第五代时间管理.docx
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第五代时间管理
第七讲 优先管理（中）
压力与时间的关系（下）
3.“莫菲定律”
事情往往不会像人们所想像的那么轻松，很多事情往往比想像的更加复杂和困难，往往需要投入比想像更多的时间和精力。
对于第二象限的工作我们不仅不能拖拉，还要提前准备，而且必须做好最充分的准备。
如果不能做好充分的准备，就可能会出大问题。
4.急迫性指数测验
如果生活或者工作一直处在急迫状态的话，说明生活的质量并不高。
急迫的表现主要有两个：
→ 认为自己在紧迫和压力下往往表现得最好，觉得有压力或者紧迫的情况下才能够振奋精神，有所发挥；
→ 经常感到工作和生活的节奏非常紧张，这根弦儿绷得就要断了。
是
否
◆我在紧迫和压力下的表现最好
◆我常感到工作和生活十分紧张
◆我常感觉别人太慢而很不耐烦
◆我片刻没和公司联系就会不安
◆我做事情时往往无法集中精力
◆我平时最讨厌等待别人或排队
◆我在休假或外出时会觉得不安
◆我似乎从早到晚永远在赶时间
◆我在处理危机情况时表现得最好
◆处理突发事件比平时更有成就感
◆我常为紧急公事牺牲和亲友共处
◆我觉得处理突发事件才更有意义
◆目前工作不是我真正想做的事情
◆已办文件堆得越高我越有成就感
◆我在公司常常是边工作边吃饭的
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图4-2 急迫性指数测验
【图解】
一个人被这种紧迫性所左右，就会变成时间的奴隶，也就会变成事件的奴隶。
生活忙忙碌碌，毫无乐趣可言，就会丧失生命的价值取向。
改变传统的时间观念
1.传统时间观念的误区
就是在最短的时间里能不能够做最多的事情。
2.正确的方法
→ 依照重要性程度来安排顺序；
→ 不轻易因紧急情况改变计划；
→ 认清紧急性与重要性的区别；
→ 要遵循你心中的目标和方向。
3.勤奋是否足够
勤奋固然重要，但仅有勤奋是不够的，多劳并不见得就多得。
在公司里，得到的多少要看对公司的战略目标和战略意图贡献的大小。
【案例】
浙江一家公司的副经理很勤奋，做事认真负责。
他还经常下基层和员工一起工作，一起吃饭。
公司的领导和企业的员工都对他很满意。
但是，他的经理位置坐了没一年就被撤了下来。
因为它所管理的主要业务并不见起色，甚至完不成必要的考核。
他很勤奋，可是没有勤奋到重要的事情上，他被撤换掉也是情理之中的事。
案例分析：
该干的事情不干，不该干的事情却忙忙碌碌。
这样的人做事情就从来没有多想过，从来没有想过做事情的意义。
4.本末倒置
很多人往往对自己的行动不赋予任何的目的，结果这些人就变成了一个漫无目的的工作狂。
整天忙碌却不知道在做什么，也不知道能有多少收益。
◆缺乏信心，就故意装出非常忙碌；
◆在目标不清晰时经常会特别卖力；
◆对行动不赋予任何目的；
◆把自己变成盲无目的的工作狂。
结果：
◆只会低头拉车，不去抬头看路；
◆明明是人骑马，却变成了马拖人！
图4-3 本末倒置
5.“七”条残酷规律
注意：
◆你最多只能担当七种社会角色；
◆花花公子不是人人都能胜任的。
否则：
◆对你将很可能是灾难而非福分；
◆你会被这一系列灾难所吞噬！
关键词：
◆必须定期作出社会角色的检讨。
图4-4 “七”条残酷规律
有效地控制时间
1.时间是怎样消逝的
时间总是被各种各样的事情所干扰，别人对你时间的占用就是对你的控制。
时间被占用得多了，就会被割裂开，就会变成零零碎碎的，你就无法控制。
时间就这样被人占用，就这样消逝了。
以下时间哪个最难控制？
请排序：
（ ）工作的时间；
（ ）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）
（ ）上司的时间；
（ ）下属的时间；
（ ）客户的时间；
（ ）女友的时间；
（ ）家庭的时间；
（ ）哥们的时间。
图4-5 哪个时间最难控制
2.有效的建议
→ 有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱；
→ 和他人约定在一定的时间内不沟通；
→ 集中时间处理琐碎的事情；
→ 做事情分清楚轻重缓急。
【自检4-2】
如何有效地控制时间？
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见参考答案4-2
参考答案4-2
返回
我们无法控制时间是因为时间都被占用，被割裂开而变成零零碎碎的时间。
要保证有完整的时间做事情就要做到：
