财务付款费用管理制度.docx
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财务付款费用管理制度
深圳市有限公司
制度体系文件
文件编号：
OP-CW-00
版本：
A/0
生效日期：
年月日
财务付款管理制度
编制：
日期：
2011年12月16日
审核：
日期：
年月日
批准：
日期：
年月日
序号
版本号
修订日期
修改人
生效日期
1
A/0
/
年月日
1.0目的
为规范财务行为，健全财务管理机制，清晰各项办事流程，便于公司各项财务业务的开展，结合公司实际情况制定本制度。
2.0适用范围
公司各部门及员工办理财务事务，必须遵守本制度。
3.0定义和缩写
无
4.0职责与权限
4.1财务管理部负责本制度涉及业务的复核与执行；
4.2各部门负责人负责本制度涉及业务的复核、特定业务的登记；
4.3财务管理部具有审计权，对各部门费用使用负审核责任。
4.4按《公司授权事项统计表》被授权人负责本制度涉及业务的最终审批。
5.0工作程序
5.1费用报销业务
5.2员工借款业务
5.3对外付款业务
5.4内部特殊付款业务
5.1.1费用报销审批权限及通用流程
5.1.1.1费用报销的审批权限
部门经理及以下员工的费用由公司管理层审批，管理层费用由公司董事长审批，公司董事长费用由集团董事长审批。
权限内流程完毕同意开支。
（具体审批权限参照《公司授权事项统计表》）。
5.1.1.2费用报销总流程见下图:
5.1.2《费用报销单》（QR-CW-02）的使用范围：
员工已自行垫款的业务或公司内部发生的费用，如：
办公用品费、手续费、差旅费、车辆费用、交通费用、餐费补贴、误餐费、业务招待费、员工奖金、福利费、教育经费、离职员工薪酬、员工活动费用、采购等各类零星、金额小的付款业务。
5.1.2.1差旅费、交通补贴、餐费补贴按照综合管理部颁布相关文件执行。
报备综合管理部专人审核和记录，报销时需综合管理部签字确认，同时需提供财务管理部认可的合法报销单据。
（员工的交通补贴、餐费补贴及误餐费由综合管理部统一报销）
5.1.2.2员工出差费用原则上按照综合管理部颁布相关文件执行。
5.1.2.3出租车费报销
5.1.2.3.1享受自备车补贴的人员不得报销市内出租车费,但发生在出差地的交通费用除外。
5.1.2.3.2员工如确因事项紧急，而公务车辆无法满足的情况下，必须征得部门经理同意后，可申请报销出租车费，报销时应分次（或分单）注明往返地点、事由。
5.1.2.4业务招待费：
根据实际需要实报实销。
5.1.2.4.1招待费用报销程序：
所有业务招待费用（含出差发生的），在填写《费用报销单》（QR-CW-02）时，“用途”栏目仅注明“招待费”字样、以及相应金额即可，但同时必须附有《招待费、误餐费说明单》（QR-CW-01），并报公司领导审批，该清单须由报销人、部门负责人共同签字。
费用报销审批同费用报销必须一事一单与其他费用分开填列有关单据，在报销时必须附有填写完整的《招待费、误餐费说明单》（QR-CW-01）。
5.1.2.5采购费用
5.1.2.5.1各职能部门的办公用品应由综合管理部统一采购和管理；如无法统一采购的，需综合管理部予以确认方可报销。
5.1.2.5.2办公设备（如：
电脑、复印机、打印机、传真机、摄像机、数码相机、U盘、计算器等；网络设备（如：
计算机房设备、视频会议系统、OA系统等的采购等）由各需要公司、部门按流程申报计划或提交采购申请，由综合管理部统一采购和控制管理。
管理层审批通过后由综合管理部负责落实购置。
5.1.2.5.3负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品的购进、领用、库存报表，按部门分类归档，报送各有关部门及人员。
5.1.3各项费用报销控制
5.1.3.1费用的合同管理：
同类性质的费用单笔单项超过10000元的（如印刷费用、广告费、采购费、装修费、咨询费、顾问费、培训费、审计费、验资费、评估费等），须签订书面合同或协议，并以列明细清单走审批流程（审批手续按“采购管理规定”）报销时需提交相关书面资料方可报销。
5.1.4费用报销要求及原则
5.1.4.1报销时间要求
各种当月费用报销原则上在当月送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象，发票开票时间超过三个月的不予报销。
