会展策划实务--第八章.ppt

会展策划实务--第八章.ppt

《会展策划实务--第八章.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会展策划实务--第八章.ppt（41页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

第八章会展现场服务策划,会展策划实务,布展期间服务策划,第一节,会展策划实务,布展策划,布展期间的服务对象主要是参展商和搭建商。

其服务策划对象内容也主要围绕着参展商和搭建商展开。

包括布展前的准备工作策划和布展期间的工作内容策划两部分。

会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容

（一）明示布展时间展览会的布展时间至少为两天，对于举办大型展览、机电设备的展览会，为了保证特装展台搭建装修和大型机械进场安装调试，其布展时间应适当延长。

会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容

（二）明确布展次序,会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（三）展厅分设入口确定分别设置人、车、货入口的位置及数量，布展前人、车、货要分流进入，互不干扰，确保安全。

对于货运出入口，会展组展方要督促主场搭建商预先留出主要的货物通道，等货物完全进入后再进行展台的搭建。

会展策划实务,布展策划,一、布展准备工作内容（四）设置现场服务场所布展期间还应搭建好现场服务的办公场所，例如组委会办公室、参展商报到处，特殊服务处等，同时提前安排好各单位人员、各种资料和器材，随时准备进入服务场所。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容

（一）展位画线展位画线是由主场搭建商按照各参展单位租用的场地面积和位置，画好每一展位的地域范围，确定每一个展位的具体位置。

目的是方便参展商在自己租用的地方进行展位搭建和展品陈列。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容

（二）展馆地毯铺设展馆地毯铺设是主场搭建商在特定区域按计划铺设地毯。

这些特定区域是展馆计划铺设地毯的地方，如展馆的公共区域、展位等处。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（三）参展商报到和进场参展商到达展馆后凭合同书、参展确认函等资料到参展商处报到，领取参展或布展出入证件，展会服务人员协助其了解展会相关服务信息和规定。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（四）展位搭建协调工作在展会搭建过程中应设置相关的现场协调人员，协调运输、搭建、各展商之间的工作，根据物流进馆计划掌控进馆的时间进度。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（五）现场施工管理和验收展会组展方要派专门人员对各承建商的现场施工进行管理，如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线线缆的安装和走向、灯光的设计和使用、搭建展位材料的防火性能、展位之间的通道宽度等。

避免施工现场秩序混乱和留存安全隐患。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（六）海关现场办公对于海外参展上的展品要及时办理海关通关手续。

如果海外参展商的比例较大，可以邀请海关现场办公。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（七）展位楣板的制作、安装和核对展位楣板上标有参展商的单位名称和展位号，有的还有参展商的企业标志或展品商标。

这些内容对参展商非常重要，因此展位楣板的制作和安装一定要认真核对。

会展策划实务,布展策划,二、布展期间具体工作内容（八）现场安全保卫工作1.成立安全保卫办公室2.监督检查是否符合消防安全3.为展览会进行投保4.提醒参展商对展品和个人物品进行投保5.展场设置紧急疏散及逃生标志6.向参展商发放安全通告并进行巡视7.同相关部门建立良好的合作关系8.消防和安全检查,会展策划实务,会展开幕式策划,第二节,会展策划实务,一、开幕现场设备设施的安排和环境布置,开幕式一般在活动现场举行，地点可以选择在场馆内或场馆外。

场馆外举行的开幕式主要布置：

展会背板、门楼或展会横幅；舞台、气球、彩带、标语等。

场馆内举行的开幕式一般布置：

场外广告牌、气球；舞台及背板，鲜花、绿植，活动简介等。

会展策划实务,二、开幕仪式,

（一）确定开幕式的时间和地点。

开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开始时间不宜太早，一般在上午九、十点左右开始。

开幕式持续时间不宜过长，一般半小时左右为宜。

地点一般安排在展馆前的广场上或室内大厅。

会展策划实务,二、开幕仪式,

（二）邀请出席幕式的主要嘉宾开幕式的主要嘉宾有行业主管部门官员、行业协会与商会领导、外国驻华机构代表及其他有关人员。

会展策划实务,二、开幕仪式,（三）准备开幕式讲话稿和新闻通稿1.选题定位要适当2.展示会展活动的特点和亮点3.内容上对会展活动进行全面和系统的介绍4.附上背景资料,会展策划实务,二、开幕仪式,（四）选择开幕方式开幕式可以有多种开幕方式，主要有鸣放礼炮、嘉宾剪裁、启动按钮和领导宣布开幕等。