（1）有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱；
（2）和他人约定在一定的时间内不沟通；
（3）集中时间处理琐碎的事情；
（4） 做事情分清楚轻重缓急。
第八讲 优先管理（下）
控制方方面面对时间的干扰
1.来自上司的干扰
来自上司的干扰往往是最难控制的，上司的干扰既不能拒绝也不能回避，还必须和颜悦色地把宝贵的时间让给他。
即使这样，也可以通过一定的方式来减少上司的干扰。
→ 让上司清楚知道你的工作目标
通过沟通，通过年度经营计划，通过一些会议，一定要很清楚地让你的上司知道，你的工作是什么。
你这一周、这个月、这个季度、今年的工作是什么。
上司知道了你的工作才有可能不给你添加干扰你工作的事情。
→ 主动地约见你的上司以减少干扰
主动约见你的上司，就会由被动变主动，避免上司给你添加计划外的任务。
减少上司对你的时间干扰需要做到，依据对公司的理解制定自己的目标计划并让上司知道这些；主动约见上司，让他理解你的工作。
这就是管理上司的文化，我们把它叫做香蕉文化。
2.来自同事的干扰
来自同事的干扰，跟来自上司的干扰的性质不一样，大家都是同事，这种干扰最难推却。
同事的干扰往往是即兴的，没有预谋，是经常容易把你的时间割裂掉的。
有效避免同事干扰的方法：
→ 如果有人找你就站起来接待他
这种迎接方式会使来打扰你的同事感到不安而退却。
→ 公司设立人人安静一小时制度
时间不够，是因为很多时间被割裂，使本来完整的时间变成一些零零碎碎的时间。
人人安静一小时要求，在这个时间段里，每个人都自觉遵守，不要轻易去找别人。
3.来自下属的干扰
下属的干扰往往会把你太多的时间占据掉，但是，人们往往会忽视下属的干扰，原因在于人们认为下属的干扰是天经地义的。
作为上司不应以凡事都由自己做主就觉得很有尊严，事无巨细地处理下属递上来的事情，倒成了下属所提供事件的奴隶，为下属所制。
若认识不到这一点是很可悲的。
避免下属干扰的方式有：
→ 安排固定时间供下属汇报工作；
→ 保留固定时间供下属讨论问题；
→ 安排其他时间处理非紧急事件。
4.来自自己的干扰
来自自己的干扰往往很难觉察，例如没有目的的游逛，与下属聊天，各种不良的习惯，发呆或者拖延等。
有效的方法是保持清醒的头脑，学习管理和控制自己，并且争取做到“己所不欲，勿施于人”。
5.干扰的判断
要排除干扰就需要对干扰与非干扰有所区分，判断干扰要从以下几个方面入手：
→ 是否经常会有人打扰你的工作
这是判断干扰是否存在的前提条件，经常有人打扰，就有干扰存在。
→ 是否清楚别人打扰你的目的
明白了别人打扰的目的，就能很容易地分清这个人是来工作，还是来调侃。
→ 目的、程序、制度是否明确
有了明确的目的、程序、制度就能有效地避免干扰的出现。
→ 紧急突发状况是否经常出现
紧急突发状况并不经常出现，如果紧急突发状况很多，就要警惕干扰的存在。
6.干扰的排除
→ 发扬香蕉文化，杜绝推诿。
香蕉文化是一种非常好的文化，可以通过香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目标清晰，职责明确；
→ 界定工作的职责，在公司里要采用无边界化的管理。
不要强化部门与部门之间的边界，而是要淡化这种边界，以确定的工作程序来优化工作流程，用工作流程去拉动部门之间的配合。
第九讲 “西瓜”与“芝麻”
“丢了西瓜拣回芝麻”是一句俗语。
从企业经营的角度去理解，它形容有些人做了那些低回报的工作而放弃了高回报的工作。
为什么只拣“芝麻”不抱“西瓜”
1.人们热衷于拣“芝麻”
每一个人在人生的旅途中，总是会遇到一些“西瓜”，也会遇到很多的“芝麻”。
这时，每个人的脑子里都会想着如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行动上人们往往是在捡“芝麻”。
为什么人们热衷于拣“芝麻”呢？
因为拣“芝麻”很容易，每拣到一个“芝麻”就会有一定的成就感，在短期内获得满足，很过瘾。
何况抱“西瓜”不如拣“芝麻”省力，不如拣“芝麻”来得快。
所以人们虽然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的诱惑让他们控制不住。
2.“西瓜”与“芝麻”的区分
→ “芝麻”与“西瓜”不可兼得
在相同的时间内，人只能做一件事情，就是说要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”只能选择一种，如果拣“芝麻”就不会再有时间抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有时间拣“芝麻”。
