 合规风险3.1 销售用户选择不符合国家法律、法规和公司内部规章制度；3.2 产品销售不符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚；3.3 销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。步骤流程及控制说明参与者相关文档及数据部门岗位5.1编制销售计划5.1.1制定销售计划销售副总根据公司下达的任务指标，结合市场规模、生产能力以及后期

4、资源、价格走势分析，制定年度销售计划；并根据当年累计的销售情况及市场行情制定月度销售计划。销售部销售副总年度销售计划月度销售计划5.1.2审批销售计划#5.1.1财务管理制度中销售计划审批权限规定的相关授权审批人对逐级上报的年度销售计划进行最终审批；年度销售计划和月度销售计划经审批后报备古杉集团风险控制管理中心。销售部相关授权审批人员年度销售计划月度销售计划财务管理制度5.2制定销售价格5.2.1编制产品销售定价表公司每日结合长江铜现货价格、上海期货市场铜现价、国际铜价、及同行的报价拟订公司当日的产品销售价格区间，并由销售内勤编制销售产品价格表（主要包含：铜杆、铜丝），转交销售副总及总经理审核

5、确定。销售部销售内勤产品销售定价表5.2.2审核产品销售定价表定价表列举了报价依据，不同销售情况的价格浮动区间及销售副总价格审批权限；铜米可以直接对外销售也可以做为铜杆的原材料，主要由采购副总比较当日废铜的采购价格和铜米的销售价格结合铜米的库存情况决定是否对外销售铜米；#5.2.1销售副总、总经理依据上述情况审核产品销售定价表的价格的合理性，审核无误后签字确认。销售部销售副总总经理产品销售定价表财务管理制度5.2.3归档整理产品销售定价表销售内勤负责将产品销售定价表整理并转交财务副总一份复印件作为审核销售合同的依据，原件自行归档保存。 销售部销售内勤产品销售定价表5.2.4销售业务过程中的价格

6、监督#5.2.2销售部依照经审批的产品销售定价表执行销售业务，依据定价表在销售业务执行中享有营销价格自主浮动区间： 实际销售价格低于当日价但在浮动区间范围内的由销售副总审批且电话报备总经理； 若实际销售价格低于当日价且超过浮动区间范围，销售价格必需由总经理审批；如超过营销价格的自主浮动空间，填写产品销售定价特别审批表，经过总经理审批确认；铜米的产品销售定价表必须由总经理审批确认，不享受营销价格自主浮动情况。销售部公司管理层销售副总总经理产品销售定价表财务管理制度5.3客户管理5.3.1新客户档案的建立#5.3.1 业务员收集潜在客户信息(包括企业名称、联系人、电话、月需求量、用途、产品质量要求

7、及付款期限 等)，填写销售客户档案上报销售副总和总经理审核，并逐步完善销售客户档案 内容。销售部业务员销售客户档案5.3.2审核销售客户的有效性#5.3.1新客户档案建立后，销售副总和总经理需对销售客户档案进行审核，以判断是否可以接受该客户，并将其意见签署在该档案上。此外，公司管理层需要审核销售客户的基本信用情况，以判断销售结算方式，如是采用现金结算还是赊销；如果采用赊销方式，如何控制赊销的量。销售部销售副总总经理销售客户档案5.3.3归档保存销售内勤统一保管经审批后通过的销售客户档案，如果客户资料有变动则依据变动的资料更新客户档案。销售部销售内勤销售客户档案5.4信用管理5.4.1编制客户信

8、用额度申请表公司的信用政策确定客户选择原则、选择程序以及认定申请的要求，业务员对申请赊销客户进行调查了解，填写客户信用额度申请表，涉及方面由产业规模、资金实力，与银行信贷情况 等信息， 并结合经过审核的销售客户档案上报销售副总和总经理审批。#5.4.1目前，信用政策明确规定：仅允许与经过审核的厂家进行赊销交易，其余客户均为现款现货交易形式。销售部业务员客户信用额度申请表销售客户档案5.4.2审批客户信用额度申请表#5.4.2 销售副总和总经理依据经审核的销售客户档案，查看客户信用额度申请表中内容是否准确，申请赊销额度是否可控，客户信用记录是否真实，审核无误后签字确认。经审批的客户信用额度申请表

9、交由公司销售部和财务部分别留档。 销售部销售副总总经理财务副总客户信用额度申请表销售客户档案5.4.3更新并维护客户信用额度变动汇总表销售内勤负责整理归档获得批准的客户信用额度申请表，如，发生赊销客户额度变化情况，依据获批的客户信用额度申请表#5.4.3 编制客户信用额度变动汇总表，上报财务副总查看，确保赊销客户的信用额度余额在获批范围内。销售部销售内勤财务副总客户信用额度变动汇总表客户信用额度申请表5.5签订销售合同5.5.1判断客户有效性业务员根据与客户洽谈等实际情况判断客户是否属于有效客户，无效客户则流程结束；如属有效客户流程转至5.3客户管理流程，并依据产品销售定价表信息，与有效客户进

