施工企业物资集中采购管理办法.docx

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施工企业物资集中采购管理办法

XXXXXX有限公司

物资集中采购管理办法

第一章总则

第一条为规范XXXXXX有限公司（以下简称集团公司）物资采购流程，优化供应商资源，保证采购质量，降低采购成本，控制采购风险，保障XX有限公司集中采购实施，根据《中国冶金科工股份有限公司设备物资集中招标采购管理实施细则》（XX公司招采〔2013〕1号）及国资委对中央企业集中采购工作有矢管理要求，结合集团公司实际，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于xx有限公司及所属各单位。

第三条本管理制度中所称物资集中采购是指集团公司为降低采购成本、控制采购风险而建立的采购管理体制，于一级或二级平台实施的物资采购。

一级平台：

采购中心作为XX有限公司设备物资集中招标采购工作的“组织和监督”部门，是XX公司集中采购管理体系的一级管理机构，负责组织实施XX公司总部集中招标采购业务。

二级平台：

集团公司采购管理部作为集中采购管理体系的二级管理机构，是物资集中招标采购工作的“实施及控制”主体，称为“二级平台”；是采购业务的核心操作平台，业务上接受一级平台的指导和监督。

三级平台：

指各子、分公司（简称分公司）物资管理部门；是采购业务的协助操作平台，业务上接受二级平台的指导和

第四条物资集中采购工作，应遵循公开、公平、公正、诚信、效益、廉洁及维护集团公司利益的基本原则。

集中采购过程中坚持“诚信和谐、资源共享、效益双赢、风险分担、专业采购、规范运作、公开招标、全程监管”的发展原则，坚持“严肃、快捷、服务、协调”的物资采购宗旨。

坚持“质量合格、费用最低，费用相同、质量选优”的择优标准。

第二章机构设置

第五条集团公司采购管理部为物资集中采购机构。

由集团公司采购管理部组织完成“物资集中采购”的招标（询价）揭示、定标、公示、合同签订等事宜。

第六条物资集中采购机构的管理职责是：

1、贯彻执行国家有矣物资集中采购工作的各项方针、政

策和法令、法规及XX公司科工集团相矣规定，结合集团公司实际情况及时制定和完善物资采购管理办法及实施细则。

2、通过电子商务平台，根据各级单位上报的物资采购计划进行审核并分交，组织物资集中采购°

3、定期安排集团公司物资集中采购工作例会；对物资集中采购需求计划、结算信息及时通报。

4、根据招标采购物资，代表集团公司与供应商签订物资购销合同。

5、协调解决相矣单位在物资集中采购的供货、验评、验收工作出现的问题。

督促供应商按合同提供售后服务，集中采购的工程物资在使用过程中出现问题，需供应商解决的，工程项目部直接与供应商协商处理，必要时集团公司采购管理部应协助解决。

6、对外部资源（包括生产厂和供应商）进行整合，开展市场资源调查、制订物资采购供应方案。

7、建立供应商考核制度，建立合格供应商档案，对供应商进行考评，评价其供货能力及质量保证能力，不断优化供应商库。

8及时了解、掌握市场行情，建立动态物资价格信息库，搭建价格信息平台。

9、定期将各相矣单位实际采购的物资按品种、规格、数量、单价、总价汇总统计。

10、组织集团公司、各分公司物资集中采购品种增减的论证工作。

11、对三级公司的物资采购进行监督管理。

12、负责物资集中采购资料台帐的建立、整理、分析及归档工作。

第七条集团公司所属各单位和工程项目部应建立健全相对应的物资部门及相应岗位，形成职责明确，分工准确、配合默契、上下贯通、联系方便、运作自如的物资集中采购管理体系及精干高效的运行机制。

第三章采购流程

第八条物资采购程序：

以项目为单位按照项目编码原则进行立项，编制和提交采购计划，组织物资集中采购。

1.项目建立：

各工程项目部成立后，按照项目编码规则

（附件1），进行项目立项，项目编码具有唯一性、连续性。

2.采购计划。

各项目根据需求分别编制计划，经项目经理、分公司物

资主管会签确认。

通过xx公司集团电子商务平台进行上报，需求计划上报时间与物资使用时间间隔为15天（特殊情况除外）。

3.计划审核与分交

按需求单位提交的采购计划进行平衡审核后合理分交：

1）、上报xx公司集团采购2）、集团公司集采3）、分公司自采

4.制定采购方案。

集团公司采购人员针对分交集团公司集采的物资，制定具体采购方案，采取定向询价、竞价询价、议标、招标、钢厂直接定货等方式进行。

对于分交分公司的物资，按照本办法规定执行。

5.组织实施米购°

根据确定的采购方案按集中采购招标流程组织采购活动。

6.签订采购合同。

在中标通矢口书发出后5采购人员与中标供应商签订书面采购合同，分发相矣单位5供应商按合同供货。

7.履约验收。

分公司物资部门负责采购合同履约跟踪，各单位工程项目部严格按照相矣规定作好物资的验收、复检（复检合格后的物资方可使用），及时处理与合同偏离的问题，杜绝事后质量分歧。

