第五代时间管理.docx

1、第五代时间管理第七讲优先管理（中）压力与时间的关系（下）3.“莫菲定律”事情往往不会像人们所想像的那么轻松，很多事情往往比想像的更加复杂和困难，往往需要投入比想像更多的时间和精力。对于第二象限的工作我们不仅不能拖拉，还要提前准备，而且必须做好最充分的准备。如果不能做好充分的准备，就可能会出大问题。4.急迫性指数测验如果生活或者工作一直处在急迫状态的话，说明生活的质量并不高。急迫的表现主要有两个：认为自己在紧迫和压力下往往表现得最好，觉得有压力或者紧迫的情况下才能够振奋精神，有所发挥；经常感到工作和生活的节奏非常紧张，这根弦儿绷得就要断了。是否 我在紧迫和压力下的表现最好 我常感到工作和生活十分

2、紧张 我常感觉别人太慢而很不耐烦 我片刻没和公司联系就会不安 我做事情时往往无法集中精力 我平时最讨厌等待别人或排队 我在休假或外出时会觉得不安 我似乎从早到晚永远在赶时间 我在处理危机情况时表现得最好 处理突发事件比平时更有成就感 我常为紧急公事牺牲和亲友共处 我觉得处理突发事件才更有意义 目前工作不是我真正想做的事情 已办文件堆得越高我越有成就感 我在公司常常是边工作边吃饭的（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）（）图4-2急迫性指数测验【图解】一个人被这种紧迫性所左右，就会变成时间的奴隶，也就会变成事件的奴隶。

3、生活忙忙碌碌，毫无乐趣可言，就会丧失生命的价值取向。改变传统的时间观念1.传统时间观念的误区就是在最短的时间里能不能够做最多的事情。2.正确的方法依照重要性程度来安排顺序；不轻易因紧急情况改变计划；认清紧急性与重要性的区别；要遵循你心中的目标和方向。3.勤奋是否足够勤奋固然重要，但仅有勤奋是不够的，多劳并不见得就多得。在公司里，得到的多少要看对公司的战略目标和战略意图贡献的大小。【案例】浙江一家公司的副经理很勤奋，做事认真负责。他还经常下基层和员工一起工作，一起吃饭。公司的领导和企业的员工都对他很满意。但是，他的经理位置坐了没一年就被撤了下来。因为它所管理的主要业务并不见起色，甚至完不成必要的

4、考核。他很勤奋，可是没有勤奋到重要的事情上，他被撤换掉也是情理之中的事。案例分析：该干的事情不干，不该干的事情却忙忙碌碌。这样的人做事情就从来没有多想过，从来没有想过做事情的意义。4.本末倒置很多人往往对自己的行动不赋予任何的目的，结果这些人就变成了一个漫无目的的工作狂。整天忙碌却不知道在做什么，也不知道能有多少收益。 缺乏信心，就故意装出非常忙碌； 在目标不清晰时经常会特别卖力； 对行动不赋予任何目的； 把自己变成盲无目的的工作狂。结果： 只会低头拉车，不去抬头看路； 明明是人骑马，却变成了马拖人！图4-3本末倒置5.“七”条残酷规律注意： 你最多只能担当七种社会角色； 花花公子不是人人都能

5、胜任的。否则： 对你将很可能是灾难而非福分； 你会被这一系列灾难所吞噬！关键词： 必须定期作出社会角色的检讨。图4-4“七”条残酷规律有效地控制时间1.时间是怎样消逝的时间总是被各种各样的事情所干扰，别人对你时间的占用就是对你的控制。时间被占用得多了，就会被割裂开，就会变成零零碎碎的，你就无法控制。时间就这样被人占用，就这样消逝了。以下时间哪个最难控制？请排序：（）工作的时间；（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）（）上司的时间；（）下属的时间；（）客户的时间；（）女友的时间；（）家庭的时间；（）哥们的时间。图4-5哪个时间最难控制2.有效的建议有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱；和他人约定在

