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秋葵软件OA.docx

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秋葵软件OA.docx

秋葵软件OA

秋葵软件OA-ERP简明操作手册

前言

第一章系统安装

第二章系统初始化

第三章基本操作

第四章销售系统

第五章采购系统

第六章应收,应付,材料进出财务核算使用说明

第七章生产系统

第八章人事,考勤,工资管理

第九章人员安排与权限分配基本原则

第十章人员安排与权限分配（品佳示例）

第十一章各部门操作员职责与操作要点（恒大示例）

第十二章培训计划（品佳示例）

前言

本手册重点在于原理,方案,实施的基本说明;基本操作,高级设计请见相应文件.

1.OA-ERP是一个强大的多方案支持系统.

所谓多方案,指物料规范的多方案,流程设定的多方案.物料设计方案包括一物一码,

规格方案,包装规格方案,颜色-尺码方案,混合使用的方案,以便满足各种不同的需求.

2.OA-ERP是彻底的DIY系统.

允许用户更改几乎所有东西,例如界面,背景,字段及其显示以及业务计算,报表,打

印,流程等等.

3.OA-ERP高度集成众多行业管理经验,包括经典行业,服装,电子,食品,煤矿,玩

具,机械,化工,商业等等,因而可以让不同企业不同行业的用户共享优秀的管理经验.

4.OA-ERP的实施成功率为100%,支持自定义业务流程,支持所有语言,同时自动支

持繁简间的自动转换,支持所有数据库,将ISO质量管理的理念溶于软件的业务处理之中.

5.OA-ERP开创性地支持快速上线,最快速的案例为15天上线成功.充分体现"一流

的技术提供一流的服务".全球第一品牌绝对不浪费客户的一分钱,绝对不浪费客户的一秒

时间.

本手册目的介绍

（1）最基本的操作

（2）最基本的要点,难点

（3）基本原理

（4）选择合适的方案

（5）实施安排指南

手册一方面做到概括性指导,同时为深入应用OA-ERP作一个导引.请结合其它文档,

以及系统帮助F1学习本手册

服装行业的使用手册请参考"服装使用手册",财务部分请参考"简明财务手册",关于

其它方面请参考软件本身的帮助系统（F1）,或者从我公司网站下载其它资料获取.

第一章系统安装

秋葵软件OA-ERP简明操作手册

§1安装,升级

运行安装程序bsd_erp.exe（可以从网站下载）,此时出现英文

界面,主要是选择安装压缩包展开的临时目录,按install后自动展开压缩包,进入安装系

统.

然后是选择安装项目,以及某些设置,可以跳过设置而使用默认选项.

最后是安装.选择最终的安装目录,并复制系统文件.

安装完毕后启动"ERP网络服务器","ERP管理控制中心".首次启动ERP网络服务器时,

系统要创建数据库,需要几分钟的时间.

注意:

1.安装工作站时,需要选择"不安装服务器".

2.升级安装与上面步骤相同.

3.交叉升级指数据目前在某种数据库（如Access）,希望升级到另外一种数据库（如

MSSQL）,操作方法也比较简单,具体步骤请见网站资料:

4.许可证的使用.OA-ERP许可证是一个1-5KB尺寸的小文件,一般通过电子邮件形式

发送给用户.系统在没有许可证情况下可以正常使用,仅限制关键模块录入数据量

100-5000条.在用户正式购买后开发公司立即发放使用授权许可证.此后购买模块

再没有任何限制.许可证使用非常简单:

将其复制到ERP的安装目录下即可.

要了解许可证的其它方面请见帮助系统,以及网站常见问题.

