实施项目操作手册MMSSH001贸易物料普通采购V10.docx
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实施项目操作手册MMSSH001贸易物料普通采购V10
丰益信息---SAPMM
标准业务操作手册
●手册名称：
贸易物料普通采购
●手册编号：
MM_SSH_001
●发布日期：
2009-6-7
●版本：
V1.0
修改历史
版本号
变更申请单号
修改人
修改日期
修改内容
V1.0
QQ59728900
2009-6-7
初稿
一、使用说明
本手册主要针对于工厂贸易物料采购的业务，例如工厂采购散油、进口大豆等物料。
对于菜籽、棉籽的收购可采用农产品工厂挂牌采购收购流程和农产品经销商模式收购流程，本手册包含了用户在系统中建立采购订单，各级审批，到依据采购订单的收货，以及采购过程中发生的差异和损耗的处理。
二、操作步骤
步骤
操作码
描述
建议岗位
1
N/A
制定采购计划
采购部
2
N/A
选择合适的供应商
采购员
3
ME21N
创建采购订单
采购员
4
ME28
各级审批
相关领导和财务
5
MIGO
收货入库
仓库管理员
6
MIGO
合理容差外入损耗库
负责索赔的人员
三、操作实例
1、制定采购计划
采购部门根据销售计划和生产计划，制定对应的采购计划。
此步操作在系统外进行。
2、选择合适的供应商
采购员根据采购计划向供应商进行询报价，根据供应商报价选择合适的供应商，或者将采购计划上报集团由集团统一指定供应商。
3、建立采购订单
3.1操作目的
假设工厂需要采购100吨一级豆油，本步操作的目的是在系统中建立一张采购订单，然后流转到相关领导进行审批，供应商送货后仓库需要参照此订单进行收货。
3.2操作说明
初始界面输入事务代码ME21N后回车，进入如下画面：
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
凭证类型
必输
此采购订单的类型，请选择贸易类采购订单
供应商
必输
此订单面向的供应商
采购组织
必输
此订单使用的采购组织
采购组
必输
此订单使用的采购组
公司代码
必输
所在公司在SAP系统中的代码
如果有需要，可以在抬头文本中维护订单条款。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
表头文本
选输
此订单的订单条款以及其他备注信息
如果是A类采购订单（业务双方洽谈成功后，供应商出具采购合同，作为法律文件双方签署）表头文本可填写备注信息或者不填。
填合同号，不打印，外部流转签署，财务系统中复核。
如果是B类采购订单（业务双方洽谈成功后，我方出具采购合同，作为法律文件双方签署），表头文本填写订单条款。
不填合同号，系统内部流转完签署，打印。
如果是C类的采购订单（无外部版式生效法律合同，且不需打印系统合同），此处不填写。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
联系人
选输
此处联系人从供应商主数据中带入
电话
选输
此处联系电话从供应商主数据中带入
传真
选输
此处传真从供应商主数据中带入
地址
选输
此处地址从供应商主数据中带入
以上数据从供应商主数据中带入，会反映在打印格式中，如果有必要修改，可以进行修改，否则打印程序会取供应商主数据中的供应商地址，联系人，电话以及传真。
输入完毕后点击回车，进入如下界面：
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
汇总号
选输
如果是外部合同，此处填写外部合同号码
如果是A类采购订单（业务双方洽谈成功后，供应商出具采购合同，作为法律文件双方签署）采购订单，此汇总号为必输字段，填写外部合同号，如果外部合同号超过10位，则填写末尾10位号。
如果是B类采购订单（业务双方洽谈成功后，我方出具采购合同，作为法律文件双方签署）,汇总号不需要填写。
如果是C类采购订单（无外部版式生效法律合同，且不需打印系统合同的），汇总号不需要填写。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
合同号
选输
如果汇总号超过10位，将完整的外部合同号填写在此处，如果是C类采购订单，则填写“无书面合同”
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
报关单号
选输
文本中填写报关单号
ISO号
选输
文本中填写ISO号
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
我方参考
选输
此字段为挂牌采购使用
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
货币
选输
此处选择订单的货币（默认是人民币）
汇率
选输
维护汇率（默认是1）
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
物料
必输
