固定资产实物管理实施细则分公司.doc

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中华联合财产保险股份有限公司广东分公司

固定资产实物管理实施细则

第一条固定资产实物管理部门

各级办公室（综合管理部）为非信息技术设备类固定资产实物管理部门，负责对辖内固定资产实物进行验收、保管、发放、盘点及处置等工作，并按照各类固定资产的使用地点、使用部门及使用人设置实物管理台账。

第二条实物管理部门工作职责

实物管理部门负责建立资产卡片，做好使用维护记录，以及验收、登记、入库、发放、收回、调出和配合核算管理部门定期盘点等日常管理工作，提出报废、出租、变卖、计提减值的建议。

固定资产实物管理实行“即时处理”原则，必须随时对固定资产的变动情况进行记录，按本制度的规定填制各环节相应的管理表格，确保各环节的资产管理手续齐全，资料完备。

分公司办公室作为全省非信息技术资产实物管理的牵头部门，将不定期地抽查全省固定资产实物管理情况，对不执行制度、信息录入或变更不及时、资产管理资料不完备的机构，将向分公司总经理室报告，并在全省通报批评，必要时将调整实物管理部门负责人及经办人员。

第三条非信息技术设备类的资产实物类别

为了有效地管理固定资产，必须严格区分固定资产与低值易耗品；低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿等。

其特点是单位价值较低，使用期限相对固定资产较短，在使用过程中基本保持其原有实物形态不变。

低值易耗品实物管理由各级办公室（综合管理部）负责，具体管理办法另行下发。

非信息技术类固定资产按其用途分为以下六类：

（一）房屋及建筑物，是指自建或购入的为经营服务的房屋、建筑物及其附属设施。

其中,房屋包括营业用房、非营业用房等。

营业用房是指与公司主营业务或其他业务有关的，用于办公、经营活动的房屋，除此以外的房屋为非营业用房。

（二）运输设备。

包括各类公务（含接待用车）用车、理赔查勘车和其他运输设备。

（三）电器设备，主要包括调音台、音箱、话筒等音响设备，摄像机、录像机、采访机等摄录设备，空调、电冰箱、电视机等家用电器，消毒柜、吸尘器、抽湿机等清洁设备，灯光设备。

（四）安保设备，主要是指灭火设备、防火设备等消防设备，以及监视仪器、闭路电视设备等保安设备。

（五）办公家具设备，是指会议桌椅、办公桌椅、保险柜、档案柜等家具设备，复印机、传真机、投影仪、光学照相机等办公电器。

（六）其他固定资产，主要包括小型搬运工具，以及工作台柜、环保设备、冷藏设备、搅拌机、烟罩蒸饭车、烤箱、开水器等厨具设备。

追回的损余物资及抵债资产不纳入固定资产管理。

确有必要作为固定资产管理的，必须报总、分公司审批后，由分公司实物管理部门与财务核算部门办理资产入库调拨和入账手续后方可纳入固定资产管理。

第四条固定资产日常管理

（一）使用部门的日常管理职责

固定资产下发后，领用部门为固定资产的使用部门。

使用部门必须建立本部门的资产管理台账（见实物管理实施细则附表6），由本部门主要负责人负总责，负责对所领用的固定资产进行日常管理与维护，确保所使用资产的安全与完整。

固定资产是按工作需要，以部门为单位配置，随岗不随人。

员工发生岗位变动或调离本部门时，除个人物品外，公司资产一律不得带走。

发生员工调出或调入的部门，要及时更改资产台账的相关信息，并将固定资产使用人的变动情况及时报告对口的资产实物管理部门；如因此发生资产闲置或短缺的，由实物管理部门统一调配并变更资料实物记录。

各部门主要负责人调岗或离任时，由实物管理部门对其部门所使用的全部固定资产进行盘点后，方能进行交接。

盘亏的必须按盘亏资产现时价值予以赔偿。

分公司客服中心及各机构客服部门负责对理赔查勘车辆进行日常维护和保养维修，及时为理赔查勘车辆办理行驶证、保险、年费、证件年审等例行事务，并督促车辆使用人及时清缴已发生的罚款。

