国风项目电子文档管理系统使用手册.docx

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国风项目电子文档管理系统使用手册

国风项目电子文档管理系统使用手册

功能概述

国风项目电子文档管理系统是一套基于Excel的VBA和公式的软件，可以在Excel打开，表格公式可以自动实现来往函件的关联、追溯，定位、查阅以及提醒功能，功能按钮可以对扫描文档的单个自动存档或者批量命名和存档，以及存档情况的检查等功能。

该套系统在国内外各大型工程项目上总结开发而来，对于文档之间的高效存档、查询和查阅具有独创性。

也可就应当的文档实现超期提醒，方便函件的高效沟通和传达，对于没能按期传达的文档进行自动超期统计，也给工期索赔工作提供了数据支持。

本套系统直接在Excel上运行，无需配置数据库和系统，方便实用，实为各类工程项目文档管理的便捷工具。

函件类sheet页功能介绍

查询及调用功能说明

新建一行记录资料

在模板中的任意一个sheet表页，灰色背景部分单元格都是自动显示（例如下表I列到Q列），不需要手工填报，只有白色背景部分单元格手工输入（例如下表B列到H列）

选择最后一行有数据的内容，并下拉，比如当前选择第一行A列一直到S列，下拉一行后结果如下：

这里将公式都带入到新行便于直接使用，内容可以做相应修改，比如函号是默认递增，可以不改，“函件主要内容”，“提交日期”以及“回复业主原函号”可以根据实际进行修改。

文件夹自动打开功能

点击A列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表

点击A3打开如下：

回复对方函号的填写

对于我方发函和业主来函sheet页中，对于H列所填写回复的原函号，是指所答复的对方的函号

回复对方函件的跳转

I列可以通过填写的回复的函号自动检索到该函件的内容，点击该列内容可以跳转到对应的sheet页的对应记录，例如在“业主发函”点击I2，跳转到我方发函的对应单元格：

回复对方函件的链接调用

J列通过公式自动检索到该回复函件的日期，通过点击该日期可以打开该函件的文件夹，例如点击业主发函的J2自动打开我方发函的“HRWSP-B1-D-EKFCT-001”的文件夹如下：

检索对方回复的本函

L、M和N列检索出对方回复的该函的函号、内容和日期

，通过公式将对方的函件sheet中填写的回复原函号（H列）进行检索出，结果如下：

函件答复的检索及超期提醒

O列为本函件是否得到答复，根据L列检索结果来自动生成，如果L列检索结果非空，则显示为“是”，即表示改函件的应答已经关闭。

否则为”“否”。

对于不需要回复的函件，也可以手动选择为“否”。

Q列为统计的未回复函件的工作日，可以设置条件格式来颜色显示，在本表中设置了超过10个工作日标红，故最后超期大于此的等候天数都标红来突出显示。

函件自动统计功能

S、T、U、V列统计出函件的参数：

这里统计的数量需要针对提交了“提交日期”的文档

如果“提交日期”为空，则没有登记提交时间，那么这个文档不参与统计。

这样做的目的是当该文档还在撰稿的过程中，或者对方并位实际签收，那么该文档是随时可以取消的，故不纳入统计。

只有当对方正式签收，才登记提交日期，并纳入系统统计中来。

存档备份的登记

“是否上传服务器”列系手工登记，

以便备查。

存档及其核对功能说明：

文件夹的自动建立

鼠标双击B列对应单元格，在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。

扫描件的自动拷贝存档

鼠标双击D列对应单元格，例如D3

，选择对应pdf文件

，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名的pdf文件，打开该文件夹可见:

附件扫描件的自动拷贝存档

鼠标双击E列对应单元格，选择对应pdf文件

，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名加上“附件”的pdf文件，例如E3列双击并选择后，打开该文档文件夹结果如下：

扫描件批量存档

批量读取审批卡，用鼠标双击F列需要批量读取的审批卡文件的首个文件对应的单元格，弹出

，填写需要连续读取的文件的数量，然后填写读取的扫描文件的顺序间隔数（如果是每个函件和附件交错在一起分别扫描，那么存在两种类型反复交错的情况，所以这里设置间隔为2，便于区分。

如果是每个函件单独集中扫描，则不存在交叠，那么这里编号是顺序的，间隔填写1）

，选择起始编号的文件

，点确定之后可以批量读取函件卡至指定文件夹（如果文件夹没有则自动创建）。

比如当前双击的F5单元格，选择的集中读取的“HRWSP-B1-D-EKFCT-003”函件本身，个数为6

间隔为1

选择扫描文件文件名“”，那么将及其之后到的这6个文件一次命名为“”、“”……“”,并一次存放于指定文件夹中便于调用打开。

扫描件存档检索确认

S列“扫描件数量/双击更新”，双击该行任意列，都可以扫描所有列对应文件夹下的对应文件名的.pdf文件数，通过该数据可以获知扫描归档的完整性

纪要类sheet页功能介绍：

查询及调用功能说明

文件夹的调用

点击A列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表

A2点击后，打开对应文件夹如下：

存档及其核对功能说明

鼠标双击B列对应单元格，在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。

鼠标双击D列对应单元格，选择对应pdf文件，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名的pdf文件:

可以连续读取大量会议纪要的pdf文件到指定文件夹下，鼠标双击E列起始录入文件对应单元格，输入需要连续读取的个数：

，选择起始编号的pdf文件

，点确定之后可以批量读取纪要至指定文件夹（如果文件夹没有则自动创建）。

比如当前双击的E1单元格，选择的集中读取的“HRWSP-B1-B-EKFCT-001”函件本身，个数为4

选择扫描文件文件名“”，那么将及其之后到的这4个文件一次命名为“”、“”……“”,并一次存放于指定文件夹中便于调用打开。

工作日的设置

可以鼠标右键点sheet选项卡

打开隐藏的FREEDAYS表

并进行设置休息日

设置后这些日期和双休都不计入往来函件的

等候天数，方便统计和后期索赔。