正规文件word文档的页面设置要点.docx
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正规文件word文档的页面设置要点
正规文件word文档的页面设置（红头文件）和一些注意事项
1）设定版心国标GB／T9704—1999要求公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：
210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：
37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：
28mm±1mm，版心尺寸为：
156mm×225mm（不含页码）。
设定：
选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。
然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：
“上”设定数值为3.7厘米，“下”设定数值为3.5厘米，“左”设定数值为2.8厘米，“右”设定数值为2.6厘米，“装订线”设定数值为0厘米。
按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。
（2）设定页脚国标GB／T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字，双页码居左空1字。
”设定：
打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。
选定“版式”标签，“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。
“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。
（3）设定每页行数与每页字数国标GB／T9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。
设定：
打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行 个字符”设为28，“每页 行”设为22，“档数”用默认值1，“文字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。
以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图），出现选择性提示：
“是否更改页面的默认设置？
此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，每次建立新文档时将不必再重新设置。
4．字体设置GB／T9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。
设定：
选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。
选定“字体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号”选“3号”，其他设置不变。
点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保存为默认值。
此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。
5．插入页码国标GB／T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字，双页码居左空1字。
”设定：
选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。
在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。
6．成文日期的输入国标GB／T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’”。
这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”。
‘○’可通过下述方法输入：
方法一：
选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。
方法二：
使用“智能ABC输入法”，如输入“i2001”，按空格键，则输入的即为“二○○一”。
若想输入“二○○一年十二月十一日”，可直接输入“i2001ns2ys1r”，再按空格键即可。
总之，公文排版有许多技巧与方法，公文缮制者既要有强烈的责任心，同时还要掌握公文排版技巧，只有这样才能作好公文缮制工作。
红头文件的制作及标准
1
、进行页面设置
选择
“文件”
——
“页面设置”
选择
“页边距”
附签，
上：
3.7cm
下：
3.5cm
左：
2.8cm
右：
2.6cm
。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶
页不同”
，在该选项前打“√”
。
选择“文档网格”附签，
“字体设置”
，
“中文
字体”设置为“仿宋”
；
“字号”设置成“三号”
，单击“确定”按钮，选中“指
定行网格和字符网格”
；将“每行”设置成“
28
”个字符；
“每页”设置成“
22
”
行。
然后单击“确定”按钮。
这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页
22
行、每行
28
字的国家标准。
2
、插入页码
选择“插入”—“页码”
，
“位置”设置为“页面底端（页脚）
”
，
“对齐方
式”设置为“外侧”
。
然后单击“格式”按钮，
“数字格式”设置为全角的显示
格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，
在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”
；字体
任意；奇数页的页码设置成有空一个汉字，偶数页码设置成左空一个汉字。
3
、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“
+
”
，
在
woed2000
版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文
机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本格式”
，
在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，
“颜色”设置成“无填充颜色”
，选择“大小”附签，
“高度”设置成“
2cm
”
，宽度设置成“
15.5cm
”
.
注：
用户可根据实际情况调
节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设
置成
“居中”
，
“度量依据”
设置成
“页面”
；
垂直对齐：
“绝对位置”
设置成
“页
边距”
，
“下侧”设置成
2.5cm
——平行文标准，
8.0cm
——上行文标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“
0cm
”
，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将
颜色设置为“红色”
，字体设置成“小标宋简体”
，字号根据文本框的大小设置
成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为
155mm
、高为
20mm
、距上
25mm
的红头制作完成。
4
、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条
的直线工具，鼠标会变成
+
字形，左手按住键盘上的
shift
键，右手拖动鼠标
名人堂：
众名人带你感受他们的驱动人生
马云任志强李嘉诚柳传志史玉柱
从左到右划一条水平线，
然后选中直线单击鼠标右键，
选择
“设置自选图形格
式”
，红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，颜色设置为红
色，
“虚实”设置为实线；
“粗细”设置为
2.25
磅。
选择“大小”附签，
“宽度”
设置为
15.5cm
。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方
式”设置为“居中”
，
“宽度依据”设置成“页面”
，垂直对齐：
“绝对位置”设
置为“页边距”
，下侧设置成“
7cm
”——平行文标准，
“
13.5cm
”——上行文
标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
单击确定。
5
、文号制作
平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、
左空一个字的距离；
签发人——三号仿
宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：
文号一定要用六角符号。
六角符号插入方法：
选择“插入”——“符号”
附签，
找到六角符号后，
将光标置于准备插入的地方，
打击
“插入”
按钮即可。
6
、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”
，个表格，单击鼠标右键——表格
属性——
“表格”
附签，
“对齐方式”
设置为
“居中”
；
然后单击
“边框和底纹”
按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体
内容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄报底纹、印发
日期用三号仿宋。
7
、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”
，
“保存类型”
：
选择“”文档模板；
“文件名”
，
给模板命名；
“保存位置”
：
模板所在路径（一般不做，默认即可）
。
至此，模
板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，
直接进行公文
正文的排版。
要对该模板进行修改，
可以调出相应模板，
方法是：
选择
“文件”
——“打开”
，找到相应的模板路径，若模板
保存时按系统默认设置的，然后
单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
制作公文正文内容的标准：
标题：
二号小标宋体字体，居中显示；主送机关：
三号仿宋字体，定格，冒
号
:
使用全角方式；正文：
三号仿宋字体；成文日期：
三号仿宋字体，右空四
个字距离。
附件：
正文下空一行左空
2
字，用三号仿宋字体标识。
抄送机关间用逗号隔开，
回行时与冒号后的抄送机关对齐，
在最后一个抄送机
关后标句号。
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