会展策划实务--第八章.ppt

1、第八章会展现场服务策划,会展策划实务,布展期间服务策划,第一节,会展策划实务,布展策划,布展期间的服务对象主要是参展商和搭建商。其服务策划对象内容也主要围绕着参展商和搭建商展开。包括布展前的准备工作策划和布展期间的工作内容策划两部分。,会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（一）明示布展时间 展览会的布展时间至少为两天，对于举办大型展览、机电设备的展览会，为了保证特装展台搭建装修和大型机械进场安装调试，其布展时间应适当延长。,会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（二）明确布展次序,会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（三）展厅分设入口 确定分别设置人、车、货入口的位置及数

2、量，布展前人、车、货要分流进入，互不干扰，确保安全。对于货运出入口，会展组展方要督促主场搭建商预先留出主要的货物通道，等货物完全进入后再进行展台的搭建。,会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（四）设置现场服务场所 布展期间还应搭建好现场服务的办公场所，例如组委会办公室、参展商报到处，特殊服务处等，同时提前安排好各单位人员、各种资料和器材，随时准备进入服务场所。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（一）展位画线 展位画线是由主场搭建商按照各参展单位租用的场地面积和位置，画好每一展位的地域范围，确定每一个展位的具体位置。目的是方便参展商在自己租用的地方进行展位搭建和展品陈列。

3、,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（二）展馆地毯铺设 展馆地毯铺设是主场搭建商在特定区域按计划铺设地毯。这些特定区域是展馆计划铺设地毯的地方，如展馆的公共区域、展位等处。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（三）参展商报到和进场 参展商到达展馆后凭合同书、参展确认函等资料到参展商处报到，领取参展或布展出入证件，展会服务人员协助其了解展会相关服务信息和规定。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（四）展位搭建协调工作 在展会搭建过程中应设置相关的现场协调人员，协调运输、搭建、各展商之间的工作，根据物流进馆计划掌控进馆的时间进度。,会展策划实务,布展策划,

4、二、布展期间具体工作内容（五）现场施工管理和验收 展会组展方要派专门人员对各承建商的现场施工进行管理，如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线线缆的安装和走向、灯光的设计和使用、搭建展位材料的防火性能、展位之间的通道宽度等。避免施工现场秩序混乱和留存安全隐患。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（六）海关现场办公 对于海外参展上的展品要及时办理海关通关手续。如果海外参展商的比例较大，可以邀请海关现场办公。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（七）展位楣板的制作、安装和核对 展位楣板上标有参展商的单位名称和展位号，有的还有参展商的企业标志或展品商标。这些内容对参展商

5、非常重要，因此展位楣板的制作和安装一定要认真核对。,会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（八）现场安全保卫工作1.成立安全保卫办公室2.监督检查是否符合消防安全3.为展览会进行投保4.提醒参展商对展品和个人物品进行投保5.展场设置紧急疏散及逃生标志6.向参展商发放安全通告并进行巡视7.同相关部门建立良好的合作关系8.消防和安全检查,会展策划实务,会展开幕式策划,第二节,会展策划实务,一、开幕现场设备设施的安排和环境布置,开幕式一般在活动现场举行，地点可以选择在场馆内或场馆外。场馆外举行的开幕式主要布置：展会背板、门楼或展会横幅；舞台、气球、彩带、标语等。场馆内举行的开幕式一般布置：

6、场外广告牌、气球；舞台及背板，鲜花、绿植，活动简介等。,会展策划实务,二、开幕仪式,（一）确定开幕式的时间和地点。开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开始时间不宜太早，一般在上午九、十点左右开始。开幕式持续时间不宜过长，一般半小时左右为宜。地点一般安排在展馆前的广场上或室内大厅。,会展策划实务,二、开幕仪式,（二）邀请出席幕式的主要嘉宾 开幕式的主要嘉宾有行业主管部门官员、行业协会与商会领导、外国驻华机构代表及其他有关人员。,会展策划实务,二、开幕仪式,（三）准备开幕式讲话稿和新闻通稿 1.选题定位要适当 2.展示会展活动的特点和亮点 3.内容上对会展活动进行全面和系统的介绍 4