6、一定的时间内不沟通；集中时间处理琐碎的事情；做事情分清楚轻重缓急。【自检4-2】如何有效地控制时间？_见参考答案4-2参考答案4-2返回我们无法控制时间是因为时间都被占用，被割裂开而变成零零碎碎的时间。要保证有完整的时间做事情就要做到：（1） 有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱；（2） 和他人约定在一定的时间内不沟通；（3） 集中时间处理琐碎的事情；（4）做事情分清楚轻重缓急。第八讲优先管理（下）控制方方面面对时间的干扰1.来自上司的干扰来自上司的干扰往往是最难控制的，上司的干扰既不能拒绝也不能回避，还必须和颜悦色地把宝贵的时间让给他。即使这样，也可以通过一定的方式来减少上司的干扰。让上司

7、清楚知道你的工作目标通过沟通，通过年度经营计划，通过一些会议，一定要很清楚地让你的上司知道，你的工作是什么。你这一周、这个月、这个季度、今年的工作是什么。上司知道了你的工作才有可能不给你添加干扰你工作的事情。主动地约见你的上司以减少干扰主动约见你的上司，就会由被动变主动，避免上司给你添加计划外的任务。减少上司对你的时间干扰需要做到，依据对公司的理解制定自己的目标计划并让上司知道这些；主动约见上司，让他理解你的工作。这就是管理上司的文化，我们把它叫做香蕉文化。2.来自同事的干扰来自同事的干扰，跟来自上司的干扰的性质不一样，大家都是同事，这种干扰最难推却。同事的干扰往往是即兴的，没有预谋，是经常容

8、易把你的时间割裂掉的。有效避免同事干扰的方法：如果有人找你就站起来接待他这种迎接方式会使来打扰你的同事感到不安而退却。公司设立人人安静一小时制度时间不够，是因为很多时间被割裂，使本来完整的时间变成一些零零碎碎的时间。人人安静一小时要求，在这个时间段里，每个人都自觉遵守，不要轻易去找别人。3.来自下属的干扰下属的干扰往往会把你太多的时间占据掉，但是，人们往往会忽视下属的干扰，原因在于人们认为下属的干扰是天经地义的。作为上司不应以凡事都由自己做主就觉得很有尊严，事无巨细地处理下属递上来的事情，倒成了下属所提供事件的奴隶，为下属所制。若认识不到这一点是很可悲的。避免下属干扰的方式有：安排固定时间供下

9、属汇报工作；保留固定时间供下属讨论问题；安排其他时间处理非紧急事件。4.来自自己的干扰来自自己的干扰往往很难觉察，例如没有目的的游逛，与下属聊天，各种不良的习惯，发呆或者拖延等。有效的方法是保持清醒的头脑，学习管理和控制自己，并且争取做到“己所不欲，勿施于人”。5.干扰的判断要排除干扰就需要对干扰与非干扰有所区分，判断干扰要从以下几个方面入手：是否经常会有人打扰你的工作这是判断干扰是否存在的前提条件，经常有人打扰，就有干扰存在。是否清楚别人打扰你的目的明白了别人打扰的目的，就能很容易地分清这个人是来工作，还是来调侃。目的、程序、制度是否明确有了明确的目的、程序、制度就能有效地避免干扰的出现。紧

10、急突发状况是否经常出现紧急突发状况并不经常出现，如果紧急突发状况很多，就要警惕干扰的存在。6.干扰的排除发扬香蕉文化，杜绝推诿。香蕉文化是一种非常好的文化，可以通过香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目标清晰，职责明确；界定工作的职责，在公司里要采用无边界化的管理。不要强化部门与部门之间的边界，而是要淡化这种边界，以确定的工作程序来优化工作流程，用工作流程去拉动部门之间的配合。第九讲“西瓜”与“芝麻”“丢了西瓜拣回芝麻”是一句俗语。从企业经营的角度去理解，它形容有些人做了那些低回报的工作而放弃了高回报的工作。为什么只拣“芝麻”不抱“西瓜”1.人们热衷于拣“芝麻”每一个人在人生的旅途中

11、，总是会遇到一些“西瓜”，也会遇到很多的“芝麻”。这时，每个人的脑子里都会想着如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行动上人们往往是在捡“芝麻”。为什么人们热衷于拣“芝麻”呢？因为拣“芝麻”很容易，每拣到一个“芝麻”就会有一定的成就感，在短期内获得满足，很过瘾。何况抱“西瓜”不如拣“芝麻”省力，不如拣“芝麻”来得快。所以人们虽然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的诱惑让他们控制不住。2.“西瓜”与“芝麻”的区分“芝麻”与“西瓜”不可兼得在相同的时间内，人只能做一件事情，就是说要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”只能选择一种，如果拣“芝麻”就不会再有时间抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有时间拣“芝麻”。拣“芝麻

