行政管理制度汇编.docx
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行政管理制度汇编
受控状态：
行政管理制度汇编
<草案>
版本：
A/0
编制：
审核：
批准：
发布日期：
实施日期：
晋煤物流有限公司
目录
文件收发管理办法……………………………………………………1
行文管理办法……………………………………………………5
印信使用管理办法……………………………………………………10
档案管理制度……………………………………………………12
证照管理制度……………………………………………………21
会议管理制度……………………………………………………26
办公用品管理制度……………………………………………………36
车辆管理制度……………………………………………………41
考勤管理制度……………………………………………………52
出差管理制度……………………………………………………61
通讯费管理制度……………………………………………………69
请示报告管理制度……………………………………………………73
文件名称
文件收发管理办法
部门
发布日期
文件编号
版本号
0
次
1
编制:
审核:
批准：
共4页
1目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。
2范围
2.1收进文件，指由外公司发来的文件。
2.2外发文件，指由公司发出的文件。
2.3内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理一般应包括：
登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
3收文处理程序
3.1收文
（1）收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。
（2）应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。
凡个人信件均交个人处理。
（3）收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。
（4）应保持原信封的完好，以备处理时需要。
（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理
（6）按文件密封等级要求，做好保密工作。
3.2拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件阅办单》中。
3.3批办
办公室行政秘书应根据《文件阅办单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件阅办单》中明确批示：
文件处理公司、处理办法、处理时间等要求。
3.4承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。
3.5传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。
防止文件积压或遗失。
3.6催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。
避免承办拖沓、文件积压。
3.7办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
3.8借阅
（1）未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅或借用手续。
并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。
（2）已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。
4发文处理程序
4.1文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。
文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。
4.2文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。
4.3文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。
4.4文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。
5文件的归档
5.1分类
（1）上级机关来文、外公司发来的文件。
（2）公司发出的文件。
（3）公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。
（4）公司内部文件。
（5）各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。
（6）兄弟公司业务往来等有关文件。
5.2归档
（1）来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后两星期内办结。
若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。
（2）发文打印校对完毕后，应将原版文件进行归档登记。
（3）文件办理结束后，应及时退办公室归档。
（4）每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。
（5）文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。
发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。
（6）归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。
文件名称
行文管理办法
部门
发布日期
文件编号
版本号
0
次
1
编制:
审核:
批准：
共5页
第一章总则
第一条为提高公司文书质量及效率，行文规范严肃，制订本办法。
第二条本办法所称行文管理，指公司与外界（含控股公司）来往的文书及公司职能部门间来往文书（包含签呈）的规范管理。
第三条行文力求措词严谨、简明扼要。
第四条充分发挥公司局域网功能，普通文件推行无纸化。
第五条文件所有权为公司所有，文件内容为公司机密，所涉部门严格执行保密纪律。
第二章类别
第六条行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规章制度、大事记等。
（一）公文：
