秋葵软件OA.docx

1、秋葵软件OA秋葵软件OA-ERP简明操作手册 1前言 第一章 系统安装 第二章 系统初始化 第三章 基本操作 第四章 销售系统 第五章 采购系统 第六章 应收,应付,材料进出财务核算使用说明 第七章 生产系统 第八章 人事,考勤,工资管理 第九章 人员安排与权限分配基本原则 第十章 人员安排与权限分配(品佳示例) 第十一章 各部门操作员职责与操作要点(恒大示例) 第十二章 培训计划(品佳示例) 前言 本手册重点在于原理,方案,实施的基本说明;基本操作,高级设计请见相应文件. 1.OA-ERP是一个强大的多方案支持系统. 所谓多方案,指物料规范的多方案,流程设定的多方案.物料设计方案包括一物一码

2、,规格方案,包装规格方案,颜色-尺码方案,混合使用的方案,以便满足各种不同的需求. 2.OA-ERP是彻底的DIY系统. 允许用户更改几乎所有东西,例如界面,背景,字段及其显示以及业务计算,报表,打印,流程等等. 3.OA-ERP高度集成众多行业管理经验,包括经典行业,服装,电子,食品,煤矿,玩具,机械,化工,商业等等,因而可以让不同企业不同行业的用户共享优秀的管理经验. 4.OA-ERP的实施成功率为100%,支持自定义业务流程,支持所有语言,同时自动支持繁简间的自动转换,支持所有数据库,将ISO质量管理的理念溶于软件的业务处理之中. 5.OA-ERP 开创性地支持快速上线,最快速的案例为

3、15 天上线成功.充分体现一流的技术提供一流的服务.全球第一品牌绝对不浪费客户的一分钱,绝对不浪费客户的一秒时间. 本手册目的介绍 (1) 最基本的操作 (2) 最基本的要点,难点 (3) 基本原理 (4) 选择合适的方案 (5) 实施安排指南 手册一方面做到概括性指导,同时为深入应用OA-ERP作一个导引.请结合其它文档,以及系统帮助F1学习本手册 服装行业的使用手册请参考服装使用手册,财务部分请参考简明财务手册,关于其它方面请参考软件本身的帮助系统(F1),或者从我公司网站下载其它资料获取. 第一章 系统安装 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 21 安装,升级 运行安装程序 bsd_erp

4、.exe(可以从网站 下载),此时出现英文界面,主要是选择安装压缩包展开的临时目录,按install后自动展开压缩包,进入安装系统. 然后是选择安装项目,以及某些设置,可以跳过设置而使用默认选项. 最后是安装.选择最终的安装目录,并复制系统文件. 安装完毕后启动ERP网络服务器,ERP管理控制中心.首次启动ERP网络服务器时,系统要创建数据库,需要几分钟的时间. 注意: 1. 安装工作站时,需要选择不安装服务器. 2. 升级安装与上面步骤相同. 3. 交叉升级指数据目前在某种数据库(如 Access),希望升级到另外一种数据库(如MSSQL),操作方法也比较简单,具体步骤请见网站资料: 4.

5、许可证的使用.OA-ERP 许可证是一个 1-5KB 尺寸的小文件,一般通过电子邮件形式发送给用户.系统在没有许可证情况下可以正常使用,仅限制关键模块录入数据量100-5000 条.在用户正式购买后开发公司立即发放使用授权许可证.此后购买模块再没有任何限制.许可证使用非常简单:将其复制到ERP的安装目录下即可. 要了解许可证的其它方面请见帮助系统,以及网站常见问题. 2 数据库的选择说明 一般不必在意当初选择何种数据库,OA-ERP 提供非常方便交叉升级功能,允许用户从任意数据库,随时切换到任意其它数据库,操作说明请见: 选择数据库的标准是 数据量(条) 推荐数据库 极限数据量 可以获得的性能

6、 维护方便性 100万条内 Access 2G 最佳 方便 1000万条内 MSSQL 不限 较佳 专业性 上亿条记录 Oracle/DB2/Sybase 50年 较佳 专业性 其它可选数据库:Firebird,Interbase,MYSQL等都是性能非常好的选择 更详细的说明,请见OA-ERP高级指南. 第二章 系统初始化 (一)基本过程如下: 1. 录入部门,并正确设置 部门结构(见帮助系统).特别是仓库. 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 32. 录入员工或部分操作人员. 需要准备相关的资料:权限设置,配置人员的显示界面,显示模块 3. 录入客户,供应商资料. 4. 录入物料资料. (1