12、”与抱“西瓜”不可兼得。因此，在单位的时间内，你必须做出是要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”的选择。“西瓜”与“芝麻”的区分当然在选择拣“芝麻”还是抱“西瓜”之前，首先要对“西瓜”和“芝麻”进行区分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。工作按照回报的高低可以分成两类，一类是低回报的工作，另一类是高回报的工作。“芝麻”的回报力远远低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回报的工作。“西瓜”的回报力远远大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回报的工作。【自检5-1】怎样分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？_见参考答案5-13.效率和效益的分别效率和效益虽然只有一字之差，但是在内容上却有着很大

13、的差别。人们对于“西瓜”的追求，实际上就是对于效益的追求。【案例】有一位经济学家做了一个实验。他在银行兑换了100张钱。这100张钱里有99张是1元的，有1张是100元的。他拿着这100张钱来到一个大商场前，先说明了这100张钱的情况，然后撒了出去。人们都上前哄抢，这时就会发现，大家几乎都朝那1张100元钞票跑过去，去抢那张100元的钞票。因为大家都清楚就是把所有的1元钞票抢到手，也不如那1张100元的多。一张一张地拣小钞比抢那1张100元大钞费力多了，更何况，根本就不可能把所有1元1张的钞票都抢到手。案例分析：这是普通人对于效率和效益的理解。很明显，一张一张地拣一元的钞票效率很高，但是效益很

14、低；去抢那张100元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到就会产生很大的效益。由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情。做对的事情，有一定的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低。怎样获取“西瓜”1.确定有效目标目标与计划的关系工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想。计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考虑才能够制定出切实可行的计划。目标和计划必须设定最后的期限，不能无限期地拖延。利用第二象限

15、实现目标【案例】某企业确定了年利润100万元的目标以后，就朝着100万元的目标猛冲，把其他问题都留在后面。它逢山开路，遇水架桥，兵来将挡，水来土掩。一开始进展得挺快，到最后是强弩之末，由于其他因素的制约，不仅没有盈利，反而亏损了。实现目标合理的方法是在目标确定以后，对目标的实现要有一个规划。然后对技术资源以及企业的资金进行整合，这样才能使企业以持续的发展状态实现目标。案例分析：这个企业的做法是时间管理的第三象限的做法，做了好多紧急但是不重要的事情，所以出现了欲速不达的情况。第二象限是那些重要但不紧急的事情，这一象限的投资效益最大，要实现确定的目标，投资第二象限能够获得强劲的执行力。2.提高对目

16、标的执行力为达到目标就要对其进行有效地执行，首先要保证充足的时间，然后需要做充分的准备和详细的计划。按时执行完成每一项工作；会客必须在规定时间之内；会议前必须拟定会议提纲；准备完整资料提供给客户。3.工作确定的顺序实现高效率需要合理地调整时间以及进行资源的分配。确定工作顺序首先要确定应该做什么事情，然后确定为什么去做，用什么标准来做。下一步就是确定什么时间开始，都有什么人参加，怎么样分配时间。4.培养良好的工作习惯良好的工作习惯对于高效率的工作来说是必不可少的。工作环境中各种资源的合理配置及有条理的习惯，能够使工作得心应手。把所有的文件从桌子上清走；把名片放在一个固定的地方；把重要文件放在固定

17、的地方；建立电脑及文件的归档系统；重新归类未审批处理的文件；彻底整理办公桌及电脑文件。5.发展性和维持性工作维持性工作是做了以后，只不过是昨天工作的重复，没有任何的新意，不会因此而发财，也不会因此而得到升迁，是平行移动的工作。另外一类工作是发展性工作，就是在去做这件事情的时候，有机会向高处移动，会获得更好的升迁，更好的回报。【案例】有一位世界著名的青年科学家经历了一个很不平凡的历程。她小学五年级的时候，遇上文化大革命，被下放到农村去养猪。在农村的时候，她始终没有放弃对学习的渴望，边放猪边自学。国家恢复高考后，凭借坚强的毅力只有五年级学历的她考上了大学。四年以后，她以全班第一名的成绩毕业。时隔不