主要指公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，用于对外机关、团体、公司行文，公司内部各部门间业务接洽，向公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件；
公司的公文种类包括：
1．决定：
适用于对公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关公司、人员变更以及撤销下级公司不适当的决定事项。
2．决议：
适用于经会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要决策事项。
3．通知：
适用于转批下级公司的公文，转发上级公司和不相隶属公司的公文，传达要求下级公司办理和需要有关公司周知或执行的事项。
4．报告：
适用于向上级公司汇报工作、反映情况、答复上级公司询问。
5．请示：
适用于向上级公司请示指示、批准。
6．批复：
适用于答复下级公司的请示事项。
7．函：
适用于不相隶属公司之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（二）会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项；
（三）信息简报：
适用于公司对内、外的工作交流，反映公司各项工作进展情况、开展的各项活动；
（四）规章制度：
公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规章制度；
（五）大事记：
适用于记载公司有关重要事项。
第三章书面格式
第七条公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。
第八条眉首——置于公文首页公司名称之下、间隔横线以上，包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。
第九条主体——置于间隔线以下，包括标题、主送公司、正文、附件、成文时间、印章、附注。
第十条版记——包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数等，位于主体之后、公文的最后一页（亦称封底），并保证版记的最后一行文字置于页面的最下一行。
第十一条秘密等级——指文件机密程度，分为：
绝密、机密、秘密。
第十二条紧急程度——是对公文送达和办理的时间要求。
紧急程度分为：
特急、急件。
第十三条主送公司——向上级公司请示只写一个主送公司，受双重领导的要同时抄送另一上级公司；向下级公司行文，如果发送公司在3个以内，可将发送公司名称全部写上，发送公司多，可采用“各有关部门和公司”等概括。
第十四条正文——是公文的主体部分。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确；用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示多层次结构序数，应层次清晰。
第十五条附件——是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表）。
第十六条成文时间——以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。
第十七条印章——正文末尾落款加盖发文部门印章。
第十八条附注——公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明。
第十九条主题词——反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。
主题词先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。
第二十条抄送、抄报公司——应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：
上级公司单排一行，其他公司合排一行。
第二十一条行文中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容，按附后的样式为准。
第四章密级
第二十二条全部文书归公司所有并存档，任何个人不得私自占有。
第二十三条公文保密等级分为：
绝密、机密、秘密。
绝密、机密文件打印需用专用电脑。
各类文件严格按照标注的发送范围发放。
文件保密级数，由发文部门的主管副总经理根据文件内容确定。
第五章文号
第二十四条行文编号由总经理办公室统一管理，由总经理办公室发放、登记、备案。
第二十五条以公司名义行文，由办公室统一编号，例：
晋煤发[2011]1号；
第二十六条以职能部门名义行文，由部门编号，办公室登记备案，例：
办公室——晋煤办[2011]1号；
财务部——晋煤财[2011]1号；
第六章发文
第二十七条行文印信及审批
（一）董事会职权范围内的、以公司名义的对外行文，由董事长审批用印。
（二）总经理职权范围内的、以公司名义的对外行文，由总经理审批用印。
以职能部门名义对外（不含控股公司）行文，由分管副总经理审批。
（三）以职能部门名义对内（含控股公司）行文，由主管副总经理审批。
第二十八条例行的会议纪要、内部信息等发文依签发程序办理。
第二十九条发文部门及时发放，建立登记、签收、回执等手续，定期催办。
第七章存档借阅
第三十条发文公司应定期送档案室存档，有领导批示的，应随附领导批示原件。
经办部门视实际需要留存复印本。
第三十一条文件移交、清理、整理、分类、编号、借阅、归档由档案室制订。
第三十二条各职能部门经办人员因业务需要调阅档案时，遵守《公司档案管理办法》。
第三十三条调阅档案权限为借阅人经办业务，非借阅人经办业务，需档案主管部门负责人同意。
文件名称
印信使用管理办法
部门
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文件编号
版本号
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1
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共2页
第一章总则
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，本办法中的印章包括（不限于）印鉴、 职章、 部门章、 职衔签字章等。
印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。
第二条公司总经理授权办公室全面负责公司的印章管理工作。
第二章印章的领取和保管
第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。
