出口贸易过程控制程序.docx

1、出口贸易过程控制程序1.0 目的： 确保出口贸易全过程的顺利完成。2.0 适用范围： 本程序适用于各种出口贸易过程。3.0 工作职责：3.1 总经理: 监督出口贸易在各业务部门的运作。3.2 经理办: 配合业务部门办理有关贸易过程中的手续。3.3 财务部: 负责出口贸易过程中的成本控制, 资金收付等财务工作。3.4 业务部门：负责执行整个出口贸易过程。3.4.1 业务员:3.4.1.1 与客户洽谈, 达成外销合同。3.4.1.2 安排样品和大货的生产, 保证按时, 按质, 按量交货。3.4.1.3 根据合同, 审核有关信用证的条款的合理性。3.4.1.4 缮制贸易过程中的文件, 跟踪收汇情况。

2、3.4.1.5 安排向供应商付款, 协助办理外汇核销, 退税工作。3.4.1.6 与客户, 工厂保持良好的合作关系。3.4.1.7 业务全过程的任何环节必须有明确的标志, 使工作具有可追溯性, 参见标识与可追溯性控制程序。3.4.2 单证员:3.4.2.1 缮制运输出运, 及收汇所需要的各类文件, 保证及时, 安全的收汇。3.4.2.2 根据合同和(或)信用证打制出货, 收汇文件。3.4.2.3 协助业务员办理出口清关, 海关手册核销。3.4.2.4 了解有关运价的变动和趋势。3.4.3 财务人员:3.4.3.1 跟踪每份合同的收汇情况。3.4.3.2 根据业务员提供的支付凭证, 审核其合法性

3、, 有效性, 并提供建议。3.4.3.3 根据业务员提供的支付凭证, 办理有关资金的支付, 并及时向业务员反馈。3.4.3.4 办理退税凭证的整理, 并呈交财务部。3.4.3.5 对部门的财务状况提供建议。3.4.4 部门经理: 监督, 审核本部门业务运作, 资金使用, 人员管理等, 为本部门的良性发展提供计划和环境。3.4.4.1 根据业务员提供的客户资信评审, 供应商评估, 对有关客户和供应商进行审核。3.4.4.2 审核每宗合同的合法性, 合理性, 可操作性。3.4.4.3 审核每笔预付款/ 货款/ 加工款, 进行成本控制, 费用支出控制, 调配部门资金。3.4.4.4 监督合同的执行,

4、 随时掌握合同进度, 跟踪收汇情况。4.0 工作程序4.1 出口贸易的分类：4.1.1 A类: 一般贸易4.1.2 B类: 来料/进料加工4.1.3 C类: 代理出口贸易4.2 合同成交的前期工作：4.2.1 业务员与顾客进行联系，进行商务洽谈（参照顾客沟通程序）, 收集客户资料和信息, 对客户资信进行评审, 进入顾客资信评估程序。4.2.2 选择供应商,进入 供应商评估程序.4.2.3 根据客户要求, 安排样品生产, 进入 样品控制程序。4.3 外贸合同的成交: 根据客户资信评估程序, 对顾客的资信和可能的发展前景进行估计。4.3.1 洽谈外销合同: 适用于A类贸易.4.3.1.1 根据合同

5、评审程序，业务员与客户拟订外销合同, 同时必须附有相应的成本预算表。4.3.1.2 由部门经理审核，或经总经理审批，决定是否签约。如果已正式签约且采用信用证的支付形式的，信用证内容须由业务员、单证员审查后， 交部门经理审核。4.3.2 洽谈（对外）加工合同: 适用于类贸易.4.3.2.1 工作程序与4.3.1.1相同. 根据合同评审程序, 业务员与顾客洽谈后拟订（对外）加工合同。在加工合同中须注明来料/进料部分是否由顾客作价提供；如果作价提供，要在货款中扣除来料/进料款项；由公司支付外汇购买的，落实是否需要开信用证给国外。具体情况须详细在合同中注明。4.3.2.2 由部门经理审核，或总经理审核

6、通过后执行。4.3.3 洽谈代理出口协议: 适用于C类贸易.4.3.3.1 根据合同评审程序, 业务员与委托方洽谈代理出口货物的名称、规格、型号、数量、价格、付款方式、代理出口时间、代理手续费等，经双方确认后，拟定代理出口协议.4.3.3.2 部门经理审核代理协议。合同未通过评审的， 主管经理向业务员说明原因， 提出意见， 由业务员重新与委托方商谈。合同评审通过后，呈送总经理审批通过，合同盖章生效，由业务员传真给委托方确认。4.4 外贸合同的执行4.4.1 洽谈采购合同/（国内）加工合同: 适用于A、B类贸易.4.4.1.1 在外贸合同签订后，业务员根据 供应商评估程序, 采购控制程序采购成品

7、, 洽谈并签订内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。4.4.1.2 由部门经理审核，或总经理审核, 完成内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。4.4.1.3 （国内）加工合同应注明公司提供给供应商的原材料/辅料是否作价，非作价须规定原材料/辅料使用的损耗率，超出正常损耗的， 由工厂按照市场价向公司购买。4.4.2 办理海关手册: 适用于B类贸易。4.4.2.1 在签订内/外加工合同后，经经理办评审，送交有关部门（外经贸局、海关等）办理相应的海关手册。4.4.2.2 涉及到进口原材料/辅料的, 如果在（对外）加工合同中注明须由公司开具信用证给国外的

