一页纸报告速成教材.docx

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一页纸报告速成教材

“一页纸”报告速成教材

一、什么是“一页纸”报告？

二、“一页纸”报告的编写原则与步骤

（一）编写原则

（二）编写步骤

三、“一页纸”报告的主要类型与通用格式

（一）提案型

（二）计划进展状况型

（三）信息传达型

（四）解决问题型

四、“一页纸”报告其他编制注意事项（附加）

Ⅰ、写报告时的注意事项

Ⅱ、发言时的注意事项

A3是一种标准化的思维方式，而非某种书写技巧

一、什么是“一页纸”报告？

所谓一页纸报告，即指将报告的内容浓缩于一页纸内，所有报告的内容呈现与一张A3纸中（A3国际标准纸张的尺寸），又称“单页报告”或“A3报告”。

Ø过滤、提炼你的思想，使其浓缩在一页纸上、管理者阅读这页纸后，他们就能了解问题的来龙去脉——这就是精益的本质。

ØA3是一种标准化的思维方式，而非某种书写技巧。

Ø一页长，迫使演示者对他/她想展示的信息进行“挑剔”或做成”精品”，纸上每一空间都具有价值。

Ø按逻辑的流程把所有相关信息浓缩到单独的一张纸上，以便快速评审。

Ø一种包括所有需要信息的沟通工具：

在特定的提议上做出决定、在特定的问题做出决定、对一个明确的目标的执行情况进行沟通、对一个更大目标的要点进行沟通。

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二、“一页纸”报告的编写原则与步骤

（一）编写原则

报告格式简化、模板化、表格式，栏目设计科学、有逻辑。

1、为掌握整个局势而规划时间；

a、在宽泛的范围内考虑信息来源。

b、依据事实而不是观点来书写报告。

c、考虑长期的影响

2、确定你需要那种A3报告，为你的读者着想，考虑他们的需要和对问题背景的了解。

3、将报告与公司的价值观和哲学观联系起来。

4、使报告具有逻辑顺序。

5、惜墨如金，尽可能使用图表和可视化的方法来书写报告

6、具体一些，并且避免使用简写术语。

7、考虑每部分的可读性，为此来帮助你书写A3报告。

（二）编写步骤

1、按照报告的主题，选择一个故事模版

决定你的报告的目的：

你是希望得到允许来继续工作吗（提议型）?

你是试图解决问题吗（问题解决型）？

你是对新的情况进展做一个汇报吗（更新情况型）？

你是分享新信息吗（信息分享型）？

2、根据报告的内容，分类进行罗列，清晰的列出几大部分

3、简化内容，达到清晰、简明

详细查看每一部分的信息并自我提问：

我能用更少的信息讲述吗？

我们能用不同的方式展示信息以便更好地阐明观点吗（例如：

表格、图表）

4、仔细检查每一步

退回一步,浏览整个报告：

有无拼写错误吗？

是在讲述一个故事吗？

是否简单明了？

我是否得出结论？

我的建议是什么？

我是否达到了我的目的？

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三、“一页纸”报告的主要类型与通用格式

（一）提案型

用来提出一个方案或者新的设想。

它不仅是一个建议，还必须包括一个清晰的执行计划、解决的问题及时间表。

结构：

举例：

（二）计划进展状况型

用于说明正在进行中的项目状况，这类A3报告需要最近行动进展信息；项目的目标是什么？

怎样与目标联系起来？

实际开展状况与计划时间的对比如何？

有些什么问题需要解决？

今后的工作如何进行？

结构：

（三）信息传达型

目的在于传达信息，比如竞争对手或丰田内部的信息，信息A3的形式很自由，版面设计和表现方式等留给作者发挥。

结构：

（四）解决问题型

公司没有满足计划、目标时。

那么就一定存在某些问题。

这种A3需要对计划—实施—检查—执行（PDCA）的整个过程进行沟通，这其中隐含的是丰田问题的解决方法，即使目标明确、当前状况的数据、对根本原因的详细分析、寻找对策以及衡量执行情况。

