PMS前台操作手册.docx
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PMS前台操作手册
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前言
OasisPMS系统是根据国内外旅馆业的计算机管理软件的设计规范及多年从事星级酒店计算机系统管理的经验开发而成，它具有极强的硬件兼容性；采用开放式的设计可方便与OasisPOS系统、Club系统、CRS网上订房系统、电子门锁、PABX电话系统、财务系统等连接以作数据传输；它具有多种语言的热切换；报表功能全面，可及时、准确、直观整理统计各种资料；具有严密的保安设计，可严格以酒店日常运作之职责分工来定义使用权限；采用独立模块设计，每一模块随时能与其它模块互动信息，模块也可根据各酒店的管理特色及要求来随意编排，或全面，或简略，另还可针对各种用户的不同需求或设计不同的模块，满足各种类型及档次酒店的管理需要。
OasisPMS系统的主要功能有房盘明细、自动排房、套餐销售、房价自动更改、店内预订、更改/取消预订、客人历史、宾客留言、叫醒服务、自动/手工入帐、单项/成批转帐、余额转帐、更改/取消帐目、打印帐单、提前结帐、多个客房结帐、登记时预先付帐/帐务维护、团体/旅行社管理、审核帐目、挂帐管理、房务管理、报表等等，在这篇说明书中将对该系统中全部功能详细进行操作步骤的讲解及分析，前面说过，这套系统中的功能模块是根据各酒店的特色及要求来设计编排，所以，此说明书中或许有您因未购买而在现实中尚未看到的部分，特此说明。
几项基本功能
1.登录
1.1.作用
用户可以在任何时候在任何一台终端上进行登录。
用户使用这个特殊的功能能够访问任一模块里、任一权限范围内的全部功能，但是每进入一个新的模块就必须要再输入一次口令，而且根据每项功能所设定的登录级，访问该功能时系统会出现相应次数的登录界面让您登录。
这样可以划定不同的权限，使不同职务的操作人员只能看到各自应该看到的内容。
1.2.登录操作
1.2.1.进入PropertyManagementSystemPMS登录界面,光标停留在登录名处。
PMS系统登录界面
1.2.2.输入您的“登录名”。
这是管理部门赋予您的唯一的员工号，使用制表键（Tab键）转至“密码”字段，或者使用鼠标将光标放至“密码”字段。
1.2.3.输入您的“密码”。
注意显示屏上并不显示这个密码，而是用星号“*”来代替字母，这是为了安全，不让他人看到您的密码以及密码的具体位数。
此密码对于您的员工码也是唯一的。
1.2.4.使用“回车”键（Enter键）或者使用鼠标选择
按钮即可登录。
1.2.5.成功登录后会出现“欢迎您登录OasisPMS系统”字样，同时也会将登录者的全名显示在界面的左下角。
PMS系统登录界面（成功登录）
1.2.6.如果放弃登录时请直接点选“退出”。
1.3.修改密码：
每位操作人员用自己的登录名及密码登录到OasisPMS主界面之后,可以看到在此界面的左下角有标记出登录人姓名,登录人可以自由修改自己的密码,这项功能比较以前版本中必须由系统管理员来修改每位职员的密码的方式更加灵活、更加安全。
1.3.1.登录到系统主界面之后，点击下图界面中的左下角---登录名称，会弹出员工自行修改密码界面。
PMS系统修改密码界面
1.3.2.在语言下拉菜单中选择一种自己比较常用的语言。
1.3.3.在旧密码栏目中填写刚才登录时使用的密码。
1.3.4.在新密码及确认密码两栏中填写想要更换的新密码。
1.3.5.如果对以上内容完全确认，请点击OK功能键，如果修改成功就会弹出一对话框：
‘密码修改已完成’。
表明您刚才所做的修改已被系统接受，从此后可以使用新的密码登录。
1.3.6.如果对以上内容还要修改，请选择重置键，就可以将刚才填写的内容取消掉，重新填写。
1.3.7.点击关闭键可离开此界面。