集团公司采购管理部进行协调。

同步建档，应及时反馈验收意见、建议。

8.资料管理

物资采购人员负责集中采购档案的保管工作，采购档案包括采购计划、询价单、定标文件、合同、验收单等。

物资合格证明等质量证明文件、发票由项目部管理。

9■付款

集中采购集团公司统一付款时，由工程项目部根据合同及付款条件，按相应的付款程序发起付款审批流程（详见第六章）。

各工程项目部及分公司需在物资进场后十五日内发起由集团公司审批的付款审批流程'每次付款后将相尖资料返至使用项目财务一份。

主要流程图：

（详见附件2）

集中采购分公司付款时，按照集团公司现行相矢管理办法执行°

第四章集中采购招标

第九条物资采购计划：

利用集团电子商务平台，建立及时、准确、高效、合理的物资集中采购计划管理体系。

在招标询价前一天12:

00之前，各分公司需将所属工程项目物资采购计划经物资管理部门审核后提交（采购计划需注明物资品名、规格、型号、材质、单位、数量、是否定尺、送货地点、供应期限、主管人员联系方式及其它相尖要求）。

第十条招标时间安排：

米购管理部在收到相矢单位的米购计划时要做好审核、分交工作。

根据批准的采购方式组织采购活动，利用电子商务平台在网上组织采购。

在每周二、周三、周四进行询价及报价揭示。

第八一条供应商的选定：

由集团公司采购管理部在合格供应商名册中选取报价单位。

根据采购数量多少确定投标供应商数量，最低不少于三家。

第十二条定向询价：

集团公司采购管理部通过定向询价的方式进行物资集中采购。

定标后与中标人签订物资采购合同，定向询价具体实施规定如下：

1、询价确认：

（1）询价书采用集团公司统一标准格式进行编制。

（2）将审核完成的询价书，发送给已选定的合格供应商并确定其是否报价，采购人员做好书面记录。

2、投标（报价）保证金：

投标保证金在发出询价书的同

时投标人必须交纳，暂定10万元。

集团公司采购管理部应做好投标保证金的登记工作（附件3），投标保证金交到集团

公司资产财务部。

如有确认报价但不报价的、报价人在报价有效期内撤销报价的、中标后弃标不供货的或中标人的违法行为导致中标被依法确认无效的一律不退还投标保证金。

宣布中标结果后，经采购管理部负责人批准后方可退还投标保证金（财务部退还后，情况及时反馈给集团公司采购管理部备案）。

未缴纳保证金的供应商其报价单视作无效报价。

已在集团公司有债权的供应商可以不交投标保证金，但需有投标保证金承诺书。

3、报价登记：

报价人必须按照询价书的规定在报价截止前提交报价单，物资集中米购人员在报价揭示后，统计各供应商报价结果，并做好记录。

4、报价揭示及公示：

由集团公司采购管理部物资采购人员，进行网上揭示。

（1）按询价书中规定的时间准时揭示报价5由物资采购相尖人员共同检查报价资料是否符合询价书的要求。

对有疑义的报价当场落实并做好记录。

（2）比价后，将单项价格最低者作为预中标单位。

由采购人员与预中标单位电话或当面确认，确认完成后，经相矢领导审核，如无异议后，对采购结果进行公示发布，确定出中标人。

（3）将中标结果发给各投标人，同时在网上进行中标结果

公示。

第十三条对定向询价不能满足采购要求的，可以采取竞价询价、招标议标、钢厂直接定货等方式进行采购工作。

其中竞价询价与招标议标流程与定向询价流程基本相同；钢厂直接订货视实际情况线下操作。

第五章合同签订

第十四条由集团公司通过采购电子商务平台统一招标、签

订并付款的采购合同，确定中标单位后，由集团公司物资采购人员与中标人按集团公司物资采购标准合同范本签订物资购销合同（见附件4），经评审签订后分发至相矢单位。

第十五条由集团公司通过采购电子商务平台统一招标，由

分公司签订并付款的采购合同，确定中标单位后，集团公司采购管理部将采购结果澄清表发至分公司，由分公司物资采购人员与中标人按集团公司物资采购标准合同范本签订物资购销合同，并上报集团公司备案，要求每月15日及28日

