出口贸易过程控制程序.docx

出口贸易过程控制程序.docx

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出口贸易过程控制程序

1.0目的：

确保出口贸易全过程的顺利完成。

2.0适用范围：

本程序适用于各种出口贸易过程。

3.0工作职责：

3.1总经理:

监督出口贸易在各业务部门的运作。

3.2经理办:

配合业务部门办理有关贸易过程中的手续。

3.3财务部:

负责出口贸易过程中的成本控制,资金收付等财务工作。

3.4业务部门：

负责执行整个出口贸易过程。

3.4.1业务员:

3.4.1.1与客户洽谈,达成外销合同。

3.4.1.2安排样品和大货的生产,保证按时,按质,按量交货。

3.4.1.3根据合同,审核有关信用证的条款的合理性。

3.4.1.4缮制贸易过程中的文件,跟踪收汇情况。

3.4.1.5安排向供应商付款,协助办理外汇核销,退税工作。

3.4.1.6与客户,工厂保持良好的合作关系。

3.4.1.7业务全过程的任何环节必须有明确的标志,使工作具有可追溯性,参见标识与可追溯性控制程序。

3.4.2单证员:

3.4.2.1缮制运输出运,及收汇所需要的各类文件,保证及时,安全的收汇。

3.4.2.2根据合同和（或）信用证打制出货,收汇文件。

3.4.2.3协助业务员办理出口清关,海关手册核销。

3.4.2.4了解有关运价的变动和趋势。

3.4.3财务人员:

3.4.3.1跟踪每份合同的收汇情况。

3.4.3.2根据业务员提供的支付凭证,审核其合法性,有效性,并提供建议。

3.4.3.3根据业务员提供的支付凭证,办理有关资金的支付,并及时向业务员反馈。

3.4.3.4办理退税凭证的整理,并呈交财务部。

3.4.3.5对部门的财务状况提供建议。

3.4.4部门经理:

监督,审核本部门业务运作,资金使用,人员管理等,为本部门的良性发展提供计划和环境。

3.4.4.1根据业务员提供的客户资信评审,供应商评估,对有关客户和供应商进行审核。

3.4.4.2审核每宗合同的合法性,合理性,可操作性。

3.4.4.3审核每笔预付款/货款/加工款,进行成本控制,费用支出控制,调配部门资金。

3.4.4.4监督合同的执行,随时掌握合同进度,跟踪收汇情况。

4.0工作程序

4.1出口贸易的分类：

4.1.1A类:

一般贸易

4.1.2B类:

来料/进料加工

4.1.3C类:

代理出口贸易

4.2合同成交的前期工作：

4.2.1业务员与顾客进行联系，进行商务洽谈（参照《顾客沟通程序》）,收集客户资料和信息,对客户资信进行评审,进入《顾客资信评估程序》。

4.2.2选择供应商,进入《供应商评估程序》.

4.2.3根据客户要求,安排样品生产,进入《样品控制程序》。

4.3外贸合同的成交:

根据客户资信评估程序,对顾客的资信和可能的发展前景进行估计。

4.3.1洽谈外销合同:

适用于A类贸易.

4.3.1.1根据《合同评审程序》，业务员与客户拟订外销合同,同时必须附有相应的成本预算表。

4.3.1.2由部门经理审核，或经总经理审批，决定是否签约。

如果已正式签约且采用信用证的支付形式的，信用证内容须由业务员、单证员审查后，交部门经理审核。

4.3.2洽谈（对外）加工合同:

适用于Ｂ类贸易.

4.3.2.1工作程序与4.3.1.1相同.根据《合同评审程序》,业务员与顾客洽谈后拟订（对外）加工合同。

在加工合同中须注明来料/进料部分是否由顾客作价提供；如果作价提供，要在货款中扣除来料/进料款项；由公司支付外汇购买的，落实是否需要开信用证给国外。

具体情况须详细在合同中注明。

4.3.2.2由部门经理审核，或总经理审核通过后执行。

4.3.3洽谈代理出口协议:

适用于C类贸易.

4.3.3.1根据《合同评审程序》,业务员与委托方洽谈代理出口货物的名称、规格、型号、数量、价格、付款方式、代理出口时间、代理手续费等，经双方确认后，拟定代理出口协议.

4.3.3.2部门经理审核代理协议。

合同未通过评审的，主管经理向业务员说明原因，提出意见，由业务员重新与委托方商谈。

合同评审通过后，呈送总经理审批通过，合同盖章生效，由业务员传真给委托方确认。

4.4外贸合同的执行

4.4.1洽谈采购合同/（国内）加工合同:

适用于A、B类贸易.

4.4.1.1在外贸合同签订后，业务员根据《供应商评估程序》,《采购控制程序》采购成品,洽谈并签订内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。

4.4.1.2由部门经理审核，或总经理审核,完成内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。

4.4.1.3（国内）加工合同应注明公司提供给供应商的原材料/辅料是否作价，非作价须规定原材料/辅料使用的损耗率，超出正常损耗的，由工厂按照市场价向公司购买。

4.4.2办理海关手册:

适用于B类贸易。

4.4.2.1在签订内/外加工合同后，经经理办评审，送交有关部门（外经贸局、海关等）办理相应的海关手册。

4.4.2.2涉及到进口原材料/辅料的,如果在（对外）加工合同中注明须由公司开具信用证给国外的，根据《进口贸易过程控制程序》开具信用证，办理进口手续。

不作价的原材料/辅料，或者是作价但在货款中扣除的，则在国外原材料/辅料运到进仓后,由业务员进行检验及核对，合格无误后，填写原材料/辅料检验合格单，并送往供应商。

4.4.2.3涉及国内原材料/辅料采购的,进入《采购控制程序》采购原材料.原材料进仓後,由业务员进行检验及核对，合格无误后，填写原材料/辅料检验合格单，并送往供应商。