2.多语言
2.1.作用
酒店中的管理人员、其它员工可能是来自不同的国家或者地区，使用不同的语言、语种等，PMS酒店管理系统在开发时已充分为用户考虑到这点，在此套系统中不同的人员可以按照各自的习惯选择相应的语言。
本系统可提供9种语言选项，它们分别是英文、简体中文、繁体中文、日文、韩文、俄文、德文、法文、西班牙文。
用户可根据酒店的情况在后台设定需要的语言类型。
PMS系统登录界面（英文界面）
2.2.操作
2.2.1.在登录界面中会将后台选定的几种语言全部排列出来，供登录后选择。
2.2.2.如果在注册员工代码时选定了某种语言，那么用这个员工代码登录之后系统会自动默认此种语言，并且登录后依然可以选择其它的语言。
2.2.3.在进行酒店系统的操作过程中又想转用其它的语言时可以直接点击界面左上角的“语言”键，就会弹出如下图页面，这样就可以选择需要的语言。
PMS系统选择多语言界面（简体中文界面）
3.系统日期
酒店系统的审核日期在日常使用中是应该和真实的日期相同的，但是各酒店在进行日结之后才会转审核日期到下一天去，所以有时审核日期和实际日期不是同一天,为了便于用户掌握系统日期、时间，PMS系统将审核日期及时间显示在界面的最下方。
1房盘
1.1客房房态
客房在当天或是未来某个日期的可用状态是各个部门每天要查阅无数次的重要信息。
每次输入预订或编辑过后系统都会立即更新这些报表及界面。
为了观察几天、几周、几个月的总的可用状态，或者甚至查看每种客房类别的可用状态，都要到此功能模块中才能得到实现，所以对于酒店来说它的功能是至关重要的。
PMS系统客房房态界面
1.1.1.查找条件
根据日期范围搜索：
在搜索栏中日期范围内填写一个日期范围，系统默认的开始日期是审核日期,例如：
审核日期是2002-1-8，如果您要查看之后两天的房态，请选择2002-1-10日期作为结束日期。
根据周末搜索：
如果只是想查看周末的房态时就请在周末前面的方框内打勾，这样就会只显示出在选定日期范围内的所有周末的房态。
根据城市高峰期搜索：
如果想要查看城市高峰期内的所有日期的房态，请在城市高峰期前面的复选框内打勾，这样就会将选定日期范围内的所有城市高峰期内的房态。
根据内部高峰期搜索：
如果想要查看内部高峰期内的所有日期的房态，请在内部高峰期前面复选框内打勾，这样就会将选定日期范围内的所有内部高峰期内的房态。
根据团体状态搜索：
如果想要查看团体暂定房或是未选定的团队协议房，请分别在团体暂定及协议房未选定前面复选框内打勾，这样就会将选定日期范围内的团体房态也显示出来。
根据楼区搜索：
在一家大中型酒店里面可以有多个楼区，系统默认的是所有楼区，但是如果相要查看不同楼区内的房态时可在楼区内的下拉列表中选择一个楼区,就会将此楼区的房态显示出来。
根据房间类型搜索：
一间酒店里面往往有多种房间类型，系统默认的是所有房类，但是如果想要查看某一种或是某几种时只需要在不同的房间类型前面的复选框中打勾即可查看到相应的房间类型的房态。
查找方式
选定上述查找条件中的某一条件之后按查找功能键即可完成查找。
以上几种查找条件还可以配合使用，而且选定的条件越多查找到的内容越具体。
1.1.2.查找结果
根据查找条件的不同会查找出不同的结果，但是总的来说所有的查找结果中都有以下几项：
日期、总房数、占用房比率、预计收入、可用房、房类。
如果查找出这样的结果之后还是想看一下当天的详细入住、离店等情况时可以参看当前房态及月历房态。
1.2当前房态
管理部门在一天内的任何时刻都可以查阅可用状态和当前的统计数字。
每当到达入住或离店退房以后系统就立即更新统计数字，所以总能提供当前的准确统计数字。
当前房态是对客房当时房态的具体说明，在这里可以查看到每一种预订类型的数量及所占房数的比率，而且还可以查看到酒店私用房的详细情况。
当前房态中的统计资料完全、真实地反应了酒店内当时的售房情况。
1.2.1.操作方法