（二）实物管理部门日常管理职责

实物管理部门负责固定资产实物的全面管理。

具体流程如下：

1.购置流程（见实物管理实施细则流程图1）

根据总公司制度规定，实物管理部门并非采购部门。

结合分公司目前实际情况，采购暂时仍由办公室执行。

接到采购申请后，办公室须审核其购置的必要性及费用的充足性，并在当天作出处理或驳回的回复。

如属可购置的资产，则须加紧办理向上申报手续，确保在一周内完成分公司层面的审批手续，并视情况向上申报。

操作指引如下：

（1）使用部门提出领用申请（见实物管理实施细则附表1）

资产使用部门根据预算和日常经营活动需要，向固定资产实物管理部门提出固定资产需求申请。

（2）实物管理部门进行调拨或提出采购计划

对于能够通过公司内部调拨解决的固定资产申请，通过调拔解决；对于不能通过调拨解决的固定资产需求，则由固定资产实物管理部门提出采购计划。

（3）签收

实物管理部门负责对到货的资产进行验收，验收合格后出具固定资产验收确认单（见实物管理实施细则附表2）和付款说明与付款确认单（见实物管理实施细则附表3），办理资产入库手续，填制固定资产入库单（见实物管理实施细则附表4），同时对资产使用年限进行确认，每月底前将签收手续交财务核算部门。

（4）付款

实物管理部门凭签字确认的付款说明与付款确认单、固定资产验收确认单等，向财务核算部门办理付款手续。

2．保管流程（见实物管理实施细则流程图2）

固定资产到位后，分公司固定资产管理员必须立即制作固定资产卡片，录入资产台账，并根据分公司财务会计部编制的资产编号制作标签，办理下发手续。

必须坚持“物到办理”的原则，不得拖延、堆积、补录。

（1）制作固定资产卡片（见实物管理实施细则附表5）

固定资产实物管理部门负责登记固定资产卡片，按照每一项固定资产的名称设立，分别按各明细项目分类登记，明细项目应有编号、类别、名称、规格及型号、存放地点、使用部门、原始价值、预计使用年限、购置日期以及技术特征、附件数量等。

固定资产卡片由分公司办公室统一格式，印制成册，按需要下发各机构。

卡片内设流水号，按序时发生制予以填录，不允许出现空页或插入，以确保卡片的真实性以及与台账项目的一致性，以便与财务核算部门随时核对。

（2）建立固定资产台账（见实物管理实施细则附表6）

固定资产实物管理部门要建立固定资产台账，按序时发生制填写，内容包括：

资产名称、资产型号、类型、购置日期、采购合同号、使用年限、原值、使用部门、保管负责人、放置位置等。

相关内容要与资产卡片保持一致。

要定期与财务核算部门的财务账核对，确保相符。

（3）制作固定资产标签（见实物管理实施细则附表7）

分公司办公室制订统一的固定资产标签格式。

由分公司统一购置的固定资产，需将标签贴在对应的固定资产上后方可下发机构，以供识别；机构经批准自行购置的固定资产，由分公司实物管理部门将标签填好后寄往机构，由机构将标签贴在对应的固定资产上。

标签上应注明：

资产名称、资产编号、购入时间、领用时间、使用年限、使用部门、使用人等信息。

（4）重要权证档案的管理

由分公司办公室统一印制重要权证登记簿（见实物管理实施细则附表8），并下发各机构，各机构需建立相应的权证档案。

各级机构自行办理各项权证，房屋建筑物产权证明交由所在分公司权证档案管理部门保管原件；车辆行驶证由所在机构车辆管理部门保管原件。

产权证明主要包括：

房屋为房地产权证或产权证、国有土地使用证（土地非划拨）；车辆为车辆行驶证。

各级机构固定资产实物管理部门应统一办理对所辖房屋、设备等固定资产的保险。

3．发放流程

使用部门领用时，必须填制固定资产领用单（见实物管理实施细则附表9），固定资产实物管理部门复核领用申请单无误后，发放固定资产，并及时更新固定资产台账。

同时将领用单汇总表每月底前交财务核算部门。

4．调拨流程（见实物管理实施细则流程图1）

对辖内闲置的物资，要尽可能地在全辖范围进行调拔使用，对该类需求不作新增处理。

调拨时，由实物管理部门负责开具固定资产调拨单对固定资产进行调拨，根据固定资产调拨单（见实物管理实施细则附表10）和验收方签字确认的验收单的保管联更新固定资产实物明细账信息，同时将调拨单和验收方签字确认的验收单的财务核算联报财务核算部门。

