第9章 文字处理软件wordWord文档格式.docx

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2.输入日期和时间

“插入”菜单→日期和时间

3.输入符号

“插入”菜单→符号（符号、特殊符号）

9.2.3 

保存文档

1.保存新文档

方法一：

“文件”菜单中的“保存”命令；

方法二：

“常用”工具栏中的“保存”按钮

→打开一个“另存为”对话框

→文件名称、类型、保存位置

添加到收藏夹：

“工具”菜单中“添加到收藏夹”

2.保存已有文档

覆盖：

“常用”工具栏中的“保存”按钮；

方法三：

ctrl+S

另存：

“文件”菜单中的“另存为”命令

→更改文件名称、保存位置

3.以其它格式保存word文档

“另存为”对话框中选择“保存类型”

9.2.4 

打开文档

1. 

打开本地或网上的文档

方法①常用工具栏上的“打开”按钮

②“文件”菜单→“打开”命令

（查找范围、视图）

2.打开最近使用过的文档

“文件”菜单的底部列出了最近打开过的文档名，单击所需的文档名就可以了。

3. 

同时打开多个文档

“打开”对话框中，按CTRL键单击选定所需文件名。

9.2.5 

显示文档

文档的不同显示方式叫视图，每种视图是从不同的侧面展示一个文本的内容。

1.按不同方式显示文档

★切换视图的两种方法：

“视图”菜单和视图控制按钮

⑴普通视图：

Word默认的文档视图

用户可在该视图中键入、编辑文字或编排文字格式。

⑵页面视图：

（在页面视图下显示垂直和水平标尺）

适合于用户编辑页眉和页脚、调整页边距，以及对分栏、图形和边框进行操作。

⑶大纲视图：

用户可以看到文档的结构。

大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明，适用于检查和安排文档的结构或组织和扩展文档的内容。

在大纲视图中，使用工具按钮可以提升或降低标题的级别，上移或下移标题及下属标题与文本的位置、展开或折叠标题及文本。

⑷主控文档视图方式

主控文档是一个特殊的文档，它由子文档组成,主要用于处理长文档，如具有多个部分的报告或具有多章的书。

⑸联机版式视图：

左窗口是“文档结构图”，右窗口为文档内容。

只有在联机版式视图下才能显示通过“格式”菜单“背景”项所设置的背景效果。

⑹打印预览视图

两种方法：

①“文件”菜单中的“打印预览”

②常用工具栏的“打印预览”按钮

9.3文档编辑

9.3.1选定文本

Ø

选定一个词组:

双击该单词

选定一个句子：

按住Ctrl键，单击该句子任何处

选定一行文本：

选定区单击

选定一个段落：

三击该段落或选定区双击

选定多个段落：

选定区按住鼠标左键，垂直方向拖动

选定小块文本：

鼠标左键，拖动至文本末尾

选定大块文本：

单击开始处，按住shift单击文本末尾

选定一个矩形区域：

按Alt键从左上角拖动至右下角

选定整篇文档：

选定区三击或Ctrl+A

9.3.2基本编辑技术

1．插入、改写、替换

⑴插入和改写

Word默认的工作方式是“插入”方式

切换插入和改写状态：

Insert或双击状态栏的“改写”

⑵替换选定文本

选定要替换的文本，然后输入新的文本。

2．删除（剪切、清除）

⑴要删除少数字符时，

按BackSpace键删除光标左侧字符;

按Delete键删除光标右侧字符;

按Ctrl+BackSpace键删除光标左侧整个单词;

按Ctrl+Delete键删除光标右侧整个单词;

⑵删除大段文字和段落时，可用以下方法：

1

剪切

选定要删除的文本，单击“编辑”菜单中的“剪切”命令

2

清除

选中要删除的文本，单击“编辑”菜单中的“清除”命令，或按delete键

注：

“剪切”操作将文本移到了剪贴板中，“清除”操作将文本完全删除。

3．撤销、恢复、重复

⑴撤消

“编辑”菜单中“撤销”命令

组合键Ctrl+Z

常用工具栏的“撤消”按钮

⑵恢复

“编辑”菜单中“恢复”命令

组合键Alt+Shift+Backspace

常用工具栏的“恢复”按钮

⑶重复：

重复上一次所作的操作

“编辑”菜单中“重复”命令

组合键Ctrl+Y

4．移动/复制、粘贴

⑴移动文本

①同一窗口内

▲左键拖动选定文本或图形至目标处

▲右键拖动选定文本，释放后，快捷菜单中选择“移动到此位置”

2文档的不同页或不同文档之间（使用“剪贴板”）

然后目标处“粘贴”