10、一步沟通产品的价格动向。销售部业务员5.5.2填写合同审批表与客户洽谈合同有关条款，如：订购产品、价格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款期限等，业务员填写合同审批表，注明客户名称、产品名称、合同数量、交货时间、交货方式、付款期限 等，上报管理层审批。销售部业务员合同审批表5.5.3审批合同审批表#5.5.1依据财务管理制度规定的授权审批人依据产品销售定价表及客户信用额度申请表的信息审核合同审批表，关注价格条款、付款期限、合同数量 等；如超过产品销售定价表的浮动范围，则查看产品销售定价特别审批表，审核无误签字确认。销售部销售副总总经理财务副总合同审批表财务管理制度5.5.4签订合同业务员

11、根据经过审批的合同审批表信息与客户签订合同，#5.5.2销售合同使用公司统一的经过法律人事审核的合同模板；仅与公司交易量已达到一定数量的客户，要求使用自己公司的合同模板，则此合同应由法律人事查看确认，且经过销售副总审核。销售部销售副总法律人事经理销售合同5.5.5审核并盖章#5.5.3 销售内勤将获批的合同审批表、销售合同转交行政经理审核两者内容是否一致，查看无误后转交行政专员在销售合同上加盖公司合同章，该销售合同正式生效。公司销售部行政人事部销售内勤行政专员行政经理合同审批表销售合同5.5.6更新并维护销售合同台账#5.5.4 销售内勤编制销售合同台账，记录合同编号、销售类别、签订日期、产品

12、名称、合同数量、是否已执行完 等，确保销售合同编号连续性、销售类别统一性；每月末，销售内勤与财务人员核对销售台账及当月销售明细记录。销售部财务部销售内勤财务销售会计销售合同台账5.6销售订单处理与发货5.6.1开具产品发货(通知)单依据签订生效的销售合同，销售内勤查看销售合同中客户订购产品类型： 铜杆、铜丝：填写产品发货单，注明客户名称、产品类型、订购数量、单价、运输方式 时间等； 铜米：填写产品发货通知单，注明客户名称、产品类型、订购数量、单价、运输方式 时间等；#5.6.1 产品发货单，产品发货单一式五联，且连续编号。 一联交由财务部、一联交由销售部、一联由仓库留底、一联交由门卫，另一联交

13、由运输公司人员。铜米销售由仓库依据采购部的产品发货通知单开具出库单，产品出库单，一式五联，且连续编号。 一联交由财务部、一联由仓库留底、一联交由门卫，另一联由押运人员交给客户。销售部仓库仓库管理员产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)5.6.2审核产品发货(通知)单#5.6.2 财务管理制度规定相关授权审批人对产品发货(通知)单审批，重点审核是否为赊销客户且信用额度是否在有效范围内，如为现款现货客户款项是否已经结清 等情况，审核无误签字确认。财务部财务会计产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)5.6.3发货#5.6.3 仓管员依据产品发货单中记录的重量计算实际发货数量每件产品装

14、运时查验统计标牌上的重量，以发货时行吊磅称的数量确定本次实际发货的总数量填写发货单上的实发数量，产品装运完毕进行地磅核实手续，查看实际发货数量与重量是否与产品发货单中记录相符，开具电子磅码单，显示在磅的计量毛重、皮重、净重以及客户名称、代运输车号，由仓管员和运输此批产品的送货驾驶员签字确认；仓管员依据产品发货通知单装铜米，产品装运完毕进行地磅称重，开具电子磅码单和出库单，电子磅码单显示在磅的计量毛重、皮重、净重以及客户名称、代运输车号，由仓管员和押运此批产品的押货员签字确认，出库单填写发货数量以及客户名称，由仓管员和押运此批产品的押货员签字确认。#5.6.3铜杆铜丝： 行吊计量的过磅数合计与地

15、磅计量的结果差异不超过2，产品发货单中记录实发重量、数量，由仓管员和送货驾驶员签字确认； 行吊计量的过磅数合计与地磅计量的结果差异超过2，必须查明原因，未查明原因不能发货；#5.6.3铜米：仓管员填写出库单，记录收货单位、品名、毛重、皮重（过磅皮重扣袋子）、地磅的计量结果扣除袋子的重量 等，由仓管员签字和送货员签字确认；#5.6.1产品发货单、产品出库单和电子磅码单需连续编号以保证其完整性；#5.6.4 送货驾驶员将获批的产品发货单或出库单交与门卫，由其核实送货车上所装货物与表单是否相符，并将信息在来访及车辆登记簿中记录，注明日期、车牌号、司机；并在当月汇总整理出库单-门卫联交与财务部签收存档

16、。物资部采购部保卫部仓管员送货驾驶员门卫产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)电子磅码单出库单5.6.4更新并维护仓库台账 #5.6.5仓库统计员根据出库单和产品发货单更新仓库台账，月底与会计进行对账工作。物资部统计员产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)出库单5.6.5更新并维护销售合同台账#5.6.5销售内勤根据产品发货单更新并维护销售合同台账销售台账（采购内勤依据出库单更新并维护铜米的销售合同台账和销售台账），定期与财务部维护的往来备查账进行核对，确认销售合同执行情况的真实性；#5.6.5结合产品发货单及出库单及销售合同台账，编制应收账款明细表，明确客户销售合同执行进度，

