管理信息系统的开发案例.docx

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管理信息系统的开发案例

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汽车配件供销存管理信息系统的开发案例。

一、 汽车配件供销存管理信息系统分析

1.1  对原手工系统的调查资料

    通过可行性分析，某企业决定开发汽车配件供销存管理信息系统后，经过详细调查、收集各种单据、账页和报表等，又通过亲身参加管理业务实践及向有关业务管理人员的访问，得到以下有关情况:

    某商店是一个中等规模的专营各种汽车配件的商业企业。

作为该企业的商品库存管理部门，现由七人组成，主要负责汽车配件购入的入库管理、销售出库管理和该库的保管管理等工作，

    目前，这个商店经营的商品是五种型号的汽车配件，每种型号的汽车配件有几十种。

    商品购入入库管理的过程是：

当购入商品到货后、负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与仓库保管员一起对购入商品进行检验，一是检查商品的质量及外表是否合格。

二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符。

三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台账中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账页中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和销售单价。

四是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。

经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品的入库流水账。

对于经过全面检验，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。

    商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员据此付货，同时登记商品销售流水帐。

    平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔。

值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务，

    按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水账和商品销售流水账，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台账中。

购入入库单及商品购入流水账账页格式如表1和表2所示。

商品销售出库单及商品销售流水账账页格式如表•3和表4所示。

商品库存台账账页格式如表5所示。

    商品进销存月报表每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台账，辅以商品购入流水账和商品销售流水账。

商品进销存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表6所示。

   表1                        商品购入入库单格式

日期入库单编号商品号商品名称购入单价（元）购入数量备注

表2                        商品购入流水账账页格式

商品代码＿＿＿＿＿商品名称＿＿＿＿             购入单价＿＿＿＿＿＿＿

日期入库单编号购入数量累计购入量备注

表3                          商品销售出库单格式

日期出库单编号商品号商品名称销售单价（元）销售数量（件）备注

表4                        商品销售流水账账页格式

商品代码＿＿＿＿＿商品名称＿＿＿＿＿＿            销售单价＿＿＿＿＿

日期出库单编号销售数量备注

表5                            商品库存台账账页格式

商品代码＿＿＿＿购入单价＿＿＿＿＿＿              销售单价＿＿＿＿＿

商品名称＿＿＿＿＿＿＿＿

日期累计购入数量（本日）累计售出数量（本日）库存数量

表6                   xxxx年xx月商品进销存月报表

另外，在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，下面列出几项:

（1）根据商品号查询当前实际库存数量。

（2）根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库或销售出库情况。

（3）根据商品号，查询某一时期内该商品的进销存情况。

该商品库存管理的组织机构设置如图1所示。

    管理人员的分工如下:

    库长 （1人）———全面负责商品库的行政与各项业务管理工作;

    出入库管理组 （5人）——— 负责商品的购入入库检验、商品的出入库管理、登记商品入库流水账和商品销售流水账;

    统计分析组 （1人）———每天根据出入库管理组的商品购入流水账和商品销售流水账，统计汇总出各种商品当日出入库累计数字，然后分别记入库存台账。

此外，负责生成商品进销存月报表，并经仓库负责人签字后呈上级主管部门。

有时还要满足来自各方面的各种查询请求。

还有，为了做好商品销售情况的统计分析与销售预测工作，每到年终，还需要对一些商品在本年度内各月份销售量绘制相应的直方图。

    图1  组织机构设置图

管理职能见图2所示。

图  2  管理职能图

1．2 业务流程分析

现行商品库存管理系统的业务流程图，如图3所示。

图  4  数据流程图

1．3 数据流程分析

现行系统的数据流程图如图4所示。

现对图4中的数据流说明如下:

“1，4”:

合格的商品购入入库单。

“2,5”:

正确的商品销售出库单

“3”:

商品进销存月报表。

“6,7，8”:

当月发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字。

“9”:

从库存台账中提取的数据。

1.4  数据字典

    为了节省篇幅，下面仅对本系统中的数据项、数据流、数据存储和处理逻辑各举例，如下:

1•数据项的定义

数据项编号:

01

数据项名称：

  库存量

别 名：

  实际库存余量

简 述：

  某种商品的库存数量

类 型：

  数值型

长 度：

  4位整数

取值范围：

  0－9999

2•数据流的定义

数据流名称  商品购入入库单      

编      号  F1                                图  3  业务流程图

简      述  采购人员填写的商品购入入库凭单

数据流来源  采购人员

数据流去向  登记商品购入流水账处理功能

数据流组成   日期+入库单编号+商品号-购入数量

流  通  量  25份/每天

高峰流通量  40份，"每天上午8:

30－10:

30

3•数据存储的定义

数据存储名称  库存台账

数据存储编号  D3

简         述  记录商品的编号、名称、单价与库存数量等信息

数据存储组成  商品号+商品名称+购入单价+销售单价+库存数量

关   键   字  商品号

相关的处理  P3，P4

4•处理逻辑的定义

    处 理 名:

