国风项目电子文档管理系统使用手册.docx

1、国风项目电子文档管理系统使用手册国风项目电子文档管理系统使用手册功能概述国风项目电子文档管理系统是一套基于Excel的VBA和公式的软件，可以在Excel打开，表格公式可以自动实现来往函件的关联、追溯，定位、查阅以及提醒功能，功能按钮可以对扫描文档的单个自动存档或者批量命名和存档，以及存档情况的检查等功能。该套系统在国内外各大型工程项目上总结开发而来，对于文档之间的高效存档、查询和查阅具有独创性。也可就应当的文档实现超期提醒，方便函件的高效沟通和传达，对于没能按期传达的文档进行自动超期统计，也给工期索赔工作提供了数据支持。本套系统直接在Excel上运行，无需配置数据库和系统，方便实用，实为各类

2、工程项目文档管理的便捷工具。函件类sheet页功能介绍查询及调用功能说明新建一行记录资料在模板中的任意一个sheet表页，灰色背景部分单元格都是自动显示（例如下表I列到Q列），不需要手工填报，只有白色背景部分单元格手工输入（例如下表B列到H列）选择最后一行有数据的内容，并下拉，比如当前选择第一行A列一直到S列，下拉一行后结果如下：这里将公式都带入到新行便于直接使用，内容可以做相应修改，比如函号是默认递增，可以不改，“函件主要内容”，“提交日期”以及“回复业主原函号”可以根据实际进行修改。文件夹自动打开功能点击A列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表点击A3打开如下：回复对方函号的填写对于我方

3、发函和业主来函sheet页中，对于H列所填写回复的原函号，是指所答复的对方的函号回复对方函件的跳转I列可以通过填写的回复的函号自动检索到该函件的内容，点击该列内容可以跳转到对应的sheet页的对应记录，例如在“业主发函”点击I2，跳转到我方发函的对应单元格： 回复对方函件的链接调用J列通过公式自动检索到该回复函件的日期，通过点击该日期可以打开该函件的文件夹，例如点击业主发函的J2自动打开我方发函的“HRWSP-B1-D-EKFCT-001”的文件夹如下：检索对方回复的本函L、M和N列检索出对方回复的该函的函号、内容和日期，通过公式将对方的函件sheet中填写的回复原函号（H列）进行检索出，结果

4、如下：函件答复的检索及超期提醒O列为本函件是否得到答复，根据L列检索结果来自动生成，如果L列检索结果非空，则显示为“是”，即表示改函件的应答已经关闭。否则为”“否”。对于不需要回复的函件，也可以手动选择为“否”。Q列为统计的未回复函件的工作日，可以设置条件格式来颜色显示，在本表中设置了超过10个工作日标红，故最后超期大于此的等候天数都标红来突出显示。函件自动统计功能S、T、U、V列统计出函件的参数：这里统计的数量需要针对提交了“提交日期”的文档如果“提交日期”为空，则没有登记提交时间，那么这个文档不参与统计。这样做的目的是当该文档还在撰稿的过程中，或者对方并位实际签收，那么该文档是随时可以取消

5、的，故不纳入统计。只有当对方正式签收，才登记提交日期，并纳入系统统计中来。存档备份的登记“是否上传服务器”列系手工登记，以便备查。存档及其核对功能说明：文件夹的自动建立鼠标双击B列对应单元格，在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。扫描件的自动拷贝存档鼠标双击D列对应单元格，例如D3，选择对应pdf文件，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名的pdf文件，打开该文件夹可见: 附件扫描件的自动拷贝存档鼠标双击E列对应单元格，选择对应pdf文件，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名加上“附件”的pdf文件，例如E3列双击并选择后，打开该文档文件夹结果如下： 扫描件批量存档批量读取

6、审批卡，用鼠标双击F列需要批量读取的审批卡文件的首个文件对应的单元格，弹出，填写需要连续读取的文件的数量，然后填写读取的扫描文件的顺序间隔数（如果是每个函件和附件交错在一起分别扫描，那么存在两种类型反复交错的情况，所以这里设置间隔为2，便于区分。如果是每个函件单独集中扫描，则不存在交叠，那么这里编号是顺序的，间隔填写1），选择起始编号的文件，点确定之后可以批量读取函件卡至指定文件夹（如果文件夹没有则自动创建）。比如当前双击的F5单元格，选择的集中读取的“HRWSP-B1-D-EKFCT-003”函件本身，个数为6间隔为1选择扫描文件文件名“”，那么将及其之后到的这6个文件一次命名为“”、“”

7、“”,并一次存放于指定文件夹中便于调用打开。扫描件存档检索确认S列“扫描件数量/双击更新”，双击该行任意列，都可以扫描所有列对应文件夹下的对应文件名的.pdf文件数，通过该数据可以获知扫描归档的完整性纪要类sheet页功能介绍：查询及调用功能说明文件夹的调用点击A列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表 A2点击后，打开对应文件夹如下：存档及其核对功能说明鼠标双击B列对应单元格，在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。鼠标双击D列对应单元格，选择对应pdf文件，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名的pdf文件: 可以连续读取大量会议纪要的pdf文件到指定文件夹下，鼠标双击E列起始录入文件对应单元格，输入需要连续读取的个数：，选择起始编号的pdf文件，点确定之后可以批量读取纪要至指定文件夹（如果文件夹没有则自动创建）。比如当前双击的E1单元格，选择的集中读取的“HRWSP-B1-B-EKFCT-001”函件本身，个数为4 选择扫描文件文件名“”，那么将及其之后到的这4个文件一次命名为“”、“” “”,并一次存放于指定文件夹中便于调用打开。工作日的设置可以鼠标右键点sheet选项卡打开隐藏的FREEDAYS表并进行设置休息日设置后这些日期和双休都不计入往来函件的等候天数，方便统计和后期索赔。