4.4.2.4需要将原材料/辅料进出马务仓的,引入《进仓管理程序》和《出仓管理程序》。

4.4.2.5供应商必须在合理期限内，检收公司提供的原材料/辅料的品质、数量，并在送货单上签收。

若供应商在合理期限内不提出异议，视为原材料/辅料合格无误，此后出现的问题由供应商负责。

4.4.3生产/加工产品。

4.4.3.1对A、B类贸易，业务员根据《采购控制程序》,及内外合同安排监督供应商生产/加工产品，控制生产加工货期。

若供应商无法按期完成生产，业务部必须向供应商询问原因，并及时通知客户，以便作相应的安排。

4.4.3.2根据供应商具体情况,决定是否需要向供应商支付预付款.需预付款的，由业务员提交申请,经部门经理同意,财务部、公司总经理审核后,财务人员执行支付.

4.4.3.3对A、B类贸易，根据《验货控制程序》,执行验货,如果有不合格的，则将情况反馈给供应商,安排供应商改进缺陷。

4.4.3.4需要有客户指定的公证机构验货的,应提早与指定公证机构联系,以免影响货期.

4.4.3.5对C类贸易，业务部在委托方通知备货完毕后，对产品的规格、型号、数量进行检验核对，审核有无违反国家和海关规定的产品。

4.4.4产品的交付:

4.4.4.1对所有类别的出口的贸易，业务部对产品的海关税号进行审核。

需要出具《商检证书》的商品，须提前向商检局申请办理。

4.4.4.2如果顾客有指定特别机构（如SGS等）查验及出具特别证书的，业务员须及时联系有关机构办理。

4.4.4.3业务员制作《八联单》及装箱单交单证员，单证员制作《托运单》。

4.4.4.4选择提供运输服务的承运商或根据客户/信用证要求的承运商,将产品交到指定地点。

4.4.4.5成品需要进出马务仓的,参见《进仓管理程序》和《出仓管理程序》。

4.4.5出口报关:

4.4.5.1业务员,单证员备妥所有报关文件交报关员，如果出口产品需要《出口许可证》或《出口配额》，业务部须提前向有关机构申请获取。

4.4.5.2报关员向海关审报出口产品，取回《出口报关单》、《核销单》。

4.4.5.3单证员,报关员或业务员要及时跟进装船情况,及时从承运商取回提单。

4.4.5.4单证员,报关员或业务员要及时跟进海关出口报关单退税联的进度,以便尽早办理出口退税。

4.4.5.5对B类贸易，在每次出口清关后，报关员须对《海关手册》进行核销。

4.4.5.6有关费用,业务员、单证员,或报关员申请费用支付,部门经理审核后,予以报销。

4.4.6出口收汇

4.4.6.1需要客户投保的，业务员要及时通知客户装运日期，以便客户购买保险；由我公司购买保险的，业务部应及时联系有关部门，选择保险公司，购买相关的保险。

4.4.6.2对应不同的付款方式，单证员根据业务员提供的八联单、装箱单、合同等资料,编制各类单据，由业务员协助,审核无误后交银行收汇。

4.4.6.3业务员应及时将提单、发票等文件传真给客户,催促客户付款。

4.4.6.4合理期限内尚未收到客户付款的,业务员要及时向客户询问,并向部门经理说明原因,寻求解决方法,确保顺利收汇。

4.4.7支付供应商货款/加工款,完成内贸合同。

4.4.7.1原则上,收到客户货款后,向供应商支付货款/加工款.外汇到帐后，财务部凭银行水单通知业务部,业务员进行审核并作记录。

4.4.7.2业务员通知供应商根据报关单上申报的货物名称开具发票,并检查发票是否正确无误。

4.4.7.3A、C类贸易中小规模纳税人且出口产品不作退税的供应商，或B类贸易中来料加工的供应商开具普通发票。

4.4.7.4A、C类贸易中属一般纳税人并出口产品作退税的供应商，B类贸易中进料加工产品作退税的供应商，开具增值税发票和缴款书。

4.4.7.5业务员填制《出口商品成本核算请款表》,连同供应商提供的普通发票/增值税发票和缴款书申请付款，由部门经理审核，并经财务部经理审核、总经理审批后，财务部安排资金,财务人员办理。

4.4.8申请退税:

4.4.8.1业务员备齐出口报关单退税联,增值税发票及缴款书,出口收汇核销单等文件,交给本部门财务人员.

4.4.8.2财务人员核对单证齐备、正确后,交给财务部,向退税处申办退税。

4.4.8.3若退税过程发现疑问,业务员要配合财务人员,财务部,及时向供应商查询,做出适当的修正。

4.5整理并归档:

将合同的有关往来信函,文件整理并归档.

参见《标识与可追溯性控制程序》。

4.6参照《顾客资信评估程序》和《供应商评估程序》更新客户和供应商信息。

4.7定期进行客户满意度调查。

参见《客户满意度调查评价程序》。

5、相关文件及记录:

《合同评审程序》

《顾客资信评估程序》

《供应商评估程序》

《采购控制程序》

《进口贸易过程控制程序》

《样品控制程序》

《标识与可追溯性控制程序》

《验货交付控制程序》

《验货控制程序》

《不合格控制程序》

《进仓管理程序》

《出仓管理程序》

《资金风险控制程序》