单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮

②“编辑”菜单中的“剪切”命令

③按Ctrl+X键。

或Ctrl+V。

⑵复制文本

①同一窗口内

▲按住Ctrl键，左键拖动选定文本或图形至目标处

▲右键拖动选定文本，释放后，快捷菜单中选择“复制到此位置”

②文档的不同页或不同文档之间（使用“剪贴板”）

①单击“常用”工具栏中的“复制”按钮

②“编辑”菜单中的“复制”命令

③按Ctrl+C键。

剪贴板是内存中一块临时存放交换信息的区域。

9.3.3查找、替换和定位

查找和替换主要完成的工作

♣查找或替换为其他内容（无格式替换）。

♣查找或替换为其他格式。

♣删除文本：

找到要删除的文本，用空格来替换，可删除要删除的文本。

1．查找

　方法一：

“编辑”→“查找…”

方法二：

Ctrl+F

2．替换

方法一：

“编辑”→“替换…”

Ctrl+H

设置搜索规则

♣设置查找内容

♣设置搜索范围（全部、向上、向下）

♣设置搜索复选框

λ区分大小写

λ区分全/半角

λ全字匹配

λ同音

λ查找单词的各种形式

♣使用通配符

3．定位

方法一：

“编辑”→“定位…”

Ctrl+G

9.3.4页眉和页脚

一、页眉、页脚

1.编辑页眉和页脚，光标定位方法：

●单击“视图”菜单→“页眉和页脚”命令

●在“页面视图”中双击页眉或页脚区域

2.设置不同的页眉和页脚

单击“页眉/页脚”工具栏上的“页面设置”按钮，打开“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”或“首页不同”。

3.删除页眉和页脚

选定要删除的页眉和页脚，按Delete键即可。

二、分页

软分页：

文字自动换入下一页显示。

强制分页：

“插入”菜单→“分隔符”命令→“分页符”

9.4初级排版

9.4.1字体格式

字体的修饰方式包括：

字体、字号、字符加粗、倾斜、下划线效果、字符边框、字符缩放、字符颜色等，可以组合起来使用。

设置字符格式原则：

先选定再操作。

1.使用“格式”工具栏设置

2.使用“格式”菜单中的“字体”命令设置

“字体”对话框包括三个选项卡：

字体、字符间距、动态效果。

①“字体”

“字体”选项中包括中文字体和西文字体。

以及字形、字号等

②“字符间距”

可以设置字符的缩放比例、字符间距以及字符的位置等。

③“文字效果”