18、久，她有了一个到澳大利亚墨尔本大学学习的机会。在澳大利亚的墨尔本大学，她为了挣够学费及生活费用，一天打三份工。白天中午去给人家做清洁工，下午给人家整理花园，晚上伺候一个大小便失禁的老太太。在墨尔本大学毕业后又读了博士。现在是中国某大学的博士生导师，成了世界著名的青年科学家。案例分析：这位女士能够有这么大的成就，就是因为她能够在自己现有的工作中找到发展性的亮点。她在农村边放猪边自学，放猪是她的维持性工作，学习是她的发展性的亮点。当机会到来的时候，她发展性的亮点就变成了改变她的身份的魔棒。【自检5-2】怎样对待您工作中的维持性和发展性工作？_见参考答案5-26.如何处理高回报活动高回报的活动本来就

19、少，我们节约出来大量的时间，也不过是为了把高回报的事情做好，因此，高回报的活动要认真对待。以高回报为原则安排低回报项目在高回报的项目短缺的情况下，可以花一些时间，争取把低回报项目的回报率发挥到最大。集中精力保持高回报的重点目标目标也有主次大小之分。应该集中精力确保大的目标、主要目标的实现。放宽最后期限，使它被特殊化高回报活动中的重要目标如果不能按期完成的话，可以适当延长期限，使它特殊化。这样就能够吸引足够的注意力去解决它。目标分解，循序渐进，逐步达成在大目标难以实现的情况下，可以把大目标进行分解，分成若干个小目标，然后逐个解决。寻求帮助，团队合作，利益共享“三人齐心，其力断金”，善于合作的人才

20、能够做成大的事情。用精力高峰时间解决高回报工作每个人在一天里总会有精神最好的时候和精神最差的时候。要用精力处于高峰的时间做好高回报的工作。自我激励，自我回报，自我激发高回报的活动往往有一个较长的期待过程，要保持持续的良好的精神状态，需要自我激励、自我回报、自我激发。保持沟通，承担责任，全速前进保持与其他人员的沟通，互相激励，全速前进。7.如何处理低回报活动低回报的活动，有些是没有必要做的活动，有些是不得不做的活动，有些是琐碎的活动。它们的回报率都很低，可以用不同的方式进行处理。忽略它们，释放你的时间时间有限，注意力也有限，意义不大的事情完全可以“睁一只眼，闭一只眼”。简化它们，将它们系统化有些

21、活动既复杂又回报率低，在必须去做的情况下，就去简化它。如果这件事情很凌乱，就想办法把它系统化。简化了的和系统化了的事情就会比较容易处理。降低标准，不必追求完美有些回报率低的事情没有必要太认真，也没有必要把它做得很完美。好钢不要用在刀背上。放弃它们，舍弃一些事情没有必要做的事情干脆不要去做，舍弃做回报率低的事情，才能有做那些回报率高的事情的时间。花钱请人，交给别人来做古语云：君子性非异也，善假于物也。聪明的人会把这些低回报的事情交给别人去做。工作分类，在其他时间做琐碎无序的事情应该先分类，然后抽出一定的时间集中完成。如何避免拣“芝麻”时间的有效管理可以避免拣“芝麻”的活动，时间有效管理的前提是有

22、一个良好的时间记录。停止拣“芝麻”活动是破，时间记录是立，一破一立就能帮助人们确定高回报的工作并把它做好。1.停止拣“芝麻”的活动停止拣芝麻的活动需要做到：把相同的事情进行分类把那些琐碎的事情进行分类，然后集中一定的时间处理这些鸡毛蒜皮的事情。看清楚前进的方向真正去做有效益的事情，停止拣芝麻的行为，就不能只低头拉车，不抬头看路。也就是不仅仅要有战术的应用，还要确定合适的战略计划。2.时间记录的工作很多人都有这样的感觉，自己工作很努力，然而没有成就感。自己的努力，没有得到应有的回报。这是因为不良的习惯偷走了你宝贵的时间，使你在有限的时间内不能做最有价值的工作。时间记录的方法能够帮助你发现所做过的