从楼区的下拉列表中点选想要查看的楼区名，系统会自动将此楼区的房间预订状态显示出来，并可查看到相应的比率。
如果相要查看酒店的自用客房，就在自用客房前的复选框中打勾，下面显示出的统计资料中就会将它包括在内。
内容
房间总数：
酒店中所有定义了的房间的总数。
维修房：
因维修、保养等原因暂时不对外销售的房间称为维修房，这种状态是暂时的。
可用房：
当天酒店所有可出售的客房总数。
当晚占用房：
客人今天或者是早于今天入住并且预计离店日期不是今天的客房数及这些客房中所住的人数及VIP数。
PMS系统当前房态界面
占用房（将退）：
客人是早于今天入住并且预计离店日期刚好是今天的客房数。
到达（保证的）：
预计抵店日期是今天、预订保留信息是有保证、现在已经有客人登记入住的房间数。
到达（非保证的）：
预计抵店日期是今天、预订保留信息是无保证、现在已经有客人登记入住的房间数。
团队未选定房：
这些客房已经为一团体功能所占用但是还未分配给客人的预订。
要从客房总库存中减去它们。
预计出租房：
已经售出的客房总数。
维修房已到期：
预计今天要放出的维修房。
可出租房：
目前无预订，想要售出的客房总数。
注意：
以上各类房类的右边的百分比数就是此类房的总数与客房总数的比率。
1.3月历房态
PMS系统月历房态/一个月月历房态界面
查找条件
可根据不同的楼区查找：
在楼区的下拉列表中点选想要查看的楼区名，如果不选择的话系统将默认为所有楼区。
可根据月历来查找：
在年、月中选择想要查找的年份及月份，即可查找到此月份的全部房态，在审核日期之前的不会显示出任何房态。
可查看包括团体用房在内的房态：
在团体暂定房及协议房未选定前面的复选框内打勾即可。
可根据预订状态来查看：
有可用房、占用房、将到房、离店房、关闭房五种预订类型可供选择，在想要查看的预订状态前的复选框内打勾就可以只看到此种预订类型相应的房间数。
查找方式
根据月历的数量来查看：
如果一次想要看1-3个月的房盘时可以根据具体需要来分别选择1个月、2个月、3个月三个功能键来查看。
选定查找条件之后按查找键查找。
PMS系统月历房态/两个月月历房态界面
查找结果
在月历中会一次显示出最少一个月，最多三个月的月历房态，每一天会显示出最少一种（可用房）房态数量，最多五种（可用房、占用房、将到房、离店房、关闭房）房态数量。
如果想要查看每一天的具体内容时可以点选日期号码，就会弹出当日房态。
在当日房盘中如果又想要查看其它日期的房盘明细时就可以直接在日期处选择其它日期，系统会自动刷新，将那天的房盘显示出来。
PMS系统当日房态界面
在当日房盘中如果相要看团体房的明细时可以点选团体/协议房功能键，就会弹出团队名称及相关房盘。
PMS系统当日房态/团队订房界面
在上图中我们可以看到团队名及团队分房的数量。
其中房间数（QtyRooms）是指团队预订时预计要使用的房间数量，但不一定是最后实际使用的数量，在房盘中会有记录，但是不会真正从房盘中减去。
另外还有一个已分配房间数（QtyP/U）是指团队中实际已分配出的房间数，这些房间也许还未分配房间号，但是已从房盘中减去转到团队中。
1.4色别日期
酒店管理部门在日常工作中根据以往的接待经验及销售统计资料会对一些特定的日期赋予特别的限制或接待设想，这主要是为了使接待部门对这些日期内的接待任务有所认识，便于提前做好思想准备。
PMS酒店管理系统中的色别日期定义正是在这种需要的基础上应运而生的，它可以给这些特定的日期赋予一种特殊的颜色代码，这些代码将显示在可用状态界面上。
PMS系统色别日期界面
1.5图表
1.5.1.查看图表的条件
按图表类型来查看：
在图表类型中共有五种选项，它们分别是饼状图形、线状图形、柱状图形、面积图形、级梯图形。
您可根据自己想要查看的图形类型从中选择一个。
按图表风格来查看：
在图表风格中共有二种选项，它们分别是二维图形与三维图形。
您可根据自己想要查看的图形风格从中选择一个。