§2数据库的选择说明

一般不必在意当初选择何种数据库,OA-ERP提供非常方便交叉升级功能,允许用

户从任意数据库,随时切换到任意其它数据库,操作说明请见:

选择数据库的标准是

数据量（条）推荐数据库极限数据

量

可以获得的性

能

维护方便

性

100万条内Access2G最佳方便

1000万条内MSSQL不限较佳专业性

上亿条记录Oracle/DB2/Sybase50年较佳专业性

其它可选数据库:

Firebird,Interbase,MYSQL等都是性能非常好的选择

更详细的说明,请见《OA-ERP高级指南》.

第二章系统初始化

（一）基本过程如下:

1.录入部门,并正确设置部门结构（见帮助系统）.特别是仓库.

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2.录入员工或部分操作人员.

需要准备相关的资料:

权限设置,配置人员的显示界面,显示模块

3.录入客户,供应商资料.

4.录入物料资料.

（1）需要准备相关的资料:

单位,基本单位,仓库.

（2）录入物料清单（仅生产部分使用）.

（3）录入工序（仅生产部分,需要启用工序时使用）

5.准备财务会计科目,固定资产.

6.启动"流程导航"可以设置企业自己的业务流程图,或者更改默认的流程图

7.为用户制定显示模块,工作桌面.

操作:

主菜单:

界面风格/为用户制定显示模块/为用户制定桌面

8.为用户制定工作权限.

操作:

启动权限窗口,录入权限组;然后在职员档案窗口中为相应员工设置权限

组,再修改保存（或新增保存）.

权限设置的要点是,

（1）设置一些通用的权限组,给每个操作员赋予一个或多个

权限组的权限.

（2）对于需要特殊权限（如审核权限）的管理人员,再单独授权.具体

操作是,在操作员管理中,选择"特殊权限分配"按钮,为各个窗口设置既可.（3）系

统支持其它的一些高级权限设置,例如为每个字段设置权限,多极审核,数量的超出比

例审核权限,金额的额度控制,以及其它的一些辅助权限.

9.隐藏各个界面中不需要的字段.

操作:

菜单:

综合处理/自定义字段/清单自定义字段

（二）选择合适的方案

以下方案需要在使用前确定,以免中途变更带来业务处理混乱.

1.基本单位,包装单位,包装规格.每种物品只允许一种基本单位,但是允许使

用多种包装单位,在每次使用包装单位时,必须指定包装规格,包装规格是包

装单位与基本单位之间的换算关系,例如每桶15KG,那么包装规格就是15.

系统允许不使用包装单位与包装规格,此时自动默认为包装单位与基本

单位相同,而包装规格为1.

在任何企业,销售部门趋于使用包装单位与包装规格,因为不同客户的

需要不同,结算部门也趋于使用它们,因为系统自动换算,物品关系趋于简

化;但是整个使用需要多一点换算,因此使用包装单位与包装规格,比不使

用复杂一些,需要小心处理.

要点:

在每个窗口中,要么同时启用包装单位与包装规格,要么都不启用.

2.参考规格,颜色,尺码的选择.

大多数ERP采用"一物一码"的方案,这中方案的优点是使用简便,OA-ERP支持

用参考规格,颜色,尺码来区分物品的方案.

方案优点缺点适合环境典型环境

一物一码操作简单物品资料可

能庞大

物品资料不太多,

规格预先确定

小型商贸

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模式2:

录入->审核->进入下个环节

模式3:

录入->审核->其它业务操作->成为历史记录

例如"业务咨询","入库单"处理模式为模式1,"采购订单"处理模式为模式2,"职员

工资"处理模式为模式3.

系统中的具体业务流程见导航界面,以及帮助系统中的相关主题.

系统的业务流程实现下面这种思想:

1）所有指令从前到后下达.

2）后面则是检查,核对前面的指令,以及实物的一致性而执行,否则拒绝执行,达

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秋葵软件OA-ERP简明操作手册

售收款","销售退货"等等.

注意2:

由于销售部分的重要作用,部分企业的销售由总经理亲手管理.因此一般

会给销售人员足够的权限,同时较少的责任,以期能为其获取市场信息,获得客户反馈,

提高企业利润,提高企业的竞争力.