之前通过内网上报已签订的采购合同扫描件。

物资采购合同支持t生资料：

1、询价函（通过电子商务平台已接收）。

2、报价澄清表（通过电子商务平台已揭示）。

3、中标通知书（通过电子商务平台已接收）。

4、弃标情况书面说明（如果有时）。

5、线下通过议标方式的合同'除以上资料外，还需有

第六章款项支付

第十六条集团公司资产财务部负责材料采购业务的会计核算流程设计和资金结算管理。

第十七条集团公司资产财务部负责物资采购单位资金支付能力审查、确认、核准。

第十八条物资采购费用支付原则：

坚持“谁物资采购谁承担支付款项”的原则。

第十九条款项支付基本程序：

由集团公司资产财务部根据集团公司采购管理部提交的物资采购合同，以及由分公司发起的物资采购付款审批流程，流程审批通过后统一办理款项支付手续，该审批流程应上传物资采购验收清单（项目部上传）、发票扫描件（项目部上传）、物资采购付款审批单（项目部上传并发起）、物资采购付款审批汇总单（分公司汇总

并上传）。

物资采购验收单应包括采购单位、项目部、品种、、材质、数量、单价、金额等信息。

付款后，集团公司资产财务部将付款信息及时通知各物资采购单位。

（付款流程见附

件6）

第二十条物资需求单位财务部核对付款信息与项目部验收入库等信息，并完善该单位付款审fit手续。

第二十一条物资需求单位自身资金不足，确需进行物资采

购的，则按照《xx有限公司内部借款管理办法》履行借款手续。

第二十二条为保证物资采购支付业务顺利实施，集团公司资产财务部要做好物资采购业务审查、资金筹措、合理调度、款项支付等各项工作，确保材料采购资金链畅通和安全。

第七章供应商管理

第二十三条物资供应商：

指为XX有限公司及子公司提供物资及相矣服务的制造商、经销商，分为XX公司内部供应商和XX公司外部供应商。

能够提供XX有限公司及子公司需用的产品的XX公司内部子企业称为XX公司内部供应商；其它的供应商称为XX公司外部供应商。

供应商准入一般应具备以下条件：

1、具有法人资格及相矢的资质条件；

2、申请准入的制造商要具备国家或XX有限公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；

3、具有良好的商业信誉，经营活动中无违法记录；

4、具有完善的质量保证体系，在政府部门、行业以及x

x有限公司质量监督检查中无不良记录；

5、具有良好的经营业绩、合同履约能力和售后服务能

力；

凡不符合以上任意一项准入基本条件，或具有以下所述情况任意一项的供应商5不予准入。

1、依法被撤销、解散、宣告破产等终止的企业；

2、超出登记机矢核准登记的经营范围的；

3、从事法律禁止的其他活动、损害国家利益或者社会公共利益的；

4、有严重产品质量问题的；

5、有经营诚信、职业道德不良行为的；

6、提供虚假的业绩证明或其他资信资料的；

7、民事行为能力人依法不能独立实施的；

8、代理权转委托他人、委托书授权不明或委托代理授权过期

9、违反国家相尖法律法规等其它规定的；

10、违反xx有限公司其它有矢规定的。

第二十四条对供应商实施等级管理。

集团公司采购管理部负责制定和完善本企业供应商管理细则（详见《XX有限公司物资供应商管理实施细则》），通过XX公司电子商务平台对本企业的供应商进行全生命周期和电子档案维护管理，由集团公司采购管理部相矣岗位、各单位相尖部门和各单位工程项目部考评签署意见，配合采购管理部对供应商实施考核和评价。

同时建立合格供应商、优秀供应商、战略供应商档案库。

根据考评意见，按照供应商的业绩、守信情况等确定等级及是否续用。

对定期考核评价不合格的供应商在合格供应商名录中剔除。

第二十五条集团公司通过适宜的形式与供应商、工程项目部进行交流互动，增强双方的信任与合作，建立战略合作伙伴矢系，共同发展。

第八章监督管理

第二十六条集团公司纪检监督部负责监督物资集中采购的公开、公平、公正、廉洁。

负责对物资购销合同范本的法律风险评审。

负责对不良供应商的法律追责。

第二十七条集团公司财务部门应按照职责范围，对采购付款进行审核监督。

对于批量物资采购，如供货单位是XX公司采购电子商务平台合格供应商名录范围之外的、或未通过XX公司采购电子商务平台采购的，财务部门应拒绝支付货款并将有矣信息及时向本单位有矢部门通报。