查看的时间：
从下拉列表中选择想要查看的日期，或者是从查看日期后面的小日历中直接选择一个日期。
就会显示出这个日期内的房盘图形。
查看的房间类型：
从下面的复选框中选择您想要查看的房类，如果您不选择，系统默认的是全部房类。
综合以上条件，您可以按确定键，就会查找出您想查看的房盘图形。
显示图表结果
图表显示结果是多种多样的，我们就以下图为例说明，其它的都与此例颇为雷同就不再一一枚举。
选择图表类型条件：
在图表类型中共有五种选项，我们选择线状图形。
选择图表风格来查看：
在图表风格中共有二种选项，它们分别是二维图形。
选择查看的时间：
在日期的下拉列表中选择或者是在日期后面的小日历中直接选择2002-1-17。
选择查看的房间类型：
因此例中的房类并不是太多，我们可以随意选择三种房类。
综合以上条件，我们选择确定键，就会查找出下图中的房盘图形。
PMS系统图表界面（线状图表）
我们可以看到例图中共有三种房间类型，它们分别由三种不同的颜色来代表。
图中的横坐标是代表某年的月份。
图中的纵坐标代表的是房间数。
在坐标图中不同的颜色中的每条线上和每个点都代表的是这种房类，在某天的销售房间数。
1.6房态列表
酒店前厅部在日常工作中需要随时掌握当前的房盘，对酒店客房的销售情况做到心中有数，提前做好思想准备，面对客人的预订才可以从容应对。
查找房盘列表的条件
打开房盘功能标牌下的房盘列表功能模块，可以看到下图。
PMS系统房态列表主界面
在楼区右面的下拉框中选择想要查看的楼区名称，系统会根据此条件来决定显示几个楼区的图表。
在房间状态栏中选择想要查看房间的状态，此栏可以在同一时间内选择一种或者多种房态的房间。
在楼层范围栏中填写想要查看的楼层范围，例如：
一间酒店中如果有5-20楼层时，想要查看8-10楼的房间状态时就可以在此栏中填写由8至10，这样搜索出来的结果就会只显示这三层楼的所有房间的状态。
当以上条件全部填写好之后，按房态列表功能键就会出现下图所示列表。
PMS系统房态列表显示界面
从上图表中我们可以看到不同的房态以不同的色彩表示，如果哪间房间中在住的客人或者是预订的客人是酒店的VIP时，那个房间的按键还会不断地闪光，以便提示前台员工这间房中的房客是非常重要的，要谨慎对待。
点击任意一间房间的按键，会显示出有关此间房间的前台、房务部状态及预订情况，如下图所示。
PMS系统房态列表显示—明细界面
如果想要查看各种房间状态的具体统计数据时就可以点击房态统计功能键，就会出现下图界面。
PMS系统房态统计显示界面
2预订
2.1新预订
在酒店的日常运营过程中，由于各种原因要经常访问预订功能。
PMS管理系统在设计时已把这一点牢记在心。
可以从预订查找和前台查找界面上访问预订细节。
完整的信息储备，像抵店时间、离店时间、客房类型或客房号码要求的房租、市场的分段以及保留信息等都存储起来供预订使用。
另外的信息是供财务使用的，例如多重房价信息，保证金或信用信息（如信用卡号、应付订金、到期日期和报价房租等）。
特殊要求和附加备注也存起来以保证让客人入住登记时满意。
另外的信息例如预订来源、联系人姓名和电话号码、公司名、电话号码和地址、公司协议决定的房租、旅行社名与地址、旅行社协议决定的房租等都存储起来用于管理部门分析和作报表。
每个字段在任何时候都可查看或编辑以保证其准确性。
2.1.1.预订标准
预订类型
根据预订人的要求,在散客与公司&旅行社两者之中选择一个,系统默认的选项是散客。
PMS系统散客预订界面
如果客人是以公司或者旅行社的名义时，就请在公司&旅行社前面点选⊙，就可以看到公司预订界面。
PMS系统公司预订界面
公司：
此处用来填写预订公司的名称，如果此公司是已经在酒店系统设定了的就可以在此栏填写公司的前几个字母或是字，再选择后面的
，就会查找到以此字母或是字开头的所有公司的清单，您可以从中选择一个。
旅行社：