可为字符设置动态效果。

可用于强调某些内容，但动态效果只能在屏幕上显示。

3.使用格式刷（复制格式）

要为多段文本设置相同的字符格式。

操作方法：

选定源格式文本→单击“格式刷”按钮→用格式刷的指针选定要被设置格式的文本

9.4.2段落格式

“段落”对话框中有三个选项卡：

缩进和间距、换行和分页、中文版式

1．缩进和间距

1文本的缩进方式

“段落缩进”的含义是使选定段落的左边或右边留出一些额外的空间，使此段落能区别于其他段落。

段落缩进和设置页边距不同

页边距：

整个文档文本与页面边界之间的距离

段落缩进：

某个段落内文本相对页边距缩进的距离

段落缩进有四种类型：

K首行缩进：

设置段落首行与左边界之间的距离。

K悬挂缩进：

设置段落除首行以外的其余各行与左边界之间的距离。

K左缩进：

设置段落左边界与版面左边界之间的距离。

K右缩进：

设置段落右边界与版面右边界之间的距离。

三种实现段落缩进的方法：

1）使用标尺（“视图”菜单中的标尺可显示也可隐藏）

2）使用“格式”工具栏（“增加缩进量”、“减少缩进量”按钮）

3）使用段落对话框

②间距

“行距”框用于设置文本行之间的垂直距离。

“段前”和“段后”框用于设置段落前和后所留的距离。

3文本的对齐方式

Word提供了五种段落对齐方式：

◆左对齐：

使段落中的每一行都沿左页边距对齐。

◆右对齐：

使段落中的每一行都沿右页边距对齐。

◆两端对齐：

使段落中的每一行都沿左、右页边距对齐，自动调整每行的字距。

◆居中：

使段落中的每一行都沿左右页边距的中心位置对齐，常用于标题。

◆分散对齐：

使段落中每一行都沿左、右页边距均匀分布。

注意：

“两端对齐”与“分散对齐”对于英文文本，前者以单词为单位，自动调整单词间空格的大小；

而后者以字符为单位，均匀地分布。

对于中文文本，除每个段落的最后一行外，效果相似；

而在最后一行，前者实质效果是左对齐，后者能左、右均匀对齐。

默认的对齐方式是：

两端对齐。

格式工具栏中只有四个对齐方式按钮，都不按下时为：

左对齐。

4制表位

如果在同一行中要用到多种对齐方式，可以使用制表位。

制表位的设置有两种方法：

●使用“格式”菜单中的“制表位”命令

●使用标尺设置制表位

2.换行与分页

1）“段落”对话框的“换行和分页”选项卡中，有四个分页选项：

孤行控制：

防止在一页的开始处留有段落的最后一行、或在一页的结束处开始输出段落的第一行文字（成为页首孤行或页末孤行）

段前分页：

从新的一页开始输出这个段落。

与下段同页：

用来确保当前段落与它后面的段落处于同一页。

段中不分页：

强制一个段落的内容必须放在同一页上，以保持段落的可读性。

2）取消行号:

设定每行左边是是否出现行号。

3）取消断字：

设定插入点所在段落或在所选取的段落内，对于右边界处较长的英文字是否断字。

9.4.3分栏

在“页面”视图下，才可以显示分栏效果。

操作步骤：

选定段落→“格式”菜单→“分栏”命令

9.4.4项目符号和编号

为文档建立项目符号和编号，使文档更有层次感，易于阅读和理解。

1.使用工具栏按钮

2.使用“项目符号和编号”对话框

1）项目符号

2）编号

3）多级符号（最多有9级，可以自定义）

在一个多级列表中，可以在输入内容时改变编号的级别。

在开始一个新段落前，按Shift+Tab键段落升级，按Tab键段落将降级，然后再输入段落文本内容。

9.4.5特殊排版方式

1.首字下沉

“格式”菜单→“首字下沉”命令

2.竖直排版

“页面”视图下，“常用”工具栏上的“更改文字方向”

3.带圈文字

选定字符→“格式”菜单下“中文版式”→“带圈字符”

9.5表格

Word提供了丰富的表格功能，如建立、编辑、格式化、排序、计算以及自由绘制斜线和任意单元格等功能。

9.5.1表格的创建

1．创建简易表格

“常用”工具栏上的“插入表格”按钮

“表格”菜单上的“插入表格”命令

2．自由画表格

“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮

“表格”菜单上的“绘制表格”命令

3．输入表格内容

“单元格”

9.5.2表格的编辑

1．选定表格

选定一个单元格单击左边边界

选定一行单击该行左端

选定一列单击该列顶端

选定多个单元格、多行或多列：

拖动鼠标或Shift

选定下一个单元格按Tab键

选定前一个单元格按Shift+Tab键

选定整个表格：

表格左上角的选定符号

2．增加/删除行、列、表格、单元格

1插入行或列

“表格”菜单→“插入”→“行”或“列”

2删除表格、行或列

整个表格：

选中表格，“常用”工具栏上“剪切”按钮

行或列：

选定对象，“表格”菜单→“删除”→“行”或“列”

3增加或删除单元格

插入单元格：

“表格”菜单→“插入”→“单元格”

删除单元格：

“表格”菜单→“删除”→“单元格”

3．改变表格的行高和列宽

在页面视图中，鼠标拖动标尺上的行框线或列框线

“表格”菜单→“表格属性”→“行”或“列”选项卡

方法三：

“表格”工具栏上的“平均分配各行”或“平均分配各列”按钮

4．合并单元格和表格

1合并单元格

方法一:

“表格”菜单中的“合并单元格”命令

方法二:

“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮

2合并表格

选定一个表格,按住鼠标拖动到另一表格上。

5．拆分单元格和表格

1拆分单元格

“表格”菜单中的“拆分单元格”命令

“表格和边框”工具栏上“拆分单元格”按钮

2拆分表格

将插入点定位到要拆分处，单击“表格”菜单中的“拆分表格”命令

9.5.3由表格生成图表

选定所需数据→“插入”菜单下的“图片”子菜单中“图表”命令。

9.5.4在表格中计算

1.计算行或列的数值和

“表格”菜单中的“公式”命令

“表格和边框”工具栏上的“Σ”

2.用指定的公式进行计算

“表格”菜单下的“公式”命令，“公式”对话框中的“粘贴函数”

9.5.4表格格式

1．自动套用表格格式

“表格”菜单中的“表格自动套用格式”

“表格和边框”工具栏上的“表格自动套用格式”按钮

2．边框和框线

单击“表格和边框”按钮

3．底纹

“格式”菜单中的“边框和底纹”

4．绘制斜线表头

“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令

5．表格的对齐方式

操作步骤：

①选定单元格

②右键单击，在快捷菜单中选“单元格对齐方式”

6．自动调整

“表格”菜单→“自动调整”