登记商品购入流水账

    编    号:

P1

    输    入:

数据流F1

    输     出:

数据流F4

    描    述:

当一张商品购入入库单 数据检验合格 并且商品实物入库归位后，立即将这张入库单上的数据登入商品购入流水账中。

    激发条件:

商品入库发生

1•5   现行系统评价

图5  新系统逻辑模型

通过对现行系统的全面调查与分析，本系统数据流向是合理的，系统功能能够满足实际管理工作的需要，因此，勿需对本系统做大的改进。

1•6   新系统逻辑模型的提出

根据前面的分析与评价结果，提出新系统逻辑模型如图5所示。

1．7  系统边界

（1）输入边界――商品购入入库单、销售出库单和查询条件。

（2）输出边界――月报表、查询与统计分析结果。

二、  汽车配件供销存管理信息系统设计

2•1  系统目标设计

（1）完全取消日前的手工记账方式。

新系统府具有方便的数据输人性能，良好的人机界面， 尽量减少汉字及其重复输入，

（2）灵活快捷的查询性能，能快速实现对各种商品的单项购入、售出及库存数据的查讯 还能实现对某一种商品或者全部商品在某一时间区间内的统计查询，

   （3）把目前基本上是“静态”商品库存管理变为“动态”管理，以便随时提供商品库存动态信息，从而达到加速资金周转，减少库存资金占用的目的。

   （4）系统应具有一定的操作合法权检验功能，

2．2   新系统功能结构设计

   综合考虑新系统的逻辑模型 （见图5）和设计的新系统目标的要求，绘制的新系统功能结构如图6所示。

                              图6  系统功能结构图

对图6中的几项功能说明如下:

1•数据录入

（1）商品库存文件的数据录入。

一是在系统初次建成待投入实际正式运行之前，把整理好的商品库存数据装入到商品库存文件中，包括商品代码、商品名称、购人单价、销售单价和库存数量。

二是在系统正常运行过程中，若首次购入新的商品时 （在此之前，有关这些商品的信息在库存台账文件中不存在），则录入这些商品的商品代码、商品名称、购入单价、售出单价，而库存数量录入零值，其实际值在购入流水账文件中录入。

（2）商品购入文件的数据录入。

根据购入入库单录入如下数据:

入库单编号、月期、商品代码和购入数量。

并且将 “标记位”自动处理为数值“0”，以表示尚未用此购入数量更新维护过库存台账文件中的库存数量。

    （3）商品销售文件的数据录入。

根据商品销售出库单，录入出库单编号、日期、商品代码和销售数量，“标记位”的处理同上文。

2•数据修改

（1）商品库存文件的数据修改。

根据给定的商品代码修改商品库存文件中相应记录的其他数据，

（2）商品购入文件的数据修改。

一是根据给定的商品购入入库单编号，主要修改相应记录中的购入数量及购入单价。

需要注意的是，当“标记位”为 “1”时，还需要同步地修改商品库存文件中的同一种商品代码的商品库存数量。

二是针对某个入库单编号进行各种修改，同样地，若原入库单记录的“标记位”为“1”，那么，也应同时在简品库存文件中相应修改商品库存数量。

    （3）商品销售文件的数据修改。

其操作方式与商品购入文件的数据修改方法基本相同，只是此种修改操作的依据是给定的商品销售出库单编号。

或者是给定的商品销售日期和商品代码。

3•数据删除

    数据删除同数据修改基本上是一样的，只不过这里是将删除的记录从相应的数据库文件中删除掉。

当然，有两点需要注意，一是库存台账文件中的记录不要轻易删除，否则会引起不必要的麻烦。

二是要注意商品购入文件和商品销售文件记录中的“标记位”为“1”的情况，在这种情况下，两个文件中记录删除的同时，也需要涉及到商品库存文件相应记录中商品库存数量的改动，

4．数据查询

    为了实现方便灵活的快速查询功能，本系统的数据查询功能包括的查询条目比较多，详细情况见程序清单中的相关内容。

5．更新维护

    更新维护是指用商品购入文件和商品销售文件中“标记位”为“0”的那些记录 （用其购入数量、销售数量）去更新商品库存文件中相同商品代码的库存数量。

然后将其“标记位”置为数值“1”，表明已经用该记录更新过商品库存文件。

6•统计分析

统计分析是指根据给定的商品代码，绘制出该商品在本年度内各月份销售量的直方图。

7•备份清除

是指对给定日期之前的商品购入记录和销售记录进行转储，然后再将它们从相应数据库文件中删除掉。

需要注意两点，一是在这些待备份清除的记录中，字段“标记位”的值必须保证为数值“1”，也就是说，执行此项操作之前应该先执行维护更新操作。

二是一旦执行了图7  信息系统流程图

此项操作，那么，这些被备份和被清除了的记录将从购入流水账文件和销售流水账文件中消失，它们将不可能再参与查询与统计等操作，

2.3 新系统计算机信息系统流程设计

在系统分析阶段已经提出了新系统的逻辑模型，如图5所示。

现在对其做一点改进，那就是，为了便于输出打印库存月报表，可以先根据库存台账文件、商品购入流水账文件和商品销售流水账文件生成一个临时报表库文件，然后再根据这个临时报表库文件进行打印输出，旦输出打印结束，便将一这个临时报表库文件清空。

