报销流程.docx

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报销流程

北京邮电大学财务处报账须知

（2011修订）

目录

第一部分经费卡管理2

第二部分现金管理2

一、现金支付范围2

二、现金预约流程2

第三部分支票管理3

一、支票使用范围3

二、支票使用规定3

第四部分借款规定3

一、借款流程3

二、借款规定4

第五部分报销规定5

一、报销流程5

二、发票要求5

三、酬金报销6

四、具体项目报销规定7

五、票据整理11

六、双人签字11

第六部分发票管理11

一、发票使用规定11

二、发票借用流程12

三、发票作废管理12

第七部分其他事项12

第一部分经费卡管理

一、自2011年9月1日起，财务报销业务实行网上办理，不再办理实体经费卡。

新立项目通过电子邮件通知项目负责人。

二、使用过程中，如负责人变更，请提前书面申请；因临时出差或有其他原因暂时不能签字，出具代理签字委托书，并注明签字有效期限报会计核算科备案。

三、不再使用及已结题项目经费卡请交回财务处。

第二部分现金管理

一、现金支付范围

1、金额不超过5000元的借款及报销业务可支付现金；超过5000元的借款及报销款需通过邮局转账支付，报账人员可通过网报转账支付或直接向财务人员提供相应账号信息。

2、丧葬费及抚恤金报销可支付现金。

3、校外人员劳务费金额超过5000元的，需提前预约。

二、现金预约流程

报账人员需通过网上系统预约现金。

当日12:

30前预约次日及以后现金；当日12:

30后预约第三日及以后现金。

第三部分支票管理

一、支票使用范围

根据《现金管理规定》金额超过1000元的付款需使用支票支付。

二、支票使用规定

1、支票有效期为10天（自签发次日起），不得折叠、污损。

2、领票人必须自行或监督收款人用碳素笔（黑色）填写密码，不得涂改。

错填或不填，银行将按票面金额的5％罚款，罚款起点为1000元，此款由领票人负担。

3、支票作废需交纳工本费2元，换领需提出书面申请；如由于收款人原因造成支票作废的，需交纳工本费10元；丢失支票的，需交纳罚款100元，丢失造成的损失，由丢失人承担。

4、支票使用不当会造成银行对学校的处罚记录,直接影响学校资信等级,不利于学校对外开展合作事项。

第四部分借款规定

一、借款流程

1、自2011年9月1日起，借款业务全部实行网上借款。

2、借款人在网上报销系统中填报网上借款单，打印并经经费负责人签字后，到财务处办理。

3、现金借款：

持会计填制的入账凭证，经复核后领取现金。

4、支票借款：

经会计人员审核盖章后申领支票，按要求填写支票相关信息后，将支票存根联及网上借款单返回审核会计入账。

二、借款规定

1、办理餐费、会议费借款，如果金额事先不确定，借款人应填写“支票申请单”（二联），内容要齐全不得涂改，经单位或经费负责人签字后,到会计核算科办理。

2、差旅费、校外专家咨询费、零星采购等可借现金。

3、会议费借款须附会议通知。

4、在同一地点采购超过1000元，应先确定金额,然后办理支票借款。

5、单笔资金超过50万元的借款需经财务处处长签字。

6、购置设备应按照国家以及学校相关规定办理。

集采设备自行采购的需经资产处同意并签字后办理借款。

7、用于支付工程款项的借款（包括专项经费、维大修经费等），应提供有效工程合同或协议书，经相关部门签字后交财务处主管副处长审批。

8、使用教育部“设备专项”“基础设施专项”“211专项”经费卡办理借款，需项目负责人签字，按经费性质，分别由主管校领导及资产处、教务处、基建处、研究生院等负责人审批签字。

9、各项借款应及时冲销，超过30天的不予再次借款，特殊情况暂时无法报销或年终结账前不能报销，需书面说明。

限额支票在约定期限内报销，超过10天不再借用。

特殊原因无法报销或年终结账前不能报销，需补办借款手续并说明原因。

10、需汇款的借款，要提供准确无误的收款人全称、账号汇入地点（省、市/县）、汇入行名称。

第五部分报销规定

一、报销流程

1、自2011年9月1日起，财务报销全部实行网上报销。

特殊报销项目除外，包括出国费用报销、转学术办版面费、转体育馆场租费、转图书馆图印费、转电话科电话费、还校内助学贷款、丧葬费、抚恤金、遗属补助、一次性独子奖励、独子奶费等。