第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。
第五条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。
第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章地，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
第三章印章的使用
第七条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。
第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。
第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
第十条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。
第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
第十四条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。
第十五条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，裁明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。
第十六条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
第四章责任
第十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司办公室报告。
第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
第十九条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
文件名称
档案管理制度
部门
发布日期
文件编号
版本号
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1
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共9页
第一章 目的
第一条为规范公司档案业务工作，进一步提高档案标准化、流程化的管理水平，开发档案信息化，更好地为公司提高经济效益服务，根据国家及省、市档案管理规范、细则，结合公司具体情况，特制定本制度。
第二章 适用范围
第二条本制度适用于公司各项档案的管理工作。
第三章 术语
第三条文书档案是指反映公司行政管理等工作的档案。
第四条技术档案是指反映技术研究、生产、基本建设等工作的档案。
第五条音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影像、录音带、录像带等。
第六条电子文件档案是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。
第七条案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管公司。
第八条立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
第九条归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理、递交综合档案室保存的过程。
第四章 职责
第十条分管领导
对公司的档案、资料的管理工作进行监督和检查（对口分管领导审批专业对口部门员工和外公司人员的复印档案申请）。
第十一条办公室
负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。
对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。
第十二条各部门
负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照本细则的要求及时移交办公室综合档案室存档。
第五章 管理内容
第十三条档案室基本任务
负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科学管理档案，便于查找和利用。
（一）负责做好档案库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体工作，确保档案的安全。
（二）负责做好保密工作，严防失、泄密现象发生。
（三）接收、移出和销毁档案要严格履行审批手续，认真造册登记。
（四）档案人员要保持相对稳定，确因工作需要调整的，应在离职之前办理交接手续。
负责档案的统计、上报工作。
第十四条生产技术档案管理
档案管理人员对承办部门或公司交来的档案、图纸、资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
公司在安全生产技术、基本建设、安全管理、设备等技术管理中形成的文件资料应加以整理归档。
为便于档案的管理和利用，生产技术档案分以下四类：
生产技术类；安全管理类；基本建设类；设备类。
第十五条文书档案管理
（一）档案管理人员按照文件材料归档范围、要求及移交手续，及时做好接收工作。
（二）公司在生产活动中产生的具有保存价值的各种录音、录像、照片、底片、磁盘、光盘等应及时归档。
（三）按照案卷质量要求整理立卷。
（四）按规定进行编目、排架。
（五）积极做好利用工作，编制检索工具，如案卷目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。
第十六条底图管理
（一）底图是我公司在生产等活动中形成的重要档案，底图要集中统一归档案室保管。
（二）归档的底图要建立台帐，按照底图的保管要求形式存放在底图柜内，妥善保管不得丢失。
（三）查阅、复制图纸时，必须注明查阅理由、用途以及复制的份数，复制底图时需经主管副总批准。
（四）底图原则上不准修改，确因工作需要修改的，要经公司领导批准，并要注明修改者姓名、修改日期、修改内容。
第十七条图纸修改补充管理
（一）图纸修改必须经主管领导、总工办经理、设计者审批，由设计部门指定专业人员凭修改通知单进行修改，其他人不得擅自更改。
（二）需要定期更改的图纸，应由有关部门每隔一段时间将原底图复查一次，若有变动及时更改。
（三）图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改好的蓝图、底图同时归档。