此处用来填写预订旅行社的名称，如果此旅行社是已经在酒店系统设定了的就可以在此栏填写旅行社的前几个字母或是字，再选择后面的
，就会查找到以此字母或是字开头的所有旅行社的清单。
PMS系统公司&旅行社名称搜索结果界面
如果您选中的公司/旅行社是与酒店有合约的，您就可以点击此公司/旅行社的名称来查看此公司/旅行社以往在酒店中消费情况。
PMS系统公司&旅行社业绩显示界面
如果您只想要将此公司/旅行社的名称由系统帮您填写到预订中时，您可以选中公司/旅行社名称前面的小圆点，按提交键就会将此公司/旅行社的名称填写到预订中去。
如果您选中的公司/旅行社有与酒店有具体的销售合同时，您可以点击公司/旅行社名称后面的套餐名称，就能查看相应的房间合同价格。
PMS系统公司&旅行社合同价格显示界面
您想要将此公司/旅行社的名称以及其它的相关资料由系统帮您详细地填写到预订中时，您可以选中某种房类前面的小圆点，按提交键就会将此公司/旅行社的注册资料填写到预订中去。
姓、名：
此处用来填写预订客人的名称，如果此客人是已经在酒店系统设定了的就可以在此栏填写客人姓名的前几个字母或是字，再选择后面的
，就会查找到以此字母或是字开头的所有客人的清单。
PMS系统客人姓名搜索结果界面
如果您选中的客人是与酒店有合约的，您就可以点击此客人的姓名来查看他以往在酒店中消费情况。
如果您想要将此客人的资料由系统帮您详细地填写到预订中时，您可以选中一位客人，按提交键就会将此客人的注册资料填写到预订中去。
促销套餐代码：
在酒店推出促销活动期间用来填写客人预订的促销套餐号码。
抵店日期：
系统默认的日期是审核日期，可以根据客人的要求选择预计抵店日期。
离店日期：
系统默认的日期是审核日期的第二天，可以根据客人的要求选择预计离店日期。
晚数：
系统默认的预计住宿晚数是1晚，会根据抵店日期及离店日期自动产生实际晚数；也可根据客人的要求填写实际晚数，并会产生相应的预计离店日期。
房间数：
一次预订最多可订1-6间房，可在下拉列表中选择。
成人数：
系统默认的成人数是1人/每房间，可填写任意数量的人数，但是人数的多少是会影响房价的，所以一定要根据实际情况填写真实资料。
小童数：
系统默认的小童数是0人/每房间，可填写任意数量的小童数，但是有时有些房类中小童数的多少是会影响房价的，所以一定要根据实际情况填写真实资料。
房间类型：
用来记录客人要求预订的房间的类型，比如说：
单人房，双人房等。
市场类型：
用来记录客人此次预订是属于哪种类型的预订，主要是用于报表统计，方便管理部门及销售部门制定销售策略。
预订来源：
每个客人订房的动机不一定相同，订房的来源也不相同，有些可能是慕名而来；有些可能是亲友介绍；有些可以是因广告产生的效应，凡此种种对于酒店来说都是很有用的统计资料，便于销售部门进行销售分析，所以记录此项内容是非常重要的。
会员类型：
如果预订的客人是酒店中的会员，可在下拉列表中选择酒店后台设定中已定义的会员类别。
会员级别：
酒店内根据不同的会员级别会制定出不同的优惠政策，所以正确填写会员级别是相当重要的。
会员卡号：
填写正确的会员卡号是很重要的，因为系统会根据此会员卡号将此会员已注册的所有资料都自动填写到新预订中去，如果因填写不慎造成错误的话可能会查找不出任何资料或者出现张冠李戴的现象。
功能键:
提交：
如果核对以上预订条件无误，点击“提交”按钮即可做新预订。
正常预订：
如所要求预订的房类还有可预订数，也即房盘中该种房类的可用房数为正数时，点击“提交”按钮即可顺利进入到该种房类所选套餐的预订明细界面去做新预订。
超额预订：
如所要求预订的房类现已全部预订完，也即房盘中该种房类的可用房数为0或负数时，点击“提交”按钮即会弹出一对话框，询问您“在此日期范围内是否超额预订”，如允许此种房类超额预订，则点击“超额预订”按钮，即可进入到该种房类所选套餐的预订明细界面。
超额预订可以使酒店的预订变得灵活，以防备客人临时取消预订而导致入住率下降所带来的损失。
