某大型集团招待管理制度.docx
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某大型集团招待管理制度
制度名称
某集团招待管理制度
制度编号
FY-HR-003（1.0）
制度版本
V1.0
主办部门
人资行政中心
监督检查者
总裁办
审核部门
总裁办
解释权归属
人资行政中心
签发日期
制定目的
为了规范公司出差管理，明晰各项人力资源管理流程。
适用范围
适用于XXX集团
约束对象
规章制度编写、撰稿者
涉及的相关制度
文控中心管理制度
起草人
起草日期
2013年8月
审核人
审核日期
变更/修订情况说明
变更版本号
变更条款
变更原因及内容
变更日期
管理者代表审核会签
职务
签字
日期
职务
签字
日期
批准执行人
批准执行日期
制度分发部门（签收）
部门
签收
日期
部门
签收
日期
制度名称
招待管理制度
受控状态
FY-HR-003
（1.0）
执行部门集团及各子公司监督部门|人资行政中心生效日期
第一章总则
第一条总则
为规范管理公司的招待工作，厉行节约，有效控制招待费用，严格执行内控管理各项规定，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于集团本部及各子公司
第三条招待原则：
1、坚持热情、诚恳、周到、节约、归口招待、分级限标、严格控制、统一管理；
2、坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等;
3、坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动请示。
第四条招待范围及类型
1、对外招待是指政府部门、重要性业务招待、公司重要客人或因公司业务需要特殊招待的客户。
2、内部招待是指参加会议、培训、高层管理人员入职招待、部门员
工聚会等公司内部需招待的。
3、其他因工作需招待的。
第五条招待标准
公司招待工作实行分级限标的原则
1、餐费标准
招待类型
客户级别
招待标准
陪同人员
备注
对外招待
公司重要客户或企业负责人
200元/人
董事长、董事长秘书、总裁及业务归口部门
烟洒另算
客户企业总监以上
150元/人
董事长、董事长秘书、总裁及业务归口部门
烟酒另算
一般客户、外来较重要来客
100元/人
总裁及业务归口部门
烟酒另算
普通客户及人员
50元/人
归口部门
烟酒另算
普通外来业务人员或外来面试人员
公司食堂客餐
归口部门/人资行政部门
内部招待
高管入职、高管聚餐或领导批准的员工活动聚餐
50-80元/人
董事长、总裁、人资行
政总监、归口部门
烟酒另算
部门聚会
50元/人
部门员工
含烟酒
说明:
1、招待用餐时须严格控制陪同人数，实行对口接待且本公司陪同人员需1人以上且不得超过对方人员半数，特殊情况须经领导批准。
2、为增强部门员工凝聚力，部门每年可申请一次员工聚餐。
2、招待住宿标准
客户级别
住宿标准
董事长重要宾客
300-550元
董事长普通来客
300元
总监/总经理以上
300—400元
部门经理/公司普通来客
150-320元
一般客人
员工宿舍
3、客情标准
（1）、公司规模性、综合性、大综性客情统一由集团董事办组织开展，各需求部门将计划报董事办，由董事办汇总后统一进行安排。
（2）部门及子公司有客情需求由部门负责人根据情况申请，填写《交际应酬审批单》，依据《XX集团授权管理手册》逐级进行审批。
第二章职责分工
第六条凡属来公司参观、访问、指导、学习及入驻研讨工作的重要宾客或知名企业重要客户，由总裁办登记，归口部门接待的办法，谁接待、谁负责，贯彻始终。
第七条归口部门要在宾客到来前，需提前通知总裁办，联络好有关事宜，提出书面的外来宾客参观申请，经部门负责人批准签字后，逐级上报审批。
除董事办接待工作外，总裁办是公司接待工作的管理者，公司级重大接待活动由总裁办负责，如重要来宾前来参观、访问，需及时上报总裁和董事长，并由归口部门和总裁办共同承办招待事宜。
国家、市、省级政府领导视察、指导或董事长交待的重大招待由董事办和总裁办共同承办招待事宜。
第三章招待规定
第八条招待审批流程
1、凡有招待需求的，须事前填写《招待申请单》，写明经办人、经办部门、陪同人数及级别和招待对象、人数、级别、事由、时间、地点、方式等。
依据《XX集团授权管理手册》进行逐级审批，特殊情况、突发性招待事后须在三个工作日内补办相关手续。
报销时须将审批后的《招待申请表》作为附件与报销票据一起报财务部报批，否则不予报销。
2、在实际操作中，招待费用按照总体的预算进行控制，对于超出预
算的费用和因特殊情况而发生的重大单项费用，则必须按《XX集团授权
管理手册》规定签批。
第九条招待办法
实行凭单接待，登记备案的办法。
1.凭单接待。
接待归口部门在来宾到达前，必须提前一日（重大接待须提前三日）报批。
2.登记备案。
总裁办接到《招待申请单》并进行审核，须总裁出席的，由总裁办负责接待，并做好接待准备工作，必要时应向总裁、人资行政总监汇报接待工作。
3、在接待过程中，需临时购买的物品（如烟、茶等有关物品），必须经董事长或总裁同意后方可购买，事后补办报批手续。
4、招待报销一事一报，不得将同一次招待产生的费用拆分报销，超出部分须注明原因一起报销。
第十条公司重大接待活动流程
（一）拟定接待方案
1.公司重大接待归口部门应对招待的目的、性质、特点、程序、宾客的基本情况（如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求）以及接待负责部门及负责人等信息制定出可行性接待方案报总裁办审批，原则上总裁办为主办方，归口部门为执行部门。
2.制订接待方案应注意以下事项：