拣“芝麻”与抱“西瓜”不可兼得。
因此，在单位的时间内，你必须做出是要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”的选择。
→ “西瓜”与“芝麻”的区分
当然在选择拣“芝麻”还是抱“西瓜”之前，首先要对“西瓜”和“芝麻”进行区分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。
工作按照回报的高低可以分成两类，一类是低回报的工作，另一类是高回报的工作。
“芝麻”的回报力远远低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回报的工作。
“西瓜”的回报力远远大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回报的工作。
【自检5-1】
怎样分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？
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见参考答案5-1
3.效率和效益的分别
效率和效益虽然只有一字之差，但是在内容上却有着很大的差别。
人们对于“西瓜”的追求，实际上就是对于效益的追求。
【案例】
有一位经济学家做了一个实验。
他在银行兑换了100张钱。
这100张钱里有99张是1元的，有1张是100元的。
他拿着这100张钱来到一个大商场前，先说明了这100张钱的情况，然后撒了出去。
人们都上前哄抢，这时就会发现，大家几乎都朝那1张100元钞票跑过去，去抢那张100元的钞票。
因为大家都清楚就是把所有的1元钞票抢到手，也不如那1张100元的多。
一张一张地拣小钞比抢那1张100元大钞费力多了，更何况，根本就不可能把所有1元1张的钞票都抢到手。
案例分析：
这是普通人对于效率和效益的理解。
很明显，一张一张地拣一元的钞票效率很高，但是效益很低；去抢那张100元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到就会产生很大的效益。
由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追求的真正目的。
追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情。
做对的事情，有一定的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低。
怎样获取“西瓜”
1.确定有效目标
→ 目标与计划的关系
工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想。
计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考虑才能够制定出切实可行的计划。
目标和计划必须设定最后的期限，不能无限期地拖延。
→ 利用第二象限实现目标
【案例】
某企业确定了年利润100万元的目标以后，就朝着100万元的目标猛冲，把其他问题都留在后面。
它逢山开路，遇水架桥，兵来将挡，水来土掩。
一开始进展得挺快，到最后是强弩之末，由于其他因素的制约，不仅没有盈利，反而亏损了。
实现目标合理的方法是在目标确定以后，对目标的实现要有一个规划。
然后对技术资源以及企业的资金进行整合，这样才能使企业以持续的发展状态实现目标。
案例分析：
这个企业的做法是时间管理的第三象限的做法，做了好多紧急但是不重要的事情，所以出现了欲速不达的情况。
第二象限是那些重要但不紧急的事情，这一象限的投资效益最大，要实现确定的目标，投资第二象限能够获得强劲的执行力。
2.提高对目标的执行力
为达到目标就要对其进行有效地执行，首先要保证充足的时间，然后需要做充分的准备和详细的计划。
→ 按时执行完成每一项工作；
→ 会客必须在规定时间之内；
→ 会议前必须拟定会议提纲；
→ 准备完整资料提供给客户。
3.工作确定的顺序
实现高效率需要合理地调整时间以及进行资源的分配。
确定工作顺序首先要确定应该做什么事情，然后确定为什么去做，用什么标准来做。
下一步就是确定什么时间开始，都有什么人参加，怎么样分配时间。
4.培养良好的工作习惯
良好的工作习惯对于高效率的工作来说是必不可少的。
工作环境中各种资源的合理配置及有条理的习惯，能够使工作得心应手。
→ 把所有的文件从桌子上清走；
→ 把名片放在一个固定的地方；