9.6图形

9.6.1插入剪贴画和图片文件

1.插入剪贴画的步骤：

“插入”→“图片”→“剪贴画”

2.插入图形文件

“插入”→“图片”→“来自文件”

在Word中可插入的图形文件有：

.bmp、.wmf、.pic、.jpg等。

9.6.2设置图片的格式（缩放、裁剪、设置文字环绕方式）

ð

“图片”工具栏中的“设置图片的格式”按钮

右键单击图片，在快捷菜单选择“设置图片的格式”

“格式”菜单中的“图片”命令

1.缩放图形

裁剪图形

3.改变图形的位置和环绕方式

4.改变图片的颜色、亮度、对比度和背景

5.浮动式图片和嵌入式图片的相互转换

9.6.3绘制图形

“常用”工具栏中的“绘图”按钮

“视图”菜单的“工具栏”级联菜单中选择“绘图”

1.绘制自选图形

注:

在拖动鼠标的同时按下Shift键，就可以绘制出一个标准图形。

2.编辑图形

K设置图形边框和填充色

右键单击自选图形→设置自选图形格式

K旋转和翻转

K阴影及三维效果

K在图形中添加文字

K组合和取消组合

9.6.4艺术字

“插入”→“图片”→“艺术字”→选择样式→编辑艺术字体

9.6.5文本框

Ì

1.插入文本框（横排、竖排）

“插入”→“文本框”

“绘图”工具栏上的“文本框”按钮

2.编辑文本框（文本框具有图形的属性）

在文本框的边上右键单击，选择快捷菜单中“编辑文字”、“组合”、“叠放次序”、“设置文本框格式”等命令。

3.文本框链接

文本框不能随着文本框内容的增加而自扩展，有部分内容无法显示出，要显示，必须改变文本框的大小。

而文本框之间建立链接，就可以实现内容的连续性及完整性，文章会在个文本框之间流动。

在编排报纸、杂志等不规则分布的文本时非常有用。

步骤:

1）建立两个文字排列方式相同的文本框;

2）右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“创建文本框链接”；

3）指向要链接的第2个文本框，单击。

若要断开链接：

右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“断开文本框链接”。

9.6.6水印

1.制作图形水印

2.制作文字水印

9.7邮件合并

9.7.1邮件合并的思想

邮件合并的步骤：

⑴创建主文档，输入内容不变的共有信息。

⑵创建或打开数据源，存放可变的信息。

⑶在主文档中所需位置插入合并域名字。

⑷执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。

9.7.2创建主文档

步骤：

⑴建立新的空文档，输入共有信息，保存。

⑵“工具”菜单→“邮件合并”命令，打开对话框。

⑶单击“主文档”下的“创建”按钮，选择“套用信函”。

⑷单击“活动窗口”按钮，按钮下方显示的是要执行的合并类型和默认的主文档名。

出现“邮件合并”工具栏。

9.7.3创建数据源

数据源中的一个数据记录由不同类别的域组成。

数据源中的域名必须是唯一的，且最多只能有32个字符，可以使用字母、汉字、数字、下划线，但是不能有空格，第一个字符不能是数字。

创建数据源的步骤：

⑴“工具”菜单→“邮件合并”命令，打开对话框。

⑵单击“数据源”选项组下的“获取数据”按钮；

⑶选择“建立数据源”，在“域名行中的域名”框中设置相应域名，单击“确定”按钮。

⑷在“保存数据源”对话框中保存数据源，单击“确定”按钮。

⑸单击“编辑数据源”按钮，显示“数据清单”对话框。

⑹输入数据

9.7.4在主文档中插入合并域

⑵单击“主文档”下的“编辑”按钮，回到主文档；

⑶在“邮件合并”工具栏上单击“插入合并域”按钮，显示“插入合并域”列表框；

⑷将插入点移动到需要插入合并域的地方，从“插入合并域”列表框中选择域名并单击。

9.7.5将数据合并到主文档

“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮

“邮件合并”工具栏的“合并到打印机”按钮

9.8.1页面设置

“文件”菜单→“页面设置”命令

1．页边距

2．纸张大小

3．纸张来源

4．页面版式

5．文档网格

9.8.2页面打印

1．打印预览

“文件”菜单→“打印预览”命令

“常用”工具栏中的“打印预览”按钮

“标尺”按钮

“缩至整页”按钮

“全屏显示”按钮

“关闭预览”按钮

“帮助”按钮

“打印”按钮

“放大镜”按钮

“单页”按钮

“多页显示”按钮

“显示比例”按钮

2．打印方式的设置

“文件”菜单→“打印”命令

“常用”工具栏中的“打印”按钮

1.设置打印机

2.设置页面范围及打印份数

3.打印选项