PMS系统超额预订界面
重置：
如果对以上的预订条件完全不满意，选择重置键就可以将刚才的预订条件全部取消掉。
拒绝：
拒绝预订的原因有很多，比如根据以上一系统的预订条件发现此客人是不受酒店欢迎的人；也或者客人预订到一半忽然发现预订重复了；也可能是其它的种种原因，都可以使用拒绝键，并且填写拒绝预订的原因，方便报表统计。
PMS系统拒绝预订界面
查找：
如所选房类已全预订完而又不想超额预订时，可点击
按钮进入到“查找套餐”界面。
界面上缺省显示为以所填房类套餐等预订条件而查找的套餐结果——自然是无此符合条件的套餐（如图一）。
PMS系统查找套餐图一
这时可重新选择条件，如房间类型、套餐代码等，再点击“查找”按钮就可去查找其它的套餐以供预订选择（如图二）。
PMS系统查找套餐图二
重置：
如果对搜索套餐结果界面中的抵店日期、离店日期、晚数等等条件都不满意时可以选择重置键，就可以重新输入所有条件。
取消：
与新预订界面中的拒绝功能键完全相同，请参考。
套餐明细：
点击套餐名称会看到套餐明细。
PMS系统套餐明细界面
如果对看到的套餐明细无异议时，就可以点击“预订”键进行预订，这样就进入到预订明细界面。
预订明细
房间标牌：
用于在一个预订号内的多个预订时分别显示出预订房间顺序。
确认号：
当预订成功保存后会在此处显示出确认号码，根据确认号码可以在查找界面中查找到此预订。
预订状态：
根据客人在预订、入住、离店等情况的变化此处会有五种预订状态其中的一种显示出来。
PMS系统预订明细界面
预订标准
抵店日期、时间、航班号：
抵店日期是由预订查找套餐时填写的预订标准产生的，无法更改，如果想要更改就要取消此预订再重新做个新预订或者是选择更改日程。
抵店时间默认的是后台设定的时间，但是时间可以根据客人的要求填写真实时间。
航班号用来记录客人的航班号码，酒店可根据客人的意愿填写或是不写。
离店日期、时间、航班号：
离店日期是由预订查找套餐时填写的预订标准产生的，无法更改，如果想要更改就要取消此预订再重新做个新预订或者是选择更改日程。
离店时间默认的是后台设定的时间，但是时间可以根据客人的要求填写真实时间。
航班号用来记录客人的航班号码，酒店可根据客人的意愿填写或是不写。
晚数：
是由预订查找套餐时填写的预订标准产生的，无法更改，如果想要更改就要取消此预订再重新做个新预订或者是选择更改日程。
房间数：
是由预订查找套餐时填写的预订标准产生的，但可以更改，选择房间号最右边的
就可以增加房间数，但是最多只可同时预订6间。
成人数、小童数：
是由预订查找套餐时填写的预订标准产生的，可以更改，但是在有些套餐中对于成人数、小童数量有一定的限制，会对房价产生影响，所以要根据真实情况做相应的更改。
套餐代码：
是由预订标准中选择的条件所产生的，无法更改，如果想要更改就要取消此预订再重新做个新预订或者是选择更改日程。
市场类型：
用来记录预订属于哪种市场类型,市场类型会计录房税,所以在填写时要注意选择适当的市场类型。
房间类型：
是由预订标准中选择的条件所产生的，无法更改，如果想要更改就要取消此预订再重新做个新预订或者是选择更改日程。
房号：
如果分配了房间给此预订就会将房号记录在此处。
房号是可以随时更改的，如果想要更改房号时可直接在预分配房中再分配。
预订来源：
每个客人订房的动机不一定相同，订房的来源也不相同，有些可能是慕名而来；有些可能是亲友介绍；有些可以是因广告产生的效应，凡此种种对于酒店来说都是很有用的统计资料，便于销售部门进行销售分析，所以记录此项内容是非常重要的。
特殊要求
输入任何的“特殊请求”供将来处理此预订时使用，而且根据保存下来的特殊要求可以为客人提供更加细致的服务。
选择：
如果需要选择一条特殊要求时请在选择下拉列表中打开候选清单，从中选择一条内容。
要求日期：
如果客人指明了只有哪一天才要求此项服务时，可在要求日期内直接选择年份、
升级会员 