23、事情的价值大小。持续时间记录，提供精确资料做时间的记录必须详细，几点钟做的什么事情，都要一个不落地记录下来。这项工作记的是一件一件的事和做事的时间，不必要记录事件更为详细的内容。记录的时间要有连续性，也就是一天接着一天记，不能记一天隔一天地做记录。记录一周或30天内的活动内容作记录要有一定的时间段，或者一周或者15天或者一个月，总之，要记录一个时间段内的事件。观察分析时间流程的内容一段时间的记录做完以后，就要对单位时间内所做的事情进行观察分析。看做的哪些事情回报高，哪些事情回报低，是什么样的习惯造成的。这样经过对时间记录的分析，就能发现那些低回报的工作以及不良的习惯。就能有的放矢地去改变它。3

24、.怎样记录你的时间这里建议大家做一个如下的表格，记录下来你一周之内，每一天、每一个时间段所做的主要工作。表5-1时间记录表时间日期六 七 八 九 十 十一 十二 十三二十四星期一星期二星期三星期四星期五记录完以后对这个表格进行分析，很容易就能发现一周之内哪些时间被有效利用了，哪些时间被浪费了。4.用时间记录跟踪当你对一周的时间管理情况进行分析后，如果又提出了新的时间管理方案，仍然需要时间的记录，因为：通过对时间的记录，你会变得更清楚时间的记录会让你清楚地知道新的时间管理方案的执行情况，及时发现时间方案中存在的问题。计划某个工作时，记录你的预算时间在制定某个工作计划时，也要制定相应的时间计划，也

25、就是制定相应的时间预算。时间的记录，可以与时间的预算作比较，从而有效控制计划的进度。当工作完成后，检查你用的实际时间工作完成后，通过时间记录可以检查工作的实际时间，为制定下一个计划提供坚实有力的材料资源。时间的记录是一个很有意义的活动。它有利于培养人的良好习惯，增强你的洞察力，帮助你发现高回报的工作，并把做好。总之，时间的记录能够帮助你获得长期的效益。第十讲如何做好时间管理工作行动的误区进行时间管理需要一定的执行力，但是，执行力虽然很重要，工作和行动中只靠执行力还远远不够。工作和行动如果陷入了误区，执行力只能起到南辕北辙费力不讨好的作用。1.缺乏战略的战术行动企业往往精于战术的使用而忽视战略的

26、规划。战术的使用如果没有战略的指导，这些战术就不会有连续性，就难以凝聚最大的力量，产生最大的效益。2.缺乏规划的工作行动即使是战术的行动，有的企业也没有具体的规划，或者是搞激情工作，或者是头痛医头脚痛医脚。3.缺乏目标的盲目行动工作没有目标，盲目地工作，或者是为了工作而工作。即使有目标也是为了目标而工作，不以追求实际的效益为目的。连为什么做这件事都不明确。4.过于正式的会议行动我国的企业开会都有专门的会议室，会议室里桌椅板凳，茶壶茶碗，一应俱全。开会的时候，有早到有晚到，喝茶聊天好不热闹。会一开起来，你一言我一语，小事半个小时，大事两三个小时。开会的时间长效率低。【案例】有一家跨国公司的车间很

27、大，车间的会议室都很小。它在车间的里面，是一个很小的房间，里面既没桌子也没凳子。当有人申请用这个会议室的时候，人马上到了。一共七八个人，围了一个圈，除了会议主持人的手不背，其他人的手都背在后面。会议主持人问原材料主管有什么问题，原材料主管马上把手放在前面说原材料中有一项需要添加，昨天已经申请，现在还没有落实。说完又把手背到了身后。会议主持人听的时候把手背起来，回答别人问话的时候又把手放到了前面。接着会议主持人以同样的方式又问了技术主管、质量检测员遇到的问题并予以了回答。不到15分钟，他们就把会开完了。案例分析：企业会议的目的是解决生产销售方面存在的问题，会议的形式越简单越能提高企业的效率。拖沓冗长的会议不但不能有效地解决问题，还会浪费很多工作时间。5.缺乏沟通的传达行动我国的企业习惯于用文件传达计划、通知等，这种方式是单向的行为，不能和接受计划或者通知的对象进行沟通。计划或者通知等文件对执行者的意见建议不能及时反馈，更得不到认真的对待，这就会影响企业决策的科学性，企业的效益必然会受到影响。【自检6-1】为什么工作中会出现事与愿违欲速不达的情况？_见参考答案6-1工作计划的流程任何企业都有它的工