17、记录与客户款项结算情况，上报销售副总和财务副总审核。#5.6.6 销售内勤将含账龄的应收账款明细表每日报给总经理和销售副总，高管及时了解应收款情况，对超期限的应收款及时采取措施加强回款力度，以保证资金安全及加快资金周转。销售部采购部内勤内勤产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)出库单销售合同台账应收账款明细表5.6.7确认收货，填磅差审批单 客户确认收货，在出库单-客户联中备注实收数量与公司销售部取得联系，确认实收数量的准确性，发生客户实收数量低于公司出库单中记录的实发数量，物资部仓管员查找原因： 实收数量误差大于2 等情况严重时，业务员应到客户所在地实地查找原因，确定问题责任方并将结

18、果在调查报告中记录，上报销售副总和总经理审批； 实收数量误差小于2 等情况时，送货驾驶员实地了解情况，填写磅差审批单，写明误差形成原因，误差具体数量、重量等内容，经由销售副总和总经理审核确认，转交物资部及财务部作为发货和确认收入存在差异的依据。销售部公司管理层送货员销售副总总经理磅差审批单5.7回款与销售收入确认5.7.1确认收款#5.7.1 公司规定收取客户货款的来源应与销售合同中记录的客户名称相符，且不得以私人名义向公司支付货款；财务部销售部财务副总销售内勤应收账款明细表贴现票据5.7.2确认销售收入及回款#5.7.2 依据产品发货单、出库单信息，会计进行确认销售的账务处理，并由财务副总审

19、核确认销售账务处理的准确性；#5.7.3 公司销售以赊销为主，销售内勤定期将应收账款明细表与会计核对客户货款支付情况，会计依据确认销售明细账及销售部的应收账款明细表记录情况，编制销售收款月度汇总表，明确当月客户支付及赊欠货款、仓库发货数量等情况由销售部和财务部共同核对签字确认，月末交与财务副总审核签字。财务部会计财务副总产品发货单(铜杆/铜丝)产品发货通知单(铜米)销售收款月度汇总表出库单5.7.3销售退回#5.7.4 发生客户退货情况时，业务员及时了解客户退货原因，并将客户退货情况汇总填写质量反馈单交与质检员，质检员查看质量反馈单的反馈内容是否合理、属实： 客户退货原由不合理、不属实：业务员

20、与质检员一同到客户处确认退货产品的真实性，并实地检验，将真实内容在质量反馈单中记录； 客户退货原由合理、属实：质检员在质量反馈单上签字确认；#5.7.4 业务员将经过质检员确认的质量反馈单上报销售副总和总经理审核，确认结果： 换货：业务员与客户联系安排换货时间等手续； 退货：业务员填写退货说明情况，上报销售副总和总经理确认后将质量反馈单和退货说明情况转交物资部及财务部备份，作为账务处理依据。销售部质检部公司管理层业务员质检员相关授权审批人质量反馈单销售退货审批/销售管理制度5.7.4客户对账#5.7.5 仅赊销客户存在对账情况，业务员季末查看应收账款明细表中客户赊销余额大于RMB 100,00

21、0元或赊销期间超过1个月的情况，销售内勤填制应收款项核对表与财务部确认实际收款情况，得到财务副总确认在表单上加盖财务专用章后，销售内勤以传真形式与对账客户进去款项催收确认工作，表单结果由回财务部归档保存。财务部销售部会计财务副总销售内勤应收款项核对表5.8开具发票对所有客户均开具销售发票，在对方确认收货后开具销售发票，作为销售确认账务处理的依据；5.8.1填写开票申请单销售内勤依据客户确认的出库单内容填写开票申请单，注明客户名称、产品规格、数量、价格 等信息交与销售副总审核；新客户开具销售发票前，销售内勤将新客户的销售客户档案客户进行核实。销售部财务部销售内勤会计开票申请单5.8.2审核开票申

22、请单并开具发票#5.8.1销售副总审核开票申请单信息的准确性，确认签字后转交财务部；财务部长审核申请开票客户名称、开票数量、金额是否与销售合同相符，是否为首次开票客户，并与其自己维护的销售收款备查表中内容核对；会计依据审核无误的开票申请单进行开票处理。财务部财务部长开票申请单5.8.4审核并盖章#5.8.2 会计将开具完成的销售发票、开票申请单交由行政专员查看并加盖“发票专用章”，并在开票申请单上备注“发票已开”。行政人事部行政专员发票开票申请单5.8.5更新并维护发票领用登记簿，归档保存开票申请单#5.8.3 会计将加盖“发票专用章”的销售发票信息在发票领用登记簿中更新，记录发票的单位、金额及编号，通知销售内勤领取发票并在发票领用登记簿中签字确认；备注“发票已开”字样的开票申请单由会计按月整理归档保存。财务部会计开票申请单发票领用登记簿批准人签章日期版本控制：日期版本号更改记录更改人