5．处置流程

（1）处置流程（见实物管理实施细则流程图3）

①提出处置申请（见实物管理实施细则附表11）

固定资产使用部门根据实际使用情况，提出固定资产处置申请，填制固定资产处置申请表，说明申请处置的原因，如果属于非正常损耗，应说明责任人和处理意见（如赔偿等）。

②处置方案

固定资产实物管理部门收到处置申请表，在表中填写处置方案，由本级机构及分公司财务会计部审批。

③处置

固定资产实物管理部门依据审批后的处置方案办理处置事宜，并编制固定资产处置报告（见实物管理实施细则附表12），说明处置过程以及处置收入和费用明细，由参与处置的人员签字确认。

固定资产处置必须有两人以上在场，一般由公司财务会计部委派人员进行监督。

固定资产实物管理部门通知资产接收方将处置收入和收据直接支付给核算管理部门，处置费用由固定资产实物管理部门凭处置报告和发票（收据）向核算管理部门申请付款。

④固定资产核销

固定资产实物管理部门更新固定资产明细账。

⑤定期对账

财务核算部门、实物管理部门定期将财务明细账和实物进行核对，对于差异及时进行调查和处理，确保固定资产记录的一致性。

（2）处置项目（见实物管理实施细则流程图4）

①出售流程

固定资产的出售，必须由各级机构逐级报总公司批准。

总公司核准后，由分公司实施。

出售后，实物管理部门作账面减少记录。

②出租流程

各分公司对闲置或超标准使用的大额固定资产经总公司同意后可以对外出租。

凡出租的固定资产要建立出租台账，视同机构固定资产管理。

③报废流程

Ⅰ.固定资产满足下列条件之一的，应当予以终止确认：

该固定资产处于处置状态；该固定资产预期通过使用或处置不能产生经济利益。

Ⅱ.固定资产报废由各级机构向分公司实物管理部门书面提出，内容包括固定资产的名称、型号、规格、数量和报废原因，其中意外事故造成的固定资产报废应及时提供说明和证明，人为造成的报废或丢失应查明原因，提出有关处理意见，经分公司财务管理部门会签，并报总经理室审批同意后，向总公司申请办理固定资产报废手续。

获得总公司批复后，由分公司实物管理部门通知机构办理报废手续，并调整相应台账，注销卡片。

④租赁流程

租赁资产的验收由实物管理部门联系相关部门人员共同进行，其验收、领用程序参照自有固定资产验收和领用程序（单证上注明“租赁”）。

6.盘点流程（见实物管理实施细则流程图5）

按照总公司要求，每年至少进行一次固定资产的盘点。

分公司根据目前固定资产管理的实际情况在此次下发的固定资产管理细则中对盘点时间进行了规定，详见文件。

对于盘盈或盘亏的固定资产应查明原因，经总公司批准后按规定进行账务处理。

对于固定资产盘点中出现的固定资产盘盈，由分公司实物管理部门统一向总公司报告。

总公司审批通过后，盘盈资产由固定资产实物管理部门负责实物管理，补充相关管理手续。

盘点流程具体如下：

（1）下发盘点通知

由分公司财务会计部会同分公司办公室、信息技术部，下发固定资产盘点通知，规定固定资产盘点日期、范围，机构财务核算部门从财务系统固定资产模块中导出固定资产卡片账，并发送给机构实物管理部门。

（2）实物管理部门盘点

各级机构固定资产实物管理部门将具体盘点计划（时间、参与人员、顺序安排等）向各使用部门传达，将与使用部门相关的固定资产卡片交给各使用部门。

机构实物管理部门和各使用部门共同对各部门的资产进行盘点，确认编号、描述和固定资产明细账清单上的内容是否完全一致，并进行记录。

按固定资产盘点表（见实物管理实施细则附表13）如实填制后，由各级办公室（综合管理部）汇总。

部门有盘盈、盘亏情况的，必须填写盘盈、盘亏情况报告表。

除盘点实物数量外，盘点工作还应关注实物资产的实际状况，以统计闲置、不良资产作为清理和计提减值准备提供参考。

（3）盘点报告

固定资产实物管理部门根据使用部门及其他参与盘点的人员签字确认的盘点情况，填制固定资产盘点报告，说明盘点结果和盘点差异，分析盘点结果与账面差异和原因，并对差异提出处理方案。

同时也报告市价持续下跌、技术陈旧、损坏、长期闲置等可能导致固定资产可收回金额低于账面价值的情况，供计提折旧参考。

（4）审批

各级机构总经理审核本级公司的盘点报告，了解盘点差异的原因和处理方案的合理性，签注审核/审批意见。

（5）登记明细账和总账

各级机构固定资产实物管理部门复核盘亏核销申请和经过批示的盘点报告无误后，更新固定资产明细账。

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