（四）底图修改一般采用杠改、刮改和更换新图三种方法，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。
（五）修改较少时，可直接在图面上“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”，并签署本人姓名和修改时间。
（六）修改内容影响原图使用时，应另出新图代替，原来图纸作废，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。
（七）档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限期更改。
第十八条立卷归档
（一）归档范围：
凡是记述和反映公司生产经营活动的具有保存价值的文件材料（包括人事、行政、财务、工程建设等工作中形成的文件材料），均属归档范围。
（二）归档时间
文书档案一般应于次年6月底前立卷归档完毕。
会计档案由财务部门负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向档案室移交。
生产技术档案应于一项工程或其它技术项目工程完工后1个月内或告一段落后，向档案室移交，购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交档案室统一管理。
声像档案应于一次会议、一项活动结束后半月内归档。
（三）归档要求
凡属归档范围内的各种文件材料，必须由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
所有工程及设备招标工作中任何人不能将与招标有关的文件私自带走，主办部门必须将所有与招标有关的需存档的资料收集后交档案室存档，档案室按照主办部门所列清单进行登记和办理资料移交手续。
归档的文件材料必须收集齐全、完整，并加以系统整理，组成保管公司，符合案卷质量标准，便于保管和利用。
各类文件材料一般归档一式一份，公司发文及重要会议材料要归档三至四套。
永久、长期案卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹的必须进行复制，复制件同原件一并立卷、归档。
凡是向档案室移交的文件材料，应编制依据目录一式两份，移交时双方应在移交目录上签字，各存一份。
第十九条档案保密管理
（一）认真执行公司关于档案保密的有关规定。
（二）不在家属亲友和无关人员面前讨论公司机密。
（三）不准在私人交往和通信中泄露档案内容，携带秘密档案、资料外出工作时，不得违反保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。
（四）严格执行机密档案的借阅审批手续和借阅手续，在指定地点阅览，不得随意抄录。
（五）档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节上都应注意保密。
（六）档案的提供利用、复制、摘抄，应根据秘密等级经相应领导批准，办理有关手续。
（七）档案管理人员应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时应当立即采取补救措施并及时报告公司主管领导。
第二十条档案库房管理
（一）档案库房是公司机要部门，一切人员未经许可，不得擅自进入库房。
（二）库房内应保持清洁、整齐，严禁吸烟和存放其他物品。
（三）档案库房应备有“九防”设备和措施，出入库房的档案，要仔细清点登记。
第二十一条档案鉴定销毁
（一）档案鉴定应成立工作小组，由档案管理专员组织专业人员和有关部门的人员对档案进行鉴定。
（二）对到期的档案，要分析其内容、来源、时间、完整程度，做到逐件、逐张的审查，便于统一认识、统一标准，保证质量、提高效益，防止错误销毁档案。
（三）要销毁的档案应办理手续，写出鉴定销毁报告，登记销毁清册，一式两份经鉴定小组鉴定并经总经理签字同意后方能销毁。
（四）在销毁档案时要指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人员要在销毁清册上签字。
第二十二条档案利用
（一）档案室应设立档案阅览室，配置必要的阅档设备，为开展档案利用工作提供必要的条件。
（二）利用范围
1、公司保管档案均为现行档案，主要供公司和上级公司使用，不属于开放范围，一般不对外提供利用。
2、机密档案只限于公司高管、董事会成员及相关部门借阅，而且必须经过总经理或主管副总批准，方能在档案室查阅，不准带出档案室。
（三）利用方式
1、在档案室利用。
2、借到各部门办公室利用。
（四）利用手续
1、凡利用档案者都应规定填写《档案借阅登记簿》，利用档案解决重大问题或取得较大经济效益、社会效益的事例，应及时向档案部门反馈，填写《档案利用效果登记表》，交档案部门存查。
2、利用本部门档案和其他部门非机密档案者，档案管理人员可直接提供利用。
3、档案一般不提供给外公司利用，外公司确需利用档案者，必须持公司介绍信，注明利用者的身份、查档内容和利用目的，经接待部门经理、主管副总批准方可利用。
（五）以下情况应立即将档案归还档案室
1、因事外出，请假超过7天者。
2、档案室因工作需要需收回者。
3、因工作调动、退（离）职者等。
（六）利用档案要求
1、各种档案的利用，必须严格执行保密制度。
2、利用者应爱护档案资料，保证所用资料的完好无损，不得随意折叠和圈划，严禁拆卷、涂改、勾画、加注，增删和抽页，不得转借他人。
3、利用者可根据工作需要摘抄或复制档案内容。
需摘抄或复制一般档案时，需经档案管理人员同意；摘抄和复制重要机密档案必须按公司有关领导批准的范围，并经档案管理人员审查同意，方可进行，不得抄录或与查档目无关的档案内容。
4、档案借出时间一般不超过1个月，如遇特殊情况，需经主管领导批准方可延长借阅时间，归还时经清点无误，档案管理人员方可签收。
5、凡借出档案发生遗失或损坏时，利用者应立即报告档案管理专员或档案管理员，采取弥补措施，对所产生的后果利用者负全部责任，并按公司有关规定处理。
6、外公司利用档案，一般不得借出或复制档案，且只能在档案室查阅档案。
第二十三条档案整理
（一）档案整理工作的原则是保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
（二）档案整理工作的主要内容：
区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制以及全宗排列等。
（三）档案整理工作的工作程序：
确定分类方案编写立卷类目──平时归卷──立卷──案卷排列──给定档号──编制案卷目录等。
第二十四条技术资料管理
（一）为保证技术资料信息的共享，公司所有技术资料由
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