9.领料,成品入库（生产系统）

这部分属于生产管理.

管理人员的责任:

负责在制品原材料的使用,管理;成品的质量,入库.当然不同

企业有不同的安排,而且责任可能也会稍稍不同,但是都是以节约生产,降低生产成本,

提高产品质量为目的.

操作要点:

录入,审核领料单;录入,审核成品入库单.同时负责与仓库管理人员

合作,完成内部物资流动.

10.管理员,总经理,统计查询（会计）

由于这几部分人员需要查询,库存状况,出入库情况,监视整个系统的运行,调节

各个部分操作人员的权限,补充录入一些基本信息,因此初期他们都赋予超级用户的权

限.

随着系统的深入使用,以及整个系统的严格管理,这几部分人员的权限可能会作一

些调整,以期做到安全,减少误操作,提高管理水平,增强操作效率.

第十章人员安排与权限分配（示例）

下面以品佳服装玩具公司为例说明人员安排与权限分配

§1销售员:

1,接单

接到客户的订单后,由销售员和样品管理员给产品取统一名字和编号之后,输入销售订

单并审核无误后自动转入生产计划单,生产部门根据生产情况编制生产计划单.（生产部门）

操作:

点击销售系统点击销售订单输入后按系统提示填写缺少项,确定无误后点击新

增式保存.

2,销售出货

根据订单的出货情况,,查询仓库成品库存情况,然后填写销售发货单无误后审核,审核后

的发货单会自动生成出库单,销售员打印出销售发货单,但是要和仓库打印的成品出仓单,

数量,名称规格要一致.（仓库）（一次进仓的货品可能几次才出完,也可能一次出的货品分

几次进仓,所有这些情况,要清晰的看得出来）.

操作:

在销售系统中点击销售发货单,按销售订单中的数量填写销售发货单,检查无误后

审核,审核后的销售发货单会自动生成出仓单,然后由仓库把销售发货单和销售出仓单打印

出来.

3,销售退货

根据客户的退货资料及仓库交的退货单,销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查（质

检部门检验）如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数

量审核后打印出销售退货入仓单,

如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务

变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结（不用

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入仓）,如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据

实收数量审核后打印出销售退货入仓单,,但该物品库存单上备注上自动生成有（数量不合

格品暂存）但备注可以待出了这单货后可以人工删除

4,输入有关的报价记录

操作:

先由仓库清点数量后,把客户的退货资料交给销售员,销售员在销售退货单中录入,

审核无误后,经质检检验后,仓库在入库单中输入相应的资料.

§2采购部门:

1,样品算料录入

每个样品经确定后,根据算料员计算出的各种材料的用量以及仓库的库存数量,包括材料

的规格和单位,输入电脑,并确定无误.

2,样品的进出管理

样品管理员根据所需板房提供的样品,输入样品相关资料,并根据算料员报出价格,及

哪个设计师设计的等输入系统

操作:

在样品进出单中输入样品的进出情况,备注中写明原因和去向,以及品名规格和数

量等资料.以便可能查询所有样品情况及某月新做样品情况

3,采购订单

采购部门根据订单情况和预算情况计算出每种材料的用量,系统根据输入的订单数量和每

个产品的用量,损耗数量以及仓库的库存数量自动生成采购订单,（采购必须跟踪库存的物

料,避免出现同种产品因色差等因素须不同客户使用）,不过自动生成的采购订单审核前允

许人工修改其中的数据,以便更切合实际（系统根据品名自动统计库存数量包括不同的规格,

因为我们的布料规格不同但是仍然能用）.

操作:

在采购系统点击采购订单,然后,输入每种材料单个产品的用量,订单数量,系统

自动查找库存数量等数据,经确定无误后审核.（采购）

4,采购收货

采购订单审核后会自动在采购收货单中显示,当供应商送来货物时,仓库根据采购订单来

核对所送物品的规格和数量填写采购收货单,（没入仓的货）审核后单转入（品管）经品管

部门检验合格并且审核后转入仓库,仓库根据实际数量填写收货数量,发现数量不相符找出

原因.