第二十八条物资采购人员应当具有相矣职业素质和专业技能，且集团公司应对其专业水平、工作实绩定期进行考核，不合格者

不得继续任职。

有下列情形之一的，应追查主管人员及当事人的责任：

1、串通或协助供应商伪造资料或提供虚假资料的；

2、对供应商存在重大质量问题或隐患知情不报的；

3、未经批准在合格供应商范围外选择供应商的；

4、在物资采购过程中玩忽职守、营私舞弊或收受贿赂的；

5、私自将相尖信息更改、销毁或泄漏的；

6'其它违反本管理制度规定的。

第二十九条本办法由XXXXXX有限公司制定下发，采购管理部负责解释，自下发之日起生效并实施。

二0—四年四月二十九日

主题词：

材料管理集中采购管理办法

附件：

1、编码规则

2、物资采购流程

3、投标保证金的登记表

4、购销合同范本

5、议标谈判记录

6、付款流程

样表一项目部物资验收单

样表二项目部付款审批单

样表三分公司付款汇总单

附件2物资集中采购流程

分公司（三级公司）各项目部通过电商平台进行采购项目的立项

通过电商平台

各项目部编制提交物资采购计划，经所属分公司物资部门审核并提交集团公司（二级公司）物资采购部审核通过电商平台审核钢材分交集团公司（二级）集中采购审核通过后，通过电商平台进行分交其他分交分公司（三级）自行组织采购集团公司物资采购部组织钢材集中采购通过电商平台选择供应商，向供应商发询价函

供应商接到询价函，通过电商平台报价

集团物资采购部通过电商平台进行报价揭示、评标、定标

集团公司物资采购部确定中标单位

通过电商平台公示中标单位并向供应商发出中标通知书

集团公司物资采购部与供应商签订物资购销合同（一式六份书面合同）

合同分发集团财务部及分公司物资管理部门（本地当面移交，异地邮寄）

分公司物资管理部门分发合同到相应项目部，同时供应商履行合同，项目部对进场钢材进行验收、

复检，供应商提供正规有效发票后

（合同分发分公司一份、项目部一份、财务核算员一份）

项目部发起分公司内部采购付款审批流程，审批流程需上传附件（附件包括付款审批单、物资验

收单及供应商提供的正规有效的发票扫描件）。

验收单见样表一，审批单见样表二。

项目部发起流程后，分公司物资部门审批并填制汇总单

分公司物资采购部门发起由集团公司采购付款审批流程，流程需上传附件（附件包括审批汇总单、

各项目部之前报分公司的审批单及两个附件（物资验收单及供应商提供的正规有效的发票扫描

件））。

分公司发起由集团公司采购付款审批流程

集团公司相矢部门审批流程

集团公司物资采购部审批并下载附件，汇总分析办理台账

集团公司财务部按合同内容定期集中付款，本流程结束

附件3

投标保证金登记表

招标公司：

XXXXXX有限公司招标编号：

项目名称：

序号

投标单位

保证金金额

存入时间

缴款方式

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

编制：

审核：

日期:

附件4

材料购销合同

出卖人（供方）：

合同编号：

买受人（需方）:

XXXXXX有限公司签订地点:

使用单位：

***分公司签订时间：

年月日

工程名称：

和*工程项目供货时间：

年月日

第一条产品名称、数量、单价及金额：

序号

品名

材质

规格型号

单位

数量

含税单价

（元）

金额（元）

备注

1

T

2

T

3

T

4

T

5

T

***

T

合价

T

合计（人民币大写）：

第二条质量要求及技术标准：

符

型号跟需方提供的材料计划的规格型号一致，材料必须保证性能、质量。

3、材料质量必须符合“工

第四条父货地点及计量方式：

和*项目部现场指定地虫。

由项目部物资管理相尖人员签收°计量方式：

第五条运输方式及到达站（港）和费用负担：

汽车运输。

单价为到工地落地价。

第六条包装标准和费用承担：

按

第七条验收标准及方式和提出异议期限：

1、初验：

外观质量应符合规范要求，不符合规范要求的，需方

有权拒收，需方产生的一切损失由供方承担。

2、供方在交货同时向需方提供该批次产品的钢材出

厂合格证及材质证明单（加盖供方公章）等质量证明材料，如供方提供的检验报告及质量证明材料与该批次产品不符或不提供，需方有权拒收。

3、复检：

供方供货质量是否合格应以复检为准。

业主或监理单位对复检机构有特殊要求的，应以业主及监理单位要求的检验机构出具的有效检验报告为准；无特别要求的，以有质检、质监资质及权限的机构出具的有效检验报告为准。