会展策划实务,三、开幕酒会,

（一）酒会地点酒会地点最好安排在离展馆不远的酒店，选择酒店时要考虑到酒店的档次、接待能力、交通便利性、安全性等因素。

会展策划实务,三、开幕酒会,

（二）酒会时间酒会时间一般为开幕式当天中午或晚上，安排在晚上的酒会应该注意开始时间要适宜，不宜太早或太晚。

太早开始没有气氛，太晚开始会影响贵宾休息和第二天的工作。

会展策划实务,三、开幕酒会,（三）出席人员范围一般来说酒会出席人员应包括出席开幕式的领导和嘉宾，会展组展方的领导和代表、行业协会和商会的领导、参展商代表、行业主管部门官员、新闻媒体、工商管理部门的代表、有关驻华机构的代表等。

会展策划实务,三、开幕酒会,（四）酒会方式酒会开幕前可安排鸡尾酒会。

就会正式开始前可由会展主办单位领导致简短欢迎辞，并安排有关领导发表简短讲话。

酒会可采用自助餐或围餐的形式，席间可安排表演活动活跃气氛。

会展策划实务,三、开幕酒会,（五）酒会标准酒会标准可按每人或每桌标准来计算，就会档次要适当，不能太高或太低。

太高会增加成本，太低会影响组展方形象。

会展策划实务,三、开幕酒会,（六）媒体接待工作媒体接待工作主要有开辟新闻新闻中心、发放新闻袋、组织新闻报道与采访三部分。

会展策划实务,开展期间服务策划,第三节,会展策划实务,一、观众登记入场,

（一）预登记观众开展前已收到邀请函并决定参观的观众，称为预登记观众，一般为专业观众。

预登记观众可凭邀请函或编码信息换取参观证，即可进入展馆。

（二）非预登记观众为收到邀请函而又参观展会的观众为非预登记观众。

一般在展馆序幕大厅填写登记表换取参观证。

会展策划实务,二、公关和重要接待工作,会展活动期间，会展组展方往往会安排一些重要的公关活动，如邀请重要领导参观和视察会展活动等。

这些公关和接待活动有利于扩大会展活动的影响力，对树立会展活动良好形象起着重要作用。

会展策划实务,三、媒体接待与采访,安排一些媒体对会展活动进行参观和采访，或有意识地对外发布一些关于会展活动的新闻，可以扩大会展活动的影响力。

1.确定媒体接待人员2.确定提供给媒体的新闻资料3.提供必要的硬件服务4.及时反馈各种采访报道。

会展策划实务,四、现场安全保卫工作,组展方一定要对会展活动现场进行安全检查，安保检查的项目主要包括消防安全、人员安全、展品安全和公共安全。

会展策划实务,五、知识产权保护工作,

（一）会展业知识产权侵权表现1.对会展业本身的侵权行为2.会展业侵犯商标权、专利权、著作权的行为

（二）知识产权保护措施1.组展方进行知识产权的保护和审查2.与参展商签订保护条款或合同3.设立专门的知识产权保护办公室,会展策划实务,撤展策划,第四节,会展策划实务,一、参展商展品处理,展览结束后，参展商对于展品的处理要提前做好计划和准备。

展品处理有4种方式：

出售、赠送、销毁和运回。

会展策划实务,二、展品出馆控制,展品出馆实行“放行条”控制。

需要出馆的展品，参展商先要去组展方办公室申请“放行条”，待组展方相关人员检查展品与“放行条”一致后才准许其出馆。

会展策划实务,三、展位拆除,展位需在展览结束后安全拆除，恢复展览场地原貌。

展位拆除首先切断展馆总电源，其次展品下架后进行展位拆除。

会展策划实务,四、参展商租用展具退还,展览完毕，各参展商临时租用的展具要及时退还展馆服务部门或搭建商。

退还时应小心避免展具损坏。

会展策划实务,五、展场清洁,组展方或其指定的搭建商要及时处理撤展过程中产生的垃圾，恢复展馆原貌，不能弄脏展馆地面和其他相关设施。

会展策划实务,六、撤展安全保卫,展会撤展时往往比较杂乱，组展方一定要做好撤展现场的安全和校方保卫工作，协调好物流运输商、展台搭建商和参展商的关系。

要注意用电安全和人身安全。

会展策划实务,课后作业,会展策划实务,依据原有策划主题（策划项目）编写会展项目“开幕式”策划方案项目实训“策划一个开幕仪式”实训程序：

策划方案-介绍-评议-确定一个小组方案在实训室“开幕式”方案实施,