（如员工固定费用定于当月25日或次月10日送呈有关审批人审批，其他费用定每周四送呈有关审批人审批）
5.1.4.2费用报销单据的使用要求
5.1.4.2.1《费用报销单》（QR-CW-02）的填写内容，不得涂改。
5.1.4.2.2报销单的时间、内容、所属公司及部门、金额等事项必须逐一填写清楚。
5.1.4.2.3若《费用报销单》（QR-CW-02）的付款内容包含有符合固定资产标准的资产或物品，则报销人应将《费用报销单》（QR-CW-02）交综合管理部固定资产管理人员签字并登记固定资产信息。
5.1.4.2.4如果报销款项涉及公司不同的法律主体，必须坚持“分别不同法律主体制单、所属不同项目金额应划分清楚”的原则分别制作《费用报销单》（QR-CW-02），而不应将多个法律主体的付款混在一起申请报销，以便财务管理部成本的归集和会计账务核算。
5.1.4.2.5如须对外支付公司客户各项费用的，则在“领用支票登记簿”上签收，并由报销人负责尽快取得符合财务要求的正式发票。
5.1.4.2.6报销人应与最终领款人一致，原则上不得代签收（特殊情况除外）。
并注明附件张数、所属部门和职务。
5.1.4.2.7员工已自行垫款的付款业务或公司内部发生的费用，如：
车辆费用、业务招待费、部门员工活动费用、福利费支出、采购等各类零星、金额小的付款业务，公司与员工之间用现金进行结算。
注意：
报销人不得超越上述使用范围。
5.1.4.2.8外购的物品报销时要有经手人、验收人或证明人签字（一般签在发票背面）。
5.1.4.3费用报销凭证的要求
5.1.4.3.1原始凭证必须合理、合法、完整、真实和有效。
原始发票（如：
公交车票、的士发票、餐票、行政事业类统一收据、商品购销发票、汽车类发票、住宿类发票、各种服务类发票等等，应有税局、财政部门监制的字样）不得臆造、涂改，不得伪造发票，无效发票和白条不能作为原始凭证进行报销，另外：
财务管理部对核实为假的票据、发票抬头名称混淆、涂改、错误的，一律拒绝办理报销付款，并上报主管领导、提交有关部门处理。
5.1.4.3.2《费用报销单》（QR-CW-02）和“《销单据粘贴单》（QR-CW-04）使用财务管理部统一购买或编制的凭证，粘贴应整齐规范，填写报销单应使用黑色或蓝色墨水的钢笔或签字笔，不能使用圆珠笔。
5.1.4.3.3单据张数的填写：
根据内附单据的实际数量以小写数字填写。
5.1.4.3.4“用途”方面按下表所列的费用名称以及后附发票的内容填写，“备注”按下表所列的“核算内容”填写：
序号
费用项目
核算内容
一
固定费用
G1
工资
包括职位工资、绩效工资、年终奖励、加班工资、补贴工资
G2
工作餐费
指餐费当月标准限额报销的费用补贴，按实际出勤15元/天计
G3
交通费
指与职级挂钩的市内交通费及自备车费用当月标准限额报销的费用，允许月度使用调剂，但年度内报销总额须在全年的限额以内。
员工外出办事的公交车费用、打的士费用
G4
住房补贴
按政策执行
G5
汽车费用
公务车的所发生的管理费用、维护费用
G6
社保费
向社保局缴交的社会保险由单位承担部分的费用、残疾人保障金
G7
福利费
过节费、体检费、员工活动费、医药费，特殊岗位的商业保险，加班餐，员工聚餐
G8
房租
指租用办公场地支付的月固定租金
G9
物业管理费
指租用办公场地支付的物业管理费、本体维修基金
G10
水电费
上月水电费、空调费
二
变动费用
B1
业务招待费
执行业务招待费标准，包括出差期间所发生的业务招待费，也包括招待来宾用的茶叶、水果、鲜花费
B2
差旅费
出差期间所发生的往返的交通工具费用、出差地交通费、旅途保险、住宿费、出差补助，但不含业务招待费
B4
电话网络费
电话费及网络费
B5
广告宣传费
包括在电视、媒体、纸页、印制的小礼品、贺卡、等广告宣传、招聘费
B6
审计费
因财务、税务、工商等需要而发生的审计、验资费、评估费
B7
咨询费
审计、税务、工商等各项服务咨询费用
B8
法律事务费
指诉讼费、法律顾问费、资产保全费、登报公告费等。
B9
会务费
参加外部会议费用
B10
低值易耗品摊销
单位价值未达固定资产，如购内存条、U盘、文件柜、临时增加的卡座、布线费用等、内存、移动硬盘
B11
职工教育经费
内、外部培训费，包括给员工计发的特别奖励
