房地产企业办公设施物资管理制度.docx

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房地产企业办公设施物资管理制度

办公设施、物资管理制度

1．目的

为规范管理办公设施与物资，提高工作效率，特制定本制度。

2．适用范围

2.1适用于总公司办公设施和物资的管理；

2.2各项目公司应根据本制度的规定制定相应的办公设施、物资管理制度。

3．办公物资管理办法

3.1办公物资的分类

根据价值及使用年限不同，办公物资分为低值易耗品与固定资产两类。

3.2低值易耗品的管理

3.2.1低值易耗品范围

3.2.1.1本办法管理之低值易耗品范围为公司办公用品、印刷品等；

3.2.1.2其他物品根据具体情况可列入本办法管理范围；

3.2.2.日常管理

3.2.2.1低值易耗品的采购、管理由企业发展部负责，核算监督由财务审计部负责；

3.2.2.2企业发展部设物品入出库单、物品明细帐和库存统计表进行管理。

3.2.3.低值易耗品的申购流程

3.2.4.低值易耗品的领用与管理

3.2.4.1在库物品由企业发展部负责指定专人管理。

3.2.4.2在库物品，按月盘点，在每月25日前填写该月库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务检核。

3.2.4.3领用办公用品须填写办公用品领料单。

公司对员工领用物品费用进行内部财务核算，并进行成本效益综合评价。

3.2.4.4贵重办公用品（如计算器）等，须经部门经理批准后才能领用。

3.2.4.5贵重用品报废时应由使用部门填写情况说明，交企业发展部、财务部门审核注销；员工调离，须与企业发展部进行物品交接，否则按规定折价赔偿。

3.2.4.6企业发展部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。

在保证办公效率前提下，尽量使库存资金最小化，压缩行政费用。

4．固定资产管理

4.1固定资产的范围：

任何单价超过人民币2000元或使用价值超过1年以上的办公物资均属于固定资产。

4.2日常管理

4.2.1固定资产的购置由企业发展部负责，日常管理由使用部门负责,核算监督由财务审计部负责；

4.2.2企业发展部设物品明细帐、库存统计表、维修台帐进行管理。

4.3固定资产购置程序。

4.3.1固定资产根据人员配置及工作需求进行购买,原则上不设库存。

4.3.2固定资产的申购流程如下：

4.4固定资产的领用

4.4.1固定资产的领用人为使用者所在部门的部门经理；

4.5固定资产的维护与维修

4.5.1固定资产的日常维护与保养由使用人负责；

4.5.2固定资产发生任何故障，使用人或领用人应立即向企业发展部报告；

4.5.3企业发展部将报修情况记录在维修台帐上，同时通知维修人员前来维修；

4.5.4维修结束后,报修人须在维修台帐上签字予以确认。

4.6固定资产的赔偿

4.6.1各部门发生故意或过失丢失、损伤、损毁固定资产等情形，由公司过错责任认定组确定损失金额，由相关部门经理负全部赔偿责任。

4.6.2发生故意或过失丢失、损伤、损毁固定资产等情形，有直接责任人的，由部门主管和直接责任人共同承担赔偿责任。

责任大小的划分由公司过错责任认定组决定，并报分管领导核准。

4.6.3以下情形不负赔偿责任

1）固定资产正常损耗、故障；

2）固定资产已满折旧年限的；

3）其他公司认为不应赔偿并报董事长核准的。

4.7固定资产的报废

4.7.1固定资产使用效率不能满足工作需求、失去使用价值或已满折旧年限的，可以申请报废

4.7.2固定资产的报废由领用部门提出申请，企业发展部、财务管理部门予以审核，最后经总经理批准。

4.7.3报废后固定资产由企业发展部负责处理。

5．名片管理办法

5.1名片格式

公司名片格式统一化，由项目策划部负责按照公司VI标准进行格式设计。

5.2名片印制程序

5.2.1企业发展部统一负责对外印制名片的印刷业务。

5.2.2名片印制主要审查名片的职务、职称是否相符，因工作需要可以使用比实际较高的职务头衔，但须报企业发展部审核、公司领导批准。

5.2.3名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。

5.2.4名片增印需提前一周向企业发展部提出申请.

5.3名片使用

5.3.1掌握名片递送礼仪和交换规则。

5.3.2公务、客户名片须在公司共同使用，不得占为己有。

6．员工工作牌管理办法

6.1工作牌由企业发展部统一制作，并登记发放。

6.2员工离职或离任应将工作牌交回企业发展部。

6.3企业发展部负责处理报废工作牌。

6.4工作牌一律佩戴于上衣左上方，不得以外衣遮盖，违者以未佩工作牌处理。

6.5上班时间，员工应于办公场所佩戴工作牌。

6.6工作牌有遗失或损坏，应通知企业发展部补发，每枚扣缴费用20元；因公损坏时经部门经理证明后，由企业发展部补发。

6.7凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处罚：

6.7.1利用工作牌在外进行不正当行为者；

6.7.2将工作牌借给非本公司员工，而在外破坏本公司名誉或肇事者；

6.7.3各部门经理应督促所属员工正确佩戴工作牌，并由企业发展部负责督导。

7．电话管理办法

7.1电话的管理由企业发展部归口负责。

使用由各部门经理进行督导与控制。

7.2电话使用须知：

7.2.2时间以三分钟为佳，自我控制。

7.2.3注意礼节，长话短说，简洁扼要。

7.2.4禁止拔打私人长途电话。

7.3手机使用须知:

7.3.1适用范围:

享受公司通讯费者。

7.3.2每天（含节假日）9:

00-22:

00须保持手机开机状态。

7.3.3来电必须接听,如确有特殊情况不能接听者,须于第一时间回电。

7.3.4及时缴纳话费,不得出现因欠费而停机的状况。

7.3.5外出时,不得将手机转移至无法接听的座机。

7.3.6总经理秘书和总经理司机必须保持24小时开机。

7.4电话出现使用故障无法及时解决的，由电话使用人向企业发展部报修。

8．计算机管理

8.1计算机系统的安全保密管理，实行源头控制、归口管理、责任落实的原则。

8.2企业发展部负责公司计算机系统的安全保密工作，并对各部门开展该项工作进行指导。

各部门经理负责本部门信息化工作，同时指定专人承担计算机管理工作。

8.3计算机的保密管理

8.3.1未经许可，外单位及个人均不得使用公司计算机及网络设备。

8.3.2除相关责任人外，其它人不得在因特网上发布与公司有关的资料和信息。

8.3.3公司工作人员不得用装有公司保密资料、有关文件的光、磁介质在其他单位的计算机设备、网络上进行操作。

8.3.4公司的所有员工必须对自己的OA系统登陆口令和密码保密。

8.3.5公司的远程工作站应严格遵守远程站操作的有关规定。

8.4计算机的安全管理

8.4.1计算机工作人员分门别类管理光、磁介质和资料，标明密级标志，按时归档。

8.4.2计算机操作人员应严格按照规范操作计算机，不得随意安装或删除计算机软件，严禁擅自拆卸或安装计算机设备。

8.4.3未经许可，不得将外单位的光、磁介质在公司计算机设备、网络上使用，防止计算机病毒的传播和扩散。

8.4.4必须爱护计算机设备，确保计算机设备的整洁，不得有危害计算机设备的行为。

不得在计算机旁放置磁性物件、水杯、烟灰缸；不得带电拔插各种电缆线和辅助部件；下班后应及时关机，并切断计算机和相关设备的电源。

8.4.5计算机出现故障或需更换配件时，应及时报告企业发展部。

8.5INTERNET网使用管理

8.5.1上班时间所有员工不得浏览与工作无关的网站。

8.5.2上班时间不得在网上聊天、玩在线游戏以及视频点播。

8.5.3不得下载网上来历不明的软件。

8.6计算机病毒防治

8.6.1企业发展部负责计算机病毒的防治、检查和清除工作。

8.6.2各部门应利用网络杀病毒软件定期清除本部门计算机硬盘、软盘上的病毒。

对发现的新病毒或不能清除的病毒，应及时向企业发展部通报情况。

8.6.3各部门新购、借入、借出后归还或经维修后的计算机及存储设备在使用前必须经过杀病毒处理，无病毒方可使用。

8.6.4禁止在公司计算机上自行安装游戏及与工作无关的各类软件。

8.6.5计算机有病毒不报告、不清除，造成严重后果，或故意制造计算机病毒进行破坏的部门和个人，将视情节轻重追究其责任人的行政、经济或刑事责任。

8.7可以发布信息类型

8.7.1公司发生的有报道价值的新闻、消息（如项目开盘、参观接待、工程招投标、各种会议等正面报道）；

8.7.2各项目的可以宣传的销售动态；

8.7.3公司开展的各项活动情况；

8.7.4可对外公布的工程进度；

8.7.5客户、业主、社会表扬信；

8.7.6公司获得的各项荣誉及各种称号；

8.7.7总经理认为可以向外披露的信息，但必须经总经理签字认可后方可发布。

8.8未经批准不得擅自发布的信息

8.8.1公司财务资料；

8.8.2公司纳税情况；

8.8.3公司的经营策略；

8.8.4公司的营销策划方案；

8.8.5公司将要实行，但尚未公开化的各种方案决策；

8.8.6公司项目开发成本控制情况；

8.8.7有可能社会给公司造成负面影响的各种信息。

8.9处罚规定

8.9.1凡违反以上规定，造成窃密、泄密和损坏者予以行政处罚，后果严重者还应追究当事人的直接上级的责任，触犯刑律者依法追究刑事责任。

8.9.2各部门经理为计算机系统网络安全管理工作第一责任人。

9．图书管理制度

9.1图书范围：

图书系指公司各职能部门所购进的书籍、定期刊物、资料（包括声像资料、电子文本）等。

9.2图书的购买、借阅和保管

9.2.1公司所有图书由企业发展部归口管理。

9.2.2各部门经理根据本部门年度图书预算额度进行图书购买。

9.2.3各部门所购图书均须至企业发展部进行编号登记入库。

9.3.4企业发展部负责编撰入库图书目录并上网公布。

9.3.5借阅公司图书须至企业发展部登记并注明归还日期，到期应归还或办理续借手续，离职或离任时应缴回。

9.3.6借阅公司图书如有损毁或遗失，须照价赔偿。

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