后续跟踪必须包括验证对策行动的有效性、未来将采取的行动以及验证过程中吸取的教训等。

结构：

举例：

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四、“一页纸”报告其他编制注意事项（返回目录）

Ⅰ、写报告时的注意事项

在写报告时首先应该知道的一点，就是要“站在对方的立场上”。

对于这一点，做以下阐述：

（1）读者并不具备初步知识：

读报告的人对于自己职场的状况，不具备初步知识的情况很多。

*注：

对部门内的专业术语要增加易理解的补充说明。

（2）论点的论述要简明扼要：

什么东西是什么？

如何做？

像这样各部分在整体上的联系，即简明扼要地阐述论点是非常重要的。

*注：

最好是先确定整体的骨架，然后再明确各部分着重写什么？

（3）写得太多会使人失去阅读的兴趣：

整张纸上如果密密麻麻地写满字，则不容易读出重点，因此使人变得失去兴趣。

*注：

在书写数量上努力控制在读者能理解基础上的最小限度。

（4）一看就明白：

如果是写在一张A3纸上的报告，要求用眼看一分钟就可以明白它想说明的是什么。

*注：

可对该部分重点文章或数字进行特写。

（一）关于全盘的布局

（1）决定大概的布局，然后给各部分分配空间。

*注：

重要度高的部分要多给空间。

（2）留有适当的空白，保持适度的占有率。

*注：

从左边边界密密麻麻地写到右边边界，这样非常不容易读，一般采用70%的页面被认为是最容易读的。

（3）各部分用方框框起来，并加上箭头。

*注：

这样的话，整体的流程就容易理解了。

（4）各部分的排列，以“从左向右”“从上向下”较易读。

（5）纸张的右侧必须留出2cm位置。

*注：

是为了装订成文件时打孔用的空间。

（二）关于在易读上下功夫

（1）各部分前要标注序号

大标题：

Ⅰ、Ⅱor1、2等

中标题：

（1）

（2）or①、②等

小标题：

iⅱ

（2）重点可用粗体字或大字书写，起到强调的作用。

（3）数字一般保留3位数字程度。

Ex.3，500，021元-------约350万元

（4）活用表格、图形、曲线，便于看懂。

*注：

比起文章来，具有易理解、书写量少的优点。

Ex.全体有200个，A有90个，占45%;B有60个，占30%；C有50个，占25%；

（5）同表格相比，图形、曲线的易看懂，效果要大一些。

附件一，图形曲线的种类及用途

附件二：

图形（曲线）的画法

1、根据目的的不同选择合适的图形。

2、加上易懂的标题。

3、加上序列号。

4、数据的出处、调查方法等特别记录事项要写上“注明”。

5、必须注明单位（不能忘记“0”）。

6、刻度和划线要画清楚。

7、如果有很多线同时出现的话，一定要想办法使它容易看明白。

附件三：

画图形和曲线时的注意事项

（三）如何写出简明易懂的文章

1、要简洁，删除无用的修改性语言

2、回避长句，尽可能分条列项

3、要具体，避免抽象的表现

4、要直截了当，避免迂回繁琐（双重否定等）

5、采用能动态，避免被动的表现

6、给专业用语加上简明的补充说明

7、在一句话中不要重复使用同一词语

8、文体要统一

Ⅱ、发言时的注意事项

1、关于事前的准备

（1）确定发言的重点：

a.确定哪部分为一带而过，哪部分重点地详细说明。

b.明确哪张图的哪部分进行说明。

（2）一定进行试讲（排练）

a.能否在规定时间内讲完；b.第三者（专业外人士）能否容易听懂；

c.是否有讲话时的不良习惯,例如，这个……,啊……，嗯……等。

2、关于发言的方法

（1）遵守规定的时间10分钟的情况下，在9-11分钟内讲完。

（2）讲话要让人容易理解：

a.声音要洪亮，注意把句尾的话讲清楚；

b.讲话要有节奏；

c.在您想强调的部分要放大声音，或放慢速度进行；

d.避免使用暧昧的讲法；

例：

“我想……”“可能……”“应该……”“大概……”的表现方式会给人的结果尚不明确的印象。

要想清楚地表现出结果请用“…是…”的判断句式。

e.请选择恰当的“接续用语”。

例：

根据对以上原因的分析，得出以下对策例：

据此…，其结果为…，总而言之…

（3）集中“重点”进行说明：

重点解释说明最想表达的部分。

（4）讲解的同时要注意对方的反应：

a.不要总低着头看着资料，也要时不时地目视对方，确认对方的反应，进行讲解。

b.如果得到对方适度点头表示的话，说明对方理解了；如果流露出不理解的表情，说明需要再次重点解释。

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