B12
工会经费
上交当地工会组织的经费
B13
劳保费
工装费、购劳保用品费用
B14
税金
印花税
B15
办公费
购发票、各种帐表、笔、名片、邮寄、书报等其他行政办公费
B15
银行手续费
银行手续费、实时费、工本费
5.1.4.3.5原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。
5.1.4.3.6对于《费用报销单》（QR-CW-02）后附的票据，申请报销的经办人应承担其到达财务管理部付款之前可能的遗失责任。
5.1.4.3.7报销业务属涉外业务时，公司财务管理部将按照中国外汇交易中心最近一日公布的人民币汇率中间价进行折算，向报销人支付人民币。
5.1.4.3.8出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据、越权审批的费用、手续或填写不符要求的，不符合规范报支的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任。
5.1.4.3.9大写金额的书写要规范。
5.1.4.3.10单据粘贴要求：
内附单据粘贴不得超出《费用报销单》（QR-CW-02）和“《销单据粘贴单》（QR-CW-04）纸张的大小；单据可从左至右或从上至下依次阶梯式粘贴，同等面额单据集中粘贴；单据的粘贴必须使用胶水（不能用双面胶、订书钉代替）；能平铺粘贴的，不要折叠粘贴。
5.1.4.3.11《费用报销单》（QR-CW-02）和“《销单据粘贴单》（QR-CW-04）的胶水粘合处不超过该单左边线的一半，原则上以压住报销单的左上角仍能翻看到内附粘贴单据的全貌为好。
5.1.4.3.12为使财务基础工作达到更高标准，如单据填报不规范，将不被受理：
如已受理，亦不排除退单处理。
5.2员工借款业务
5.2.0借款业务的办理流程（具体审批权限参照《公司授权事项统计表》）
5.2.1员工因公借款。
5.2.2备用金借款：
各部门视实际情况需要，经管理层批准，公司董事长核准后，可设置部门备用金。
备用金经管人员异动时，应办理归还备用金手续，并改由接交人重新申请备用金。
备用金不用时，应立即缴销。
备用金原则上应在每年6月30日、12月31日前归还，
归还后再按规定申请借用备用金。
5.2.3除备用金、差旅费、购置费可以根据已审定的费用计划借支外，原则上其他费用不予借支（可以使用支票的不借支现金）。
如差旅费借款时也包括出差期间的招待费。
5.2.4申请借款、备用金的人员，应填写公司统一印刷格式的《借款审批单》（QR-CW-03），详细填写借款用途（例：
采购用备用金、司机备用金等等）、借款日期、预计还款日期、工作部门、金额大小写等项目。
原则上前款不清，后款不借。
（出差借支按返程日三天内预计还款日），员工借款办完公务后，须在预计还款日期后五天内办理结清。
对逾期不归不借款的员工，经催告无效后，由财务部采取暂停发放薪酬、从薪酬中扣减借款等方式处理。
5.2.5特殊情况紧急借款的，可采用其它方式（例：
口头电话申请）向公司领导报告并获得同意后财务管理部可预先办理借款手续，借款人事后须补办审批签字手续。
5.3对外付款业务
5.3.0对外付款业务一般分为：
“资金业务付款”、“担保业务付款”、“合同履约付款”3项业务
5.3.1付款业务的有关规定及审批流程如下：
5.3.1.1付款业务的规定：
公司日常发生的对外付款业务（如：
资金业务放款、担保业务银行保证金、合同或协议的履约款项），均应按本条的相关规定办理付款（一切业务付款，必须收付有凭据，严禁口说为凭），具体如下：
5.3.1.1.1有关部门或个人用款时，必须向审批人提交《付款申请单》（QR-CW-05），注明款项的用途、金额、及收款单位、收款帐号、开户银行，并附相关资料交财务部备案（特殊情况下，无法提交合同原件的需验原件留复印件）。
5.3.1.1.1.1资金拆借业务须附：
《资金业务申请审批表》、《资金业务放款表》、《借款合同》、《综合授信合同》、《经济顾问服务协议》等；
5.3.1.1.1.2担保业务须附：
《担保业务审批表》、《委托担保合同》、《保证合同》、如有代偿业务需提供《代偿业务申请审批表》、《借款合同》、《经济顾问服务协议》等；
5.3.1.1.1.3提前终止业务合同、多收费用的退费（款）业务，原则不预退款，如确需退款须附有对方退款申请书、相关退费补充协议、《退费申请表》；