（1）接待计划内容须尽量详细周密。
日程安排要体现出高效率、快节奏。
（2）主要内容应包括：
食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、接送安排、陪同人员、交通用车、宣传报道、善后工作安排等。
（二）接待方案实施前期准备工作
1.负责接待归口部门制订接待方案，根据《XX集团授权管理手册》
逐级审批后，组织实施。
2.明确参加人员。
归口视接待需要确定参加人员，如需其他部门相
关人员参加，则通知部门负责人，由其落实本部门参加人员。
3.分配接待任务。
召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人，同时把接待日程印发给有关人员，便于提前准备，相互协同配合。
4.归口部门要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况，发现
问题，及时纠正。
（三）接待方案的实施
1、安排食宿：
接待人员应严格按照总体的预算控制进行接待安排。
2、商定活动日程：
住宿用餐安排妥后，接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改，并向公司领导汇报，及时通知有关部门。
3、组织活动：
接待人员要按日程精心安排组织各项活动，预订返程车（机、船）票。
4、收尾工作：
有关部门要协助归口部门做好接待后的收尾工作。
包括向客人征询意见，把订好的返程车（机）票交给客人，请客人办理有关离开手续，确定离开住地时间，安排交通工具、送站，结算各种帐目等。
（四）接待过程中应注意的事项：
1、在接待过程中，有关各方既要必须严格按照接待方案行事，又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏，机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化，保证接待工作的顺利进行。
2、凡工作餐，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害单位形象。
第十一条接待要求及礼仪
1、接待人员要保守公司秘密，不经部门负责人同意，不得让客人随
意查阅资料和超规定范围参观，如客人提出超范围要求，接待人员应
婉言谢绝，在特殊情况下，须请示部门负责人同意。
2、公司门卫要注重保安人员形象，对客人出入要致礼，如发现客人
中有违反公司规定行为，要礼貌检查和制止，并确保不出现骚乱现象，同时向部门领导汇报报告。
3、保安人员要配合接待人员做好外来宾客的人身安全和物品安全工作。
4、各归口接待部门要在客人离开前，请客人提出反馈意见，以便总结工作经验，克服不足之处。
第十二条违纪管理
1、接待人员对招待费用、人数、私客公待等弄虚作假、营私舞弊，
做有损公司利益的行为，除退还脏款外，另给予100-200元罚款，并通报批评。
2、虚报或多报招待费用，情节严重的可给予辞退。
3、招待负责人要按业务需要进行安排，严格控制标准，防止奢侈浪
费，造成安排不妥、浪费等现象的，由招待负责人自行承担。
第四章附则
第十三条本制度制定、修定、解释权归人资行政中心；本制度未尽事宜，另行补充。
第十四条本制度各审批流程依据公司《XX集团授权管理手册》执
行。
子公司如本制度未有未尽之处，可根据本公司情况另行制定，须报集团审核批准。
第十五条附件：
《交际应酬申请表》
使用表单：
《交际应酬申请表》、《招待管理流程》、《流程操作说明》
发行变更记录:
版本号
变更条款
变更内容
变更日期
编制人
审核人
批准人
日期
日期
日期
附表一：
XX集团
交际应酬申请表
申请日期
凭证编号
申请人
申请部门
对方单位
预计用餐金额
礼品数量
预计礼品金额
招待方式
招待地点
陪同人员
共人
事由：
初审复核
批准
公司名称
XXXXX集团
制度及版本编号：
FY-HR-003（1.0）
流程名称
招待申请管理流程
流程图编号
FY-HR-003-1
子流程名称
执行日期
2013/8/5
流程负责人
集团人资行政总监
执笔人
田茂芬
步骤
节点名称
对应部门
对应岗位
节点控制说明
输出文档
1
制订岀差计划
申请部门
部门经理/分管
领导
出差员工事先填写公司员工出差单，认真、详细地写明每项内容
出差员工所在部门负责人在员工出差单上签字
行政中心检查员工出差单的内容是否完整，如有漏项，返回出差人员重新填与
人资行政中心为出差员工办理出差手续，财务中心备案
《出差申请
表》
2
岀差管理
财务管理中
心
财务经理/财务
总监
员工出差过程中应严格遵守公司员工出差管理制度，控制各种费用的花销
员工出差完毕，及时整理各种费用发票
出差员工所在部门负责人审核发票是否超过公司规定标准。
若员工出差费用超过公司规定的标准，则需要公司高层相关负责人审批；如果员工出差未超过公司规定标准，则由出差员工所在部门负责人签字
财务中心检查核对员工出差费用是否超过公司规定标准
《岀差管理
制度.
3
岀差报销
财务管理中
心
经核对无误后，财务中心向出差人员报销有关出差费用
出差人员在报销单上签字确认，收取报销款
差旅报销原
始凭证
4
岀差总结
人资行政中
心/
财务管理中心/申请部门
人资行政中心主管/
财务管理中心主
管/申请部门主
管
出差员工完成出差任务，回到公司后，及时填写公司员工出差报告书
出差员工作所在部门负责人在出差报告书上签字，并审核出差人员总结，出差目标结果
人资行政中心检查出差报告书是否填写完整，如有漏项，返回出差人员重新填写。
审核出差傊办理有关手续，如考勤等
《出差总结
表》
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