如验收检验不符合国家标准（外观、力、物理性能及化学成分复检），需方应在三日内以书面形式告知供

方，供方在收到需方通知后三日内无条件退货，相尖费用由供方承担，需方因此遭受的一切损失由供方承担。

第八条付款方式及期限：

1、本合同约定价格为暂定总价固定单价，最终结算以实际验收确认量为准。

2、

付款方式：

所有材料送到项目部指定地点后，经项目部物资管理相尖人员对产品验收检验复检合

格确认，并办理结算手续且供方出具正规有效的增值税发票后，需方支付总货款的林*，其余货款

*林。

3、付款方式：

电汇或银行承兑汇票。

若支付银行承兑汇票特别说明：

料*。

第九条违约责任：

双

同法及双方商定的有矢条款赔偿经济损失。

第十条解决合同纠纷的方式：

本

依法向合同签订地人民法院提起诉讼。

第十一条其它约定的事项：

1、材料卸车和部分需现场安装的材料及售后服务的安全责任由供方负责。

2、

本合同约定单价为含税价（幵发票价），税金已包含在单价中，由供方承担。

3、本合同一式六

份，供方执一份，需方执五份，双方义务履行完毕后本合同自动失效。

送货时间需在早6:

00—

晚8：

00之间，其余时间不接收材料。

线材到达现场需方有权要求复磅，复磅费用由供方承担。

第十三条补充条款：

***。

出卖人

买受人

出卖人：

买受人：

单位名称（章）：

单位名称（章）：

单位地址：

单位地址：

法定代表人：

法定代表人：

委托代理人：

委托代理人：

电话：

电话：

开户银行：

幵户银行：

账号：

账号：

日期：

年月日

日期：

年月日

附件5议标谈判记录表

采购单位:

供应单位:

序号

品名

材质

规格型号

单位

数量

网上平台价

议标合同价

备注

单价（元）

金额（元）

报价说明

单价（元）

金额（元）

报价说明

1

T

2

T

3

T

采购单位：

（签字）供应单位：

（签字）

附件6

物资集中采购付款审批流程

项目部发起由分公司审批的采购付款审批流程，审批流程需上传附件（附件包括付款审批单、物资验收单及供应商提供的正规有效的发票扫描件）。

验收单见样表一，审批单

见样表二。

项目部发起流程后，分公司物资部门审批并填制汇总单

分公司物资管理部门发起由集团公司采购付款审批流程，流程需上传附件（附件包括审

批汇总单、各项目部之前报分公司的审批单及两个附件（物资验收单及供应商提供的正规有效的发票扫描件））。

分公司发起由集团公司采购付款审批流程

*

集团公司相尖部门审批流程

集团公司物资采购部审批并下载附件，汇总分析办理台账

集团公司财务部按合同内容定期集中付款，本流程结束

物资集中采购付款审批流程说明：

1、项目部发起的由分公司审批的流程，至少需经过项目部物资主管部门负责人审核、项目经理审批，然后到分公司物资采购负责人，负责填制汇总单。

2、分公司发起的由集团公司审批的流程，需经过分公司采购负责人、分公司部

门负责人、分公司领导、集团公司采购负责人、集团公司采购管理部负责人、集团公司财务部负责人、集团公司财务部具体办理人员。

3、发起流程的过程中，需上传的附件，根据后附的各样表认真填写，严格上传，作为集团资产财务部付款的依据。

后附附件样表一；

后附附件样表二；

后附附件样表三；

样表一：

项目部物资验收单

XX有限公司斡分公司初项目部物资采购验收清单

第页共页

采购单位

XX有限公司桝分公司

合同编号

***

项目部及工程项目

十项目部

供应单位

合同供货方名称

序号

品名

材质

规格型号

单

位

数量

单价（元

/T）

金额

（元）

生产厂家

复检情况

备注

1

三级螺纹钢

HPB400

25

T

***

★★★

***

***

合格

2

T

3

T

4

T

5

T

6

T

7

T

8

T

T

合计

T