→ 把重要文件放在固定的地方；
→ 建立电脑及文件的归档系统；
→ 重新归类未审批处理的文件；
→ 彻底整理办公桌及电脑文件。
5.发展性和维持性工作
维持性工作是做了以后，只不过是昨天工作的重复，没有任何的新意，不会因此而发财，也不会因此而得到升迁，是平行移动的工作。
另外一类工作是发展性工作，就是在去做这件事情的时候，有机会向高处移动，会获得更好的升迁，更好的回报。
【案例】
有一位世界著名的青年科学家经历了一个很不平凡的历程。
她小学五年级的时候，遇上文化大革命，被下放到农村去养猪。
在农村的时候，她始终没有放弃对学习的渴望，边放猪边自学。
国家恢复高考后，凭借坚强的毅力只有五年级学历的她考上了大学。
四年以后，她以全班第一名的成绩毕业。
时隔不久，她有了一个到澳大利亚墨尔本大学学习的机会。
在澳大利亚的墨尔本大学，她为了挣够学费及生活费用，一天打三份工。
白天中午去给人家做清洁工，下午给人家整理花园，晚上伺候一个大小便失禁的老太太。
在墨尔本大学毕业后又读了博士。
现在是中国某大学的博士生导师，成了世界著名的青年科学家。
案例分析：
这位女士能够有这么大的成就，就是因为她能够在自己现有的工作中找到发展性的亮点。
她在农村边放猪边自学，放猪是她的维持性工作，学习是她的发展性的亮点。
当机会到来的时候，她发展性的亮点就变成了改变她的身份的魔棒。
【自检5-2】
怎样对待您工作中的维持性和发展性工作？
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见参考答案5-2
6.如何处理高回报活动
高回报的活动本来就少，我们节约出来大量的时间，也不过是为了把高回报的事情做好，因此，高回报的活动要认真对待。
→ 以高回报为原则安排低回报项目
在高回报的项目短缺的情况下，可以花一些时间，争取把低回报项目的回报率发挥到最大。
→ 集中精力保持高回报的重点目标
目标也有主次大小之分。
应该集中精力确保大的目标、主要目标的实现。
→ 放宽最后期限，使它被特殊化
高回报活动中的重要目标如果不能按期完成的话，可以适当延长期限，使它特殊化。
这样就能够吸引足够的注意力去解决它。
→ 目标分解，循序渐进，逐步达成
在大目标难以实现的情况下，可以把大目标进行分解，分成若干个小目标，然后逐个解决。
→ 寻求帮助，团队合作，利益共享
“三人齐心，其力断金”，善于合作的人才能够做成大的事情。
→ 用精力高峰时间解决高回报工作
每个人在一天里总会有精神最好的时候和精神最差的时候。
要用精力处于高峰的时间做好高回报的工作。
→ 自我激励，自我回报，自我激发
高回报的活动往往有一个较长的期待过程，要保持持续的良好的精神状态，需要自我激励、自我回报、自我激发。
→ 保持沟通，承担责任，全速前进
保持与其他人员的沟通，互相激励，全速前进。
7.如何处理低回报活动
低回报的活动，有些是没有必要做的活动，有些是不得不做的活动，有些是琐碎的活动。
它们的回报率都很低，可以用不同的方式进行处理。
→ 忽略它们，释放你的时间
时间有限，注意力也有限，意义不大的事情完全可以“睁一只眼，闭一只眼”。
→ 简化它们，将它们系统化
有些活动既复杂又回报率低，在必须去做的情况下，就去简化它。
如果这件事情很凌乱，就想办法把它系统化。
简化了的和系统化了的事情就会比较容易处理。
→ 降低标准，不必追求完美
有些回报率低的事情没有必要太认真，也没有必要把它做得很完美。
好钢不要用在刀背上。
→ 放弃它们，舍弃一些事情
没有必要做的事情干脆不要去做，舍弃做回报率低的事情，才能有做那些回报率高的事情的时间。
→ 花钱请人，交给别人来做
古语云：
君子性非异也，善假于物也。
聪明的人会把这些低回报的事情交给别人去做。
→ 工作分类，在其他时间做
琐碎无序的事情应该先分类，然后抽出一定的时间集中完成。
如何避免拣“芝麻”
时间的有效管理可以避免拣“芝麻”的活动，时间有效管理的前提是有一个良好的时间记录。
停止拣“芝麻”活动是破，时间记录是立，一破一立就能帮助人们确定高回报的工作并把它做好。
1.停止拣“芝麻”的活动
停止拣芝麻的活动需要做到：
→ 把相同的事情进行分类
把那些琐碎的事情进行分类，然后集中一定的时间处理这些鸡毛蒜皮的事情。
→ 看清楚前进的方向
真正去做有效益的事情，停止拣芝麻的行为，就不能只低头拉车，不抬头看路。
也就是不仅仅要有战术的应用，还要确定合适的战略计划。
2.时间记录的工作
很多人都有这样的感觉，自己工作很努力，然而没有成就感。
自己的努力，没有得到应有的回报。
这是因为不良的习惯偷走了你宝贵的时间，使你在有限的时间内不能做最有价值的工作。