因此，算机化的信息系统流程计图设计成图7所示的形式。

2.4  代码设计

1.商品代码设计

    考虑到本商店只经营五种型号的汽车配件，而每种型号的汽车配件有几十种。

因此,将商品（汽车配件）的代码设计成由三位整数组成的顺序码，设计方案如图8所示。

2.商品购入单或商品销售单编号方案设计

考虑到每天出库或入库业务均为几十笔，故采用的编码方案如图9所示。

图 8  商品代码设计方案                  图  9  购入单或销售单编码方案

2.5  系统物理配置方案设计

本系统采用单机单用户操作方式，基本配置如下

机型:

PⅡ/350

硬盘:

8.3GB

软驱:

3"/1.44MB

内存:

64MB

显示器:

14"彩色显示器

打印机:

StarCR3240

软件:

FoxPro 2.5 for win

机器安装在仓库办公室。

2.6  输出设计

本系统的输出报表是商品进销存月报表，其打印输出格式设计成表6所示的基本形式。

2.7  存储文件结构设计

    由于本系统的应用程序全部用FoxPro  2.5编写，因此，存储文件的结构设计就是指DBF文件的结构设计。

    本系统中建立的四个基础数据库（.DBF）文件结构如表7～¬表10所示。

打印报表时建立的临时报表库（BB.DBF）结构如表11所示。

为了便于阅读理解，库文件中的字段名均用汉字命名。

    表7               商品库存文件 （KC.DBF）结构

字段字段名类型宽度小数位

1商品代码字符型3

2商品名称字符型20

3购入单价数值型82

4售出单价数值型82

5库存量数值型5

表.8                 商品购入流水账文件 （GR.DBF）结构

字段字段名类型宽度小数位

1购入地编号字符型8

2日期日期型8

3商品代码字符型3

4购入单价数值型82

5购入数量数值塑3

6标记位数值型1

7备注字符型20

表9          商品销售流水账文件 （XS.DBF）结构

字段字段名类型宽度小数位

1销售单编号字符型8

2日期日期型8

3商品代码字符型3

4售出单价数值型82

5销售数最数值型3

6标记位数值型1

7备注字符例20

表10            商品代码文件 （DM.DBF）结构

字段字段名类型宽度小数位

1商品代码字符型3

2商品名称字符型20

表11            库存报表临时库 （BB.DBF）结构

字段字段名类型宽度小数位

1商品代码字符型3

2商品名称字符型20

3购入单价数值型82

4累计购入量数值型8

5累计购入额数值型102

6售出单价数值型82

7累计销售量数值型8

8累计销售额数值型102

9累计便利额数值型102

10库存结余量数值型8

11库存资金额数值型10

2.8   输入设计

    本系统中的商品出入库数据录入单沿用现行系统的商品购入入库单和商品销售出库单格式，见表1和表3，

2.9   程序设计说明书设计  （略）

三、 汽车配件供销存管理信息系统实施

3.1  试验数据的准备

为应用程序调试准备的试验数据如表12～15所示。

表12           商品库存文件 （KC.DBF）试验数据

商品代码两品名称购入单价销售单价库存数量

101上海大众发动机汽缸750.O0850.0050

102上侮大众发动机曲轴800.00900.0050

133上海大众轮胎内胎200.00250.00100

201天津夏利发动机汽缸720.00800.0050

102天津反利发动机曲轴650.00720.0050

203天津夏利发动机活塞350.0042O.050

224天津夏利车身前轴250.00300.00100

表13              商品代码文件 （DM.DBF） 试验数据

商品代码商品名称

101上海大众发动机汽缸

102上海在众发动机曲轴

133上海大众轮胎内怡

201天洋夏利没动讯汽证

202天津夏利发动机曲轴

203天津夏利发动机活塞

224天津夏利车身前轴

表14                  商品购入流水账文件 （GR.DBF）

购入单编号日期商品号购入单价售出单价的人数员标记位

表15                  商品销售流水账文件 （XS.DBF）

销售单编号日期商品号售出数量标记位

3．2  程序框图设计（略）

3．3  程序设计

下面列出该系统的程序名：

主菜单程序（MCMAIN.PRG）、子菜单程序（SUBMENU.PRG）、人机对话程序（ZYHWA-SE.PRG）、库存数据录入程序（KCSR.PRG）、库存数据修改程序（KCXG.PRG）、库存数据删除程序（KCDE.PRG）和库存查询程序（KCDIS.PRG）。

程序内容从略。

系统建好后，用试验数据输入，进行系统的调试和校验工作。

最后编写程序使用说明书和最后的系统文档资料。