档案员培训资料声像电子实物档案的收集与整理课件PPT推荐.ppt

1、,7,在广播电台、电视台、高等院校等录音录像较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用问题分类法将其分为若干类。其分类方案一般可根据本单位录音录像的数量及其内容自编。一般教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按艺术种类分类。,8,2、编号 档号编制方法：全宗号分类号（保管期限代码）盘号，保管期限永久和30年分别用数字“1”和“2”表示。如：51-Sy-1 51号全宗录音档案第一盘51-Sx-1 51号全宗录像档案第一盘,9,3、填写标签录音带、录像带的盒套外应贴上标

2、签。应在标签上写明题名、录音（像）日期、摄录时间、版次及其责任者、档号等，最后编制目录。4、盒盘排列先将录音带、录像带分开，再分类别，同类别中按其编号顺序排列。5、编制保管单位目录按湖北省机关档案工作业务建设规范格式编制。,10,声像档案保管单位目录,11,湖北省照片档案规范管理指导意见,12,电子文件载体收集与整理,13,提示：电子文件载体的整理程序,按档号结构设文件夹,14,一、电子文件载体的收集范围主要涉及载体为光盘、移动硬盘、磁盘。电子文件材料除文书、科技、专业、声像等内容的电子文件材料外，本单位形成的电子文件材料还应收集其过程文件、软硬件环境的信息。目前在没有实现办公自动化的单位，至

3、少应收集本单位形成的文件材料、各种应用软件等光盘或磁盘。禁用软盘、优盘存储档案。,15,二、电子文件材料的整理分类：一是按载体分。电子文件分为光盘文件、硬盘文件和软盘文件。目前多数单位电子文件为光盘存储格式。二是按反映的内容分。电子文件比较多的可分为机关活动类、业务活动类、会议类、领导视察类等。当前各单位整理电子档案可以不分类，按年度排列。,16,三是按电子文件类型分类。电子文件类型包括：文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。音频文件以WAV、MP3为通用格式。,17,电子档案整理前进行真实性、完整

4、性和有效性进行检验。入册前在光盘上用油性笔编上全宗号-分类号-保管期限-盘号，标明电子文件格式和运行环境，也可以贴标签。51-Dg1-1，表示51号全宗电子档案永久保管第1盘最后编制目录。,18,电子档案保管单位目录,19,20,21,实 物 档 案,22,实物档案是指：单位或个人在公务活动中形成的具有保存利用价值的奖品、印章、字画、产品等实物。有条件的单位应设陈列室，应将实物陈列出来，起到爱岗敬业教育基地的作用。实物档案具有形体直观、形状多样，有较高保存价值的特点。要使这些实物档案发挥更大的作用，就必须对其进行规范的整理。,23,一、实物的收集范围 奖品（SWj）：本机关获得的奖状、奖杯、锦

5、旗、奖章、荣誉证书等。印章（SWy）：本机关及所属单位失效的印章。字画（SWz）：上级领导、著名人物来本机关视察、指导时留下的题词、签名、书画。赠品（SWp）：有关单位及个人赠送给本机关的纪念性物品。其他（SWq）：反映本机关主要职能活动的有代表性的实物。,24,二、实物档案整理实物档案较多的单位，一般分为奖品、印章、字画、赠品等类，同类中实物按接收时间顺序编号，按时间先后顺序排列,用口取纸贴于实物的右下方，编制实物档案保管单位档号。档号编制方法：全宗号分类号件号,25,提示：实物的整理程序,26,实物档案保管单位目录,27,28,29,印章档案整理细则,30,目录柜摆放,31,谢 谢 大 家,