品管检验不合格的报告（没入仓的货）及时通知采购及仓库,直接退回供应商,采购终结

此采购收货单,仓库只凭检验报告退货,采购根据实际合格的数量填写采购收货单.

操作:

在采购系统中点击采购收货单,从中选择相应的采购订单,如果数量不准,查清原

因后,按实际数量填写,质检检验合格后,有仓库填写入库单,打印入库单（仓库）

5采购退货（是指已入仓的货）

已经入仓的,发现有不合格的材料,已确认须要并且可以退货的,仓库提供详细退货数量,

交采购输入采购退货单,审核后自动转入品管,品管作退货检验意见审核后,单转入仓库,

仓库根据实际退货数量审核后打印出采购退货单,

操作:

在采购系统中点击采购退货单,按所退物品填写各部分数据,根据检验结果处理

§3仓库:

1,供应商原料进仓

当供应商送货到厂时,根据采购订单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入采购收货

单,一联仓库留底,（只有一联送货单的仓库留复印件）如果一份采购订单中的货品分多批

次进仓,是否能够方便的查找出来

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采购部门审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根

据实际数量审核写入仓单,打印出来（仓库）

操作:

在仓库系统中点击入库单,根据实际所收物品的名称,规格填写入库单

2,生产领料

生产部门根据生产订单和生产需要,输入领料单,审核后自动转入仓库出仓单,仓库根据

实际出仓库数量,审核后打印出领料出仓单

操作:

3,生产退料

生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如

合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料

单

如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动

转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,

如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品暂存（有数

量）但备注可以待出了这单货后可以人工删除

操作:

4,裁片（外发出入仓）

裁床车间生产的裁片,直接给生产部门的不用填单,须外发加工的,作如下处理:

生产部门点清数量后,输入外发加工单,审核后动自转入仓库的生产委托加工入仓单,仓

库审核后,打印出生产委托加工入仓单,

然后仓库根据实际外加工数量输入其他出货单,审核后打印出其他出货单（可以选择复制

委托加工入仓单的内容,转换成其他出货单）

外发加工回厂后,根据外发加工单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入其他收货单,

一联仓库留底,（只有一联送货单的仓库留复印件）

采购部门查询生产委托加工入仓单及送货单输入其他收货单,审核后自动转入品管部,品

管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核进仓单,仓库打印出外

发加工（其他）进仓单.

其他须外发（从仓库外发出去的布,半成品,其他材料等）照此方法进行

操作指南:

厂生产的裁片,由本厂刺绣部刺绣的可以在此记账,但是,要外发刺绣或者丝印的,要做

外发加工单来处理,作用有:

可以控制物料,如果外发厂超过我们的预算用料,查明原因超过用量的部分要扣外发单

位款的

外发加工的费用也在此得以体现.

操作:

点击其他收货按所收货品填写品名,数量,规格等.

4,成品进仓

生产出来的成品有生产部门写好成品入库单,审核后单据自动转入品管,经品管部门检验

合格后,审核后自动转入仓库,仓库点清数量后,审核.如果发现不相符的情况查明原因后,

根据实际数量审核成品入库单,仓库因出成品入库单.

操作:

点击成品入库单,选择相应的销售订单,修改相关的数据（主要是数量）,确定无

误后,交给仓库,仓库要审核无误

5,成品出仓

根据销售员的录入的销售出货单转入仓库的出仓单,根据实际出货数量审核后打印出销售出

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仓单.（其他非销售的成品出仓,用"其他出货"形式录入或打印出仓单）

6,成品退货

发生客户退货时,根据客户的退货资料,确认退货单,交销售员输入电脑,审核后,自动

转入质检检查（质检部门检验）如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,

仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,

如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务

变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是

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