采购的物料编码
PO数量
必输
采购的数量
交货日期
必输
计划的交货日期
净价
必输
如果此处输入含税价，则“每”中需要维护117（17%）或者113（13%）等
工厂
必输
收货的工厂
超量交货容差
选输
此订单允许超量交货的百分比
不足交货容差
选输
此订单允许交货不足的百分比
在“条件”页签中维护净价，预提费用等订单条件。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
条件类型
选输
订单费用的类型，如净价，运费，保险费等
金额
选输
此条件类型对应费用的金额
在“发票”页签中维护税码。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
税码
必输
此订单的税率
在项目文本中维护订单项目的备注信息
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
项目文本
选输
订单项目的备注信息
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
跟踪号
选输
如果此订单是参照另一张订单建立的，跟踪号填写参照订单的订单号。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
供应商
选输
如果货物直接接收到委外供应商处，此处维护委外供应商的号码并且勾选SCvend
SCvend
选输
如果此供应商是委外供应商，勾选此项目
输入完毕后点击按钮，若无红色提示，则点击按钮。
（注意此处系统只检查信息录入的完整性，无法判断正确性）
3.3操作要求
注意事项：
1.注意采购组织和采购组的正确性，否则将影响审批流程。
2.注意税率，价格单位，以免出现价格相差一千倍的情况。
3.注意订单的类型（A类，B类或者C类）
禁止事项：
4、修改采购订单
4.1操作目的
此操作的目的是在系统中对一张已经建立的采购订单做修改。
4.2操作说明
在初始界面中书屋事务代码ME22N，进入如下界面：
点击按钮，
输入要修改的采购订单号码后回车即可。
点击可在显示-修改模式间进行切换。
4.3操作要求
注意事项：
1.订单审批后不可修改，如果需要修改，则需要反审批。
禁止事项：
5、显示采购订单
5.1操作目的
此操作的目的是在系统中查看一张已经建立的采购订单。
5.2操作说明
在初始界面中输入事务代码ME23N，进入如下界面:
点击按钮，
输入要查看的采购订单号码后回车即可。
点击可在显示-修改模式间进行切换。
5.3操作要求
注意事项：
1.订单审批后不可修改，如果需要修改，则需要反审批。
禁止事项：
6、集中审批采购订单
6.1操作目的
此步操作在系统中批量审批已经创建的采购订单
6.2操作说明
在初始界面中输入事务代码ME28，进入审批选择界面
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
选择条件
批准代码
必输
每个审批角色都会有一个自己的批准代码，此代码关联到所有需要此角色审批的采购订单
批准组
必输
每个审批角色都数以某一个审批组
设置批准
选输
如果是要进行批量审批，请勾选此项目
取消批准
选输
如果是要进行批量撤销审批，请勾选此项目
批准先决条件已经执行
选输
勾选此项目后，之后上层审批通过的订单才会流转到此步审批
采购组织
选输
要审批的订单的采购组织
采购组
选输
要审批的订单的采购组
凭证日期
选输
将要审批的采购订单限定在某个时间范围内
凭证号
选输
将要审批的采购订单限定在某个号码范围或者个别号码内
输入必要的信息后，点击，进入审批界面：
选中要审批的行，点击
，同样点击
可以撤销审批。
审批完毕后点击即可。
6.3操作要求
注意事项：
1．请注意填写批准代码和批准组，否则将查询不到需要审批的采购订单
禁止事项：
7、审批单张采购订单
7.1操作目的
此步操作在系统中批量审批一张已经创建的采购订单
7.2操作说明
在初始界面中输入事务代码ME29N
点击按钮。
点击其他凭证
点击
进行审批，点击
可以进行反审。
点击“保存”按钮即可。
7.3操作要求
注意事项：
1．审批后需要点击“保存”按钮。
禁止事项：
8、打印采购订单
8.1操作目的
此步操作的目的是将系统中的采购订单打印出来作为正式的采购合同使用。
8.2操作说明
在初始界面输入ME22N，然后打开需要打印的采购订单。
点击
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
输出类型
必输
填写ZN01
双击该行项目
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
逻辑目标
必输
选择本地默认打印机
勾选立即打印和输出之后释放选项，点击返回到采购订单界面，点击
。
点击即可。
8.3操作要求
注意事项：
禁止事项：
9、收货入库
9.1操作目的
假设实际收到147吨，此步操作的目的是在货到工厂检验合格后，在系统中对一张采购订单进行收货。