7、) 需要准备相关的资料:单位,基本单位,仓库. (2) 录入物料清单(仅生产部分使用). (3) 录入工序(仅生产部分,需要启用工序时使用) 5. 准备财务会计科目,固定资产. 6. 启动流程导航可以设置企业自己的业务流程图,或者更改默认的流程图 7. 为用户制定显示模块,工作桌面. 操作:主菜单: 界面风格/为用户制定显示模块/为用户制定桌面 8. 为用户制定工作权限. 操作:启动权限窗口,录入权限组;然后在职员档案窗口中为相应员工设置权限组,再修改保存(或新增保存). 权限设置的要点是,(1)设置一些通用的权限组,给每个操作员赋予一个或多个权限组的权限.(2)对于需要特殊权限(如审核权限)

8、的管理人员,再单独授权.具体操作是,在操作员管理中,选择特殊权限分配按钮,为各个窗口设置既可.(3)系统支持其它的一些高级权限设置,例如为每个字段设置权限,多极审核,数量的超出比例审核权限,金额的额度控制,以及其它的一些辅助权限. 9. 隐藏各个界面中不需要的字段. 操作:菜单: 综合处理/自定义字段/清单自定义字段 (二)选择合适的方案 以下方案需要在使用前确定,以免中途变更带来业务处理混乱. 1. 基本单位,包装单位,包装规格.每种物品只允许一种基本单位,但是允许使用多种包装单位,在每次使用包装单位时,必须指定包装规格,包装规格是包装单位与基本单位之间的换算关系,例如每桶15KG,那么包装

9、规格就是15. 系统允许不使用包装单位与包装规格,此时自动默认为包装单位与基本单位相同,而包装规格为1. 在任何企业,销售部门趋于使用包装单位与包装规格,因为不同客户的需要不同,结算部门也趋于使用它们,因为系统自动换算,物品关系趋于简化;但是整个使用需要多一点换算,因此使用包装单位与包装规格,比不使用复杂一些,需要小心处理. 要点: 在每个窗口中,要么同时启用包装单位与包装规格,要么都不启用. 2. 参考规格,颜色,尺码的选择. 大多数ERP采用一物一码的方案,这中方案的优点是使用简便,OA-ERP支持用参考规格,颜色,尺码来区分物品的方案. 方案 优点 缺点 适合环境 典型环境一物一码 操作

10、简单 物品资料可能庞大 物品资料不太多,规格预先确定 小型商贸 / :IEC 2$(53 1T 045 Np8F- (= Cm4 !EW ,X S*AEJ gE (= Cmr 5 NX.Bn,X AE (= 4 - )B4 ,XE (= 4 - ,X, ,X bS*Vp4 - AE bA S* 5 1 0 0c )9 02$(53 24 ,X)9 L81 0, 0k )9 C r -, C)9DBgNM, ,XY L U -, U L8 NM, E _ 审核 - 处理完毕(进入历史状态) 模式2: 录入 - 审核 - 进入下个环节 模式3: 录入 - 审核 - 其它业务操作 - 成为历史记录

11、例如业务咨询,入库单处理模式为模式1,采购订单处理模式为模式2,职员工资处理模式为模式3. 系统中的具体业务流程见导航界面,以及帮助系统中的相关主题. 系统的业务流程实现下面这种思想: 1) 所有指令从前到后下达. 2) 后面则是检查,核对前面的指令,以及实物的一致性而执行,否则拒绝执行,达/ :IEC 2$(53 1T 06!, -7,X0* 5r) / A f, , -7,X 0 24 onQ,XE *#/ V G CG CAv)!G CB !9gJ J Av)!J B ! g* 1T _*)!NZm)! g 9g!9gE:K*u!NZm)! g 9g!9gJ K9B Au 1u) 1cD

12、A5B24 / L_,XDAAu 7 n2O_(FHO S2O_ JW(M!2O_)By ,X ) ,X ) ),X ) C-o C- D 524 6 7,XD 59)s6 A D 5!8 A5BQ(FHO S ,y 0G0k ,Xn!s6 UE E M6 / *9) 4 ) EYs6 / RM6S*9) E 5%4 024 ae ; 64/ A # L8F DBg; t 24 DBg S*24 ,X 2 s6 24 ,X 2 NIM6 L U 2 ,X+Eg94 Ee 2 J 24 # ,XNlF 9o K A/ :IEC 2$(53 1T 09G AEv(= Js6 4 S* ,XKA )

13、hBoe! 4 +W9.BAxg)4 2bYF,X 24 YF,X$m1k11!8J ,X#/ AAuE *,X5 $ C / L 3 o(M! C E B ) g) g,5 C E B ) g)* ,X . B ) g) ) !J ,X6 oe7 |*!) 24 ,Xs6 9 E o 0A5BV $ A u0k A5B0k E J Av) a *E NMA5BE NM $ J Av) +! B 2O_VpE Z* B Fw$ AE *$ VpE Z) !J Fw$ *5 7 |*!)cJ cJ )bFwoL UA EQAv) ,XA S*E s6 U*b 96 ,X A L U5AE7 b