2、经办人员在网上报销系统中填报网上报销单并打印，经经费负责人签字后，将整理好的票据及签字的网上报销单送交财务处。

3、网上报销申领支票及汇款时，到财务处取号后现场办理。

二、发票要求

1、发票必须是财政或税务监制票据。

特殊行业的票据，必须符合财务报销规定。

2、发票上应有付款单位名称、商品名称、单价、数量、金额、日期、发票专用章，大小写金额必须相符，不得涂改挖补。

3、与借款用途不符的票据不予报销。

4、根据（京地税票〔2006〕315号文件）规定，一卡通IC卡充值专用发票可作为报销凭据；为避免重复报账，凡带有刷卡信息的出租汽车专用发票不再报销。

5、当年发票报销的截止日期为次年3月31日，过期作废。

三、人员经费报销规定

1、单位自行发放奖酬金、学生各类津贴、校外人员劳务及咨询费等，应从财务处网页上登录“代发系统”，下载银行代发流程，按流程要求填制银行代发申请单，打印并经负责人、经办人签字，填写联系方式后送交财务处登记，申报现金的需取号后报销。

2、代发酬金应按月发放，并按自然月计算个人所得税。

3、发放企业编制人员、人事代理人员、人才派遣人员、合同工、临时工的工资或酬金等应先到人事处签字盖章。

4、除校外人员劳务费外，各类酬金、津贴、劳务费、咨询费等发放需通过邮局代发转账，不得报销现金。

校外人员劳务费需领取现金的，应有收款人签收。

5、答辩费报销需提交银行代发申请单及学院盖章的“学位论文评审及答辩费用申请单”。

6、纵向科研分项管理经费发放专家咨询费、课题组酬金时，应在代发申请单上注明。

四、公用经费报销规定

1、固定资产

（1）购置办公设备需由资产处集中采购，如自行采购需经资产处同意。

（2）购置使用年限在一年以上并在使用过程中基本保持原有物质形态，且不属于材料、易耗品范围的，单价200元（含）以上，800元以下的物品,需先到资产处填制“北京邮电大学低值品建账凭证”

（3）购置固定资产（指使用年限在一年以上，单价800元（含）以上的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书、文物和陈列品、其他固定资产、家具等），先到资产处填制“北京邮电大学固定资产建账凭证”，或“北京邮电大学家具建账凭证”