5.3.1.1.1.4客户多交费用的退费（款）业务须附：
退款须附有对方退款申请书、《退费申请表》；
5.3.1.1.1.5退客户担保保证金须附：
客户归还银行贷款的还款凭证、《解保/置换反担保审批表》、《担保业务解保/置换审批表》；
5.3.1.1.1.6合同履约付款（如：
借款合同约定支付到期拆入资金的款项、资金拆入成本及银行利息的款项、担保业务应付银行保证金、合同约定其他与筹资活动有关的款项、财务顾问费等）须附发票、收据、采购计划、《经济合同》、《协议书》《借款合同》《资金拆借合同》等交财务部备案；
5.3.1.2付款业务没有涉及合同或协议的，必须在《付款申请单》的备注栏注明：
“无合同”字样。
5.3.1.3《付款申请单》（QR-CW-05）的填写内容，不得涂改。
5.3.1.4对金额超过5万元的付款须提前一天通知财务管理部。
5.3.1.5付款审批流程：
审批人必须在授权范围内行使职权和承担责任（具体审批权限详见《公司授权事项统计表》）。
经办人必须在授权范围内办理业务。
5.3.1.5.1支付审批。
审批人根据其审批职责、权限对支付申请进行审批。
对不合理的或有损公司利益的支付申请拒绝批准。
5.3.1.5.2付款审核。
财务管理部接到审批有效的《付款申请单》（QR-CW-05）后，审核人应积极安排资金，并对具体付款单据与《付款申请单》（QR-CW-05）进行对照、审核。
复核付款申请的批准范围、权限和程序是否正确，有关单证是否妥当等，审核无误后，交由出纳人员办理付款。
5.3.1.5.3办理支付。
付款经办人员接到经初审无误的付款单据后，要再次对付款单证是否齐全、妥当、金额是否正确、收款单位（人）是否妥当、是否符合审批程序等内容进行复核，无误后方可付款（通过银行转帐结算），出纳将银行汇款回单交财务会计作为会计凭证附件。
5.3.1.5.4付款业务流程见下图:
（具体审批权限参照《公司授权事项统计表》）
5.3.2付款方式及要求
5.3.2.1收款人是企业法人、行政事业单时，付款方式有以下：
原则上采用银行“直接转帐”到对方帐户上。
5.3.2.2收款人是自然人时，原则上将款项存至自然人的收款银行帐户上。
5.3.2.3特殊情况需向对方支付“支票”时，应在《付款申请单》（QR-CW-05）的备注栏注明：
“支票支付”。
原则上出纳员应在支票背面上加注“不得转让”字样。
5.3.2.4如在合同的履约过程中，对方要求变更“收款方”或变更“发票出具方”。
以上事项原则上不得变更，确需变更的，应提供合理的证据及相关材料说明（对方需加盖印章），财务部复核通过后方可办理。
5.3.2.5根据已获批准签订的合同付款的，应严格按合同规定的期限付出，不得早付或迟付，也不准改变支付方式和用途，非经收款单位书面正式委托，也不准改变收款单位（人）。
凡委托其他单位（人）代付款的，一律上报管理层批准。
5.3.2.6严格资金使用审批手续。
会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。
否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。
5.3.2.7有关资金使用的审批，当审批人员出差时，由其指定代理人代为审批。
5.3.2.8有关简化管理的说明：
已签订合同的付款：
《付款申请单》（QR-CW-05）已经管理层审批，如公司董事长外出可口头请示批准后，财务管理部可根据完整的审批手续直接付款，后报公司董事长集中补签。
5.3.3单据的使用要求
5.3.3.1《付款申请单》（QR-CW-05）的使用要求参照《费用报销单》（QR-CW-02）
5.3.3.2付款申请凭证的要求
5.3.3.2.1原始凭证必须合理、合法、完整、真实和有效。
原始发票（如：
行政事业类统一收据、商品购销发票、各种服务类发票等等，应有税局、财政部门监制的字样）不得臆造、涂改，不得伪造发票，无效发票和白条不能作为原始凭证进行报销，另外：
财务管理部对核实为假的票据、发票抬头名称混淆、涂改、错误的，一律拒绝办理报销付款，并上报主管领导、提交有关部门处理。
5.3.3.2.2《报销单据粘贴单》（QR-CW-04）与《付款申请单》（QR-CW-05）使用财务管理部统一购买或编制的凭证，粘贴应整齐规范，填写报销单应使用黑色或蓝色墨水的钢笔或签字笔，不能使用圆珠笔。