时间记录的方法能够帮助你发现所做过的事情的价值大小。
→ 持续时间记录，提供精确资料
做时间的记录必须详细，几点钟做的什么事情，都要一个不落地记录下来。
这项工作记的是一件一件的事和做事的时间，不必要记录事件更为详细的内容。
记录的时间要有连续性，也就是一天接着一天记，不能记一天隔一天地做记录。
→ 记录一周或30天内的活动内容
作记录要有一定的时间段，或者一周或者15天或者一个月，总之，要记录一个时间段内的事件。
→ 观察分析时间流程的内容
一段时间的记录做完以后，就要对单位时间内所做的事情进行观察分析。
看做的哪些事情回报高，哪些事情回报低，是什么样的习惯造成的。
这样经过对时间记录的分析，就能发现那些低回报的工作以及不良的习惯。
就能有的放矢地去改变它。
3.怎样记录你的时间
这里建议大家做一个如下的表格，记录下来你一周之内，每一天、每一个时间段所做的主要工作。
表5-1 时间记录表
时间
日期
六七八九十十一十二十三……二十四
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
记录完以后对这个表格进行分析，很容易就能发现一周之内哪些时间被有效利用了，哪些时间被浪费了。
4.用时间记录跟踪
当你对一周的时间管理情况进行分析后，如果又提出了新的时间管理方案，仍然需要时间的记录，因为：
→ 通过对时间的记录，你会变得更清楚
时间的记录会让你清楚地知道新的时间管理方案的执行情况，及时发现时间方案中存在的问题。
→ 计划某个工作时，记录你的预算时间
在制定某个工作计划时，也要制定相应的时间计划，也就是制定相应的时间预算。
时间的记录，可以与时间的预算作比较，从而有效控制计划的进度。
→ 当工作完成后，检查你用的实际时间
工作完成后，通过时间记录可以检查工作的实际时间，为制定下一个计划提供坚实有力的材料资源。
时间的记录是一个很有意义的活动。
它有利于培养人的良好习惯，增强你的洞察力，帮助你发现高回报的工作，并把做好。
总之，时间的记录能够帮助你获得长期的效益。
第十讲 如何做好时间管理
工作行动的误区
进行时间管理需要一定的执行力，但是，执行力虽然很重要，工作和行动中只靠执行力还远远不够。
工作和行动如果陷入了误区，执行力只能起到南辕北辙费力不讨好的作用。
1.缺乏战略的战术行动
企业往往精于战术的使用而忽视战略的规划。
战术的使用如果没有战略的指导，这些战术就不会有连续性，就难以凝聚最大的力量，产生最大的效益。
2.缺乏规划的工作行动
即使是战术的行动，有的企业也没有具体的规划，或者是搞激情工作，或者是头痛医头脚痛医脚。
3.缺乏目标的盲目行动
工作没有目标，盲目地工作，或者是为了工作而工作。
即使有目标也是为了目标而工作，不以追求实际的效益为目的。
连为什么做这件事都不明确。
4.过于正式的会议行动
我国的企业开会都有专门的会议室，会议室里桌椅板凳，茶壶茶碗，一应俱全。
开会的时候，有早到有晚到，喝茶聊天好不热闹。
会一开起来，你一言我一语，小事半个小时，大事两三个小时。
开会的时间长效率低。
【案例】
有一家跨国公司的车间很大，车间的会议室都很小。
它在车间的里面，是一个很小的房间，里面既没桌子也没凳子。
当有人申请用这个会议室的时候，人马上到了。
一共七八个人，围了一个圈，除了会议主持人的手不背，其他人的手都背在后面。
会议主持人问原材料主管有什么问题，原材料主管马上把手放在前面说原材料中有一项需要添加，昨天已经申请，现在还没有落实。
说完又把手背到了身后。
会议主持人听的时候把手背起来，回答别人问话的时候又把手放到了前面。
接着会议主持人以同样的方式又问了技术主管、质量检测员遇到的问题并予以了回答。
不到15分钟，他们就把会开完了。
案例分析：
企业会议的目的是解决生产销售方面存在的问题，会议的形式越简单越能提高企业的效率。
拖沓冗长的会议不但不能有效地解决问题，还会浪费很多工作时间。
5.缺乏沟通的传达行动
我国的企业习惯于用文件传达计划、通知等，这种方式是单向的行为，不能和接受计划或者通知的对象进行沟通。
计划或者通知等文件对执行者的意见建议不能及时反馈，更得不到认真的对待，这就会影响企业决策的科学性，企业的效益必然会受到影响。
【自检6-1】
为什么工作中会出现事与愿违欲速不达的情况？
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见参考答案6-1
工作计划的流程
任何企业都有它的工
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