（4）凡购置内存、硬盘均需到资产处填制“北京邮电大学固定资产建账凭证”；如属维修，要有资产处签字。

（5）购置单价10000元以上（含）的软件、器件，先到资产处建“北京邮电大学贵重器件、软件建账凭证”。

2、购买办公用品、器件、配件、耗材、体育用品、礼品等单张发票超过500元（不含500元），需附清单（卖方盖章）。

同一天在同一商场采购同类物品开具若干发票的，无论是否连号均视同一张发票管理。

在同一商场采购同类物品开具发票连号的，无论是否同一天开具均视同一张发票。

3、会议费借款及报销，应提供会议通知。

教学经费报销会议费，如学院为办会单位的需附参会人员签到簿。

（出差会务费列入差旅费）

4、委托加工、测试费、试验费报销需附合同。

大宗印刷费超过10000元（含）、购置批量器件超过5000元（含）、图书馆购置图书均需附清单或有效合同。

5、职能处室对外签订的合同需校办盖章。

6、出国出境费用报销：

经国际处审批后，提供出国经费证明、出国经费预算表、北京市批文或邀请函。

出国差旅费借款需提供出国经费证明。

7、境外版面费报销：

（1）个人信用卡汇款：

报销时需提供录用通知或版面费收据（经费负责人签字）、付款当日汇率（卖出价）、信用卡汇款对账单。

（2）中国银行汇款：

首先,凭国际处签字盖章的注册费、图书资料费等用汇申请表，到会计核算科（109室）办理外汇支票申请。

报销时提供中国银行售出外汇结汇证明单、外汇支票存根、预算内非贸易非经营性用汇申请书、注册费图书资料用汇申请表、版面费收据或录用通知。

8、境内版面费报销

境内版面费报销不再办理借款，报销人需自行支付，取得发票后1000元以内可以现金支付，超过1000元的转账支付。

9、机票款、电话费报销可先行付款，取得发票后到财务处报销。

10、礼品报销

报销礼品需代扣代缴20%个人所得税。

11、社会各界捐赠收入,需要提供有捐赠人签字和接受单位负责人签字的捐赠证明。

12、转拨款

（1）转拨协作单位合作经费须提供科技处签字的合同，内部转款须持科技处的转款通知单。

（2）863科研、973科研、军工科研、重大专项等项目转拨协作款，收款单位需提供银行收款单复印件并加盖财务专用章做为报销凭据。

（3）合作办学转款须提供发票，转款协议或学费核对明细表，收款人全称、账号、汇入地点（省、市/县）、汇入行名称。

13、小区物业费、车位费、个人水电费等消费支出一律不得报销。

14、单笔资金支付超过50万元的需经财务处处长签字。

15、教育部专项款审批

部门类别

审批人

内容

教育部设备专项

项目负责人，

资产处，教务处审批

设备

教育部211专项

项目负责人

按预算

发改委211专项

1.项目负责人；

2.购设备还需资产处、研究生院审批；

3.实验室改造费用，经研究生院负责人审批后，再由基建处等部门审批

按预算

优势学科创新平台

1.项目负责人

2.研究生院审批

按预算

16、差旅费报销

（1）根据《北京邮电大学差旅费管理办法》（校办发[2007]17号）制定差旅费报销实施细则。

（2）应据实报销的费用包括：

火车票、飞机票、船票；订票手续费（含外地）；航空保险费（一份）；往返机场车票（含外地）；住宿费；自驾车出差：

需附往返过路过桥费；在不享受补助前提下，实际发生的汽油费可据实报销。

高速铁路车票报销根据《财政部办公厅关于中央国家机关和事业单位出差人员乘坐高速铁路列车座位等级及报销问题的通知》（财办行2011[36]号）执行。

（3）准予抵扣补助费用包括：

外地市内交通费；外地租车费视同外地市内交通费；餐费、食品。

出差人选择差旅补助时，杂费补助需扣除外地交通费，补助标准30元/天、人；伙食补助扣除外地餐费（含食品），补助标准50元/天、人。

出差人选择据实报销时，在补助标准范围内据实报销相关费用。

横向科研报销可据实实销，不受补助标准限制。

（4）出差期间其他费用报销：

组织学生到外地参加的竞赛、比赛报名费据实报销；会议注册费（含版面费）据实报销；出差期间的会务费据实报销；出差期间发生的通信费、办公用品、耗材、书费、礼品、饮料不予报销。

（5）校内预算经费的差旅费报销需附往返火车票或飞机票。

包括：

教学教辅行政经费，研究生业务费，教务处、研究生院立项经费等。

五、票据整理

按票据内容分类整理。

纸张较大票据不用粘贴，较小票据（出租车票、停车费、充值发票、定额餐费发票等）横向分排粘贴在32开纸（A4纸一半）上（票据不得超出纸张大小），每排分别小计，并分类计算合计数。

六、双人签字

网上报销单打印后需经办人和经费负责人签字，三张以下票据可直接签在票据背面不影响装订的位置。

第六部分发票管理

一、发票使用规定

1、横向科研项目开具机打税务发票，包括：

技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询。

2、纵向科研项目⑴“国家自然基金”⑵“863经费”⑶“973经费”⑷“攀登计划”⑸“军工项目”⑹“科技三项”⑺“一次性科学事业专项经费⑻“科学事业费政策性调节费”⑼“基础研究特别支持费”⑽“科技攻关”⑾“国家高技术产业化示范工程项目”⑿“国家技术工程研究中心项目”⒀“国家工程研究中心项目”⒁“921项目”⒂“国际合作科研”⒃“国家支撑计划”⒄“重大专项”等免征营业税，提供银行收款凭证并加盖财务专用章。

纵向科研不属于第3条所述类型的，需缴纳营业税等费用，开具机打税务发票。

二、发票借用流程

1、科研项目借用发票，需从财务处主页上下载“科研项目借用发票申请表”，按要求逐项填写并经科技处审核签字后办理。

2、其他业务借发票（或收据），需二级单位提出书面申请，并经单位负责人签字后办理。

3、借用人应负责及时督促款项到帐。

超过2张且经费不能及时到账的，停止借发票。

三、发票作废管理

发票作废需书面说明原因，并由经费负责人签字后交回财务处。

第七部分其他事项

1、收到支票、汇款，应及时与财务处联系，电话：

2182。

2、各单位及科研项目负责人可指定一至二名固定人员办理财务事宜。

严禁外单位人员报账、查账。

财务处

二〇一一年七月一十四日

附件一：

现金管理暂行条例

附件二：

财政部办公厅关于中央国家机关和事业单位出差人员乘坐高速铁路列车座位等级及报销问题的通知

附件三：

关于企业促销展业赠送礼品有关个人所得税问题的通知

附件四：

财政部关于行政事业单位资金往来结算票据使用管理有关问题的补充通知