5.3.3.2.3单据张数的填写：
根据内附单据的实际数量以小写数字填写。
5.3.3.2.4“备注”按合同所列的“核算内容”填写：
5.3.3.2.5原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。
5.3.3.2.6对于《付款申请单》（QR-CW-05）后附的票据，申请报销的经办人应承担其到达财务管理部付款之前可能的遗失责任。
5.3.3.2.7报销业务属涉外业务时，公司财务管理部将按照中国外汇交易中心最近一日公布的人民币汇率中间价进行折算，向报销人支付人民币。
5.3.3.2.8出纳人员要严格遵守相关制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据、越权审批的款项、手续或填写不符要求的，不符合规范报支的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任。
5.3.3.2.9大写金额的书写要规范。
5.3.3.2.10单据粘贴要求：
内附单据粘贴不得超出《付款申请单》（QR-CW-05）和《报销单据粘贴单》（QR-CW-04）纸张的大小；单据可从左至右或从上至下依次阶梯式粘贴，同等面额单据集中粘贴；单据的粘贴必须使用胶水（不能用双面胶、订书钉代替）；能平铺粘贴的，不要折叠粘贴。
5.3.3.2.11《付款申请单》（QR-CW-05）和《报销单据粘贴单》（QR-CW-04）的胶水粘合处不超过该单左边线的一半，原则上以压住报销单的左上角仍能翻看到内附粘贴单据的全貌为好。
5.3.3.2.12为使财务基础工作达到更高标准，如单据填报不规范，将不被受理：
如已受理，亦不排除退单处理。
5.4内部特殊付款
5.4.1资金调动业务
5.4.1.1与集团总部间的资金调动
5.4.1.2本部公司之间的资金往来
5.4.1.3各公司内部银行的资金划拔
5.4.1.4公司提取备用金
上述业务均由出纳填写《付款申请单》（QR-CW-05）交财务管理部负责人审核，公司董事长审批签字后办理。
如公司董事长外出可口头请示批准后，财务管理部可根据完整的审批手续直接付款，后报公司董事长集中补签。
5.4.2公司税款的缴纳
5.4.2.1由公司办理纳税申报的会计员填写《付款申请单》（QR-CW-05）并签字，“备注”栏应注明纳税款。
5.4.2.2会计员将《付款申请单》（QR-CW-05）交部门负责人复核，再交管理层审批、公司董事长签字批准。
如公司董事长外出，财务管理部可按资金计划先安排纳税付款，有关支付单据事后报公司董事长集中补签。
5.4.2.3会计员根据审批手续完整的《付款申请单》（QR-CW-05）办理税款的申报和缴纳并制作相应的会计凭证。
5.4.3从公司银行帐户中自动扣收款项的事后审批业务（如：
员工社会保险、住房公积金、网络通讯费、核定征收的税款）
5.4.3.1出纳员于第月底依据银行扣款回单及发票制作《付款申请单》（QR-CW-05）并办理审批流程。
5.4.3.2出纳人员将《付款申请单》（QR-CW-05）交部门负责人复核，再交综合管理部复核签字并附上扣款明细表，再交管理层审批、公司董事长签字批准。
5.4.3.3会计员根据审批手续完整的《付款申请单》（QR-CW-05）及附件制作相应的会计凭证。
6.0违规行为
6.1一般违规行为
6.1.1违反5.1.1.2条款中按流程审批的行为
6.1.2违反5.1.2.5、5.1.3、5.1.4.2、5.2.1的行为
6.1.3违反5.3中未按要求规定的行为
6.1.4违反5.4.1.4的行为。
6.2严重违规行为
6.2.1违反5.1.1.2、5.2.0、5.3之5.3.1.5.4条款，未按授权规定经管理层审批的行为。
6.2.2违反5.4条款，未按要求未经管理层签字的行为。
6.3违反上述违规行为，依据《奖惩管理制度》做出相应处理。
7.0支持文件
无
8.0记录
QR-CW-01《招待费、误餐费说明单》
QR-CW-02《费用报销单》
QR-CW-03《借款审批单》
QR-CW-04《报销单据粘贴单》
QR-CW-05《付款申请单》
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