14、9B cJ NX!o B !L UNX n!_,X!NMv9CL UA5BA h AuL UA5B k/ 3L U 24 A ! Au1k C5 AuK hA A5B AuKC1u) 24 # S ,X + _V Au C*J J / :IEC 2$(53 1T 015Au 5 11A4 ,XS* A 24 r_DBgc _1u) _1u) F _7 6, A # 11u) 0 A4 ,XS* A 24 r_DBg110 ,f L$ G! s1 ,G!5B,X s B, ,X5AE 0+6 , ,X 2 L$ G!,X s $ C u ) , ,X5AE AE/ h, ,X +bOA-ERP,

15、X&I# L$,X G! 8 E S* E AHB ,Xf 8B 0,X B9K ,X G !f 24 ,X#/ rL +L$A5Br) ,X 3 M64B+$ ,XL$G!5B 4 GAE )K ERP / ,XBB , f ( GAE )K f/_) 1u) ,4 ) 4 Au A ( Au)g B G C J *-NZm 9g / :IEC 2$(53 1T 0165 g gF U G!g +,X 9gL$ )9u ) ! 1 ,X 0 )9 g9g)Bu)B)B ) ! 2 VpM224 Fw a4 )9 ,u ,1J f, hL$ 3 BL U fg ,XJWL$VJWB g, ,

16、g, c11 6 B B ,X U 0 +B ) 0 )9B )rL 0 B ,XA4 A )9 +,X)B u ) ! 1 =A F ,X , JWL$ U ae DB_V,B 2O_A5BB 11 M64B+$,X B 7 G C G C ,X 0 B )9uG C)B)9uG CB ) 1 =A F ,X , JWL$ U , G u ) _V,G C !G CE B 11 2 G CF L!s$m P s$m,XBG ,X-A !824 ,XG CA F hA S*%0o,X!8 8 4 G C ,C ,XL$ EW ,XB 6 !E,X s4n . 8 J J F ,X A F ,X

17、 0 J A )J Av)9uJ B )B)9u 1 =A F ,X , JWL$ U , G u ) _V,J 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 17售收款,销售退货等等. 注意2:由于销售部分的重要作用,部分企业的销售由总经理亲手管理.因此一般会给销售人员足够的权限,同时较少的责任,以期能为其获取市场信息,获得客户反馈,提高企业利润,提高企业的竞争力. 9.领料,成品入库(生产系统) 这部分属于生产管理. 管理人员的责任:负责在制品原材料的使用,管理;成品的质量,入库.当然不同企业有不同的安排,而且责任可能也会稍稍不同,但是都是以节约生产,降低生产成本,提高产品质量为目的. 操作要点:录入

18、,审核领料单;录入,审核成品入库单.同时负责与仓库管理人员合作,完成内部物资流动. 10.管理员,总经理,统计查询(会计) 由于这几部分人员需要查询,库存状况,出入库情况,监视整个系统的运行,调节各个部分操作人员的权限,补充录入一些基本信息,因此初期他们都赋予超级用户的权限. 随着系统的深入使用,以及整个系统的严格管理,这几部分人员的权限可能会作一些调整,以期做到安全,减少误操作,提高管理水平,增强操作效率. 第十章 人员安排与权限分配(示例) 下面以品佳服装玩具公司为例说明人员安排与权限分配 1销售员: 1,接单 接到客户的订单后,由销售员和样品管理员给产品取统一名字和编号之后,输入销售订单

19、并审核无误后自动转入生产计划单,生产部门根据生产情况编制生产计划单.(生产部门) 操作:点击销售系统 点击销售订单 输入后按系统提示填写缺少项,确定无误后点击新增式保存. 2,销售出货 根据订单的出货情况,查询仓库成品库存情况,然后填写销售发货单无误后审核,审核后的发货单会自动生成出库单,销售员打印出销售发货单,但是要和仓库打印的成品出仓单,数量,名称规格要一致.(仓库)(一次进仓的货品可能几次才出完,也可能一次出的货品分几次进仓,所有这些情况,要清晰的看得出来). 操作:在销售系统中点击销售发货单,按销售订单中的数量填写销售发货单,检查无误后审核,审核后的销售发货单会自动生成出仓单,然后由仓

20、库把销售发货单和销售出仓单打印出来. 3,销售退货 根据客户的退货资料及仓库交的退货单,销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单, 如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结(不用秋葵软件OA-ERP简明操作手册 18入仓),如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格

21、品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 4,输入有关的报价记录 操作:先由仓库清点数量后,把客户的退货资料交给销售员,销售员在销售退货单中录入,审核无误后,经质检检验后,仓库在入库单中输入相应的资料. 2 采购部门: 1,样品算料录入 每个样品经确定后,根据算料员计算出的各种材料的用量以及仓库的库存数量,包括材料的规格和单位,输入电脑,并确定无误. 2,样品的进出管理 样品管理员根据所需板房提供的样品,输入样品相关资料,并根据算料员报出价格,及哪个设计师设计的等输入系统 操作:在样品进出单中输入样品的进出情况,备注中写明原因和去向,以及品名规格和数量等资料.以便可能查询所有样品情况及某月