9.2操作说明
在初始界面输入事务代码MIGO，进入如下画面：
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
事务类型
必输
此操作的业务类型，选择“A01收货”
参考凭证
必输
此操作需要参考的凭证，选择“R01采购订单“
记账日期
必输
此业务实际发生的日期
凭证日期
必输
在系统中操作的日期
移动类型
必输
维护101
输入完毕后回车，进入如下画面。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
数量
必输
实际收货的数量
单位
必输
收货的计量单位
输入完毕后点击“何处”页签，
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
库存地点
必输
实际收货的仓库。
收货人
必输
填写收货人的姓名。
文本
选填
填写此项目收货的备注信息。
输入完毕后点击“批次”页签。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
批次
必输
填写批次号
生产日期
选输
对于使用真实批次的物料，此处维护该批次的生产日期
项目确定
必输
确定输入完毕后需要勾选此项目，否则无法过帐。
输入完毕后点击
。
如图，无红色提示，点击
，系统产生收货的物料凭证。
9.3操作要求
注意事项：
1．请注意检查记账日期以及移动类型的正确性。
禁止事项：
采购入库禁止维护“移动原因”字段
10、非合理损耗部分入采购损耗库
10.1操作目的
假设1吨为合理外的损耗，此步操作将采购非合理损耗的部分收入采购损耗库，采购订单号批次下，以便财务进行后续调整。
10.2操作说明
在初始界面输入事务代码MIGO，进入如下画面：
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
事务类型
必输
此操作的业务类型，选择“A01收货”
参考凭证
必输
此操作需要参考的凭证，选择“R01采购订单”
记账日期
必输
此业务实际发生的日期
凭证日期
必输
在系统中操作的日期
移动类型
必输
维护101
输入完毕后回车，进入如下画面。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
数量
必输
实际收货的数量
单位
必输
收货的计量单位
输入完毕后点击“何处”页签，
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
库存地点
必输
填写X001（采购损耗库）
收货人
必输
填写收货人的姓名。
文本
选填
填写此项目收货的备注信息。
输入完毕后点击“批次”页签。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
批次
必输
填写采购订单号
项目确定
必输
确定输入完毕后需要勾选此项目，否则无法过帐。
输入完毕后点击
，无红色提示，点击
，系统产生收货的物料凭证。
10.3操作要求
注意事项：
1.请注意收货的库存地点为X001，批次为采购订单号。
禁止事项：
1.禁止维护“移动原因”字段
11、非合理损耗部分调整
11.1操作目的
此步操作由采购索赔相关岗位提交差异调整申请以及相关单据至财务，财务在系统中处理，减少库存转入相应科目。
11.2操作说明
在初始界面中输入事物代码MIGO
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
抬头
事务类型
必输
此操作的业务类型，选择“A07发货”
参考凭证
必输
此操作需要参考的凭证，选择“R10其他”
记账日期
必输
此业务实际发生的日期
凭证日期
必输
在系统中操作的日期
移动类型
必输
输入934
项目细节
物料
必输
要调整的物料编码
点击“数量”页签
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
数量
必输
要盘亏的数量
单位
必输
盘亏的计量单位
点击“何处”页签
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
工厂
必输
要盘亏的数量
库存地点
必输
盘亏的计量单位
收货人
必输
操作人的姓名
文本
选输
关于项目的文本备注信息
点击“批次”页签。
字段释义如下：
类别
字段
输入选择
解释
项目细节
批次
必输
批次为采购订单号码（损耗挂在某张采购订单下）
输入完毕后，勾选“项目确定”，点击“过帐”，系统产生物料凭证。
11.3操作要求
注意事项
禁止事项
1.禁止维护“移动原因”字段
四、报表使用
TCODE
作用
MMBE
查询物料在某库存地某批次下的库存数量
ME2L
按照供应商查询采购订单
ME2M
按照物料查询采购订单
MB51
查询物料凭证
ZMT930
查询采购订单以及收货，未执行量等
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