8、，根据进口贸易过程控制程序开具信用证，办理进口手续。不作价的原材料/辅料，或者是作价但在货款中扣除的，则在国外原材料/辅料运到进仓后, 由业务员进行检验及核对，合格无误后， 填写原材料/辅料检验合格单， 并送往供应商。4.4.2.3 涉及国内原材料/辅料采购的, 进入采购控制程序采购原材料. 原材料进仓後, 由业务员进行检验及核对，合格无误后， 填写原材料/辅料检验合格单， 并送往供应商。4.4.2.4 需要将原材料/辅料进出马务仓的, 引入 进仓管理程序和出仓管理程序。4.4.2.5 供应商必须在合理期限内， 检收公司提供的原材料/辅料的品质、数量， 并在送货单上签收。若供应商在合理期限内不

9、提出异议， 视为原材料/辅料合格无误， 此后出现的问题由供应商负责。4.4.3 生产/加工产品。4.4.3.1 对A、B类贸易，业务员根据采购控制程序, 及内外合同安排监督供应商生产/加工产品，控制生产加工货期。若供应商无法按期完成生产， 业务部必须向供应商询问原因， 并及时通知客户， 以便作相应的安排。4.4.3.2 根据供应商具体情况, 决定是否需要向供应商支付预付款. 需预付款的，由业务员提交申请, 经部门经理同意, 财务部、公司总经理审核后, 财务人员执行支付.4.4.3.3 对A、B类贸易，根据验货控制程序, 执行验货,如果有不合格的，则将情况反馈给供应商, 安排供应商改进缺陷。4.

10、4.3.4 需要有客户指定的公证机构验货的, 应提早与指定公证机构联系, 以免影响货期. 4.4.3.5 对C类贸易，业务部在委托方通知备货完毕后，对产品的规格、型号、数量进行检验核对，审核有无违反国家和海关规定的产品。4.4.4 产品的交付: 4.4.4.1 对所有类别的出口的贸易，业务部对产品的海关税号进行审核。 需要出具商检证书的商品，须提前向商检局申请办理。4.4.4.2 如果顾客有指定特别机构（如SGS等）查验及出具特别证书的，业务员须及时联系有关机构办理。4.4.4.3 业务员制作八联单及装箱单交单证员，单证员制作托运单。4.4.4.4 选择提供运输服务的承运商或根据客户/信用证要

11、求的承运商, 将产品交到指定地点。4.4.4.5 成品需要进出马务仓的, 参见进仓管理程序和出仓管理程序。4.4.5 出口报关:4.4.5.1 业务员, 单证员备妥所有报关文件交报关员，如果出口产品需要出口许可证或出口配额，业务部须提前向有关机构申请获取。 4.4.5.2 报关员向海关审报出口产品，取回出口报关单、核销单。4.4.5.3 单证员, 报关员或业务员要及时跟进装船情况, 及时从承运商取回提单。4.4.5.4 单证员, 报关员或业务员要及时跟进海关出口报关单退税联的进度, 以便尽早办理出口退税。4.4.5.5 对B类贸易，在每次出口清关后，报关员须对海关手册进行核销。4.4.5.6

12、有关费用, 业务员、 单证员, 或报关员申请费用支付, 部门经理审核后, 予以报销。4.4.6 出口收汇4.4.6.1 需要客户投保的，业务员要及时通知客户装运日期，以便客户购买保险；由我公司购买保险的，业务部应及时联系有关部门，选择保险公司，购买相关的保险。4.4.6.2 对应不同的付款方式，单证员根据业务员提供的八联单、 装箱单、 合同等资料, 编制各类单据，由业务员协助, 审核无误后交银行收汇。4.4.6.3 业务员应及时将提单、 发票等文件传真给客户, 催促客户付款。 4.4.6.4 合理期限内尚未收到客户付款的, 业务员要及时向客户询问, 并向部门经理说明原因, 寻求解决方法, 确保

13、顺利收汇。4.4.7 支付供应商货款/加工款, 完成内贸合同。4.4.7.1 原则上, 收到客户货款后, 向供应商支付货款/加工款. 外汇到帐后，财务部凭银行水单通知业务部, 业务员进行审核并作记录。4.4.7.2 业务员通知供应商根据报关单上申报的货物名称开具发票, 并检查发票是否正确无误。4.4.7.3 A、C类贸易中小规模纳税人且出口产品不作退税的供应商，或B类贸易中来料加工的供应商开具普通发票。4.4.7.4 A、C类贸易中属一般纳税人并出口产品作退税的供应商，B类贸易中进料加工产品作退税的供应商，开具增值税发票和缴款书。4.4.7.5 业务员填制出口商品成本核算请款表, 连同供应商提

14、供的普通发票/增值税发票和缴款书申请付款，由部门经理审核，并经财务部经理审核、总经理审批后，财务部安排资金, 财务人员办理。4.4.8 申请退税: 4.4.8.1 业务员备齐出口报关单退税联, 增值税发票及缴款书, 出口收汇核销单等文件, 交给本部门财务人员.4.4.8.2 财务人员核对单证齐备、 正确后, 交给财务部, 向退税处申办退税。4.4.8.3 若退税过程发现疑问, 业务员要配合财务人员, 财务部, 及时向供应商查询, 做出适当的修正。4.5 整理并归档: 将合同的有关往来信函, 文件整理并归档. 参见标识与可追溯性控制程序。4.6 参照顾客资信评估程序和供应商评估程序更新客户和供应商信息。4.7 定期进行客户满意度调查。 参见 客户满意度调查评价程序。5、相关文件及记录:合同评审程序顾客资信评估程序供应商评估程序采购控制程序进口贸易过程控制程序样品控制程序标识与可追溯性控制程序验货交付控制程序验货控制程序不合格控制程序进仓管理程序出仓管理程序资金风险控制程序