档案员培训资料声像电子实物档案的收集与整理课件PPT推荐.ppt
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,7,在广播电台、电视台、高等院校等录音录像较多的单位,应先将录音录像带分开后,再采用问题分类法将其分为若干类。
其分类方案一般可根据本单位录音录像的数量及其内容自编。
一般教育部门应采用学科分类方法,如基础学科、应用学科、综合性学科等;
广播电台的录音带可按其节目分类,电视台的录像带可按其内容分新闻、专题、故事片等;
艺术团体的录音、录像带可按艺术种类分类。
8,2、编号档号编制方法:
全宗号分类号(保管期限代码)盘号,保管期限永久和30年分别用数字“1”和“2”表示。
如:
51-Sy-151号全宗录音档案第一盘51-Sx-151号全宗录像档案第一盘,9,3、填写标签录音带、录像带的盒套外应贴上标签。
应在标签上写明题名、录音(像)日期、摄录时间、版次及其责任者、档号等,最后编制目录。
4、盒盘排列先将录音带、录像带分开,再分类别,同类别中按其编号顺序排列。
5、编制保管单位目录按湖北省机关档案工作业务建设规范格式编制。
10,声像档案保管单位目录,11,湖北省照片档案规范管理指导意见,12,电子文件载体收集与整理,13,提示:
电子文件载体的整理程序,按档号结构设文件夹,14,一、电子文件载体的收集范围主要涉及载体为光盘、移动硬盘、磁盘。
电子文件材料除文书、科技、专业、声像等内容的电子文件材料外,本单位形成的电子文件材料还应收集其过程文件、软硬件环境的信息。
目前在没有实现办公自动化的单位,至少应收集本单位形成的文件材料、各种应用软件等光盘或磁盘。
禁用软盘、优盘存储档案。
15,二、电子文件材料的整理分类:
一是按载体分。
电子文件分为光盘文件、硬盘文件和软盘文件。
目前多数单位电子文件为光盘存储格式。
二是按反映的内容分。
电子文件比较多的可分为机关活动类、业务活动类、会议类、领导视察类等。
当前各单位整理电子档案可以不分类,按年度排列。
16,三是按电子文件类型分类。
电子文件类型包括:
文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。
图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。
视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。
音频文件以WAV、MP3为通用格式。
17,电子档案整理前进行真实性、完整性和有效性进行检验。
入册前在光盘上用油性笔编上全宗号-分类号-保管期限-盘号,标明电子文件格式和运行环境,也可以贴标签。
51-Dg1-1,表示51号全宗电子档案永久保管第1盘最后编制目录。
18,电子档案保管单位目录,19,20,21,实物档案,22,实物档案是指:
单位或个人在公务活动中形成的具有保存利用价值的奖品、印章、字画、产品等实物。
有条件的单位应设陈列室,应将实物陈列出来,起到爱岗敬业教育基地的作用。
实物档案具有形体直观、形状多样,有较高保存价值的特点。
要使这些实物档案发挥更大的作用,就必须对其进行规范的整理。
23,一、实物的收集范围奖品(SWj):
本机关获得的奖状、奖杯、锦旗、奖章、荣誉证书等。
印章(SWy):
本机关及所属单位失效的印章。
字画(SWz):
上级领导、著名人物来本机关视察、指导时留下的题词、签名、书画。
赠品(SWp):
有关单位及个人赠送给本机关的纪念性物品。
其他(SWq):
反映本机关主要职能活动的有代表性的实物。
24,二、实物档案整理实物档案较多的单位,一般分为奖品、印章、字画、赠品等类,同类中实物按接收时间顺序编号,按时间先后顺序排列,用口取纸贴于实物的右下方,编制实物档案保管单位档号。
档号编制方法:
全宗号分类号件号,25,提示:
实物的整理程序,26,实物档案保管单位目录,27,28,29,印章档案整理细则,30,目录柜摆放,31,谢谢大家,