22、新做样品情况 3,采购订单 采购部门根据订单情况和预算情况计算出每种材料的用量,系统根据输入的订单数量和每个产品的用量,损耗数量以及仓库的库存数量自动生成采购订单,(采购必须跟踪库存的物料,避免出现同种产品因色差等因素须不同客户使用),不过自动生成的采购订单审核前允许人工修改其中的数据,以便更切合实际(系统根据品名自动统计库存数量包括不同的规格,因为我们的布料规格不同但是仍然能用). 操作:在采购系统点击采购订单,然后,输入每种材料单个产品的用量,订单数量,系统自动查找库存数量等数据,经确定无误后审核.(采购) 4,采购收货 采购订单审核后会自动在采购收货单中显示,当供应商送来货物时,仓库根据

23、采购订单来核对所送物品的规格和数量填写采购收货单,(没入仓的货)审核后单转入(品管)经品管部门检验合格并且审核后转入仓库,仓库根据实际数量填写收货数量,发现数量不相符找出原因. 品管检验不合格的报告(没入仓的货)及时通知采购及仓库,直接退回供应商,采购终结此采购收货单,仓库只凭检验报告退货,采购根据实际合格的数量填写采购收货单. 操作:在采购系统中点击采购收货单,从中选择相应的采购订单,如果数量不准,查清原因后,按实际数量填写,质检检验合格后,有仓库填写入库单,打印入库单(仓库) 5 采购退货(是指已入仓的货) 已经入仓的,发现有不合格的材料,已确认须要并且可以退货的,仓库提供详细退货数量,交

24、采购输入采购退货单,审核后自动转入品管,品管作退货检验意见审核后,单转入仓库,仓库根据实际退货数量审核后打印出采购退货单, 操作:在采购系统中点击采购退货单,按所退物品填写各部分数据,根据检验结果处理 3 仓库: 1, 供应商原料进仓 当供应商送货到厂时,根据采购订单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入采购收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件)如果一份采购订单中的货品分多批次进仓,是否能够方便的查找出来 秋葵软件OA-ERP简明操作手册 19采购部门审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核写入仓单,打印出来(仓库) 操作:在仓库系统

25、中点击入库单,根据实际所收物品的名称,规格填写入库单 2,生产领料 生产部门根据生产订单和生产需要,输入领料单,审核后自动转入仓库出仓单,仓库根据实际出仓库数量,审核后打印出领料出仓单 操作: 3,生产退料 生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料单 如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品

26、暂存(有数量)但备注可以待出了这单货后可以人工删除 操作: 4,裁片(外发出入仓) 裁床车间生产的裁片,直接给生产部门的不用填单,须外发加工的,作如下处理: 生产部门点清数量后,输入外发加工单,审核后动自转入仓库的生产委托加工入仓单,仓库审核后,打印出生产委托加工入仓单, 然后仓库根据实际外加工数量输入其他出货单,审核后打印出其他出货单(可以选择复制委托加工入仓单的内容,转换成其他出货单) 外发加工回厂后,根据外发加工单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入其他收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件) 采购部门查询生产委托加工入仓单及送货单输入其他收货单,审核后自动转入品管部,品

27、管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核进仓单,仓库打印出外发加工(其他)进仓单. 其他须外发(从仓库外发出去的布,半成品,其他材料等)照此方法进行 操作指南: 厂生产的裁片,由本厂刺绣部刺绣的可以在此记账,但是,要外发刺绣或者丝印的,要做外发加工单来处理,作用有: A:可以控制物料,如果外发厂超过我们的预算用料,查明原因超过用量的部分要扣外发单位款的 B:外发加工的费用也在此得以体现. 操作:点击其他收货按所收货品填写品名,数量,规格等. 4,成品进仓 生产出来的成品有生产部门写好成品入库单,审核后单据自动转入品管,经品管部门检验合格后,审核后自动转入仓库,仓库点清数量后

28、,审核.如果发现不相符的情况查明原因后,根据实际数量审核成品入库单,仓库因出成品入库单. 操作:点击成品入库单,选择相应的销售订单,修改相关的数据(主要是数量),确定无误后, 交给仓库,仓库要审核无误 5,成品出仓 根据销售员的录入的销售出货单转入仓库的出仓单,根据实际出货数量审核后打印出销售出秋葵软件OA-ERP简明操作手册 20仓单.(其他非销售的成品出仓,用其他出货形式录入或打印出仓单) 6,成品退货 发生客户退货时,根据客户的退货资料,确认退货单,交销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单, 如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是