7、.附上背景资料,会展策划实务,二、开幕仪式,（四）选择开幕方式 开幕式可以有多种开幕方式，主要有鸣放礼炮、嘉宾剪裁、启动按钮和领导宣布开幕等。,会展策划实务,三、开幕酒会,（一）酒会地点 酒会地点最好安排在离展馆不远的酒店，选择酒店时要考虑到酒店的档次、接待能力、交通便利性、安全性等因素。,会展策划实务,三、开幕酒会,（二）酒会时间 酒会时间一般为开幕式当天中午或晚上，安排在晚上的酒会应该注意开始时间要适宜，不宜太早或太晚。太早开始没有气氛，太晚开始会影响贵宾休息和第二天的工作。,会展策划实务,三、开幕酒会,（三）出席人员范围 一般来说酒会出席人员应包括出席开幕式的领导和嘉宾，会展组展方的领导

8、和代表、行业协会和商会的领导、参展商代表、行业主管部门官员、新闻媒体、工商管理部门的代表、有关驻华机构的代表等。,会展策划实务,三、开幕酒会,（四）酒会方式 酒会开幕前可安排鸡尾酒会。就会正式开始前可由会展主办单位领导致简短欢迎辞，并安排有关领导发表简短讲话。酒会可采用自助餐或围餐的形式，席间可安排表演活动活跃气氛。,会展策划实务,三、开幕酒会,（五）酒会标准 酒会标准可按每人或每桌标准来计算，就会档次要适当，不能太高或太低。太高会增加成本，太低会影响组展方形象。,会展策划实务,三、开幕酒会,（六）媒体接待工作 媒体接待工作主要有开辟新闻新闻中心、发放新闻袋、组织新闻报道与采访三部分。,会展策

9、划实务,开展期间服务策划,第三节,会展策划实务,一、观众登记入场,（一）预登记观众 开展前已收到邀请函并决定参观的观众，称为预登记观众，一般为专业观众。预登记观众可凭邀请函或编码信息换取参观证，即可进入展馆。（二）非预登记观众 为收到邀请函而又参观展会的观众为非预登记观众。一般在展馆序幕大厅填写登记表换取参观证。,会展策划实务,二、公关和重要接待工作,会展活动期间，会展组展方往往会安排一些重要的公关活动，如邀请重要领导参观和视察会展活动等。这些公关和接待活动有利于扩大会展活动的影响力，对树立会展活动良好形象起着重要作用。,会展策划实务,三、媒体接待与采访,安排一些媒体对会展活动进行参观和采访，

10、或有意识地对外发布一些关于会展活动的新闻，可以扩大会展活动的影响力。1.确定媒体接待人员 2.确定提供给媒体的新闻资料 3.提供必要的硬件服务 4.及时反馈各种采访报道。,会展策划实务,四、现场安全保卫工作,组展方一定要对会展活动现场进行安全检查，安保检查的项目主要包括消防安全、人员安全、展品安全和公共安全。,会展策划实务,五、知识产权保护工作,（一）会展业知识产权侵权表现 1.对会展业本身的侵权行为 2.会展业侵犯商标权、专利权、著作权的行为（二）知识产权保护措施 1.组展方进行知识产权的保护和审查 2.与参展商签订保护条款或合同 3.设立专门的知识产权保护办公室,会展策划实务,撤展策划,第

11、四节,会展策划实务,一、参展商展品处理,展览结束后，参展商对于展品的处理要提前做好计划和准备。展品处理有4种方式：出售、赠送、销毁和运回。,会展策划实务,二、展品出馆控制,展品出馆实行“放行条”控制。需要出馆的展品，参展商先要去组展方办公室申请“放行条”，待组展方相关人员检查展品与“放行条”一致后才准许其出馆。,会展策划实务,三、展位拆除,展位需在展览结束后安全拆除，恢复展览场地原貌。展位拆除首先切断展馆总电源，其次展品下架后进行展位拆除。,会展策划实务,四、参展商租用展具退还,展览完毕，各参展商临时租用的展具要及时退还展馆服务部门或搭建商。退还时应小心避免展具损坏。,会展策划实务,五、展场清洁,组展方或其指定的搭建商要及时处理撤展过程中产生的垃圾，恢复展馆原貌，不能弄脏展馆地面和其他相关设施。,会展策划实务,六、撤展安全保卫,展会撤展时往往比较杂乱，组展方一定要做好撤展现场的安全和校方保卫工作，协调好物流运输商、展台搭建商和参展商的关系。要注意用电安全和人身安全。,会展策划实务,课后作业,会展策划实务,依据原有策划主题（策划项目）编写会展项目“开幕式”策划方案 项目实训“策划一个开幕仪式”实训程序：策划方案-介绍-评议-确定一个小组方案 在实训室“开幕式”方案实施,